새로운 EDI의 이점 활용하기

COVID-19 팬데믹은 지금까지 신뢰할 수 있었던 비즈니스 관행이 심각한 경제적 충격에 얼마나 급격히 취약한지 드러냈습니다.

전 세계 산업에 있어 어색한 진실은, 적시 생산(just-in-time)과 주문 생산(build-to-order) 같은 접근 방식이 부족함이 드러났다는 것입니다.

이러한 방법론은 전통적으로 보관 및 창고 비용을 절약하는 데 도움이 되지만, 배송 신뢰성을 전제로 합니다. 이것이 100% 보장되지 않거나 완전히 무너지면, 공급 네트워크는 연속성을 위해 고군분투하고 대체 솔루션을 긴급히 찾아야 합니다.

즉, 오래된 프로세스는 단순히 동적 워크플로우를 유지하기엔 너무 정적입니다. 그래서 스마트한 기업들이 경제적 타격에서 회복하려 할 때, 더 견고한 프로세스를 통해 네트워크 회복탄력성을 강화하는 교훈을 적용할 것입니다.

이미 자동화의 주요 채택자인 대형 브랜드들은 감사를 단순화하고 비용 효율성을 최적화하기 위해 더욱 기술적으로 나아갈 가능성이 높습니다. 이는 그들의 더 많은 공급업체가 주문, 배송, 송장, 거래 정보 저장을 위한 전자 솔루션에 투자하도록 도전하는 것을 의미할 수 있습니다.

모든 종류의 기업은 무역 문서 관리에 소요되는 시간과 비용을 줄이라는 압박을 받을 것입니다. 그 결과, 트랜잭션을 검증하고 확인 및 재전송에 필요한 인간의 노력을 없애는 빠르고 자동화된 시스템으로 점점 더 눈을 돌릴 것입니다.

거래 관계의 작동 방식을 재설정하는 것은 쉽지 않지만, 문서 프로세스 개선에 관해서는 전자 데이터 교환(EDI)의 더 높은 채택에서 도움을 찾을 수 있습니다.

이는 디지털화된 정보가 공급망 전반에 쉽게 흐르도록 하는 오랜 접근 방식입니다. 재고와 판매 정보로 스프레드시트를 만들고, 주문과 송장을 수동으로 생성하고, 거래 파트너의 시스템에 입력해야 하는 문서를 이메일로 보내는 대신, EDI는 전자 거래를 위한 트랜잭션 데이터 공유 활동 전체를 자동화할 수 있습니다. 이는 COVID-19에서 벗어나 미래를 계획함에 있어 필수적인 모든 관리 요구사항인 시간과 비용 절감의 잠재력을 제공합니다.

EDI가 공급망 회복탄력성 구축에 수반되는 주요 과제를 극복하는 데 도움이 되는 여섯 가지 방법은 다음과 같습니다:

현금 흐름 보호

많은 기업이 즉시 사용 가능한 현금에 대한 접근 부족으로 팬데믹 기간 동안 어려움을 겪었습니다. 귀사의 프로세스가 더 민첩하고 적응력이 있을수록, 송장이 처리되기를 기다리는 동안 마진을 더 잘 보호할 수 있습니다. 이상적으로는 귀사의 공급업체-구매자 관계를 관리하는 합의된 현금 흐름 관리 시스템이 필요합니다. EDI가 지원하는 송장 결제 애플리케이션은 공급업체와 구매자 양쪽 모두에게 상황에서 엄청난 걱정을 덜어줄 수 있습니다.

데이터 수집

공급망 혼란의 위험을 상쇄하려면 기존 위험 관리 절차와 계획을 어떻게 개선할 수 있는지 이해해야 합니다. 일부 공급망 파트너는 여전히 종이 프로세스에 의존할 수 있으며, 이는 주문, 배송, 송장 데이터를 부정확하게 만드는 인적 오류의 위험을 수반합니다. EDI는 데이터 수집과 포맷을 간소화하여 주문, 선적, 송장, 결제의 지속적인 엔드투엔드 가시성을 가능하게 합니다.

임계값 재설정

다른 보관 옵션을 언제 배치할지에 대한 결정은 재고의 조기 경보 시스템에 달려 있습니다. 그건 다시 재고 주문에 대한 정확한 가시성을 기반으로 합니다. 재고 부족을 보여주는 임계값을 잘 이해하여 재주문 필요성을 촉발하고, 너무 많은 재고가 보관 위기를 초래할 때를 알아야 합니다. COVID-19 혼란의 영향을 더 많이 받았을수록, 재고 허용치를 재계산하고 따라서 조치를 취해야 할 때를 위한 임계값을 재설정하는 것을 더 강하게 고려해야 할 것입니다. 거래 파트너와 공유되는 재고 및 판매 데이터는 혼란에 대처하기 위해 귀사의 비즈니스를 더 일찍 재조정할 수 있게 합니다.

구매자와 공급업체 다각화

다양한 공급 및 물류 네트워크를 운영하면 어떤 혼란에도 더 회복탄력적으로 만들 수 있습니다. 그러나 그것은 더 많은 관리 작업을 수반합니다. 각 거래 관계는 문서화에 대해 다른 작업 방식을 포함할 가능성이 높습니다. 이는 데이터가 공유되기 전에 변환되어야 함을 의미하며, 귀중한 시간과 리소스를 소모합니다. EDI는 이 변환 작업을 대신해 주므로, 시스템이 서로 통신하도록 "후드 밑을 들여다볼" 필요가 없습니다.

레거시 시스템에서 이동

전통적인 EDI는 트랜잭션당 데이터 요금을 수반하는 부가가치 네트워크(VAN)를 포함하는 경향이 있습니다. 이는 쉽게 과도한 비용으로 이어질 수 있습니다. 이제 향상된 디지털화 덕분에 근본 기술이 발전했으며, 올바른 제공업체와 함께라면 트랜잭션 비용을 쉽게 피할 수 있습니다.

EDI 솔루션 제공업체에 도전

이미 EDI 시스템을 사용 중이라면, 컨설턴트가 권장하는 특정 작업 방식에 익숙해지는 것은 자연스러운 일입니다. 제기할 한 가지 점은 데이터 전송 수수료를 내고 있는지, 미들웨어 비용을 발생시키고 있는지입니다. 그렇다면 귀사의 공급업체가 그것을 정당화하기 위해 거의 아무것도 하지 않을 가능성이 높습니다. 고정 수수료 서비스로 이동하는 것이 훨씬 낫습니다. 그러면 비용 확실성에서 어디에 서 있는지 항상 알 수 있습니다. 귀사가 필요로 하는 도움의 수준을 정확히 반영하는 명확한 가격 모델을 요구해야 하며, 숨겨진 추가 비용이나 선불 수수료가 없어야 합니다.

좋은 소식은, 향상된 EDI 덕분에 공급망을 연결하고 거래 데이터를 검증할 때 수동 프로세스를 피할 수 있는 여지가 그 어느 때보다 더 많다는 것입니다.

향상된 디지털화는 공급망의 모든 부분이 필수 문서를 영구적으로 공유, 기록, 보호할 수 있게 하여, 신뢰와 추적 가능성에 대한 안심을 줍니다.

기술은 모든 사람이 EDI로 더 많은 것을 할 수 있게 합니다. 공급망이 COVID-19의 충격에서 벗어나 미래를 바라보는 지금, 레거시 시스템에서 벗어나 더 많은 자동화의 진정한 이점을 실현할 때입니다.

아니엘로 사바티노(Aniello Sabatino)는 Transalis의 창업자 겸 공동 전무이사입니다.