전자 인보이싱 전환의 3대 핵심 혜택

공급망 프로세스가 자동화됨에 따라 많은 조직이 오더투캐시(Order-to-Cash) 사이클의 디지털화를 구상합니다. 이 과정은 보통 조달, 물품 수령, 인바운드 인보이스 및 지급의 3단계 디지털화로 나뉩니다.

많은 기업이 여정을 시작했지만 완수하지 못한 채 정체됩니다. 상충하는 이해관계자들의 이해가 조직 변화를 어렵게 만듭니다. 이니셔티브에 3~4명의 수석 부사장이나 C레벨 임원이 관여하는 것은 흔한 일입니다.

디지털화 정체의 뿌리: 상충하는 우선순위

정체된 디지털화 노력은 종종 상충하는 우선순위에서 기인합니다. 기업이 현금 흐름 최적화나 전체 비용 절감보다 매출 성장에 더 중점을 둘 수 있습니다. 하지만 후자 두 목표를 추구하는 기업이라면 전자 인보이싱이 강력한 혜택을 줄 수 있습니다.

종이 인보이스 처리의 문제점

종이 인보이스 수령은 문제가 많습니다. 이메일 PDF, 팩스, 우편물 등 다양한 형식으로 도착합니다. 이를 ERP(전사적자원관리) 시스템에 입력하는 행위는 비용이 많이 들고, 시간이 오래 걸리며, 오류가 발생하기 쉽습니다. 반면 EDI나 XML을 통해 디지털 인보이스에서 ERP로 데이터를 전송하면 사람의 개입이 필요 없고, 입력 오류를 피하며, 인보이스 승인과 지급을 가속화합니다.

인바운드 인보이스 디지털화의 3대 추가 혜택

1. 공급업체 할인 혜택 활용

공급업체 할인을 활용하는 기업은 현금 흐름을 가속화하고 운영 비용을 줄일 수 있습니다. 하지만 많은 기업이 인보이스를 ERP에 입력하고 승인받는 데 시간이 너무 오래 걸려 이를 실천하지 못합니다. 인바운드 인보이스 디지털화는 입력 프로세스를 가속화하고 불량 데이터를 정화합니다. 이 노력은 고유 식별 번호가 없어 ERP가 인보이스를 거부하거나 특정 시간 경계 내 처리할 수 없게 되는 상황을 제거합니다.

2. 인보이스 매칭 자동화

대부분 ERP 시스템은 데이터가 디지털화되면 2-way 또는 3-way 매칭을 자동화할 수 있습니다. 하지만 다중 시스템을 가진 기업은 내부 시스템 간 데이터 교환을 자동화하지 못하는 경우가 많습니다. ERP에 투자하지 않고 여전히 회계 소프트웨어를 쓰는 기업은 매칭 프로세스 디지털화에 어려움을 겪습니다.

좋은 소식은 클라우드 통합 업체를 활용한 디지털화된 오더투캐시 프로세스가 ERP에 의존하지 않고 클라우드에서 자동 2-way 또는 3-way 매칭을 제공할 수 있다는 점입니다. 2-way 매칭은 인보이스와 발주서를 비교하고, 3-way 매칭은 물품 수증까지 추가합니다. 수량이나 제품의 불일치를 지급 전에 신속히 식별하고 강조할 수 있습니다. 그 결과 기업은 '유효하지 않은' 인보이스에 대한 지급을 방지할 수 있습니다.

3. 인건비 절감

인보이스를 ERP나 회계 시스템에 입력하는 비용 외에도, 벤더가 인보이스 승인 및 지급 상태를 문의하는 데 드는 숨은 비용이 있습니다. 단 한 건의 인보이스 지급 문제로 벤더로부터 여러 차례 전화를 받는 일은 흔합니다. 프로세스가 디지털화되면 벤더별 대시보드를 쉽게 만들어 인보이스 상태와 지급일을 보여줄 수 있습니다. 이런 디지털 대시보드는 일반적으로 벤더에게 숨겨진 프로세스에 대한 소통이라는 숨은 비용을 제거합니다.

디지털화로 얻는 명백하고 숨은 혜택

인바운드 인보이스 프로세스 디지털화는 명백한 것부터 충분히 인식되지 않은 것까지 다양한 잠재적 혜택을 제공합니다. 비용 절감, 현금 흐름 최적화, 오더투캐시 프로세스 개선이 귀사의 비즈니스에 중요하다면 인바운드 인보이스 디지털화를 검토해 보십시오.

Steve Scala는 DiCentral의 기업 개발 담당 수석 부사장입니다. DiCentral은 글로벌 B2B 통합(B2Bi) 관리 서비스 제공업체입니다.