유지보수 프로젝트를 승인받기 위해 데이터와 스토리텔링을 결합하는 방법

돈과 자원을 놓고 경쟁하는 것은 잔인할 수 있습니다. 모든 사람은 방금 개설된 동일한 예산을 원합니다. 여기에는 유지 관리 팀이 포함됩니다. 약간의 추가 비용으로 할 수 있는 수천 가지 일을 생각할 수 있습니다. 그리고 그것들이 모두 차이를 만들 것이라는 것을 알고 있습니다.

그러나 이 돈이 당신의 손에 잘 쓰일 것이라고 예산의 열쇠를 가진 사람들을 설득해야 합니다. 이를 위해서는 군중에서 눈에 띄고 비즈니스 리더가 유지 관리 프로젝트에 대한 비전을 받아들이도록 해야 합니다.

동의를 얻는 것보다 에베레스트 산을 오르는 것이 더 쉬울 것 같다면 이 기사는 당신을 위한 것입니다. 프로젝트 승인을 위한 싸움에서 데이터와 스토리텔링이라는 두 가지 강력한 힘을 결합하는 공식을 제공합니다.

유지보수 프로젝트를 위한 완벽한 피치를 구축하기 위한 6단계가 있습니다. 각 단계에서 데이터와 스토리텔링을 사용하여 요청을 다른 사람보다 높이는 방법을 알게 되어 프로젝트와 예산에 맞는 승인을 얻을 수 있습니다.

전체 프레젠테이션 자료 템플릿을 다운로드하고 아래 도움말을 사용하여 작성하세요.

1단계:문제 제시

이것이 작동하는 이유

당신의 프로젝트는 변화입니다. 그리고 변화는 고통스럽습니다. 그렇기 때문에 아무것도 하지 않는 것의 고통(현재 상황이라고도 함)이 변화의 고통보다 더 크다는 것을 보여줘야 합니다. 귀하의 프로젝트가 해결하는 문제를 찾고 이를 주도하십시오.

스토리 전달 방법

문제에 대해 이야기하는 세 가지 단계가 있습니다.

<올>

문제 설명

문제가 어떻게 생겼는지 보여주기

문제의 영향 설명

사용할 데이터

문제를 수량화하기 위해 최선을 다하십시오. 위의 예에서 다음과 같이 말할 수 있습니다.

<울>

창고에서 부품을 회수하는 평균 시간

월별 필요한 비상 부품 수

무질서한 창고에 연결된 가동 중지 시간

재고 문제에 대해 말하자면, 이 템플릿은 정리되지 않은 창고를 수정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

문제를 수량화하는 몇 가지 다른 예는 다음과 같습니다.

<울>

비용 :문제로 인해 팀에 비용이 얼마나 듭니까?

시간 :해야 할 일보다 더 많은 시간을 보내고 있습니까? 그 대신에 당신을 방해하는 것은 무엇입니까?

건강 및 안전 :감사 규정 준수 작업이 완료되지 않거나 거의 누락되는 경우가 증가하고 있습니까?

직원 유지 :좋은 팀원들과 어울리기 힘든가요? (Psst, 이것이 당신에게 문제가 되는 경우 이 문서에서 이직률 감소를 확인하십시오)

품질 :팀의 결핍이 최종 제품에 어떤 영향을 미치나요? (확실하지 않으세요? 유지 관리가 생산에 미치는 영향에 대한 이 기사를 확인하세요)

2단계:솔루션 개요

이것이 작동하는 이유

이제 이야기에 악당(문제)이 있으므로 영웅(프로젝트)을 소개할 시간입니다. 사람들은 프로젝트가 미지의 세계로 도약하기 때문에 프로젝트에 구멍을 뚫는 것을 좋아합니다. 그러나 그들은 프로젝트가 그들이 걱정하는 문제에 대한 해답일 때 이것을 할 가능성이 적습니다.

스토리 전달 방법

3단계 접근 방식으로 솔루션 설명:

<울>

귀하의 솔루션/프로젝트 설명

문제 해결 방법 설명

결과/이점 개요

사용할 데이터

귀하의 주장에 숫자를 첨부하면 공감하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 기술자가 부품을 찾는 데 시간을 할애할 필요가 없다면 얼마나 많은 노동 시간을 절약할 수 있는지 알아보십시오. 적은 숫자처럼 보일 수 있습니다. 그러나 몇 주, 몇 달 또는 몇 년을 곱하면 빠르게 합산될 수 있습니다.

