코넥시옴(Conexiom): 주문-현금화 프로세스 자동화로 빠르고 오류 없는 운영 실현

주문-현금화(O2C) 프로세스 최적화의 중요성

도매 제조 및 유통에서 주문-현금화 프로세스는 성공의 핵심이다. O2C 프로세스 흐름을 간소화하면 고객에게 더 효율적으로 서비스하고, 지연과 오류를 줄이며, 인력을 가장 효율적으로 배치할 수 있다.

O2C 프로세스를 최적화하려면 이를 일련의 개별 단계로 이해해야 한다. 그중 자동화로 대폭 개선할 수 있는 세 가지 핵심 단계는 주문 이행(Order Fulfillment), 고객 인보이싱(Customer Invoicing), 매출채권(Accounts Receivable)이다.

O2C 프로세스의 거시적 관점

주문-현금화 프로세스는 조직의 전체 주문 처리 시스템을 구성한다. 고객 주문으로 시작해 기업이 대금을 수취하는 것으로 끝난다. 워크플로는 기업마다 다르며 주문은 다양한 플랫폼으로 들어오지만, 이 순서는 모든 O2C 프로세스의 기반이 된다.

O2C 프로세스는 인력, 공급망 관리, 재고 관리 등 운영의 모든 측면에 영향을 받는다. 프로세스가 더 빠르고 원활하게 완료될수록 주문 주기 시간이 단축되어 수익 실현 시간이 줄어든다. 더욱이 인보이싱과 매출채권 기능에서 수집된 데이터가 기업의 수익과 현금 유입을 결정하므로, 프로세스 지연은 유동성 문제를 촉발할 수 있다.

주문-현금화 사이클 자동화

대부분 기업에서 O2C 프로세스는 여덟 단계로 세분화된다.

1. 주문 관리(Order Management)
2. 신용 관리(Credit Management)
3. 주문 이행(Order Fulfillment)
4. 주문 배송(Order Shipping)
5. 고객 인보이싱(Customer Invoicing)
6. 매입채무(Account Payable)
7. 대금 회수(Payment Collections)
8. 보고 및 데이터 관리(Reporting and Data Management)

주문 이행(Order Fulfillment)

많은 기업에서 비효율이 스며들기 시작하는 지점이다. 기술이 엄청나게 발전했음에도 여전히 수작업으로 주문을 처리한다. 실제로 북미 기업들은 매년 수많은 주문을 수작업으로 처리한다.

수작업 주문 처리에서는 고객 서비스 담당자가 1990년대부터 해오던 대로 구매 주문을 수동으로 입력한다. 하지만 이제 대부분의 구매자가 조달 및 ERP 소프트웨어를 사용하므로, 이는 수동 데이터 입력과 문서 왕복 교환의 복잡한 안무로 변질된다.

이는 시간 소모적이고 끔찍하게 비효율적이다. 세일즈 오더 자동화(Sales Order Automation) 도입이 현명한 선택이다. 수작업 주문 처리를 넘어설 때 전체 O2C 프로세스를 가속화할 수 있다.

고객 인보이싱(Customer Invoicing)

O2C 사이클에서 뛰어난 기업들은 인보이스의 16.2%만 수작업으로 처리한다. 자동화 처리가 더 인기 있는 이유는 더 빠르고 오류가 없기 때문이다. 수작업 처리로는 인보이싱 부정확성과 지연이 쌓여 현금 흐름 문제를 일으키고 운영을 방해할 수 있다. 100% 정확도로 인보이스를 처리하는 도구를 활용해 프로세스를 더욱 간소화하라.

매입채무(Accounts Payable)

회계 시스템 자동화로 기한 전 미수 인보이스를 쉽게 플래깅할 수 있다. 또한 매입채무 팀이 시스템 데이터를 신속하게 검토해 오류 위치를 파악하고 수정된 인보이스를 신속하게 반환할 수 있어야 한다.

세일즈 오더 자동화로 O2C 흐름 완화

성공적으로 관리되고 최적화된 O2C 프로세스와 적절한 기술이 결합되면, 기업은 고객에게 효율적으로 가치를 제공하고 서비스에 대한 적시 보상을 받을 수 있다. 여덟 단계 프로세스 전반에서 기술 혁신이 O2C 프로세스 흐름을 개선할 수 있다.

코넥시옴(Conexiom)은 구매 주문을 세일즈 오더로 사람 팀을 뛰어넘는 속도와 정확도로 변환한다. 이 기술은 지루한 데이터 입력 작업을 없애고, 비용을 절감하며, 리소스 효율성을 높이고, 수천 개의 거래 파트너로 확장 가능하며, 고객 경험을 개선한다. 세일즈 오더 자동화를 구현하면 O2C 프로세스의 바로 시작점에 새로운 효율성을 주입한다. 모든 것이 더 빠르게, 더 적은 오류로 움직인다. 주문이 더 빨리 처리되고, 현금이 더 빨리 유입된다.

"우리 CSR 팀은 예전에는 시간의 80%를 주문 입력에, 20%를 고객에 썼다. 이제는 80%를 고객에, 20%를 주문 입력에 쓴다. 퇴사한 직원 충원도 필요 없다." - 코넥시옴 고객사

이상적인 O2C 프로세스 결과를 얻으려면 프로세스 관리, 부서 간 협업, 기술의 융합이 필요하다. 올바른 솔루션을 도입하면 전체 프로세스가 간소화되고 단계 간 원활한 전환이 보장된다. 또한 리소스와 인력이 진정 중요한 일, 즉 향상된 고객 경험 제공에 집중할 수 있게 된다.