작업 주문 관리 마스터하기: 핵심 이점 및 검증된 모범 사례

작업 주문 관리(Work Order Management)는 작업 주문을 신속하게 실행, 문서화, 검토하는 프로세스입니다. 작업 요청을 체계적으로 처리하고, 작업을 일정화하고, 자원을 할당하며, 이러한 작업의 진행 상황과 완료를 모니터링하는 것을 포함합니다. 이 프로세스는 효율적인 작업 주문 완료, 적절한 자산 유지보수, 최소한의 가동 중단 시간을 위해 필수적입니다.

작업 주문은 승인된 유지보수 작업을 완료하는 데 필요한 기술과 도구에 대한 정보가 담긴 공식 문서입니다. 어떤 직원이 요청된 항목을 수행할 권한이 있는지, 작업 주문이 어떤 작업을 수반하는지 등을 알려줍니다.

작업 주문 관리의 핵심 구성 요소는 다음과 같습니다:

1. 작업 주문 생성: 예방, 예측, 반응형 여부에 관계없이 유지보수 필요에 따라 작업 주문을 생성하는 과정입니다. 작업 주문에는 작업에 대한 상세 설명, 관련 자산, 우선순위 수준이 포함됩니다.
2. 일정 수립(Scheduling): 작업 주문이 생성되면 적시에 실행되도록 적절히 일정을 잡아야 합니다. 여기에는 작업을 완료하는 데 필요한 인원, 도구, 자재 할당이 포함됩니다.
3. 배정(Assignment): 작업 주문을 적절한 인원에게 배정하는 것은 효율성에 매우 중요합니다. 이 단계는 필요한 기술과 가용성을 갖춘 기술자나 팀에게 작업이 주어지도록 보장합니다.
4. 추적 및 모니터링: 작업 주문의 수명 주기 전반에 걸쳐 진행 상황을 추적하는 것이 중요합니다. 여기에는 작업 상태 모니터링, 발생한 문제 포착, 기술자가 예상 시간 내에 작업을 완료하는지 확인이 포함됩니다.
5. 완료 및 문서화: 팀이 작업 주문을 완료하면 향후 참조와 분석을 위해 결과를 문서화해야 합니다. 여기에는 사용된 부품, 소요 시간, 필요한 후속 조치 기록이 포함됩니다.
6. 보고 및 분석: 효과적인 작업 주문 관리 시스템은 강력한 보고 및 분석 기능을 제공합니다. 이를 통해 조직은 추세를 파악하고, 성과를 측정하며, 유지보수 프로세스 개선을 위한 데이터 기반 결정을 내릴 수 있습니다.

팀은 컴퓨터화 유지보수 관리 시스템(CMMS) 소프트웨어를 자주 사용해 작업 주문 관리를 간소화합니다. CMMS 소프트웨어는 자동 작업 주문 생성, 실시간 추적, 포괄적인 보고 도구 같은 기능을 제공해 유지보수 운영을 더 쉽게 관리하고 최적화할 수 있게 합니다.

작업 주문 관리 프로세스란? 단계별 가이드

작업 주문 관리는 잘 운영되는 유지보수 프로그램의 핵심 구성 요소이자, 조직이 비계획 가동 중단을 피할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 작업 주문 시스템은 팀의 모든 사람이 유지보수 작업 완료와 기록을 위해 동일한 프로세스를 따를 수 있도록 간소화되고 따라하기 쉬운 단계를 가져야 합니다.

일반적인 작업 주문 관리 프로세스는 다음과 같습니다.

1. 작업 식별: 첫 단계는 문제 식별입니다. 예를 들어, 직원이 누수를 신고하거나 센서가 자산 온도가 정상보다 높음을 감지할 때 발생할 수 있습니다.
2. 작업 주문 생성: 다음 단계는 작업 주문 생성입니다. 작업 주문에는 문제 위치, 영향을 받는 자산, 상황 세부 사항, 이전 유지보수 이력, 기술자가 작업을 완료하는 데 필요할 수 있는 기타 정보가 포함됩니다.
3. 관리자 승인: 작업 주문은 우선순위 결정과 추가 정보 추가를 위해 관리자를 거쳐 라우팅되는 경우가 많습니다.
4. 작업 주문 배정: 작업 주문은 기술자의 기술 세트, 가용성 또는 기타 요소를 기반으로 기술자에게 배정됩니다.
5. 작업 주문 완료: 기술자가 작업 주문을 완료하고 수행한 작업, 작업에 소요된 시간, 사용된 부품, 기타 중요한 정보를 문서화합니다.
6. 작업 주문 종결: 작업이 완료되면 기술자가 작업 주문을 종결합니다. 필요한 경우 작업 주문이 관리자 승인이나 최종 검사를 위해 발송된 후 종결될 수 있습니다.

