상시 작업 지시서(Standing Work Orders): 관리 오버헤드 감소와 가시성 향상

현대적이고 완벽하게 간소화된 워크플로에서도, 일부 작업은 관리 노력을 정당화하지 못하는 것처럼 느껴집니다. 반복되는 3분짜리 작업에 5분을 들여 작업 지시서를 생성해야 할까요? 하지만 시스템에 넣지 않으면, 시간이 지나 충분한 양이 쌓이면 데이터의 맹점이 생기고 나중에는 예산의 맹점이 생깁니다.

해결책은 상시 작업 지시서(Standing Work Orders)일 수 있습니다. 일부 작은 반복 점검과 작업에 대한 관리 오버헤드를 줄일 수 있습니다.

상시 작업 지시서란 무엇인가?

상시 작업 지시서는 연장된 기간, 때로는 무기한 동안 열려 있는 작업 지시서로, 특정 자산이나 설비와 연결하지 않는 일상적 또는 반복적 작업을 위한 것입니다. 작업을 완료하고 작업 지시서를 닫는 대신, 작업 지시서를 열어두고 작업을 할 때마다 업데이트합니다.

왜 이렇게 할까요? 상시 작업 지시서를 사용하면 특정 작업의 비용과 이력을 기록하면서 전체 작업 지시서 관리를 줄일 수 있습니다. 결국 같은 양의 신뢰할 수 있는 데이터를 더 적은 전체 관리 노력으로 얻습니다.

상시 작업 지시서는 특정 자산에 배정할 수 없는 작업에 훌륭하지만, 작업 비용이 작업 지시서 생성, 배정, 마무리의 관리 비용에 비해 미미할 때 더 빛을 발합니다. 상시 작업 지시서는 5분짜리 작업에 10분을 관리 업무로 쓰지 않게 해줍니다.

포괄 작업 지시서(Blanket Work Order)란 무엇인가?

많은 사람이 포괄 작업 지시서와 상시 작업 지시서를 서로 바꿔 쓰지만, 작지만 중요한 차이가 있습니다.

포괄 작업 지시서는 잡다한 작업을 다루는 반면, 상시 작업 지시서는 더 구체적입니다. 포괄 작업 지시서를 사용하여 팀이 완료한 잡다한 작업의 비용을 포착할 수 있지만 세부 사항은 포착하지 못해 유지보수 예산에 데이터 구멍을 남깁니다. 결국 상시와 포괄 작업 지시서의 가장 중요한 차이는 포괄 작업 지시서는 피해야 한다는 것입니다.

언제 상시 작업 지시서를 사용해야 하는가?

일반적으로 일반적으로 실제 유지보수 작업이라고 생각하는 것에 연결하지 않을 수 있는 작은 반복 작업에 상시 작업 지시서를 사용합니다. 도구 점검, 안전 및 교육 회의, 사소한 유지 관리 작업 등이 포함됩니다. 이러한 경우 각 작업에 새 작업 지시서를 만드는 것은 보통 경제적이지 않으므로, 열려 있고 자주 업데이트되는 상시 작업 지시서를 만들어 비용을 추적할 수 있습니다.

상시 작업 지시서는 사용하는 CMMS 솔루션이 개별 자산에 거래를 청구하게 하지 않는 경우에도 유용할 수 있습니다. 그때 상시 작업 지시서 설정이 비용을 추적하면서 관리 오버헤드를 줄이는 우회로가 될 수 있습니다.

상시 작업 지시서의 장단점은?

상시 작업 지시서의 주요 이점 중 하나는 완전한 이력 기록이 필요하지 않은 사소하거나 반복적인 작업을 추적하는 간단한 방법이라는 것입니다. 또한 작업 지시서 생성과 관리에 드는 시간과 돈을 줄여 유지보수 및 재고 관리의 효율성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

하지만 상시 작업 지시서가 완벽한 해결책은 아니므로, 일반적인 함정을 인지하고 피해야 합니다. 주요 과제 중 하나는 상시 작업 지시서가 백로그의 많은 시정 및 예방 작업 지시서 사이에 묻힐 수 있다는 것입니다. 결과적으로 정해진 일정에 상시 작업 지시서를 닫고 갱신하는 것을 잊을 수 있습니다.

