작업 주문 관리를 개선하기 위한 기업을 위한 10가지 팁

지난 30년 동안 회사 운영 관리는 크게 발전했습니다. 변동하는 경제 상황, 증가하는 시장 경쟁 및 컴퓨터 기술로의 이동은 "스마트" 운영 접근 방식을 채택하는 모든 부문의 기업에 큰 책임이 있습니다. 수익성과 경쟁력을 유지하기 위해 기업은 자원, 자재 및 시간 절약을 통해 비즈니스 효율성을 높일 필요성을 인식하고 있습니다. 효과적인 운영 관리의 핵심 측면은 효율적인 작업 지시 관리입니다. 다음은 해당 프로세스를 개선하기 위한 10가지 팁입니다.

1. 종이 기반의 운영 관리 방식에서 디지털 형식으로의 전환을 고려하십시오.

스프레드시트는 매월 20개 미만의 작업 주문을 처리하는 중소 규모의 작업을 위한 탁월한 작업 주문 유지 관리 솔루션을 제공합니다. 스프레드시트는 Microsoft Excel 또는 Lotus 1-2-3과 같은 컴퓨터 프로그램을 사용하여 생성됩니다. 스프레드시트 소프트웨어를 사용하면 열과 행으로 정렬된 데이터를 캡처, 표시 및 조작할 수 있습니다. 스프레드시트는 숫자 데이터와 짧은 텍스트 문자열을 보유하고 데이터 관계를 그래픽으로 표시하도록 설계되었습니다. 반면에 20개 이상의 월별 작업 주문을 관리하는 대규모 시설의 경우 CMMS(Computerized Maintenance Management Software)와 같은 작업 주문 추적 소프트웨어가 작업 주문을 추적하고 정확한 보고서를 신속하게 생성할 수 있기 때문에 더 최적의 선택입니다. 예방적 유지 관리 또는 수리가 필요한 자산을 즉시 결정합니다. 소프트웨어의 최근 혁신에는 보안 클라우드 기반 인터페이스, 스마트폰과 태블릿을 통한 모바일 접근성, 완전히 종이 없는 상태로 전환되어 이러한 시스템이 기업에 더욱 매력적으로 다가옵니다.

2. 사후적 유지보수와 예방적 유지보수를 구분합니다.

사후 유지 보수는 장비의 일부가 예기치 않게 고장 났을 때 수행됩니다. 이 경우 장비가 수리될 때까지 작업이 중단됩니다. 때로는 재고가 없는 경우 필요한 부품을 주문해야 할 수도 있습니다. 한편, 예방정비는 설비가 가동 중일 때 점검을 하여 예상치 못한 고장이나 고장을 방지하기 위해 튠업을 하고 작은 부품을 교체하는 것을 말한다. 가동 중단 시간 및 필요한 부품이 있을 때 예방 유지 보수를 예약할 수 있으므로 가동 중단을 최소화하고 장비 수명을 연장할 수 있습니다.

3. 예방적 유지보수 계획 실행

계획되지 않은 사후 유지보수를 줄이기 위한 예방적 유지보수 계획을 수립하는 것이 중요합니다. 그렇게 함으로써 비용을 절감하고 자원을 더 잘 할당할 수 있으며 시간 관리를 더 효율적으로 할 수 있습니다. 예방적 유지보수 일정을 수립함으로써 시설 관리자는 낮은 사용 시간과 시설 위치에 따라 여러 장비를 동시에 서비스할 수 있도록 장비 조각에 대한 작업을 수행할 기술자를 배치할 수 있습니다.

4. 작업 주문을 자산에 연결

예방적 유지보수 일정을 계획할 때 그리고 나중에 모든 유지보수 이력을 검토할 때 작업 주문을 자산에 연결하는 것이 유익한 전략이 될 수 있습니다. 여기에는 건물 및 위치를 장비(예:배기 팬, 공기 조절기, 에어컨과 같은 옥상 장치)와 연결하는 작업이 포함됩니다. 이러한 연결을 설정하여 관리자는 기술자의 시간을 줄이고 유지 관리 기록 보고서의 위치를 ​​기반으로 장비를 식별할 수도 있습니다.

5. 템플릿 및 표준 운영 절차 수립 및 사용

효율성과 수익성이 주요 목표이므로 유지 관리 관리자가 이 프로세스를 지원하는 절차를 구현하는 것이 좋습니다. 유지 관리를 위한 체크리스트 템플릿과 프로토콜을 생성하면 기술자의 추측 작업을 제거하고 각 장비의 작동 표준을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 표준화된 작업 주문 유지 관리 템플릿은 오류와 혼란을 줄이면서 정상적으로 처리될 가능성을 높입니다.

