50가지 전문 시설 관리 팁 및 모범 사례

기술 도구, 소프트웨어 및 측정항목 활용을 위한 팁

30. 시설 관리자가 정보를 정리하고 액세스하는 데 도움이 되는 소프트웨어를 활용합니다.
“FM이 일상 업무를 정리하고 간소화하는 데 도움이 될 수 있는 것보다 훨씬 다양한 소프트웨어 옵션이 있습니다. 여기에는 모든 유지 관리 활동을 관리하는 데 도움이 되도록 설계된 소프트웨어에서 보안 목적을 위한 기록 및 추적 시설 방문자에 이르기까지 다양합니다.
또한 여러 가지 종합적인 시설 관리 소프트웨어 옵션을 사용할 수 있습니다. 이 분야에서 인기 있는 옵션 중 하나는 공급업체 및 작업 주문에서 자산 관리 및 예방 유지 관리에 이르기까지 FM이 관리해야 하는 많은 항목을 편리한 한 곳에서 중앙 집중화하는 것을 목표로 하는 웹 기반 소프트웨어인 NetFaciliities입니다."–Neal Peters , 시설 관리자를 위한 최고의 기술 도구 , 디피엠케어; 트위터:@dpmcare

31. 최신 스마트 센서 솔루션을 활용하여 비용을 절감하고 기능을 향상시키십시오. “이러한 스마트 센서로 건물을 채우면 운영 비용이 크게 절감되고 생산성이 향상되며 거주자의 편안함이 향상됩니다. 특히, 거주자의 존재, 위치, 수 및 활동에 대한 자세한 정보는 이제 시설 관리를 크게 최적화하는 데 사용할 수 있습니다. 핫 데스킹, 회의실 예약, 최적화된 공간 계획 및 에너지 절약은 즉각적인 사용 사례의 일부입니다."–Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated by Smart Sensor, 시설 경영진 ; 트위터:@facilityexec
32. 소프트웨어 도구를 사용하여 HVAC를 원격으로 관리합니다. “시설 관리 소프트웨어의 가장 흥미로운 기능 중 하나는 원격으로 난방 및 냉방을 관리하거나 프로그래밍 가능한 온도 조절기를 설정하여 하루 종일 설정 온도를 올리거나 내리는 기능입니다. 시설 계획자는 난방 및 냉방 시스템의 에너지 사용을 분석하고 탐색하는 기능을 좋아합니다. 리더는 소프트웨어에서 제공하는 '비즈니스 인텔리전스'를 사용하여 에너지 비용을 최대한 절감할 수 있도록 온도 조절 장치와 제어 장치를 설정할 수 있습니다. 이러한 도구 중 일부는 스마트폰으로 이식되어 원격 관리자가 장소에 관계없이 업무를 수행할 수 있도록 지원합니다."—시설 관리에 소프트웨어가 도움이 되는 10가지 방법 , SelectHub; 트위터:@selecthub

33. 소프트웨어를 사용하여 규정 준수를 다시 확인하십시오. “유지보수 및 시설 관리 시스템은 국가 및 글로벌 규제 요구 사항을 자주 준수해야 합니다. 모든 유지 관리 관리자는 규제 당국의 무작위 또는 감사 검사에 직면합니다. 유지 관리 소프트웨어를 사용하면 규정 준수를 증명하고 감사에 필요한 서류 작업 및 준비 작업의 양을 줄일 수 있습니다. 유지 관리 관리자는 필수 기계에서 수행된 유지 관리 작업을 보여주는 보고서를 간단히 만들 수 있습니다. 이를 통해 적합성을 추적할 수 있고 규정 미준수 처벌 위험을 최소화할 수 있습니다.”—성공적인 시설 관리를 위한 7단계 , 패스택; 트위터:@fasttac
34. 시설 관리 KPI는 오류와 기회를 강조해야 합니다. “KPI는 회사의 기회와 오류를 암시합니다. 사물 인터넷(IoT) 및 에너지 관리 시스템과 함께 KPI를 사용하여 누락된 유지 관리 작업, 비즈니스의 더 큰 트래픽 영역 또는 기계 문제를 강조 표시할 수 있습니다. 예를 들어 사후 유지 관리에 대한 계획된 유지 관리의 백분율 KPI를 사용하는 경우를 생각해 보십시오. 즉, 고장이 났을 때 장비를 수리하는 것보다 예방 유지 관리가 더 많은 비용을 절약할 수 있습니까?”—시설 관리 KPI 생성을 위한 7가지 팁 , 엔터치 컨트롤