서류함의 "기타" 폴더처럼, 상시 작업 지시서가 수년간 열려 있으면 정확히 무엇을 다루어야 하는지 기억하기 어려울 때도 있습니다.

상시 작업 지시서를 효과적으로 사용하는 방법은?

일반 유지보수를 위한 상시 작업 지시서의 간단한 경험 법칙은 기술자에게 15분 이하가 걸리는 모든 작업에 사용하는 것입니다. 이유는 작업 지시서 생성과 마무리의 비용과 시간이 실제 작업의 시간과 비용을 초과할 가능성이 높기 때문입니다.

이러한 작은 작업에 상시 작업 지시서를 만들고 싶다면, 몇 가지 규칙을 정하는 것이 중요합니다. 규칙을 만드는 한 가지 방법은 다음 질문에 대한 답을 생각하는 것입니다.

• 상시 작업 지시서를 얼마나 오래 열어두고 청구 가능하게 유지할 것인가?
• 상시 작업 지시서에 어떤 유형의 부품을 청구할 수 있는가?
• 간격이 끝날 때 작업 지시서를 닫고 새 것을 여는 프로세스는 무엇인가?
• 상시 작업 지시서를 검토하여 제대로 사용하고 있는지 어떻게 확인할 것인가?

일반적으로 월말에 상시 작업 지시서를 닫지만, 재무 기간이 끝날 때 분기별로 닫을 수도 있어 작업 지시서에 대한 거래 수를 관리 가능한 수준으로 유지할 수 있습니다.

Hippo CMMS가 어떻게 도울 수 있는가?

Hippo CMMS®는 어디서든 작업 지시서를 승인, 생성, 우선순위 지정, 배정, 추적, 마무리할 수 있게 하여 상시 작업 지시서를 결코 놓치지 않게 합니다. 모든 것이 디지털이고 같은 직관적인 플랫폼 위에 있으므로, 종이 조각을 잃어버리거나 중요한 데이터가 끝없는 분리된 스프레드시트 속으로 사라지는 것을 걱정할 필요가 없습니다.

종이와 스프레드시트 상시 작업 지시서는 틈새로 빠지기 쉽지만, Hippo CMMS는 모든 것을 추적하여 재작업을 피하고 팀에 책임을 묻을 수 있게 합니다. 깔끔하고 쉬운 레이아웃으로 모든 것을 쉽게 보고 이해할 수 있으며, 내장된 작업 지시서 템플릿 기능으로 기존 지침을 새 작업 지시서로 쉽게 복사할 수 있습니다. 더 많은 렌치 시간과 더 적은 관리 비용을 얻습니다.

다음은 무엇인가?

Hippo는 유지보수 관련 모든 질문에 답변하는 것부터 라이브 소프트웨어 데모 예약까지, 귀사에게 가장 적합한 솔루션을 찾는 것을 돕기 위해 여기 있습니다.

요약

상시 작업 지시서는 특정 장비와 연결할 수 없는 일상적 또는 반복적 작업을 위해 연장된 기간, 때로는 무기한 동안 여는 작업 지시서입니다. 일반적으로 도구 점검과 일반 유지 관리 같은 작은 작업에 사용합니다. 각 작업에 새 작업 지시서를 만드는 것이 경제적이지 않기 때문입니다.

상시 작업 지시서의 주요 이점 중 하나는 기록이 필요하지 않은 사소하거나 반복적인 작업을 추적하는 간단한 방법이라는 것입니다. 그러나 백로그의 많은 시정 및 예방 작업 지시서 사이에 묻혀 잊혀질 수 있고, 정기적으로 닫고 갱신하는 것을 잊을 수 있습니다.

상시 작업 지시서를 더 효과적으로 사용하려면, 작업 지시서를 얼마나 오래 열지, 무엇에 청구할지 같은 규칙을 설정해야 합니다. Hippo CMMS 작업 지시서 소프트웨어는 상시 작업 지시서를 포함한 모든 작업 지시서를 추적할 수 있게 하여 기록과 유지보수 예산에 데이터 구멍이 생기지 않게 돕습니다.