통합 시설 관리(IFM):정의, 이점 및 모범 사례

시설 관리 시장 리더

2025년 1월 9일 업데이트

목차

• 통합시설관리(IFM)란 무엇입니까?
• 시설통합관리의 장점
• 통합시설관리 기술 및 시스템
• 9가지 주요 IFM KPI 및 성과 지표
• 통합 시설 관리 모범 사례
• IFM을 위한 3가지 구현 팁
• 제대로 된 통합시설 관리
• 자주 묻는 질문

주요 내용

통합 시설 관리(IFM)는 시설 운영의 모든 측면을 통합 소프트웨어 플랫폼으로 중앙 집중화하여 유지 관리, 공급업체 관계, 규정 준수 및 비용 효율성을 보다 쉽게 관리할 수 있도록 해줍니다. IFM은 커뮤니케이션을 개선하고, 데이터 기반 의사결정을 지원하고, 효과적으로 확장하여 조직에 시설 관리에 대한 간소화되고 생산적이며 규정을 준수하는 접근 방식을 제공합니다.

위생부터 공급업체 관리, 에너지 사용에 이르기까지 시설 관리에는 움직이는 부분이 많이 있습니다. 소규모 조직은 단편적인 시스템으로 운영할 수 있지만 규모를 확장하려면 모든 시설 활동을 단일 보기로 가져오는 보다 전체적인 접근 방식이 필요합니다.

이것이 통합 시설 관리(IFM)가 등장하는 곳입니다. 이 더욱 통합된 시설 관리 버전은 시설의 모든 측면을 간소화된 소프트웨어 솔루션으로 가져옵니다. IFM 소프트웨어는 조직이 비용을 절감하고 안전한 환경을 유지하며 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

시설 관리자, 비즈니스 리더 또는 단순히 조직 효율성 최적화에 관심이 있는 분이라면 IFM을 이해하면 더욱 스마트하고 연결된 작업 공간을 만드는 데 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 이 가이드에서는 IFM이 무엇인지, 왜 유익한지, 조직에 IFM을 극대화하는 방법에 대해 설명합니다.

통합시설관리(IFM)란 무엇인가요?

Pexels를 통한 Rene Terp의 사진

통합시설관리는 기업의 모든 시설과 관련 서비스를 하나의 시스템으로 통합하는 것입니다. IFM은 서로 다른 프로세스를 개별적으로 관리하는 대신 모든 것을 통합 프레임워크로 통합하여 비용, 의사소통 오류 및 재작업을 줄이는 보다 효율적인 접근 방식을 제공합니다.

이 접근 방식을 사용하면 여러 시설을 갖춘 조직이 위치 전반에 걸쳐 일관된 품질을 제공하기가 훨씬 쉬워집니다.

전통적인 시설 관리(FM)를 통해 시설 관리자는 유지 관리, 보안, 청소 및 공간 관리에 대해 더 많은 통제권을 얻을 수 있습니다. 그러나 이 접근 방식은 항상 이러한 서비스를 단일 보기로 가져오는 것이 아니므로 잘못된 의사소통, 오류 및 더 높은 비용이 발생할 수 있습니다.

FM과 IFM은 일반적으로 소수의 아웃소싱 공급업체와 함께 사내에서 수행되는 반면, 종합 시설 관리(TFM)에는 모든 시설 관리를 단일 외부 제공업체에 아웃소싱하는 작업이 포함됩니다. 이 옵션은 비용이 더 많이 들지만 내부 시설 관리자가 없는 조직을 위한 턴키 솔루션을 제공합니다.

IFM의 9가지 구성 요소

통합시설관리는 건물을 최상의 상태로 유지하는 모든 활동을 포괄합니다. 여기에는 다음과 같은 다양한 구성요소가 포함됩니다:

1. 라벨링 및 태그
2. 유지관리
3. 자산 관리
4. 공간계획
5. 에너지 사용 및 지속 가능성
6. 안전 준수
7. 보안
8. 청소
9. 기술

IFM에서는 시설 관리자가 데스크톱 컴퓨터 유지 관리부터 보안 카메라까지 모든 것을 감독합니다. 소규모 시설에서도 모든 것을 수동으로 추적하는 것은 불가능합니다.

시설 관리 소프트웨어는 시설 운영을 유지하는 데 필요한 수많은 작업을 파악하는 데 꼭 필요한 요소입니다. 소프트웨어는 시설 작업 흐름을 간소화할 뿐만 아니라 시설 팀의 효율성을 측정하고 리더들이 개선이 필요한 부분을 찾는 데도 도움이 됩니다.