작업 주문 관리의 이점

강력한 작업 주문 관리 시스템은 계획, 추적, 유지보수 작업 관리를 간소화함으로써 조직에 상당한 이점을 제공합니다. 잘 조직된 작업 주문 시스템은:

• 팀이 작업 주문을 올바르게 우선순위화하도록 보장해 지연 위험을 줄이고 가동 중단 시간을 최소화합니다.
• 기술자가 필요할 때 필요한 정보를 갖출 수 있게 해 유지보수 프로세스를 단순화합니다.
• 기술자가 서류 작업과 추적에 들이는 시간을 줄이고 유지보수에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 해 비용을 절감합니다.
• 작업 주문을 프로세스의 다음 단계로 자동 이동시켜 시간 관리를 개선합니다.
• 기술자가 작업을 효율적이고 효과적으로 수행하는 데 필요한 정보를 제공해 가동 중단 시간을 줄입니다.
• 작업을 수행하는 기술자와 향후 같은 자산을 작업할 미래 기술자 모두에게 상세한 문서화를 제공합니다.
• 감독 기관의 컴플라이언스 규정을 준수해야 하는 조직에 감사 대비 유지보수 추적을 제공합니다.

작업 주문의 유형

작업 주문은 광범위한 작업을 다룰 수 있지만, 일반적으로 세 가지 범주 중 하나에 속합니다.

반응형 유지보수 작업 주문

팀은 자산 성능을 적극적으로 저해하는 이슈에 대응해 반응형 유지보수 작업 주문을 생성합니다. 작업 주문을 떠올릴 때 가장 먼저 생각나는 유형일 수 있지만, 기술자가 처리하기 가장 까다로운 유형이기도 합니다. 반응형 작업 주문은 막힌 공기 필터 청소처럼 단순할 수도 있고, 완전 고장 후 주요 자산 수리처럼 복잡할 수도 있습니다. 반응형 작업 주문은 무언가 고장 난 후에 생성되므로, 기술자가 수정하기 전에 트러블슈팅이나 기타 시간이 많이 소요되는 작업이 필요할 수 있습니다. 반응형 작업 주문은 다른 유형의 작업 주문보다 우선순위가 높은 경우가 많습니다.

예방 정비 작업 주문

예방 정비 작업 주문은 고비용 반응형 유지보수의 필요성을 줄이는 데 도움이 되는 정기적 작업입니다. 예방 정비 작업 주문의 예로는 자산이 일정 시간 가동된 후 윤활 수행하거나 몇 개월마다 필터 교체하는 것이 있습니다. CMMS 소프트웨어를 사용하는 회사의 경우, 이 유형의 작업 주문은 일정에 따라 자동으로 생성될 수 있습니다.

예측 정비 작업 주문

예측 정비 작업 주문은 온도 센서나 진동 센서 같은 장치가 자산이 이상적인 매개변수 밖에서 작동하고 있음을 나타낼 때 예약됩니다. 이 유형의 작업 주문은 기술자가 정렬 불량이나 베어링 고장 같은 진행 중인 문제를, 전체 자산 고장과 비계획 가동 중단을 초래하기 전에 해결할 수 있게 합니다. CMMS를 사용하면 진동이나 온도 같은 기계 건전성 매개변수가 사전 설정된 임계값에 도달하면 이러한 작업 주문이 자동으로 예약될 수 있습니다.

작업 주문 관리의 모범 사례

1. 작업 주문을 다양한 템플릿으로 분류

포괄적인 보고서를 작성하려면 작업 주문 양식에 어떤 항목이 포함될지 결정해야 합니다. 표준 예방 정비 체크리스트에는 다음 세부 사항이 있어야 합니다:

• 요청자 연락처 정보
• 수행할 작업 설명
• 지정된 자산 위치
• 완료 예상 시간
• 사용될 부품 및 자재

작업 주문 기준에는 PM 작업, 안전, 점검, 수리, 긴급 등이 포함됩니다. 예를 들어, 전기 작업 주문은 장치 배선 점검을 포함할 수 있는 반면, 수리 작업 주문은 산업용 로봇 팔 복원에 필요한 도구를 상세히 기술할 수 있습니다.

2. 작업 주문 관리에 CMMS 활용

CMMS는 유지보수 관리 전략에 더 큰 가시성을 제공하는 작업 주문 소프트웨어 유형입니다. 이는 작업 주문을 위한 자동화된 소프트웨어 솔루션을 구현합니다. CMMS 소프트웨어를 사용하면 정기 유지보수 활동을 예약하고 마감 시 팀에 알림을 보낼 수 있습니다. 거기서 우선순위 수준을 평가하고, 예비 부품과 장비를 문의하고, 요청 티켓에 이미지나 비디오를 첨부할 수 있습니다.

