효과적인 작업 지침:작성을 위한 5가지 모범 사례

모든 조직은 작업하고 진행하며 지속적인 개선을 달성하기 위해 효율적이고 품질이 좋은 문서에 의존합니다. . 업계에서 필수 문서는 다양한 성격으로 만들어지며 그 중 작업 지침 직원, 신입 직원 등 회사의 모든 행위자를 위한 진정한 저장소입니다. , 감독자, 경영진 및 의사 결정권자.

그러나 생성하도록 요청받은 지침이 효율적이고 사용되는지 확인하는 방법은 무엇입니까? 어떻게 작성하나요? 효과적인 작업 지침에 도달하기 위한 5가지 모범 사례는 다음과 같습니다.

1. 간단하게!

단순성과 효율성 종종 업계 세계에서 함께 실행됩니다. 간단히 말해서, 지원을 방해하는 모든 데이터의 불필요한 정보를 문서에서 제거하는 것을 의미합니다. 그러나 사용자를 혼란이나 오류로 유인하여 문제를 일으킬 뿐만 아니라 위험도 있습니다.

또한 표준화가 필요합니다. 작업 지침의 요소와 통합만을 포함하는 생성 과정의 최소한의 구조 필요한 참고 자료입니다.

2. 명확하고 정확한 문서 작성

명확성과 정확성. 이것은 개선 및최적화와 관련하여 기억해야 할 두 단어입니다. 효율성, 시간 및 오류 가능성 감소. 작업 및 작업 절차를 설명해야 합니다. 해석을 없애기 위해 명확하고 정확한 시각 자료를 통해 수행됩니다. 따라서 독자는 자신의 위치 내에서 자신의 사명을 완수하는 데 진정으로 인도받을 수 있습니다.

이것은 또한 더욱 명확하고 단순화합니다. 작업 간 연결은 해당 게시물, 각 게시물의 예상 통과 시간, 각 게시물의 개입 순서, 연결 조건, 역에서 역으로의 이동 수단 등 모든 다른 측면에서 가능합니다. 즉, 명확성과 정확성은 작업 절차를 용이하게 합니다. .

3. 종이 없는 세상으로 가십시오!

신뢰할 수 있고 실용적이며 업데이트하기 쉬운 지원에 의존 회사 구성원에게 중요합니다. 목표는 오류, 오작동 및 결함을 줄이거나 없애는 것입니다. 특히 문서가 개정 없이 이전 버전으로 남아 있기 때문에 . 우리는 한 가지를 분명히 해야 합니다. 활용 전통적인 종이 형식은 더 이상 이러한 유형의 요구 사항을 충족할 수 없습니다. 디지털 미디어는 이제 몇 년 동안 선호되어 왔으며 그 이유는 다음과 같습니다. 특히 모바일 화면(태블릿, 스마트폰 ...) 및 주로 보안 문제에 대한 보다 쉬운 액세스를 포함한 정보의 중앙 집중화입니다.

채택 최신 종이 없는/비물질화 작업 지침 작성에 대한 동일한 규정 충족 4.0 산업을 특징짓는 디지털화 작업 환경의 요구 사항 및 동일한 논리 .

4. 작업 지침을 회사 품질 시스템 기둥 중 하나로 만드십시오.

ISO 9001 표준에 정의된 QMS(품질 관리 시스템)는 개발, 유지 관리 및 유지보수 유형 효과적인 품질 문서 . 작업 지침은 품질 문서의 필수 구성 요소 중 하나입니다. 이것은 위에서 언급한 표준을 문서 피라미드 형태로 상징화한 것이며 그 위에 품질 매뉴얼이 있습니다. 이것이 작업 지침이 조직의 측정 가능 달성 능력의 기둥이 되는 이유입니다. 질적 목표 및 효율 보장

5. 사용자의 입장이 되어 보세요

작업 지침을 작성할 때 보고 배포할 사람을 생각하는 것이 분명한 것 같습니다. 그들을. 사용자 입장에서 생각하는 것뿐 아니라 개발에 사용자를 참여시키고 현장에서 수집한 관찰 내용을 고려하는 것을 통해서만 가능합니다. , 구성 가능을 작성할 수 있는 것보다 주제에 대한 문서 최대한 현실에 가깝습니다.

6. (보너스) 디지털 작업 지침 소프트웨어 사용

효과적인 작업 지침을 작성하는 한 가지 적절한 방법은 전용 소프트웨어를 사용하는 것입니다. Picomto는 시각적 및 대화형 작업 지침을 만들 수 있는 디지털 작업 지침 소프트웨어입니다. 솔루션에 대해 자세히 알아보려면 주저하지 말고 전문가에게 문의하세요.