자산 태그 지정 프로세스 흐름의 6단계

자산 태깅을 활용하여 물리적 자산을 관리하는 모든 조직은 자산을 취득할 때 자산에 태깅하고 사용 가능한 수명 동안 자산을 ​​모니터링하기 위한 명확하고 효율적인 프로세스가 필요합니다.

자산 태깅이란 무엇입니까?

자산 태깅은 자산에 식별 태그 또는 레이블(자산 태그라고도 함)을 부착하는 프로세스입니다. 자산 태깅은 고정 자산과 이동 자산 모두에 사용되어 유효 수명 동안 개별 자산을 식별하는 방법을 제공합니다. 일반적으로 바코드로 인쇄되는 자산 태그는 휴대형 바코드 리더 또는 바코드 스캔 앱이 장착된 스마트폰을 사용하여 스캔되므로 사용자는 자산의 위치, 유지 관리 이력 또는 기타 세부 정보에 관한 데이터를 얻고 문서화할 수 있습니다.

자산 태깅은 일반적으로 재고 관리, 재공품(WIP) 애플리케이션, CMMS 솔루션을 통한 유지보수 및 수리 프로세스 관리에 사용됩니다. 자산 태깅은 의료에서 ​​교육, 창고, 방위, 유틸리티 및 제조에 이르기까지 다양한 산업에서 사용됩니다.

자산 태그 지정 시스템의 목적은 무엇입니까?

자산 태깅을 통해 회사는 각 자산에 고유한 식별자를 할당할 수 있습니다. 바코드로 인쇄된 자산 태그는 수동 데이터 입력의 필요성을 제거하여 정확하고 효율적인 재고 추적을 가능하게 하고 유지보수 및 수리와 같은 활동의 간소화된 문서화를 가능하게 합니다. 기업은 각 자산의 위치, 유지 관리 이력, 사용 및 기타 세부 정보를 추적하여 기록 보관을 간소화하고 회계 및 세무 목적의 보고를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 완전한 활용 데이터를 통해 장비 자산의 감가상각을 쉽게 계산할 수 있습니다.

일부 산업에는 태그를 지정해야 하는 자산 유형, 자산 태그에 필요한 재료 및 기타 자산 식별 요구 사항을 규정하는 규정이 있습니다. 예를 들어 방위 산업은 MIL-STD-130에 따라 UID 또는 IUID라고도 하는 고유한 식별을 요구합니다. UID 레이블이라고 하는 방위 애플리케이션에 사용되는 자산 태그는 가혹한 환경 조건을 견딜 수 있는 능력을 포함하여 엄격한 기준을 충족해야 하며 자산의 수명 내내 읽을 수 있어야 합니다. 방위 산업에서 자산 태깅 시스템은 제조에서 유통 및 최종 처분에 이르기까지 전체 수명 주기 동안 군사 자산을 추적하는 데 유용한 도구를 제공합니다.

개별 자산에 대해 수집된 데이터를 통해 모든 산업 분야의 회사는 예상 사용 수명이 거의 다한 장비를 수리하는 것보다 새 장비에 투자하는 것이 재정적으로 더 건전한 결정인지 여부를 결정하는 것과 같이 더 스마트하고 데이터 기반 결정을 내릴 수 있습니다.

각 품목에는 고유한 식별자가 부착되어 있고 해당 위치 기록이 문서화되어 있으므로 자산 태깅은 도난 및 분실을 방지하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 변조 방지 바코드 라벨과 같은 특정 유형의 자산 태그는 도난을 방지하기 위해 추가적인 억제 수단을 추가합니다.

자산 태그가 중요한 이유는 무엇입니까?

자산 태그는 자산 추적 시스템의 기초이며 개별 자산을 식별하는 신뢰할 수 있는 방법과 데이터를 캡처하는 효율적인 수단을 제공합니다. 자산 태그가 없으면 자산의 위치 및 기록에 대한 정보를 수동으로 문서화해야 하며, 이는 인적 오류가 많고 부정확하기 쉬운 프로세스입니다. 자산은 수동 프로세스에 의존할 때 잘못 식별될 가능성이 더 높으며 그 결과 신뢰할 수 없는 데이터가 생성됩니다.

영구적인 감압 접착제 또는 기계적 부착물을 사용하여 자산에 부착된 자산 태그는 자산의 사용 가능한 수명 동안 부착된 상태를 유지하고 읽을 수 있도록 합니다. 자산 태그는 수십 년 동안 계속 사용할 수 있는 자산을 표시하는 데 사용되기 때문에 자산 태그를 선택할 때 운영 환경을 고려하는 것이 중요합니다.

바코드는 필 앤 스틱 라벨에 인쇄할 수 있지만 이러한 종이 기반 라벨은 몇 달 또는 몇 년에 걸쳐 비, 눈 및 자외선에 노출될 만큼 충분히 내구성이 없습니다. 떨어지거나 바래거나 읽을 수 없게 된 자산 태그는 교체해야 하므로 처음부터 자산의 일반적인 환경 조건을 견딜 수 있는 내구성 있는 자산 태그를 선택하는 것에 비해 자산 수명 내내 더 많은 비용이 발생합니다.

효율적인 자산 태그 지정 시스템을 위한 6단계

다음은 자산 태그 지정 프로세스 흐름의 필수 단계에 대한 개요입니다.

1. 자산 유형 및 카테고리를 식별합니다.
2. 고유 식별 번호를 할당합니다.
3. 필요한 자산 라벨 유형을 결정합니다.
4. 자산 추적 시스템에 자산 및 모든 관련 정보를 입력합니다.
5. 항목에 자산 태그를 부착합니다.
6. 데이터 검증 프로세스를 구현합니다.