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시설통합관리의 장점

통합적인 시설 관리는 부담스러울 수도 있지만, 이러한 전체적인 접근 방식을 통해 시설 관리의 부담을 줄일 수 있습니다. 여러 시설 프로세스를 하나의 중앙 집중식 시스템으로 통합하면 많은 이점이 있습니다.

비용 절감

숨겨진 비효율성으로 인해 조직은 매년 수천 달러의 비용을 지출하게 됩니다. 시설의 데이터가 더욱 통합될수록 비효율성을 발견하고 해결할 가능성이 높아집니다.

보다 간소화된 시설 프로세스는 낭비되는 자재, 작업 시간 및 공간을 줄이는 것과 같습니다. 또한 서비스를 통합하면 여러 공급업체에 대한 아웃소싱과 관련된 비용을 줄일 수 있습니다.

커뮤니케이션 개선

IFM을 사용하면 모든 시설 관리 요구 사항에 대한 단일 연락 창구가 있습니다. 시설의 모든 측면에 대한 단일 정보 소스가 있어 중복된 정보와 잘못된 의사소통이 줄어듭니다.

이러한 이점은 모든 위치에서 일관된 품질을 보장하므로 대규모 조직이나 여러 위치에 있는 조직에 특히 중요합니다.

데이터 기반 의사결정

IFM 플랫폼은 모든 시설 운영 전반에 걸쳐 데이터를 수집하므로 여러 시스템을 확인하는 대신 시설 성능에 대한 실행 가능한 통찰력을 제공하는 단일 정보 소스를 갖게 됩니다.

실제로 일부 플랫폼에서는 이제 인공 지능(AI)을 사용하여 더 짧은 시간에 이러한 통찰력을 자동으로 생성하여 더 나은 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

비즈니스 확장

일부 리더는 여러 시설이나 대규모 시설을 관리하는 데 어려움이 있기 때문에 확장을 두려워합니다. 통합 시설 관리 원칙을 따르면 시설을 훨씬 쉽게 확장할 수 있으며, 결과적으로 규모에 관계없이 변화하는 비즈니스 요구에 신속하게 대응할 수 있습니다.

규정 준수 개선

지역 보건 규정이든 업계의 엄격한 규정 준수이든 관계없이 기업은 여러 가지 규정을 준수해야 합니다. 규정 준수 관리는 특히 여러 시스템과 프로세스에 걸쳐 어려울 수 있습니다.

IFM은 모든 시스템을 단일 보기로 통합하여 규정 준수로 인한 어려움을 줄여줍니다. 실제로 일부 IFM 플랫폼에는 위험을 줄이기 위한 건강, 안전 및 규제 표준 체크리스트가 내장되어 있습니다.

공급업체 관리 단순화

IFM은 모든 공급업체 계약을 단일 시스템으로 통합합니다. 그뿐만 아니라 지출을 추적하고, 커뮤니케이션을 문서화하고, 서비스 수준 계약(SLA)을 모니터링할 수도 있습니다.

이 데이터를 통해 시설 관리자는 공급업체의 가치를 극대화하고 더 나은 계약 조건을 협상할 수도 있습니다.

통합시설관리 기술 및 시스템

Pexels를 통한 Tima Miroshnichenko의 사진

시설을 수동으로 관리하는 것은 현실적이지 않으며 모든 규모의 조직의 시설 관리자는 조직에 있는 수십 개의 서로 다른 시스템을 이해하기 위해 소프트웨어 솔루션에 의존합니다.

IFM 소프트웨어에는 일반적으로 다음과 같은 핵심 기술이 포함됩니다.

컴퓨터 지원 시설 관리(CAFM) 소프트웨어

CAFM은 시설 관리자가 평면도 및 공간 활용을 통해 기존 공간을 최적화하도록 돕습니다. 이러한 시스템은 시설의 3D 렌더링을 생성할 수 있으므로 시설 관리자가 새로운 구성을 훨씬 쉽게 테스트할 수 있습니다.

통합 작업장 관리 시스템(IWMS)

IWMS 시스템은 주로 물리적 시설에 중점을 둡니다. 이러한 솔루션은 시설 관리자가 공간을 관리하고, 자산을 추적하고, 에너지 사용량을 기록하고, 모든 시설 자산의 중앙 저장소 역할을 하는 데 도움이 됩니다.

IWMS는 CAFM과 비슷해 보이지만 더 광범위한 활동을 처리하므로 여러 위치에 있는 기업이나 기업 비즈니스에 더 나은 옵션이 됩니다.

컴퓨터화된 유지관리 시스템(CMMS)

모든 시설에는 유지 관리가 필요하며 CMMS는 보일러 청소부터 전구 교체까지 모든 유지 관리 활동을 추적합니다. 시스템은 모든 유지 관리 활동을 기록하고 작업 지시를 제공하며 예방 유지 관리 일정을 계획하고 교체 부품을 추적합니다.