이러한 모든 이점은 진공 상태에서 존재하지 않습니다. 창고를 뒤지는 대신 수리에 한 달에 5시간을 쓴다면 생산에 5시간이 더 소요될 수 있으며 이는 조직에 막대한 영향을 미칠 수 있습니다.

이 데이터를 얻을 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

<울>

작업 주문 데이터 :프로세스를 개선하고 싶다면 작업 주문에 이를 구분하고 기술자가 해당 프로세스에 얼마나 많은 시간이나 비용을 소비하는지 기록하게 하십시오(작업 주문 데이터에서 그 밖에 무엇을 찾을 수 있는지 알아보기)

동료 :제작팀에게 1시간이 얼마만큼의 가치가 있는지 모르는 경우 제작팀에 문의하거나 자산에 대한 OEM 가이드라인을 참조하세요.

통제 실험 수행 :작고 위험도가 낮은 자산 또는 프로세스에서 솔루션을 테스트하고 전후에 결과를 측정합니다(이는 4단계에서도 도움이 됩니다).

3단계:비즈니스 목표에 맞게 솔루션 조정

이것이 작동하는 이유

CEO에서 주니어 기술자에 이르기까지 누구에게나 목표가 있습니다. 프로젝트를 통해 사람들이 목표 달성에 더 가까워지면 지원을 받을 가능성이 높아집니다. 유지 관리 부서에서 수행하려는 작업에서 비즈니스가 수행해야 하는 작업으로 프로젝트를 전환합니다. 아이디어에 대한 감정적 투자를 일으키며, 이는 금세 재정적 투자로 전환될 수 있습니다.

스토리 전달 방법

이 이야기는 세 부분으로 진행됩니다:

<올>

비즈니스 목표 결정 :비용 절감에서 전 세계에 새로운 사이트 개설에 이르기까지 모든 것이 가능합니다.

유지 관리 작업에 해당 목표 연결 :유지 관리 팀이 하는 일과 상위 수준 목표에 미치는 영향 강조

해당 작업을 프로젝트에 연결 :프로젝트가 어떻게 격차를 좁히거나 유지 관리 프로그램에서 이미 수행하고 있는 작업을 개선할 수 있는지 설명하십시오.

이 편리한 템플릿은 유지 관리 작업을 비즈니스 목표에 맞추는 데 도움이 됩니다.

사용할 데이터

유지 관리 프로젝트가 비즈니스 목표에 미치는 영향을 확인했습니다. 이제 "얼마까지?"라는 질문에 답할 차례입니다. 다음은 데이터를 사용하여 유지 관리 프로젝트를 회사 이니셔티브에 연결하는 몇 가지 예입니다.

<울>

비용 효율성 :전문가를 고용하면 계약자 비용을 연간 $100,000 절감하고 생산 시간을 연간 8% 늘릴 수 있습니다.

확장 :유지 관리 소프트웨어를 구입하면 유지 관리 프로세스를 표준화할 수 있으므로 60일이 아닌 30일 안에 새로운 유지 관리 팀을 구성할 수 있습니다(이 가이드에는 상사가 소프트웨어에 투자하도록 설득하기 위한 더 많은 팁이 있습니다)

위험 감소 :전담 재고 관리자가 부품 사용량을 추적 및 예측하여 공급망 중단에 대비하고 긴급 구매를 40% 줄일 수 있습니다.

4단계:프로젝트가 제대로 작동하는지 증명

이것이 작동하는 이유

사람들은 미지의 것을 싫어합니다. 위험은 특히 예산 논의에서 더러운 단어입니다. 그렇기 때문에 프로젝트와 예산을 승인하려면 프로젝트가 제대로 작동하는지 증명하는 것이 중요합니다. 당신의 아이디어가 이미 가능했고, 지금도 이루어지고 있다는 것을 보여줄 수 있다면 계획에 대한 많은 회의론이 사라질 것입니다.

