종교 기관이 시설 관리 소프트웨어를 구현하는 이유

모든 교회가 시스티나 성당이 될 수는 없습니다. 그러나 겸손한 예배당이라도 적절하게 구현된 시설 관리 소프트웨어의 이점을 누릴 수 있습니다.

많은 영리 기업과 달리 종교 단체는 재정적 불확실성이 증가하고 열정적이지만 일시적인 자원 봉사자로 구성된 인력을 처리해야 하는 경우가 많습니다. 각각의 경우에 시설 관리 소프트웨어는 올바른 길로 가는 데 도움이 됩니다.

비용 절감

사람들이 가계 예산을 계획하기 위해 앉아서 가장 먼저 하는 일은 매달 들어오는 모든 돈을 합산하는 것입니다. 그런 다음 그들은 그 금액을 다양한 비용으로 나누고 나머지는 저축으로 사용합니다. 그러나 보통의 예배당은 매달 얼마의 돈이 있을지 알 수 있는 사치를 누리지 못하는 경우가 많습니다. 기부 상자에는 항상 다른 금액이 있습니다. 때때로 빵 판매는 대성공입니다. 다른 때는 투표율이 예상보다 낮습니다. 회중의 가족이 갑자기 재정 지원이 필요할 수 있습니다. 또는 회원이 예상치 못한 횡재를 누리고 큰 기부를 하기로 결정할 수도 있습니다.

재정 상황이 빠르게 바뀔 수 있기 때문에 예배당은 항상 검소해야 하며, 내일의 불확실성에 대비하여 오늘을 절약해야 합니다. 예배 장소는 다음을 통해 시설 관리 시스템으로 비용을 절감합니다.

• 예방 정비를 통한 자산 수명 연장
• 재고 추적으로 비용 절감
• 수리 및 교체를 위한 사전 예산 책정

자산 수명 연장

모든 기능을 갖춘 시설 관리 소프트웨어의 가장 큰 장점 중 하나는 예방 유지보수 작업 지시(PM)를 예약할 수 있다는 것입니다. 문제가 발생하기를 기다리는 대신 예방 유지 관리 모델을 사용하면 한 발 앞서서 작은 문제가 크고 비용이 많이 드는 문제가 되기 전에 찾아내고 수정할 수 있습니다. 자동차의 오일을 점검하고 타이어를 회전시키는 것과 같은 개념입니다.

건물의 난방, 환기 및 공조 시스템이 좋은 예입니다. 정기적인 검사와 대부분의 경우 계절 청소가 필요합니다. PM을 설정하면 작업 마감일을 이메일로 알려줍니다. 소프트웨어는 PM을 타사 공급업체에 보낼 수도 있습니다.

재고 추적으로 비용 절감

작고 저렴한 부품이라도 하룻밤 사이에 배송해야 하는 경우 비용이 많이 들 수 있습니다. 재고 추적은 필요할 때 필요한 것을 확보하여 이 문제를 방지하는 데 도움이 됩니다. 시설 관리 시스템을 처음 설정할 때 부품 및 재료 재고를 감사한 다음 해당 수치를 소프트웨어에 로드합니다. 작업 주문을 생성할 때마다 사용할 계획을 나열할 수 있습니다. 작업 주문이 마감되면 부품 및 재료가 자동으로 총계에서 차감됩니다. 가장 좋은 점은 다음과 같습니다. 각각에 대한 임계값을 설정할 수 있습니다. 재고가 설정값 아래로 떨어지자 마자 이메일 알림을 받습니다. 모든 기능을 갖춘 시설 관리 시스템에서 공급업체로부터 더 많은 소모품을 자동으로 주문하도록 소프트웨어를 설정할 수 있습니다.

교회 시설 관리 소프트웨어는 또한 당신이 필요 이상으로 가지고 있지 않은지 확인합니다. 재고가 너무 많으면 재고가 너무 적은 만큼 비용도 많이 들 수 있다는 사실을 잊기 쉽습니다. 예를 들어 진공 백을 사용하십시오. 가방이 충분하지 않은 상태에서 잡히고 싶지 않으므로 예산이 허용하는 한 많이 주문하십시오. 하나의 문제를 해결했지만 두 개를 더 만들었습니다. 첫째, 이제 그 모든 가방을 보관할 장소를 찾는 방법입니다. 이에 대한 기술 용어는 운반 비용입니다. 둘째, 오래된 진공 청소기가 공급되기 전에 교체될 위험이 있습니다. 그리고 그 가방은 한 모델에만 맞는다는 것을 기억하십시오. 오래된 기계를 더 새롭고 더 좋은 것으로 교체하면 가방은 무용지물이 됩니다.

