원격 근무 생존 가이드: 생산성과 균형 잡기 – 1부

좋습니다. 지난 몇 달간 완전히 오프그리드(off-grid)로 살지 않았다면 가까운 미래에 재택근무를 하게 될 가능성이 매우 높다는 것을 아실 것입니다. 그러나 귀하의 재택근무 경험은 협업 도구와 기업 인프라 제공 여부에 따라 엇갈린 결과를 낳을 가능성이 높습니다. 이 포스트는 이 상황에서 최대한 활용하는 방법에 대한 시리즈 중 하나로, 현재 상황이 지나간 후 더 유연한 업무 방식의 길을 닦는 데 도움이 되길 바랍니다.

귀사가 이미 팀즈(Teams)와 오피스365(Office365) 같은 완전한 클라우드 기반 솔루션으로 이전했다면 준비는 끝났습니다. 여기서는 파일, 프로그램, 데이터, 도구, 기타 필요한 모든 것이 클라우드에 있습니다. 인터넷 연결만 있으면 집, 기차, 커피숍 어디서든 로그인하여 평소처럼 일할 수 있어 비즈니스 연속성이 보장됩니다.

모든 클라우드 기반 솔루션의 핵심 요건 중 하나는 연결성입니다. 대부분 집에서 홈 브로드밴드나 모바일 핫스팟을 사용할 것입니다. 대부분의 경우 원격 근무는 내부 기업 MPLS 기반 네트워크에서 작업할 때와 같은 과제를 가지지 않습니다. 집에서 일할 때 연결은 인터넷을 통해 직접 이루어지며 기업 방화벽, DNS 서버, 브레이크아웃 포인트, 지리적 테넌트 관련 지연을 우회합니다. 직접 연결은 (홈 연결이 초고속이 아닌 한) 사무실에서 익숙한 것보다 실제로 더 나은 성능을 경험할 수 있음을 의미합니다.

하지만 클라우드 기반 협업 도구를 실행 중이더라도 일부 핵심 데이터와 프로그램이 여전히 파일 서버나 내부 파일 공유에 저장되어 있을 수 있습니다. 이에 접근하려면 VPN 연결이 필요할 수 있으며 로그인 시 인증을 돕기 위해 토큰(키팬처럼 생긴 하드 토큰 또는 스마트폰 앱인 소프트 토큰)이 필요할 수 있습니다. 보안적이지만 번거로울 수 있습니다. 가장 간단한 방법은 주요 파일을 원드라이브(OneDrive)나 기타 기업 추천 클라우드 스토리지로 옮기는 것입니다. 파일 관리자나 회사 이메일로 옮기세요. 사무실을 떠나 있어야 하는 기간에 따라 점점 더 많은 파일과 데이터가 클라우드에 저장될 것입니다.

일부 분들은 사무실 환경이 여전히 IT 부서에 의해 회사 소유 온프레미스 데이터 센터에서 내부적으로 운영됨을 깨달을 것입니다. 이는 가장 선호되지 않는 상황입니다. VPN으로 접근해야 하며 작업 경험은 견딜 만하지만 가장 생산적이진 않습니다.

다행히 모든 게 잃은 건 아닙니다. 이런 상황에 처하면 대부분의 클라우드 기반 협업 도구 제공업체가 기간 한정 제품 접근을 제공합니다. 마이크로소프트(Microsoft)와 구글(Google)이 최신으로 제공하고 있습니다. 최악의 경우 개인으로 가입하고 일부 경우 앱이나 브라우저 애플릿을 다운로드하면 됩니다. 여전히 협업할 수 있으나 경험은 완전히 클라우드 기반 솔루션 실행만큼 매끄럽지 않을 수 있습니다. 회사 데이터 공유가 쉽지 않거나 지원되지 않거나 허용되지 않을 수 있기 때문입니다. 하지만 대안보다는 낫습니다.

다음 과제는 협업 도구 도입(흔히 롤아웃이라고 함) 프로그램이 얼마나 성공적이었느냐에 달려 있습니다. 제가 대화한 대부분의 사용자는 도구를 더 잘 알면 더 생산적일 수 있다고 말합니다. 그러니 이것이 귀하에게도 해당한다고 가정하고 '시작하기' 가이드(Teams 또는 구글)를 클릭하세요. 개요를 익힌 후 동료와 짝을 이루어 기능을 시험해 보며 도구 조작, 회의 설정, 의도한 화면이나 프로그램 공유, 테스트 녹화 등에 자신감을 키우세요. 이는 소중한 고객, 중요한 영업 기회, 더 많은 청중 앞에서 실제 할 때 시간과 당혹감(그리고 평판 손실)을 아껴줍니다.

이 도구들 대부분은 산만함을 강화하거나 최소화하는 특정 기능을 가집니다. 배경 흐림(사진 레일에 옷이 걸려 있거나 어린 아이가 뛰어다닐 때 유용), 녹화(참석 못 한 동료가 회의 따라잡기) 등이 포함될 수 있습니다. 힌트와 팁 공유 및 비공식 지원 네트워크 제공을 위해 팀(Team)이나 구글 행아웃을 설정해야 합니다. '자주 묻는 질문(FAQ)' 섹션, '알아야 할 것(N2K)' 섹션(중요 정보 고정), '뉴스' 섹션(사무실 복귀 시기 등 최신 정보), 애플리케이션, 고객, 특정 관심 정보(회의, 데이터 공유 등) 같은 기타 특정 영역을 두는 것이 좋은 관행입니다. 이는 모든 사람이 동일한 정보에 접근하게 하여 각자 스스로 파악하려 애쓰지 않게 합니다.

원격 근무의 과제 중 하나는 실제 사무실 환경을 지탱하는 비공식적 상호작용, 농담, 이야기, 잡담을 놓친다는 것입니다. 이것을 잃고 싶진 않지만 동시에 업무 영역을 잡담으로 막고 싶지도 않습니다. 그래서 '워터쿨러(WaterCooler)'라는 채널, 팀, 행아웃을 만들어 그런 비공식 소통이 이루어지게 하는 건 어떨까요. 매 점심시간마다 화상 회의를 설정해 가상 식당을 운영할 수도 있습니다.

이 정도면 바쁘게 시작하기에 충분할 것입니다. 하지만 키보드와 휴대폰이 변기 시트보다 세균이 많을 수 있으니 정기적으로 청소하는 것도 잊지 마세요. 다음 포스트에서는 원격 근무를 더 생산적으로 만드는 아이디어를 공유하겠습니다. 희망컨대 여러분이 케빈(Kevin)처럼 수완 좋고 효과적인 사람이 되길, 다른 두 친구처럼 되지 않길!

마크 스위니(Mark Sweeney, 전문 서비스 디렉터)와 연결하세요