스토리 전달 방법

프로젝트가 확실하다는 것을 증명하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 다른 각도가 있습니다.

<올>

같은 프로젝트를 수행하여 좋은 결과를 얻은 다른 회사의 예를 찾으십시오. 경쟁사 또는 유명 회사인 경우 보너스 포인트.

귀사의 다른 팀이나 사이트에서 유사한 프로젝트를 진행했는지, 어떤 긍정적인 결과가 있었는지 확인하십시오. 예를 들어, 다른 사이트의 유지 관리 팀이 귀하가 해결하려는 문제에 어떻게 접근했습니까?

작은 실험이나 아이디어의 파일럿을 수행하고 결과를 발표합니다. 무료 유지 관리 소프트웨어의 평가판을 사용하면 유료 버전이 어떻게 투자 수익을 얻을 수 있는지 보여줄 수 있습니다.

사용할 데이터

사례 연구 또는 파일럿 프로젝트에서 데이터를 수집하는 것은 전투의 절반에 불과합니다. 가장 강력한 피치는 이러한 결과를 가져와 팀과 프로젝트 규모에 맞게 번역합니다. 예를 들어, 다른 회사에서는 모든 기계에 센서를 설치한 후 고장이 30% 감소했을 수 있습니다. 하지만 소수의 자산에 대한 센서 판독값을 모니터링하는 것이 현실적이라면 어떨까요? 같은 결과가 나오나요?

다음은 또 다른 예입니다. 한 달에 걸친 파일럿 프로젝트가 20시간의 관리 작업을 절약하는 데 도움이 되었다고 가정해 보겠습니다. 이 프로젝트를 풀타임으로 진행하면 1년에 240시간을 절약할 수 있습니다. 즉, 12%의 시간을 확보할 수 있습니다.

5단계:위험 식별

이것이 작동하는 이유

모든 프로젝트에는 위험이 있습니다. 이것은 비밀이 아닙니다. 잠재적인 함정을 무시하면 프로젝트가 '너무 좋아서 사실이 아니다'라는 영역으로 빠르게 빠져들게 됩니다. 이러한 과속 방지턱을 예상하는 것은 너무 많은 시간이나 돈을 들이지 않고도 과속 방지턱을 탐색할 준비가 되었음을 나타냅니다. 그러면 상사(및 상사)가 프로젝트에 더 익숙해질 수 있습니다.

스토리 전달 방법

비결은 다음 예와 같이 식별한 모든 위험을 이를 극복하기 위한 계획과 연결하는 것입니다.

1. 위험 :기술자는 우리가 소개하는 소프트웨어를 사용하지 않을 것입니다.
   계획 :선발 과정에 그들을 참여시켜 시스템에 익숙해지도록 하십시오(이 조직이 그랬던 것처럼)
2. 위험 :새 직원을 온보딩하는 데 생각보다 시간이 오래 걸립니다.
   계획 :학습 곡선을 단축하기 위해 일상적인 작업에 대한 짧은 자습서를 녹음합니다.
3. 위험 :프로젝트를 구현하는 동안 백로그가 더 커질 것입니다.
   계획 :위험을 줄이기 위해 백로그된 작업의 우선 순위를 지정하고 완료하는 시스템 개발(이 템플릿을 사용하면 몇 분 안에 완료할 수 있음)
4. 위험 :우리는 프로젝트에 과소비를 할 것입니다
   계획 :범위 확대 및 초과 지출을 방지하기 위해 잘 정의된 프로젝트 로드맵 생성(모든 비용을 추적하려면 이 예산 템플릿을 다운로드하십시오)

사용할 데이터

위험 예방은 수평선에 적신호를 감지하는 것입니다. 높은 수준의 진동이 임박한 고장을 알릴 수 있는 것처럼 프로젝트에 대한 위협을 찾아 중지하는 데 도움이 되는 데이터가 있습니다. 프레젠테이션 중에 이러한 KPI를 제시하면 직감에 따라 위험을 측정하지 않는다는 것을 알 수 있습니다.

예를 들어, 새로운 소프트웨어를 구현하는 경우 채택률을 측정할 수 있습니다. 채택률이 낮으면 팀이 시스템에 익숙해지도록 더 많은 교육을 받을 수 있습니다.