6. 모바일 장치를 사용하여 작업 주문 관리

모바일 장치는 작업에 시간을 절약할 수 있는 휴대성을 추가하여 탁월한 작업 주문 유지 관리 도구입니다. 작업 지시 앱을 사용하면 유지 관리 관리자가 데스크탑 컴퓨터로 돌아가기 위해 기다릴 필요 없이 현장에서 작업 지시를 제출할 수 있습니다. 즉, 작업 지시를 이동 중에 보낼 수 있어 응답 시간이 단축됩니다. CMMS를 사용할 때 기술자는 휴대폰이나 태블릿에서 직접 작업 주문을 생성, 수정 또는 업데이트할 수 있습니다. 또한 이러한 시스템에는 카메라와 바코드 기능이 통합되어 있어 오류를 줄이고 부품 주문 시 시간을 절약할 수 있습니다. 모바일 액세스 바코드 스캔을 사용하면 더 이상 매뉴얼에 대한 키워드와 필터로 장비 제조업체 데이터베이스를 검색할 필요가 없습니다. 대신 스마트폰이나 태블릿으로 간편하게 바코드를 스캔하면 작업지시를 정확하게 생성할 수 있다.

7. 현실적인 마감일 설정

시간은 돈이기 때문에 현실적인 수리 시간을 설정하는 것이 중요합니다. 장비의 서비스가 중단될 시간을 정확하게 예측함으로써 유지보수 관리자는 전반적인 운영을 유지하기 위한 대체 일정 계획을 세울 수 있습니다.

8. 가능하면 내부 기술자에게 작업 할당

수리 비용이 많이 들 수 있으므로 가장 비용 효율적인 방법을 찾는 것이 가장 좋습니다. 수많은 자산을 보유한 대기업은 자체 기술자를 보유하는 것이 시간 절약 및 전체 비용 측면에서 가장 저렴한 솔루션임을 알게 될 것입니다. 사내 기술자를 쉽게 사용할 수 있으므로 장비 가동 중지 시간이 최소화됩니다. 이 접근 방식을 사용하여 유지 관리 관리자는 책임을 관리하고 완료 시간을 모니터링하고 인건비를 기록하고 수리 추세를 관찰하고 미래를 계획할 수 있습니다. 소규모 작업의 경우 내부 서비스 공급자를 고용하는 것보다 타사 기술자를 사용하는 것이 더 비용 효율적일 수 있습니다. 여러 장비를 한 번에 서비스함으로써(예방 유지보수 프로그램을 사용할 때) 하청 서비스를 최적의 선택으로 만듭니다.

9. 공급업체 및 공급업체의 외부 비용 추적

사내 수리 기술자가 필요한지 여부를 평가하기 위해 장비 가동 중지 시간 비용과 함께 공급업체 및 공급업체의 외부 비용을 추적하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 타사 수리 서비스 이용 비용(부품 구매 포함)이 기술자 고용 비용을 초과하면 솔루션이 명확해집니다.

10. 모든 비용, 부품, 소모품, 인건비, 외부 계약자 추적 및 기록

전체 운영 비용을 평가할 때 공급품, 노동 및 외부 계약자와 관련된 비용은 고려해야 할 중요한 요소입니다. 이러한 비용을 시간에 따라 추적함으로써 유지 관리 관리자는 미래에 자금과 자원을 가장 잘 할당하는 방법에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

결론

회사의 장비를 효율적으로 운영하는 것은 아마도 유지보수 관리자의 가장 중요한 목표일 것입니다. 작업 주문을 단순화하고 신속하게 처리하는 것은 해당 목표를 달성하기 위한 수단입니다. 시설의 자산과 위치에 대해 알고, 예정된 예방 유지 관리 계획을 개발하고, 표준화된 작업 주문 템플릿을 만들고, 모바일 장치 기술을 통합하면 오류와 불필요한 장비 가동 중지 시간을 최소화할 수 있습니다. 또한 이러한 전략은 장비 수명을 연장하고 시간 관리 및 노동력 활용을 개선하여 궁극적으로 전체 비용을 줄이고 이윤을 높이는 데 도움이 됩니다. 스프레드시트 또는 작업 주문 소프트웨어와 같은 최적의 작업 주문 수단을 찾는 것은 운영 효율성을 달성하기 위한 중요한 첫 단계입니다.