종이 기반 작업 지침 업데이트의 어려움

산업 문서의 핵심 요소인 작동 모드는 작업자가 각자의 작업에 고유한 작업을 수행하도록 안내하는 기본 지원입니다. 따라서 이러한 문서가 완벽하게 명확하고 읽을 수 있을 뿐만 아니라 작업 실행에서 부적합으로 이어질 수 있는 오류가 없는 것이 회사에 매우 중요합니다.

서류 작업 지침 업데이트:시간과 에너지 낭비

회사가 운영되는 환경이 진화하고 역동적으로 변화함에 따라 운영 및 생산 방식도 변화해야 합니다. 작업 지침은 새로운 요소(새로운 표준, 새로운 도구, 새로운 프로세스, 새로운 요구 등)의 도래에 적응해야 하기 때문에 제시간에 고정된 상태로 남아 있을 수 없습니다. 또한 오류 또는 비효율 및 비준수 원인이 될 수 있습니다. 현장에 적용되면 이 작업 지침에서 감지됩니다.

따라서 이러한 운영 절차는 정기적으로 변경되어야 하므로 매번 업데이트해야 합니다. 그러나 이는 전통적인 종이 기반 미디어를 다룰 때 분명히 심각한 문제입니다. .

즉, 이전 버전의 모든 사본은 (최신 상태가 아닌 것) 작업 지침의 배포판에서 제거하여 직원이 여전히 작업을 수행하는 데 사용하지 않도록 해야 합니다. 다음 단계는 미디어를 다시 인쇄한 다음 관련된 다양한 행위자(생산 관리자, 품질 관리자, 이러한 업데이트에 관여할 수 있는 운영자… 이 모든 것은 자원(물적 및 인적), 에너지 및 시간을 동원합니다.

따라서 종이 문서를 업데이트할 수 없습니다. 종이는 재활용 가능한 재료이지만 상당한 양의 잠재적인 폐기물을 나타내기 때문에 환경적 영향은 말할 것도 없고 일정량의 폐기물도 발생하지 않습니다.

문서 관리 및 보안의 어려움

기업 문서는 반드시 보관해야 하기 때문에 문서가 누적되면서 저장 및 관리해야 할 문서의 양을 쉽게 상상할 수 있습니다. 상당한 재료 자원(찬장, 서류 캐비닛, 마모 방지 등)과 조직 자원이 있는 전용 공간이 필요합니다.

작업 지침을 업데이트하면 보안 및 기밀 유지 문제도 발생합니다. 사고, 취급 부주의 또는 재해(화재, 홍수 등)가 발생하면 종이 지원이 변경되거나 파괴될 수 있기 때문에 보안 문제가 존재합니다. 기밀 유지와 관련하여 종이 문서가 숨겨져 오용될 수 있기 때문에 경쟁업체에 데이터가 유출될 수 있다는 우려가 있습니다.

디지털화의 사실이 솔루션을 제공하는 문제. 적절하게 보호되면 디지털화된 운영 절차는 이러한 공개 위험에 덜 취약합니다. 또한 디지털 미디어에 저장 및 액세스할 수 있는 작업 지침은 종이 문서와 같은 방식으로 손실되거나 파괴될 수 없습니다. 또한 비물질화를 통해 새 문서, 수정 문서 및 업데이트 문서를 보다 쉽게 ​​사용할 수 있습니다. 현장에서 운용자가 사용하는 단말기에 자동으로 신속하게 전송됩니다.

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