간소화된 자산 태그 지정 프로세스를 구현하기 위해 알아야 할 사항은 다음과 같습니다.

자산 유형 및 카테고리 식별

자산 추적 시스템을 이미 구현했다면 자산 범주 및 유형을 포함한 자산에 대한 분류 시스템 또는 스키마가 있을 것입니다. 자산 추적 시스템을 처음 구현하는 경우 이 분류 시스템을 만드는 것은 시간이 지남에 따라 일관된 분류를 보장하는 필수 단계입니다. 자산은 부서, 비용, 용도 또는 기타 여러 변수별로 그룹화될 수 있습니다.
회계 목적으로 자산을 분류하는 데 사용되는 프로세스와 일치하는 분류 방법을 선택할 수 있습니다. 회계 시스템에 유형 자산과 무형 자산이 모두 포함되어 있고 자산 태그 지정 프로세스는 유형 자산에만 관련되어 있지만 물리적 자산 분류가 회계 방법론과 일치하도록 하면 더 간단한 통합 및 보고가 가능합니다.

Corporate Finance Institute를 통한 스크린샷

다음은 물리적 자산 범주의 몇 가지 예입니다.

• 가구
• IT 장비(컴퓨터, 노트북)
• 시청각 장비
• 기술 장비(전원 공급 장치, 에어컨 장치)

고유 식별 번호 할당

자산을 분류하고 유형별로 분류하는 것 외에도 각 자산에는 정확한 추적을 위해 고유한 식별 번호가 있어야 합니다. 이 고유 ID는 개별 자산을 동일한 범주 및 유형의 다른 자산과 구별하여 재주문, 유지 관리 및 회계와 같은 프로세스를 더 쉽게 관리할 수 있도록 합니다.
고유 식별 번호에는 자산 유형 또는 소유권 부서를 나타내는 코드가 포함될 수 있습니다. . 예를 들어 HR 부서에서 관리하는 자산에는 013과 같은 접두어가 포함될 수 있지만 회계에서 관리하는 자산에는 014라는 접두사가 포함될 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 태그만 보고 자산에 대한 중요한 정보를 쉽게 확인할 수 있으며 더 자세하게 정보를 바코드로 스캔하면 됩니다.

필요한 자산 라벨 유형 결정

자산 레이블 및 태그는 만능 솔루션이 아닙니다. 가혹한 조건에 노출될 수 있는 자산에 대한 내구성 자산 태그 또는 도난, 무단 이전 또는 변조될 수 있는 고부가가치 자산에 대한 보안 자산 태그와 같이 특정 애플리케이션에 적합하도록 설계된 다양한 자산 레이블 및 태그가 있습니다. . 영구 장비 레이블은 자산 수명 동안 데이터 수집을 자동화하는 데 이상적입니다. 자산의 범주와 유형, 자산이 노출될 환경 조건을 고려하십시오. 가혹한 세척 용액을 사용하여 자산을 세척합니까? 화학 물질이나 용제에 노출됩니까? 외부 기상 조건에 노출됩니까? 각 저작물에 가장 적합한 저작물 레이블을 결정할 때 이러한 모든 요소를 ​​고려해야 합니다.

자산 추적 시스템에 자산 및 관련 정보 입력

자산은 수령 후 즉시 시스템에 입력해야 합니다. 이 프로세스를 간소화하려면 자산에 태그를 지정해야 하는 시기, 분류 방법, 특정 자산 유형에 대해 요청할 자산 레이블 유형 및 데이터 입력 절차를 설명하는 프로세스 문서를 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 University of Washington에는 프로세스 흐름에 대한 특정 정보를 제공하는 태그 지정 절차 문서가 있습니다. 데이터 입력 요구 사항은 자산 범주 및 유형에 따라 다를 수 있습니다. 일반적으로 자산 추적 시스템에 입력되는 데이터에는 다음이 포함됩니다.

• 자산 식별 번호
• 일련번호 또는 모델 번호
• 제조업체 또는 공급업체 정보
• 취득 날짜
• 소유권의 위치 또는 부서
• 상태
• 자산 가치

항목에 자산 태그 부착

부착 방법은 자산 유형 및 라벨 유형에 따라 다릅니다. 일부 자산 태그는 감압 접착제를 사용하는 반면 다른 자산 태그에는 기계적 부착이 있습니다. 일부 자산 태그는 두 가지 첨부 방법을 모두 제공합니다. 접착 또는 기계적 부착 옵션이 있는 경우 자산에 가장 적합한 방법 또는 회사 정책에 따라 필요한 방법을 선택하십시오.

데이터 검증 프로세스 구현

바코드 및 항목의 일련 번호와 같은 최소 2개의 데이터 포인트에서 자산을 확인합니다. 자산을 폐기할 때 이 단계는 "정확하고 검증 가능한 관리 체인"을 보장하는 데 매우 중요합니다. 이는 데이터 침해(특히 IT 자산 폐기)를 완화하고 규정 준수를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
일관된 자산 태깅 프로세스 흐름을 구현하면 회사에서 받은 모든 자산이 일관되게 분류 및 추적되어 회사 전체에서 자산을 쉽게 찾고, 정기적인 유지 관리 일정을 구현하고, 감사 및 회계 목적으로 정확한 기록 보관을 유지할 수 있습니다. 명확한 정책 및 절차를 개발하고 승인된 자산 태그 지정 절차에 대해 팀원을 교육하면 프로세스가 간소화되고 궁극적으로 수익에 긍정적인 영향을 줄 수 있으므로 리소스 활용도를 높이고 불필요한 자산 중복을 줄이며 사용 가능한 수명을 늘릴 수 있습니다. 투자.