비즈니스 성공을 위한 작업 지시 관리 최적화 10가지 검증된 전략

지난 30년간 회사 운영 관리는 크게 진화했습니다. 변동하는 경제 상황, 증가하는 시장 경쟁, 컴퓨터 기술로의 이동이 모든 부문의 기업들이 '더 스마트한' 운영 접근 방식을 채택하는 데 크게 기여했습니다. 수익성과 경쟁력을 유지하기 위해 기업은 자원, 자재, 시간 절약을 통한 비즈니스 효율성 증대의 필요성을 인식합니다. 효과적인 운영 관리의 핵심 측면은 효율적인 작업 지시 관리입니다. 다음은 해당 프로세스를 개선하기 위한 10가지 팁입니다:

1. 종이 기반 운영 관리 방법에서 디지털 형식으로 전환 고려

스프레드시트는 월 20건 미만의 작업 지시서를 처리하는 중소 규모 운영에 훌륭한 작업 지시 유지보수 관리 솔루션을 제공합니다. 스프레드시트는 Microsoft Excel이나 Lotus 1-2-3 같은 컴퓨터 프로그램을 사용하여 생성됩니다. 스프레드시트 소프트웨어를 사용하면 열과 행에 배열된 데이터를 캡처, 표시, 조작할 수 있습니다. 스프레드시트는 수치 데이터와 짧은 텍스트 문자열을 보관하고 데이터 관계를 그래픽으로 표시하도록 설계되었습니다. 반면, 대규모 시설(월 20건 이상의 작업 지시서 관리)의 경우 Computerized Maintenance Management Software(CMMS) 같은 작업 지시 추적 소프트웨어가 더 최적의 선택입니다. 이러한 시스템은 작업 지시서 추적, 정확한 보고서 신속 생성, 어느 자산에 예방 정비나 수리가 필요한지 즉각 파악이 가능하기 때문입니다. 소프트웨어의 최근 혁신에는 안전한 클라우드 기반 인터페이스, 스마트폰과 태블릿을 통한 모바일 접근성, 완전한 페이퍼리스가 포함되어 이 시스템들을 기업에 더욱 매력적으로 만듭니다.

2. 반응형 유지보수와 예방 정비의 차이 이해

반응형 유지보수는 장비가 예기치 않게 고장 났을 때 수행됩니다. 이 경우 장비가 수리될 때까지 운영이 중단됩니다. 때로는 재고에 없는 경우 필요한 부품을 주문해야 할 수도 있습니다. 반면, 예방 정비는 장비가 여전히 작동 중일 때 점검하여 튠업과 소모품 교체를 통해 예기치 않은 고장과 장애를 방지하는 것을 목적으로 합니다. 예방 정비는 운영 가동 중지 시간과 필요한 부품이 준비된 시기에 예약할 수 있으므로 운영 중단이 최소화되고 장비 수명을 연장할 수 있습니다.

3. 예방 정비 계획 수립

비계획적 반응형 유지보수를 줄이기 위해 예방 정비 계획을 개발하는 것이 중요합니다. 그렇게 하면 비용을 절감하고, 리소스를 더 잘 배분하며, 시간 관리를 더 효율적으로 할 수 있습니다. 예방 정비를 예약함으로써 시설 관리자는 저사용 시간대와 시설 위치에 따라 기술자를 배치하여 여러 장비를 동시에 서비스할 수 있습니다.

4. 작업 지시서를 자산과 연계

예방 정비 일정을 계획하고 나중에 모든 유지보수 이력을 검토할 때 작업 지시서를 자산과 연결하는 것은 유익한 전략이 될 수 있습니다. 이는 건물과 위치를 해당 장비(예: 옥상 장비 - 배기 팬, 공기 처리 장치, 에어컨)와 연관시키는 것을 포함합니다. 이러한 연관성을 설정함으로써 관리자는 기술자 시간을 줄이고 유지보수 이력 보고서에서 위치를 기반으로 장비를 식별할 수 있습니다.

5. 템플릿과 표준 운영 절차 수립 및 활용

효율성과 수익성이 주요 목표이므로, 유지보수 관리자가 이 과정을 돕는 절차를 구현하는 것이 합리적입니다. 유지보수를 위한 체크리스트 템플릿과 프로토콜을 생성하면 기술자의 추측을 없애고 각 장비의 운영 표준 준수를 보장합니다. 표준화된 작업 지시 유지보수 템플릿은 오류와 혼란을 줄이고 의도한 대로 처리될 가능성을 높입니다.

