학교 자산 관리 마스터하기: 자동화, 계획, IT 협업을 위한 3가지 핵심 전략

모든 종류의 학교는 정부 회계 기준 위원회(GASB) 표준과 재무 회계 기준 위원회(FASB) 표준을 준수하고 이해관계자에게 책임을 다하기 위해 자산을 정확히 추적해야 합니다. 학교가 외부 자금과 기부금에 더 많이 의존함에 따라, 지출을 이해관계자에게 정당화하기 위해 자산을 책임 있게 관리하고 추적해야 합니다. 하지만 학교에는 캠퍼스, 시설, 교실, 행정가, 교사, 학생 가정에 걸쳐 수많은 자산이 분산되어 있어 정확한 자산 추적이 거의 불가능에 가깝습니다. 학교가 자산 추적 관행을 개선할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 자산 추적 간소화 및 자동화
2. IT 팀과 협력하여 노트북 및 모바일 기기 추적
3. 자산 관리 계획 수립

1. 자산 추적 간소화 및 자동화

학교가 2014년 LA 통합 교육구의 컴퓨터 재고 파동(약 20만 달러 상당의 기기가 도난당하거나 분실)에서 배워야 할 점이 있다면, 자산 추적 모범 사례 채택이 오류와 값비싼 장비 손실을 피하는 데 필수적이라는 것입니다.

자산 추적 모범 사례를 채택하고 프로세스를 간소화 및 자동화하는 교육구 및 교육 기관은 감사를 우수한 성적으로 통과하고, 수동으로 자산을 추적하는 기관보다 훨씬 쉽게 자산을 추적합니다. 교사와 관리자는 바코드와 자산 태그를 활용한 정확한 스캔으로 자산 입출고 프로세스가 원활하게 진행될 때 절약되는 시간에 감사해합니다.

귀하의 교육구나 교육 기관이 엑셀이나 다른 수동 프로세스에 의존하여 자산을 추적한다면, 자산 수명 주기 동안 개별 자산 기록을 업데이트하는 데 직원들이 들이는 시간을 낭비하는 것입니다. 수동 시스템은 혼란과 오류를 초래할 가능성이 훨씬 높으며, 누구도 문제가 있음을 인지하기 전에 장비가 분실, 파손, 도난당할 수 있습니다. 또한 수동 프로세스는 자동화된 프로세스만큼 사람들을 책임지게 하지 않습니다.

사실, 대형 교육구와 고등 교육 기관은 LA 통합 교육구처럼 자산 추적에 엄청난 어려움을 겪습니다. 대학들은 종종 수만 달러에서 수백만 달러의 손실을 보고하며, 이러한 손실은 자산 추적 시스템 도입으로 최소화되고 사실상 제거될 수 있습니다. 효과적인 자산 관리 기술 솔루션은 바코드 스캐너를 사용하여 인적 오류 가능성을 줄이고 실시간 정확한 기록을 데이터베이스에 유지합니다.

2. IT 팀과 협력하여 노트북 및 모바일 기기 추적

학교가 학생들에게 노트북, 태블릿, 아이패드를 대여하는 1:1 기술 이니셔티브를 시작하면, 자산이 분실되거나 파손될 때 큰 금전적 손실 위험이 있습니다. 교육 기관의 IT 전문가들은 이러한 이니셔티브가 광범위한 계획이 필요함을 인지하고 학생들에게 기기를 배포하기 전에 자산 추적 시스템 구현을 주도합니다. 교육 기관이 자산 추적 시스템에 투자하지 않으면 장비 관리가 IT 팀의 풀타임 업무가 될 수 있습니다.

자산 추적 시스템을 구현한 기관들은 프로세스 자동화로 인한 시간과 비용 절감, 언제든지 누가 기기를 입출고했는지, 파손되었는지, 어떤 학부모가 보험에 가입했는지, 어떤 기기가 분실되었는지 파악할 수 있는 점을 높이 평가합니다. 이러한 시스템 중 다수는 바코드 스캐너를 학생 및 직원 ID와 기기 일련번호와 연계하여 누가 기기를 대여했는지에 대한 의문의 여지가 없도록 합니다. 일부 교육 기관의 IT 전문가들은 보고 기능이 포함되고 팀 전체가 실시간으로 장비 정보를 추적하고 볼 수 있는 고급 자산 추적 기술에 투자하는 것을 선호합니다.

3. 자산 관리 계획 수립

대부분의 학교에는 장비를 추적할 IT 팀이 있지만, 없는 학교라도 모든 자산에 대한 자산 관리 계획 수립의 가치를 이해합니다. 공립 교육구는 특히 대부분의 경우 세금이나 보조금으로 자산을 구매하므로 효과적인 자산 관리 프로그램이 필요합니다. 또한 많은 공립 학교는 자금이 제한되어 있어 자산 수명 주기를 극대화해야 합니다. 자산이 제대로 추적되도록 보장하는 가장 좋은 방법은 자산 관리 계획을 수립하는 것입니다.

구체적으로 교육 기관의 자산 관리 계획은 HVAC 시스템, 건물, 하드웨어 등 모든 자산을 고려합니다. 많은 학교가 노후 자산을 교체할 새 자산 구매 자금이 부족하므로, 자산 관리 계획을 통해 어떤 것을 수리하고 언제 수리할지 결정합니다. 자산 관리 계획에는 자산을 가능한 한 오래 좋은 상태로 유지하기 위한 예방 유지보수도 포함됩니다. 최상의 시나리오는 자산 관리 계획을 자산 추적 시스템과 결합하여 모든 자산, 유지보수 일정, 추적 정보를 하나의 완전한 기록으로 보유하는 것입니다.

학교는 GASB 및 FASB 표준을 준수하고 이해관계자에게 책임을 다하기 위해 자산을 제대로 추적해야 합니다. 자산 추적 관행을 개선하고 수익을 지키기 위해 교육 기관은 자산 추적을 간소화 및 자동화하고, IT 팀과 협력하여 노트북과 모바일 기기를 추적하며, 자산 관리 계획을 수립해야 합니다.
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