최신 문서의 중요성과 과제

규모와 활동 유형에 관계없이 어떤 회사도 문서 없이는 운영할 수 없습니다. 일반적인 정책에서 가장 자세한 작업 지침에 이르기까지 보안 절차 및 모든 종류의 보고서를 통해 회사의 원활한 운영에 대한 중요하고 유용한 모든 정보가 기록됩니다. 관련 직원이 명확하고 정확하며 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 또한 이 문서는 최신 버전과 최신 버전 및 수정 사항을 통합하는 동시에 사용되지 않는 항목을 제거하는 것이 중요합니다. 요약하면 해당 문서를 업데이트해야 적용할 수 있습니다.

문서 관리 절차

QMS, 보안 또는 기타 관리 시스템이든, 문서 제어 절차를 설정하고 적용하는 것은 오늘날 산업에서 필수입니다. 그러나 이 의무는 내부적으로 생성된 문서와 출처가 회사 외부인 문서 모두에 적용됩니다.

이러한 접근 방식의 목적은 본질적으로 비즈니스 활동에 사용되는 정보의 정확성과 신뢰성을 보장하는 것입니다. 또한 모든 작업이 계획되고 작성된 내용과 일치하여 적시에 수행되도록 합니다.

내부 문서 통제 절차는 방송 전 확인 및 승인 절차를 거쳐야 합니다. 또한 변경 사항을 식별 및 강조 표시하고 직원에게 올바른 버전이 있는지 확인해야 합니다. 그들이 필요로 하는 문서의. 정보의 가용성, 접근성 및 명확성 또한 내부 문서 관리 절차에서 다루는 측면의 일부입니다. 또한 사용되지 않는 문서가 해당 문서와 함께 포함되어 있는 경우 해당 문서를 식별, 파기 및 보관할 수도 있습니다.

고객 및 공급업체 교환, 규정, 표준 및 회사 외부에서 가져온 기타 문서에 대한 정보를 살펴보겠습니다. 후자를 포함하는 문서관리 절차는 주로 회사에 대한 유용성이 입증된 사람을 식별(필요한 문서와 불필요한 문서를 분류)하고 그 내용을 확인하여 보급하는 것으로 구성됩니다.

다큐멘터리 리뷰, 업데이트 및 관련 사항

업계에서는 문서를 최신 상태로 유지 다큐멘터리 리뷰의 주요 축 중 하나입니다. 이는 문서의 내용이 항상 유효하고 적용 가능하며 주제가 되도록 하는 접근 방식에 해당합니다. ISO 9001(2008 버전, 단락 4.2.3)을 포함하여 대부분의 관리 표준에서 요구하는 사항으로 "문서 검토, 필요한 경우 업데이트 및 재승인"이 구체적으로 명시되어 있습니다. 이는 해당 문서가 비즈니스 현실에 맞게 수정되어야 한다고 가정합니다.

업데이트를 통해 문서는 오래된 정보를 제거합니다. . 이렇게 하면 실수, 잘못된 지침 전송의 위험이 크게 줄어듭니다. 새 직원에게 제공하고 결국 쓸모없는 문서 .

다만, 개정 및 구 문서의 관리가 유효한 경우에 한한다. 여기서 문서 업데이트는 지속적인 개선에 결정적인 역할을 합니다. 품질에 영향을 줄 수 있는 요소를 해결하고 이를 지원하는 조치를 통합하기 때문입니다.

최신 문서로 최적의 효율성 보장 각 워크스테이션에서 각 직원은 자신의 임무를 적절하게 수행할 수 있도록 신뢰할 수 있고 업데이트된 가이드를 가지고 있습니다. 동시에 적절한 절차나 작업 지침을 통해 사고 위험을 줄임으로써 직원의 안전을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 과거의 위험한 사건과 이 지역의 새로운 발전을 고려하여.

최신 문서를 어떻게 유지합니까?

최신 문서를 유지하기 위해 산업 회사는 디지털 작업 지침 소프트웨어를 사용합니다. 따라서 작업자와 기술자에게 항상 최신 버전의 문서를 제공할 수 있습니다. Picomto는 운영 문서를 디지털화하는 최고의 소프트웨어입니다. 자세히 알아보려면 저희에게 연락하십시오.