위험 신호 데이터의 다른 예는 다음과 같습니다.

6단계:계획 및 요구 사항 개요

이것이 작동하는 이유

이 단계는 계획의 세부 사항을 작성하여 앞으로 몇 주 또는 몇 달 동안 계획이 귀하, 귀하의 팀 및 나머지 조직에 어떤 영향을 미칠지 모두가 이해할 수 있도록 하는 것입니다. 또한 귀하가 요청하는 리소스와 지원이 빠르고 효과적으로 사용되어 보다 신속하게 신뢰할 수 있는 결과를 얻을 수 있음을 보여줍니다.

스토리 전달 방법

달성하려는 모든 것과 필요한 리소스의 방대한 목록을 피하십시오. 프로젝트를 이정표로 나눕니다. 그런 다음 이 프레임워크를 사용하여 각 단계에서 필요한 것과 성공을 측정하는 방법을 알아보세요.

<올>

타임라인 :프로젝트의 이 단계는 얼마나 걸립니까? 전문가 팁:몇 달 이상 걸리는 경우 이 단계를 더 작은 접점으로 나누는 것이 좋습니다.

작업 :프로젝트의 이 단계에서 무엇을 성취할 것인가? 이 단계의 최종 목표가 모든 주간 예약 유지 관리에 대한 감사를 완료하는 것이라면 작업 중 하나는 정확성을 위해 모든 작업 목록을 검토하는 것일 수 있습니다.

이해관계자 :프로젝트의 각 단계에 누가 참여할지 결정합니다. 전문가 팁:각 이해 관계자가 얼마나 참여할 것인지 강조하세요. 예를 들어, 누가 책임을 지고, 책임을 지며, 상담하고, 정보를 받는가? (RACI 모델에 대해 자세히 알아보기)

자원 및 비용 :각 작업을 수행하는 데 필요한 리소스와 비용은 얼마입니까? 인건비 및 부품 비용에서 소프트웨어 구독에 이르기까지 다양합니다.

KPI :각 단계에서 성공을 어떻게 측정할 것인가? 이것은 당신이 성취한 것(예:작업 주문의 50% 감사)에서 그 영향(예:지난 90일 동안의 시간)에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.

사용할 데이터

이 단계에서는 비용에 많은 초점을 맞출 것입니다. 타격을 완화하는 가장 좋은 방법은 솔루션 없이 회사에서 지출(또는 손실)하는 비용과 프로젝트 비용을 비교하는 것입니다.

예를 들어, 창고 관리자를 고용하고 재고 프로그램을 만드는 데 드는 비용은 연간 약 $125,000입니다. 이 회사는 현재 생산 시간 손실과 긴급 부품 구매에 연간 약 25만 달러를 지출하고 있습니다.

성공 메트릭을 측정할 때 진행률을 표시하기 위해 이동 평균을 확인합니다. 다음과 같이 측정항목을 설정하세요.

<올>

성공 지표를 정의합니다. 즉. 부품 회수 시간

기준을 설정합니다. 즉. 부품을 회수하는 데 평균 20분이 소요됩니다.

90일 진행 상황을 추적합니다. 즉. 지난 90일 동안 부품을 검색하는 평균 시간이 33%(6.5분) 감소했습니다.

데이터와 스토리텔링을 결합한 완벽한 피치

사람들은 프로젝트에 투자하지 않습니다. 그들은 문제, 솔루션 및 결과에 투자합니다. 그리고 그들의 관심을 끌 수 있는 가장 좋은 방법은 이야기입니다. 거기에 일부 데이터를 뿌리면 이러한 문제, 솔루션 및 결과의 규모, 규모 및 영향을 파악하게 됩니다.

이 프레임워크를 사용하기 위해 획기적인 아이디어가 필요하지 않습니다. 계약자에게 추가 비용을 지불하는 것과 마찬가지로 유지 관리 시스템의 대대적인 점검에도 효과적입니다. 따라서 다음에 예산을 정당화해야 하거나, 아이디어를 제시하거나, 새로운 프로세스에 대한 신뢰 투표를 원할 때 스토리텔링과 데이터가 가장 친한 친구라는 것을 기억하십시오.