학교와 교육자를 위한 3가지 필수 자산 추적 팁:IT와 자동화, 계획 및 협업

모든 종류의 학교는 GASB(Governmental Accounting Standards Board) 표준 및 FASB(Financial Accounting Standards Board) 표준을 준수할 뿐만 아니라 이해 관계자에 대한 책임을 지기 위해 자산을 정확하게 추적해야 합니다. 학교가 외부 출처의 기금과 기부금에 더 많이 의존함에 따라 해당 이해 관계자에게 지출을 정당화하기 위해 책임감 있는 방식으로 자산을 관리하고 추적해야 합니다. 그러나 학교에는 캠퍼스, 시설, 교실, 관리자, 교사 및 학생 가정에 분산되어 있는 자산이 너무 많아서 자산을 정확하게 추적하는 것이 거의 불가능할 수 있습니다. 다음을 포함하여 학교에서 자산 추적 관행을 개선할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

1. 자산 추적 간소화 및 자동화
2. IT 팀과 협력하여 노트북 및 휴대기기 추적
3. 자산 관리 계획 수립

1. 자산 추적 간소화 및 자동화

2014년에 로스앤젤레스 통합 교육구의 컴퓨터 인벤토리 붕괴에서 학교에서 거의 200,000달러의 장치를 도난당했거나 분실한 사건에서 배울 것이 있다면 자산 추적 모범 사례를 채택하는 것이 오류와 값비싼 장비 손실을 방지하는 데 중요하다는 것입니다. .
자산 추적 모범 사례 및 추적에 의존하는 것보다 훨씬 쉽게 프로세스를 간소화 및 자동화하고 자산을 추적할 수 있습니다. 자산을 수동으로 교사와 관리자는 또한 정확한 스캔을 위해 바코드와 자산 태그를 활용하는 자산 추적 솔루션으로 프로세스가 원활하게 실행될 때 자산을 체크인 및 체크아웃하는 데 절약되는 시간을 높이 평가합니다.
귀하의 학군 또는 교육 기관이 다음을 사용하는 경우 Excel 또는 자산 추적을 위한 다른 수동 프로세스를 사용하면 직원들이 수명 동안 개별 자산의 레코드를 업데이트하는 데 시간을 낭비하게 됩니다. 수동 시스템은 또한 누군가가 문제가 있다는 것을 깨닫기도 전에 장비의 분실, 손상 또는 도난을 초래할 수 있는 혼란과 오류를 포함할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 그리고 수동 프로세스는 자동화된 프로세스만큼 책임을 지지 않습니다.
사실, 대규모 학군과 고등 교육 기관은 LA 통합 학군과 마찬가지로 자산을 추적하는 데 엄청나게 어려움을 겪고 있습니다. 대학은 종종 수만 달러에서 수백만 달러의 손실을 보고하며 기관이 자산 추적 시스템을 채택하면 이러한 손실을 최소화하고 사실상 제거할 수 있습니다. 효과적인 자산 관리 기술 솔루션은 바코드 스캐너를 활용하여 인적 오류 가능성을 줄이고 데이터베이스에 실시간으로 정확한 기록을 유지합니다.

2. IT 팀과 협력하여 노트북 및 모바일 장치 추적

학교에서 학생에게 노트북, 태블릿 또는 iPad를 대여하는 것과 관련된 일대일 기술 이니셔티브를 시작하면 자산이 손실되거나 손상될 때 막대한 돈을 잃을 위험이 있습니다. 교육 기관의 IT 전문가는 이니셔티브가 광범위한 계획을 필요로 한다는 것을 알고 있으며 학생들에게 장치를 배포하기 전에 자산 추적 시스템 구현을 주도합니다. 교육 기관에서 자산 추적 시스템에 투자하지 않는 경우 기기 관리는 IT 팀의 정규직이 될 수 있습니다.
자산 추적 시스템을 구현하는 사람들은 자산 추적 프로세스를 자동화함으로써 실현되는 시간과 비용 절감을 높이 평가합니다. 누가 장치에 로그인 및 로그아웃하는지, 손상 여부, 부모가 보험에 가입했는지, 분실했는지를 언제든지 알 수 있습니다. 이러한 시스템 중 다수는 학생 및 직원 ID 및 장치 일련 번호에 연결된 바코드 스캐너를 사용하므로 누가 장치를 로그아웃했는지에 대한 질문이 없습니다. 교육 기관의 일부 IT 전문가는 보고 기능이 포함된 고급 자산 추적 기술에 투자하고 전체 팀에 장치 정보를 실시간으로 추적하고 볼 수 있는 기능을 제공하는 것을 선호합니다.

3. 자산 관리 계획 만들기

대부분의 학교에는 장치를 추적할 수 있는 IT 팀이 있지만 모든 자산에 대한 자산 관리 계획을 수립하는 것의 가치를 이해하지 못하는 학교도 있습니다. 대부분의 경우 자산을 납세자의 돈으로 구입하거나 보조금을 지급하기 때문에 공립 학군은 특히 효과적인 자산 관리 프로그램이 필요합니다. 그리고 많은 공립학교는 자금이 제한되어 있으며 결과적으로 자산 수명 주기를 극대화해야 합니다. 자산이 제대로 추적되고 있는지 확인하는 가장 좋은 방법은 자산 관리 계획을 세우는 것입니다.
특히 교육 기관의 자산 관리 계획은 HVAC 시스템에서 건물, 하드웨어에 이르기까지 모든 자산을 고려합니다. . 많은 학교는 오래된 자산을 대체하기 위해 새 자산을 구입하는 데 필요한 돈이 없기 때문에 자산 관리 계획에 의존하여 수리할 대상과 시기를 결정합니다. 자산 관리 계획에는 자산을 가능한 오랫동안 양호한 상태로 유지하기 위한 예방적 유지 관리도 포함됩니다. 가장 좋은 시나리오는 자산 관리 계획을 자산 추적 시스템과 결합하여 모든 자산, 유지 관리 일정 및 추적 정보에 대한 하나의 완전한 기록을 보유하는 것입니다.
학교는 GASB를 준수하기 위해 자산을 적절하게 추적해야 합니다. 및 FASB 표준을 준수하고 이해 관계자에게 책임을 져야 합니다. 자산 추적 관행을 개선하고 수익을 확실하게 유지하기 위해 교육 기관은 자산 추적을 간소화 및 자동화하고 IT 팀과 협력하여 랩톱 및 모바일 장치를 추적하고 자산 관리 계획을 수립해야 합니다.
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