CMMS 앱(데스크톱 및 모바일)은 작업 진행 상황을 감독하고 기계가 다운되면 알림을 보냅니다. 작업 주문에 전념한 시간을 추적하고 보고서를 구축해 가장 효율적인 완료 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다. 대부분의 CMMS 앱이 가진 또 다른 기능은 현재 공급업체나 제조업체로부터의 자본 비용에 대한 송장 생성입니다. 또한 빠른 대시보드 검색을 통해 데이터에 접근할 수 있게 합니다.

3. 모든 절차를 심층적으로 보고

당연히 작업 주문 관리 시스템이 조직적이길 원합니다. 작업 주문은 자산의 다른 파일과 함께 저장되어 고장 패턴을 식별하는 유지보수 이력을 구축해야 합니다. CMMS를 사용하면 기술자가 단일 플랫폼에서 성공에 필요한 모든 정보(특정 기계 수리 지침, 제조사 유지보수 권장 사항 등)를 얻을 수 있습니다.

유지보수 관리자로서 FDA와 EPA 규정을 준수하는 투명한 절차를 만들어 플랜트 전체 감사를 무난히 통과해야 합니다. 원격 장치를 사용해 자산을 지속적으로 모니터링하고 정확한 보고서를 생성하세요. 기타 기준 중에서도 각 보고서는 완료된 작업 주문의 정확한 날짜, 위치, ID를 보여야 합니다.

4. 작업 주문 관리 프로토콜에 자산 중요도 반영

작업 주문이 활성화된 직후, 자산을 별도의 우선순위 유형으로 분류하세요. 이렇게 하면 일상에 포함된 저우선순위 작업에 과도한 자원을 쓰지 않아 인건비와 자재비를 절약할 수 있습니다. 반대로, 안전 관련 작업 주문을 무시하는 것은 위험한 작업 환경으로 이어지므로 위험합니다.

최선의 방침은 백로그가 쌓이는 것을 방지하기 위해 생산성에 미치는 영향을 판단하는 것입니다. 작업 주문 분석 중 핵심 기능인 평균 고장 간격(MTBF) 등 비정상적인 유지보수 KPI가 있는지 확인해 결함 있는 보고로 종결되는 것을 방지하세요.

5. 팀 기술 평가

표면적으로 볼 때, 작업 주문 관리는 주로 팀에 작업을 할당하는 것처럼 보일 수 있지만, 적격 인력을 선발하기 위해 팀원의 강점과 약점을 평가하는 것도 필요합니다. 각 직원에 대해 중장비 경험부터 엔지니어링 원리 지식까지 기술적 기술에 집중하세요.

그들이 특정 분야를 전문화하도록 장려해 시간이 지남에 따라 향상되게 하세요. 이는 무작위로 선발해 긴급 요청을 처리하게 하는 것보다 더 실용적인 접근법입니다.

6. 펜과 종이에서 탈피

현대 조직의 규모를 고려할 때, 수작업으로 작업 주문 관리 프로세스를 실행하려는 시도는 더 이상 말이 되지 않습니다. 문서를 캐비닛에 쑤셔 넣으면 찾기 어렵고, 서류 작업은 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 과거 기록이 변화하는 조건을 반영해 업데이트되지 않기 때문입니다. 스프레드시트는 간단한 공식 계산에는 훌륭하지만, 그 값을 분석으로 쉽게 변환하거나 원격 감지기와 조화시킬 수는 없습니다. CMMS 소프트웨어 구현은 플랫폼에서 권한 있는 모든 사용자에게 관리 기능을 제공함으로써 작업 주문 관리를 간소화하는 점에서 다릅니다.

7. 상세한 완료 노트 추가

작업 주문을 종결한다고 해서 팀이 다시 검토할 필요가 없는 것은 아닙니다. PM의 경우에도 여전히 작업의 위험과 이득을 비용 절감 vs 소요 시간을 고려해 저울질해야 합니다. 기술자들이 근본 원인이나 작업 품질에 대한 노트를 남기고, 향후 조사를 위해 추가 문제를 기록하도록 장려하세요.

작업 주문은 자산 상태를 가늠하고 어떤 부품이 유지보수 대상인지 식별해 앞으로의 신뢰할 수 있는 계획을 세우는 것을 목표로 합니다. 성공적인 작업 주문 관리 프로그램을 구축하려면, 반응형, 예방적, 예측적 요청에 통제된 환경에서 어떻게 대응할지 아는 것이 중요합니다. 그것은 작업 주문 관리의 모범 사례를 실천하는 것에서 시작됩니다.