그러나 자동화된 시스템을 사용하면 평균적으로 몇 개의 가방을 사용했는지(그리고 그 오래된 진공 청소기에 얼마나 많은 수명이 남았는지) 확인하고 그에 따라 주문할 수 있습니다. 운이 좋으면 진공청소기가 마지막 숨을 쉬는 것처럼 마지막 가방을 채울 수 있습니다.

수리 및 교체를 위한 사전 예산

시설 관리 시스템의 핵심에는 문제에 대한 설명과 수리 또는 교체 완료에 필요한 추가 정보가 포함된 작업 지시가 있습니다. 시스템이 완료된 모든 작업을 기록하기 때문에 자산 하나를 보고 교체해야 할 시기를 예측하는 것이 훨씬 쉽습니다.

전관 방송 시스템을 이용하십시오. 해당 자산에 대한 작업 주문을 보면 명확한 추세를 볼 수 있습니다. 처음 3년 동안은 여기저기 닳은 케이블을 교체하기만 하면 됩니다. 그러나 지난 6개월 동안 마이크에 문제가 생겨 예배 중에 스피커 중 하나가 끊기거나 끊겼습니다. 작업 주문 내역이 눈앞에 펼쳐져 있어 곧 교체해야 할 작업을 예측하고 저장을 시작할 수 있습니다. 예상치 못한 청구서에 부딪히거나 대출로 충당해야 할 수도 있고 예산의 다른 곳에서 삭감하는 대신 재정적으로 준비할 수 있습니다.

자원봉사자 조직

평균적인 영리 기업은 일관된 워크플로를 구축하고 유지할 수 있는 안정적인 인력을 보유하고 있습니다. 그러나 예배당은 종종 자원 봉사자에 크게 의존합니다. 이러한 조직에는 임시 인력에게 많은 지침을 제공하는 간단한 프로세스가 필요합니다.

시설 관리 소프트웨어는 작업 지시를 일관되게 관리하고 기관의 기억을 보호하여 예배 장소에서 작업을 완료하는 데 도움이 됩니다.

일관된 작업 주문 관리

회중 성원이 뒷문 옆에 있는 불이 꺼진 전구를 발견했을 때 간단하고 일관되게 알려줄 수 있는 방법이 있습니까? 아니면, 그녀의 남편, 청년 사역 책임자에게 언급하겠다고 약속할 여성 보조 조직장에게 언급할까요? 그는 즉시 모든 것을 잊어버릴 것입니다.

시설 관리 소프트웨어는 문제 보고를 위한 간단하고 안정적인 시스템을 만들어 이 문제를 해결합니다. 조직의 웹 사이트를 통해 액세스할 수 있는 개방형 웹 포털을 사용하여 회중 구성원은 문제와 위치에 대한 간략한 설명인 티켓을 제출할 수 있습니다. 또는 문제에 대해 처음 듣는 직원이 티켓을 만들 수 있습니다. 티켓이 제출되면 유지 관리 담당자에게 자동으로 전달됩니다. 그런 다음 대화형 평면도, 체크리스트, 필수 자재 및 부품을 포함한 추가 정보와 함께 완전한 작업 주문으로 구축할 수 있습니다. 작업 주문을 할당하고 수락할 준비가 되었으며 작업이 완료되면 마감됩니다.

기관 기억 보호

많은 자원 봉사자가 왔다 갔다 하기 때문에 조직에서는 특정 작업을 수행하는 방법을 집합적으로 잊어버리기 쉽습니다. 그러나 작업 지시에 너무 많은 정보를 담을 수 있기 때문에 시설 관리 소프트웨어는 지속적인 집단 노하우를 생성합니다.

예를 들어 뒷문 옆에 있는 타버린 전구로 돌아갈 수 있습니다. 자원 봉사자가 작업 지시서를 볼 때 수행해야 하는 특정 단계가 모두 체크리스트에 나열되어 있음을 알 수 있습니다. 죽은 전구의 위치에 대한 정보뿐 아니라 예비 전구를 찾을 수 있는 위치에 대한 정보도 있습니다. 건물에 두 개의 사다리가 있고 뒷마당에 작은 사다리만 맞는다면 해당 정보도 작업 주문에 포함될 수 있습니다.

다음 단계

시설 관리 소프트웨어를 구현하는 것은 처음에는 어려워 보일 수 있지만 분명한 이점이 있습니다. 귀하의 노력은 보상을 받고 조직의 사명 중 가장 중요하게 생각하는 부분에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.