6. 모바일 기기로 작업 지시서 관리

모바일 기기는 작업에 시간 절약 이동성을 추가하여 훌륭한 작업 지시 유지보수 관리 도구입니다. 작업 지시 앱으로 유지보수 관리자는 현장에서 작업 지시서를 제출할 수 있으며 데스크톱 컴퓨터로 돌아가기 위해 기다릴 필요가 없습니다. 즉, 작업 지시서를 이동 중에도 보낼 수 있어 대응 시간이 단축됩니다. CMMS를 사용하면 기술자가 휴대폰이나 태블릿에서 직접 작업 지시서를 생성, 수정, 업데이트할 수 있습니다. 또한 이 시스템은 통합 카메라와 바코드 기능을 갖추고 있어 부품 주문 시 오류를 줄이고 다시 한번 시간을 절약합니다. 모바일 접근 바코드 스캔으로 장비 제조업체 데이터베이스를 키워드와 필터로 검색하여 매뉴얼을 찾을 필요가 없습니다. 대신 바코드를 스마트폰이나 태블릿으로 쉽게 스캔하면 작업 지시서를 정확하게 생성할 수 있습니다.

7. 현실적인 기한 설정

시간이 돈이므로 현실적인 수리 시간 설정은 필수적입니다. 장비가 가동 중단될 시간을 정확하게 추정함으로써 유지보수 관리자는 전체 운영을 유지하기 위한 대체 일정 계획을 세울 수 있습니다.

8. 가능하면 내부 기술자에게 작업 배정

수리는 비용이 많이 들 수 있으므로 가장 비용 효과적인 수리 방법을 찾는 것이 최선입니다. 수많은 자산을 보유한 대기업은 자체 내부 기술자를 두는 것이 시간 절약과 전반적인 비용 측면에서 가장 저렴한 솔루션일 가능성이 높습니다. 내부 기술자는 즉시 이용 가능하므로 장비 가동 중지 시간을 최소화합니다. 이 접근 방식을 사용하면 유지보수 관리자는 책임 관리, 완료 시간 모니터링, 인건비 기록, 수리 추세 관찰 및 미래 계획을 할 수 있습니다. 소규모 운영의 경우 내부 서비스 제공업체 고용보다 제3자 기술자 활용이 더 비용 효과적일 수 있습니다. (예방 정비 프로그램을 활용하여) 여러 장비를 한 번에 서비스하면 하청 서비스가 최적의 선택이 됩니다.

9. 공급업체 및 벤더의 외부 비용 추적

내부 수리 기술자 고용이 타당한지 평가하기 위해 공급업체와 벤더의 외부 비용과 장비 가동 중지 비용을 추적하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 제3자 수리 서비스 이용 비용(부품 구매 포함)이 직원 기술자 고용 비용을 초과하면 해결책이 명확해집니다.

10. 모든 비용, 부품, 자재, 인건비, 외부 계약자 추적 및 기록

전반적인 운영 비용을 평가할 때 자재, 인건비, 외부 계약자 관련 비용은 고려해야 할 중요한 요소입니다. 이러한 비용을 시간에 따라 추적함으로써 유지보수 관리자는 미래에 자금과 리소스를 어떻게 최적으로 배분할지에 대한 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

결론

회사 장비를 효율적으로 가동하는 것은 아마도 유지보수 관리자의 가장 중요한 목표일 것입니다. 작업 지시서를 단순화하고 신속하게 처리하는 것은 그 목표를 달성하는 수단입니다. 시설 자산과 위치를 파악하고, 예약된 예방 정비 계획을 개발하고, 표준화된 작업 지시 템플릿을 생성하고, 모바일 기기 기술을 통합하면 오류와 불필요한 장비 가동 중지 시간을 최소화할 수 있습니다. 또한 이러한 전략은 장비 수명 연장과 시간 관리 및 인력 활용 개선을 돕고, 궁극적으로 전반적인 비용 절감과 이익 마진 증대로 이어집니다. 스프레드시트든 작업 지시 소프트웨어든 최적의 작업 지시 수단을 찾는 것은 운영 효율성 달성을 향한 중요한 첫걸음입니다.