35. 빌딩 정보 모니터링을 사용하여 시스템 성능을 모니터링합니다. “건물 운영 비용을 줄이기 위해 에너지와 물 사용을 면밀히 모니터링하는 것도 또 다른 이점입니다. 소유자가 에어컨 수준, 자동 조광기의 조명, 물 사용량 등 여러 시스템의 성능을 모니터링하고 분석할 수 있도록 함으로써 BIM은 보다 사려 깊은 에너지 사용, 비용 절감 및 자산 가치 증대로 이어질 수 있습니다."–Michael Schley Jeff Link의 시설 관리를 위한 BIM:수명 주기 성능을 개선하고 비용을 절감하는 4가지 팁 , Autodesk; 트위터:@autodesk
36. 고급 자동화 건물 진입 솔루션을 고려하십시오. “많은 기반을 확보하고 있는 기능은 안면 인식 기술을 사용하여 사람들이 건물을 드나들 수 있도록 하는 것입니다. 열쇠고리나 카드보다 더 안전하고, 카드나 열쇠고리와 달리 집에서 얼굴을 잊을 수 없습니다. 3루타를 치거나 한 돌로 새 3마리를 죽이는 것과 같다. 자동화된 건물 출입을 통해 건물에 대한 특별 액세스 권한을 부여하거나 누락된 열쇠 고리 또는 카드를 교체하거나 새 직원에게 새 카드를 발급할 필요가 없습니다.”–Michael Moulton, 5가지 기술 기능 시설 관리자는 없이는 살 수 없습니다. , 팀

37. 개선 사항 보고 및 요청 추적을 위한 고객 대면 소프트웨어 솔루션을 제공합니다. “고객에게 간단한 솔루션을 제공하면 고객이 만족할 수 있고 건물이 원활하게 운영될 수 있습니다. 우수한 고객 대면 솔루션은 고객이 시설 주변의 문제를 보고하고 요청 진행 상황을 추적할 수 있도록 합니다. 고객 포털은 진행 상황을 최신 상태로 유지하면서 고객이 자신의 의견을 들을 수 있도록 도울 뿐만 아니라 디지털 고객 요청 시스템은 시설 관리 팀의 작업 주문 및 할당 프로세스도 간소화합니다."—장기적 성공을 위한 최고의 시설 관리 팁 , 에셋웍스; 트위터:@AssetWorks
38. 열화상 기술은 보이지 않는 문제를 식별하고 수정하는 데 도움이 될 수 있습니다. " 시설 유지 관리 및 엔지니어링 작업을 수행하는 것은 빙산 사이를 항해하는 것과 같습니다. 기술자들이 볼 수 없는 것은 그것들 또는 그들의 시설을 가라앉힐 것입니다. 열화상 기술은 기술자에게 보이지 않는 것을 볼 수 있는 능력을 제공하여 고장난 모터 및 전기 구성요소, HVAC 응축수 누출, 불량 덕트 및 새는 지붕을 쉽게 찾아낼 수 있습니다. 그러면 기술자는 문제가 심각해지기 전에 문제를 해결할 수 있을 뿐만 아니라 지속 가능성 이니셔티브의 일환으로 난방 및 냉방 비용을 줄일 수 있습니다.”–John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, 시설넷

39. 시설 관리 소프트웨어 시스템을 통합합니다. “놀랍게도 많은 시설 관리자들이 공간 관리를 위한 진정한 시스템을 갖추고 있지 않습니다. More than a quarter of everyone interviewed – 28 percent – say they currently do not use any type of facilities management system. A further 23 percent of participants use pen and paper methods for their facilities management. While this is slightly better than no system at all, it still makes it very difficult to collect data, keep accurate records, or gain much insight from the information they have.”—The Importance of Facilities Management Systems , Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Leverage your software system to make EH&S benchmarks transparent. “Facilities Management software is specially designed to help make health and safety benchmarks and outcomes transparent. It may help significantly with compliance with various industry standards, such as HIPAA in the healthcare industry and Sarbanes-Oxley in the financial field. It can help to document best practices for avoiding accidents, or in the worst case scenario, document the facts around a workplace accident. Various types of health and safety features can save a lot of time and effort for busy management teams, and help the company to benefit from a better reputation.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Have an equipment criticality matrix to prioritize work. “This method identifies how critical a piece of equipment or maintenance task is to your business and will ultimately show you where it should land in your prioritization process. Criticality measurements should be standardized by assessing how seriously a single piece of equipment would disrupt operations in the event of a failure. “–Ashok Sharma and Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers , eLearning Industry; Twitter:@elearnindustry
42. Smartsheet software can add unique collaboration features to everyday spreadsheet use. “Smartsheet is a spreadsheet that you share with your co-workers, but its features go far beyond Excel. This tool combines the traditional spreadsheet with project management tools, templates, and forms and allows you and your colleagues to access spreadsheets on mobile devices and work on them collaboratively.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Adaptive workflow tracking allows you to track activity throughout a diverse workforce. “The business world is increasingly embracing a larger remote workforce. Offices are used as areas to collaborate, develop, and design new ideas. The day-to-day work can be, and often is, done from home. That means you’ll need the ability to track workflows and project tasks across a diverse workforce. Emailing details back and forth regarding a project gets hectic, and it’s easy to lose an important piece of a proposal to your inbox.
Again, we’ll turn to automation – adaptive workflow tracking software that shows real-time project progress via a cloud-based platform will be the norm in a few short years. Products such as Trello or Asana are great examples of adaptive workflow tracking integrating with high success into businesses of all sizes.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