빌딩 자동화 시스템(BAS)

스마트 빌딩은 미래입니다. BAS를 사용하면 HVAC, 조명 및 보안을 자동화하여 조직이 비용을 절감하는 동시에 성능과 안전성을 높일 수 있습니다.

IFM 플랫폼에 BAS를 구현하면 플랫폼 간 전환 없이 모든 자동화를 중앙 집중화, 제어 및 모니터링할 수 있습니다.

9가지 주요 IFM KPI 및 성과 지표

Pexels를 통한 fauxels의 사진

통합 시설 관리 솔루션은 수많은 데이터를 추적합니다. 핵심성과지표(KPI)와 지표를 모니터링하면 시설이 최적으로 운영되고 있는지, 아니면 접근 방식을 재고해야 하는지 알 수 있습니다.

하지만 어떤 데이터 포인트가 실제로 도움이 될까요? 다음 주요 KPI는 IFM의 효율성을 측정하고 개선하는 데 도움이 됩니다.

1. 평방피트당 운영 비용: 이 KPI는 총 비용을 시설의 면적으로 나눕니다. 특히 여러 시설을 서로 비교할 때 비용 효율성을 이해하는 데 도움이 됩니다.
2. 유지보수 응답 시간: 직원이나 고객은 유지보수 소식을 듣기까지 얼마나 오래 기다리나요? 응답 시간이 빨라지면 입주자 경험이 향상되고 대부분의 경우 시설에 대한 추가 손상을 방지할 수 있습니다.
3. 에너지 소비: 과도한 에너지 사용은 환경과 조직의 수익에 해를 끼칩니다. 이 KPI는 에너지 사용량을 모니터링하고, 패턴을 식별하고, 개선 사항을 추적하여 비용 절감에 도움을 줍니다.
4. 계획된 유지 관리 비율과 사후 유지 관리 비율: 사전 예방적이고 계획된 유지 관리는 비용이 많이 드는 중단을 초래하는 사후 유지 관리보다 비용이 적게 드는 경향이 있습니다. 계획된 유지 관리 비율이 높을수록 비용이 많이 드는 고장을 방지하는 데 도움이 됩니다.
5. 공간 활용률: 이 KPI는 점유 수준과 사용 가능한 용량을 비교하여 시설이 공간을 얼마나 효과적으로 사용하는지 측정합니다. 공간 활용을 최적화하면 리소스 할당에 도움이 되어 궁극적으로 비용 절감으로 이어질 수 있습니다.
6. 시설 상태 지수(FCI): 이 지표는 수리 비용을 시설의 교체 가치와 비교합니다. FCI가 낮을수록 시설의 상태가 좋아집니다.
7. 자산 가동 중지 시간: 자산이 작동하지 않는 시간을 추적합니다. 이 지표는 시간을 측정하지만 일부 조직에서는 중단으로 인해 손실된 비용을 기준으로 가동 중지 시간을 정량화하기도 합니다.
8. 재고 회전율: 이 지표는 유지 관리 팀이 교체 부품 및 기타 필수 유지 관리 재고를 얼마나 빨리 순환하는지 조사합니다. 높은 회전율은 비효율적인 재고 관리, 도난 또는 분실, 잘못된 수리를 암시합니다.
9. SLA 준수율: 공급업체는 약속을 얼마나 잘 이행하고 있습니까? 서비스 제공업체가 서비스 수준을 얼마나 잘 충족하는지 추적하려면 SLA 규정 준수를 살펴보세요. 이 데이터는 공급업체에 책임을 묻고 공급업체 계약에 대해 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

통합 시설 관리 모범 사례

Unsplash를 통한 Jon Tyson의 사진

통합 시설 관리는 여러 위치에 있는 시설의 판도를 바꾸는 것입니다. 그러나 시설 관리자는 IFM의 가치를 확인하기 위해 올바른 프로세스를 따라야 합니다. 조직에서 IFM의 가치를 극대화하려면 다음 모범 사례를 따르십시오.

IFM 소프트웨어 채택

올바른 소프트웨어는 IFM을 자동화하고 간소화합니다. IWMS(통합 작업장 관리 시스템), CAFM(컴퓨터 지원 시설 관리) 소프트웨어, BAS(빌딩 자동화 시스템) 및 IoT 장치를 사용하여 모든 시설 데이터를 하나의 응집력 있는 보기로 가져옵니다.

