제조업체 – 귀하의 돈이 어디에 있는지 아십니까?

최근 저는 신뢰받는 직원이 , 컨트롤러는 6자리의 고액을 훔쳐갔다. 이 개인은 서명이 위조된 교장의 "편지"로 승인된 회사 이름으로 신용 카드를 열도록 주선했습니다. 이 횡령을 가능하게 한 은행과 신용카드 회사의 책임을 묻지 않고 몇 가지 교훈을 전하고 싶습니다. 바라건대, 이것은 사기와 절도가 살아 있고 아마도 당신이 예상하지 못한 곳, 즉 회사에서 번성할 수 있다는 소규모 제조업체의 인식 수준을 높일 것입니다.

횡령 방지

저는 아직 소규모 사업주(직원이 25명 미만인 사업주라고 여기에서 정의함)를 만난 적이 없습니다. , 그들은 모두 여러 모자를 쓰고 있기 때문에 그들이 얼마나 바쁜지 나에게 말하지 않았습니다. 판매가 감소하고 현금이 부족하고 대출 기관과 공급업체가 지불 및 정보를 요구하는 문을 두드리고 있을 때 우리 중 많은 사람들은 이러한 압박으로 인해 수치를 관리하는 사람에게 지나치게 의존하게 됩니다. 그러나 이때가 가장 취약할 때입니다. "절망적"일 때, 스트레스를 받을 때, 금융 자산을 보호하기 위해 다른 사람에게 의존할 때입니다.

따라서 시간이 아무리 촉박하더라도 고려해야 할 8가지 팁이 있습니다. 주의를 기울이고 적절한 절차를 마련하면 직원 횡령의 피해자가 되는 것을 제거하지는 못하더라도 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

팁 #1:은행 거래 내역을 자세히 살펴보세요

항상, 항상, 은행 명세서를 직접 살펴보십시오. 이상하거나 특이한 항목이 있는지 찾아보고 발견하면 설명을 요청하십시오. 종이 없이 온라인 명세서를 작성하는 경우 한 달에 한 번 명세서를 가져오거나 더 나은 방법으로 며칠마다 명세서 레지스터를 확인하십시오. 잠시 동안 이 작업을 수행한 후 관리자/부기 담당자는 귀하가 보고 있음을 알게 될 것이며 마음에 부정직한 것이 있으면 다시 생각할 것입니다. 최대 투자 시간:10-20분

팁 #2:불필요한 권위에 저항하기

회계장부/관리자의 권한을 회사 은행 계좌에 액세스, 실행 및 승인할 수 있는 것으로 제한합니다. 은행 거래 내역에 액세스할 수 있어야 하지만 수표에 대한 서명 권한이 없어야 합니다. 그들은 자금을 송금하거나 귀하를 대신하여 서명할 권한이 없어야 합니다.

팁 #3:정리 정돈

일주일에 한 번, 30일마다 또는 가능하면 언제든지 청구서를 일정에 맞게 구성하십시오. 지불을 위해 수표가 제시되면 청구서, 구매 증명서, 서면 확인서 등과 같은 지원 문서를 첨부하도록 주장하십시오. 그리고 문서를보십시오 - 무엇, 이유 및 금액을 확인하십시오. 주기에 지불하는 청구서 수에 따라 최대 투자 시간:15-30분

팁 #4:백업 문서 필요

수표를 일정에 따라 작성해야 하는 경우 백업을 요구하고 항상 이유를 물어보십시오.

팁 #5:서명된 수표를 뒤에 남겨두지 마세요

휴가를 갈 때 서명된 수표를 뒤에 두지 마십시오. 대신, 더 중요한 공급업체에 연락하여 자리를 비우는 동안 지불이 없을 것이라는 사실에 대해 논의하십시오. 수표의 필요성을 최소화하도록 청구 주기 사이에 휴가를 계획하십시오. 긴급 상황이 발생하면 언제든지 은행에 전화하여 전신환 송금을 시작할 수 있습니다. 하지만 미리 계획하고 은행과 사전 협의 전화 통화로 전신환 송금을 승인할 수 있습니다.

팁 #6:제3자 은행 승인 제한

오늘날의 현대적인 현금 관리 도구에는 공급업체, 유틸리티, 계약자 등에 온라인으로 지불하는 기능이 포함됩니다. 저는 이 방법을 필요로 하는 공급업체로 제한하는 것이 좋습니다. 시간 절약을 위해 회사 은행 계좌에서 인출할 수 있는 권한을 제3자에게 부여하면 장기적으로 추가 인건비보다 훨씬 더 많은 비용이 들 수 있습니다. 온라인으로 청구서를 지불해야 한다고 주장하고 스스로 하고 싶지 않다면 은행 거래 명세서에는 일반적으로 온라인 지불과 별도로 지불된 수표가 나열됩니다. 따라서 다시 한 번 계정에 청구된 비정상적 항목이나 비정상적인 항목을 살펴보십시오.

팁 #7:배경 확인의 중요성

회계 담당자 또는 컨트롤러를 철저히 검사하십시오. 심층 배경 조사 비용 지불 피상적인 것 대신에 – 가격의 차이는 나중에 고통을 피할 가치가 있습니다. 내 고객의 컨트롤러는 이전에 횡령한 적이 있고 유죄 판결을 받았으며 인하 배경 조사에 나타나지 않았습니다.

팁 #8:급여 회사 파악

급여 수표를 발행하는 경우 서명해야 하며 금액과 시간이 합당한지 확인하십시오. 직원을 알고 있는지 확인하십시오. 급여 서비스를 사용하는 경우 급여 수표와 함께 제공되는 보고서를 스캔하여 직원이 아닌 직원을 다시 찾습니다. 또한 급여 회사가 평판이 좋고 재정적으로 건실한지 확인하십시오. 지불하지 않은 급여세에 대해 개인적으로 책임이 있음을 기억하십시오. 그리고 급여 회사가 승인된 팩스 서명을 받은 유일한 회사인지 확인하십시오. 고무 서명 스탬프가 없습니다.

상식? 네, 그런데 제가 위에서 언급한 사건은 3년에 걸쳐 일어났습니다. 대부분의 분들이 이런 일이 발생하지 않도록 절차를 마련해 두시기 바랍니다.

그리고 기억하세요. 정직한 사람은 당신이 어깨 너머로 보이는 것을 원망하지 않을 것이므로 그렇게 하십시오.

다음은 모니터링할 수 있는 횡령 경고 표시에 대한 추가 정보입니다.

에서 4년 동안 고객 고문으로 일해 온 Doug Waterman에게 감사드립니다. CMTC, 그의 전문 지식을 제공합니다. Doug는 정기적으로 제조업체의 재정 문제를 지원하고 솔루션 개발을 돕습니다. CMTC에 합류하기 전에 Doug는 22년 동안 가족 소유의 소규모 기업에 금융 컨설팅 서비스를 제공했으며 주요 상업 은행의 상업 대출 기관이었습니다.