Inventory and Asset Management Tips

44. Keep your facilities management documents consistent and accurate. " If you’re a responsible facilities manager, you have to know what you’re responsible for. You cannot do your job properly without the correct information. If you don’t have proper records on the state of your facilities, you can’t do your job as a facilities manager. Without accurate documentation, you can’t even get a good bid from a vendor for work on your building. The first thing they will ask is, Where are the As-Built drawings? Without the As-Builts, the bid could be much higher.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

45. Implement a consistent asset tagging process. " Verify assets from a minimum of two data points, such as the barcode and the item’s serial number. When disposing of assets, this step is crucial to ensure an “accurate and verifiable chain of custody,” which can help to mitigate data breaches (particularly for the disposal of IT assets) and also help to maintain compliance with regulations.
“Implementing a consistent asset tagging process flow ensures that all assets received by your company are consistently classified and tracked, making it easy to locate assets throughout the company, implement regular maintenance schedules, and maintain accurate record-keeping for auditing and accounting purposes. Developing clear policies and procedures and training your team members on approved asset tagging procedures streamlines processes and can ultimately have a positive impact on your bottom line, allowing you to improve resource utilization, reduce unnecessary duplication of assets, and get more usable life out of your investments.”–Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow , 캠코드; 트위터:@camcode
46. Keep assets updated and clearly define essential vs. non-essential assets. “After collecting data and developing a maintenance schedule for your assets, you need to plan for the long-term maintenance of your asset inventory. Specifically, put a plan in place that revolves around updating and decommissioning assets. In some cases, you may find that a particular asset, even if updated, isn’t serving your organization in the best way, making it a non-essential asset that you don’t need to continue holding. Similarly, by having a working inventory list and accompanying data, dealing with critical needs and unexpected asset failures will be easier because you know exactly what needs to be done and when it needs to take place.”–Luke Perkerwicz, The Beginners’ Guide to Facility Asset Management , AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Track and dispose of decommissioned assets. " However good asset management and maintenance planning is, there comes a time when an asset reaches the end of its useful life and should be disposed of. On a practical level, all assets disposed of must be recorded on the asset register/software, to ensure they are not included as part of the organization’s portfolio. An equipment disposal form will allow the asset ‘owner’ to explain how the asset was disposed of and identify any residual value.”–Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter:@service_works
48. Do an asset assessment and document those conditions. “If you’re trying to get a handle of your documents, the first thing you should do is an asset assessment. Detail the condition of all the main equipment and systems, and document those conditions. No technology can help you unless you document what you have. After the assessment, you should create and begin a proactive maintenance program, as well as an equipment replacement plan—that should be a 3-year to 5-year plan. Even if the piece of equipment is 30 years old, you need to know when you need to replace it.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Consider a strategic asset management approach. “Strategic asset management integrates key relationships between planning and delivery activities. The framework that underpins the decision-making process of those activities is key, as it allows informed decisions and correlation between strategic goals and delivery outcomes. It also acts as the integration mechanism between a singular project and an organization’s wider portfolio of projects.”–Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management , FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au
50. Maximize vertical space in your warehouse. " 창고에는 활용할 수 있는 면적이 정해져 있어, 고정된 공간에 늘어난 제품을 보관해야 하는 오늘날의 창고 관리자에게 혁신적이고 최적화된 레이아웃이 매력적입니다. 2016년에는 시설의 수직 공간을 더 잘 활용하는 것을 고려하되 레이아웃 최적화 모범 사례를 무시하지 마십시오. Maximize your use of vertical cubic footage by placing seasonal products or those that move less frequently in harder-to-reach vertical storage areas.”–Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017 , 캠코드; Twitter:@Camcode

Camcode의 제품 및 추적 솔루션:

• 자기 창고 라벨
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