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실물과 디지털의 연결

IFM 소프트웨어는 시설 팀을 위해 많은 무거운 작업을 수행하지만 모든 것을 수행할 수는 없습니다. 예를 들어, IFM 시스템에서 정보를 스캔하거나 기록하는 것은 직원의 몫이며, 전체 시스템의 신뢰성은 현장에서 수집된 데이터의 품질에 달려 있습니다.

이것이 바로 더 많은 조직이 라벨과 태그에 투자하는 이유이며, 스캔 가능한 바코드와 QR 코드는 IFM 프로세스와 도구를 구현하는 데 필수입니다.

예를 들어, Camcode의 라벨과 태그는 가장 가혹한 환경에서도 지속되는 명확하고 내구성이 뛰어난 라벨을 통해 유지 관리 추적을 단순화합니다. 창고의 바코드 태그든 중장비의 유지 관리 QR이든 견고한 라벨은 IFM 소프트웨어에서 시설의 물리적 현실을 보여줍니다.

직원 교육

소프트웨어가 모든 것을 할 수는 없으며 시설 팀은 시설 프로세스와 IFM 소프트웨어를 활용하여 워크플로를 간소화하는 방법을 이해해야 합니다.

이를 위해서는 최신 표준, 기술 및 법적 요구 사항을 최신 상태로 유지하기 위한 사전 및 지속적인 교육이 필요합니다. 점심 식사와 학습, 연례 강의실 교육 또는 디지털 마이크로러닝 플랫폼은 시설 팀의 기술을 향상시키는 효과적인 방법입니다.

IFM을 위한 3가지 구현 팁

Pexels를 통한 ThisIsEngineering의 사진

모범 사례를 통해 많은 발전을 이룰 수 있지만 궁극적으로 효과적인 통합 시설 관리는 성공적인 통합 시설 관리의 핵심입니다. 보다 원활한 IFM 구현을 위해 다음 실용적인 팁을 따르십시오.

니즈 평가 실시

IFM 프로세스와 소프트웨어는 무엇을 위해 필요합니까? 모든 조직은 고유하므로 필수 사항을 간략하게 설명하는 요구 사항 평가부터 시작하는 것이 가장 좋습니다. 이러한 접근 방식은 귀하의 요구에 맞는 기술과 솔루션을 선택하는 데 도움이 될 것입니다.

현재 시스템이 잘 수행되고 있는 부분과 개선이 필요한 부분을 파악하십시오. 공급업체에 아웃소싱할 계획이라면 필요한 서비스 범위를 정의하는 것도 좋은 생각입니다.

추가 단계처럼 들릴 수도 있지만 요구 사항 평가를 통해 사용한 만큼만 비용을 지불하고 리소스를 최대한 활용할 수 있습니다.

공급업체 구현 계획 사용

올바른 소프트웨어 없이는 통합 시설 관리가 불가능하지만 모든 소프트웨어에는 학습 곡선이 함께 제공됩니다. 다행히 IFM 소프트웨어 공급업체에 구현 지원을 요청하면 재작업과 혼란을 최소화할 수 있습니다.

여기에는 직원 교육, 현장 지원 또는 연중무휴 지원이 포함될 수 있습니다. 공급업체의 전문 지식을 활용하면 가치 창출 시간을 단축하고 직원 혼란을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

실시간 대시보드 설정

데이터는 효과적인 IFM의 생명선이며, 통합 솔루션의 이점은 모든 시설 시스템과 프로세스를 실시간으로 모니터링할 수 있다는 것입니다.

일부 IFM 소프트웨어는 기성 대시보드를 제공하지만 가장 관심 있는 지표로 사용자 정의 대시보드를 만드는 것이 항상 가장 좋습니다. 이러한 맞춤형 실시간 대시보드는 잠재적인 문제에 대해 최대한 빨리 경고하여 배관 누수와 같이 시간에 민감한 문제로 인한 예상치 못한 다운타임과 피해를 줄이는 데 도움이 됩니다.

제대로 된 통합시설관리

Unsplash를 통한 Marius Masalar의 사진

통합 시설 관리는 시설 운영을 간소화하고 비용을 절감하기 위한 강력한 전략입니다. IFM 원칙에 따라 조직의 작업 환경의 힘을 활용하고 시설 관리를 더 광범위한 비즈니스 목표에 더 잘 맞추십시오.

혁신적인 도구는 IFM 성공에 필수적입니다. 이것이 바로 조직이 Camcode의 내구성 있는 라벨과 태그에 의존하는 이유입니다. 자산을 추적하고, 재고를 관리하며, 최대 20년 동안 지속되는 고품질 라벨을 준수합니다.

Camcode의 차이점을 직접 확인하실 수 있습니다. 지금 무료 라벨 및 태그 샘플 키트를 요청하세요.

자주 묻는 질문