전자 송장으로 전환해야 하는 세 가지 이유

공급망 프로세스가 더욱 자동화됨에 따라 많은 조직에서 주문-현금 주기를 디지털화하려는 비전을 가지고 있습니다. 프로세스는 종종 구매, 상품 수령, 인바운드 인보이스 및 결제의 3단계 디지털화로 나뉩니다.

많은 기업들이 이 여정을 시작했지만 완료하려는 노력에 정체되어 있습니다. 경쟁하는 구성원들은 조직의 변화를 가져오기 어렵게 만듭니다. 이니셔티브에 3~4명의 수석 부사장이나 C급 임원이 참여하는 것은 드문 일이 아닙니다.

디지털화에 대한 지연된 노력은 종종 우선순위 상충에 뿌리를 두고 있습니다. 회사는 현금 흐름을 최적화하거나 전체 비용을 줄이는 것보다 수익 성장에 더 중점을 둘 수 있습니다. 그러나 마지막 두 가지 목표를 추구하는 사람들에게 전자 인보이스는 강력한 이점을 제공할 수 있습니다.

종이 인보이스를 받는 것은 문제가 있습니다. 전자 우편으로 보낸 PDF 파일, 팩스 또는 우편으로 보낸 종이와 같은 다양한 형식으로 도착하는 경우가 많습니다. ERP(전사적 자원 관리) 시스템에 정보를 입력하는 작업은 비용이 많이 들고 시간이 많이 걸리며 오류가 발생하기 쉽습니다. 이와 대조적으로 EDI 또는 XML을 통해 디지털 인보이스에서 ERP로 데이터를 전송하면 사람이 개입할 필요가 없고 입력 오류가 방지되며 인보이스 승인 및 결제가 빨라집니다.

인바운드 송장이 디지털화되면 얻을 수 있는 세 가지 중요한 이점이 있습니다.

공급업체 할인 혜택을 이용할 수 있습니다. 공급업체 할인을 이용하는 회사는 현금 흐름을 가속화하고 운영 비용을 절감할 수 있습니다. 하지만 송장을 ERP로 가져와 승인하는 과정에 시간이 너무 많이 걸리기 때문에 많은 사람들이 이를 수행할 수 없습니다. 인바운드 송장을 디지털화하면 입력 프로세스가 빨라지고 잘못된 데이터가 정리됩니다. 이러한 노력 덕분에 ERP가 고유 식별 번호가 없고 특정 시간 내에 처리할 수 없기 때문에 송장을 거부할 가능성이 없습니다.

인보이스 매칭 자동화. 대부분의 ERP 시스템은 데이터가 디지털화되면 양방향 또는 3방향 일치를 자동화할 수 있습니다. 그러나 여러 시스템을 사용하는 사람들은 종종 내부 시스템 간의 데이터 교환을 자동화할 수 없습니다. ERP에 투자하지 않고 여전히 회계 소프트웨어를 사용하는 회사는 매칭 프로세스를 디지털화하는 데 어려움을 겪을 것입니다.

좋은 소식은 클라우드 통합 회사를 사용하는 디지털화된 주문-현금 프로세스가 해당 기능을 위해 ERP에 의존할 필요 없이 클라우드에서 자동화된 양방향 또는 3방향 매칭을 제공할 수 있다는 것입니다. 양방향 일치는 송장을 구매 오더와 비교할 수 있는 반면, 3방향 일치는 상품 입고를 추가합니다. 수량 또는 제품의 불일치는 지불 전에 신속하게 식별하고 강조 표시할 수 있습니다. 결과적으로 회사는 "잘못된" 인보이스에 대해 비용을 지불하지 않습니다.

인건비 절감 ERP 또는 회계 시스템에 송장을 입력하는 비용 외에도 송장 승인 및 지불 상태를 찾는 공급업체와 관련된 숨겨진 비용이 있습니다. 하나의 인보이스 결제에 대해 공급업체로부터 여러 번 전화를 받는 것은 드문 일이 아닙니다. 프로세스가 디지털화되면 인보이스 및 지불 날짜의 상태를 보여주는 공급업체별 대시보드를 더 쉽게 생성할 수 있습니다. 이러한 디지털 대시보드는 일반적으로 숨겨져 있는 프로세스를 통해 공급업체와 의사 소통하는 숨겨진 비용을 제거합니다.

인바운드 송장 프로세스를 디지털화하면 일부는 명백하고 일부는 완전히 인정되지 않는 많은 잠재적인 이점을 제공합니다. 비용을 줄이고 현금 흐름을 최적화하며 주문에서 현금으로 전환하는 프로세스를 개선하는 것이 비즈니스에 중요한 경우 인바운드 인보이스를 디지털화하는 방법을 조사하십시오.

Steve Scala는 B2Bi(기업 간 통합) 관리 서비스의 글로벌 제공업체인 DiCentral의 기업 개발 담당 부사장입니다.