시설 관리자가 스프레드시트에서 CMMS로 전환하는 9가지 핵심 이유

최근 몇 년간 기업의 비즈니스 수행 방식은 극적으로 변화했습니다. 컴퓨터 기술은 자원, 자재, 시간 절약 측면에서 비즈니스 효율성 증가를 크게 담당했습니다. 1970년대 후반 스프레드시트 소프트웨어가 등장하여 회계와 재고 관리에 대한 전통적인 연필과 종이 접근 방식에 비해 기념비적인 개선으로 여겨졌습니다. 그러나 시간이 지나면서 이러한 소프트웨어 패키지는 시설 관리와 생산 프로세스를 변화시켰을 뿐만 아니라 기업이 최종 사용자와 소통하고 제품 및 서비스를 제공하는 방식을 변혁시킨 새로운 기술의 지속적인 진화를 따라잡는 데 어려움을 겪었습니다. 이러한 요소들과 시설 관리와의 구체적인 관련성을 고려할 때, 다양한 산업 부문의 점점 더 많은 기업이 스프레드시트 사용을 재고하고 컴퓨터화 유지보수 관리 소프트웨어(CMMS) 시스템으로 전환하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 이 시스템은 어떤 주어진 시점에서든 시설 운영의 개요 또는 개별 장비의 상태를 제공할 수 있는 고도로 정교한 소프트웨어 패키지입니다.

스프레드시트가 더 이상 시설 관리자의 선호 도구가 아닌 이유를 더 잘 이해하기 위해 그 기능에 대한 감각을 얻는 것이 중요합니다. 시작하기 위해 스프레드시트는 종이에 수동으로 생성하거나 Microsoft Excel이나 Lotus 1-2-3 같은 컴퓨터 프로그램을 사용하여 생성할 수 있습니다. 스프레드시트 소프트웨어를 사용하면 행과 열에 배열된 데이터를 캡처, 표시, 조작할 수 있습니다. 사용 형식에 관계없이 스프레드시트는 일반적으로 수치 데이터와 짧은 텍스트 문자열을 보관하고 데이터 관계를 그래픽으로 표시하도록 설계되었습니다. 그러나 스프레드시트는 일반적으로 데이터베이스만큼 철저하게 데이터 항목을 구조화하고 레이블링하는 기능을 제공하지 않으며 보통 데이터베이스를 쿼리하는 기능도 제공하지 않습니다. 기본 정보를 간단한 차트와 목록으로 구성하는 데는 저비용으로 적합하지만 자산 관리 및 계획과 같은 더 복잡한 작업에는 적합하지 않습니다.

비교하면 현재 CMMS 시스템은 훨씬 더 견고하며 기업에 작업 지시서 추적, 정확한 보고서 신속 생성, 어느 자산에 예방 정비나 수리가 필요한지 즉각 파악하는 능력을 제공합니다. 운영 데이터를 검토함으로써 CMMS는 비즈니스 예측에 적합합니다. 소프트웨어의 최근 혁신에는 안전한 클라우드 기반 인터페이스, 모바일 기기 접근성, 페이퍼리스 기능이 포함되어 사용 편의성을 더욱 높입니다. 이러한 요소를 고려할 때 유지보수 관리 소프트웨어 프로그램은 이제 유지보수 관리 시스템의 범위, 힘, 효율성이 부족한 스프레드시트 패키지를 대체하고 있습니다.

다음은 최적화된 이익과 생산성을 위해 활용할 수 있는 9가지 CMMS 이점입니다:

1. 시설 데이터의 신뢰성

Information and Software Technology에 2006년 발표된 연구에 따르면 검토된 스프레드시트의 88%에서 오류가 발견되었습니다. 키 입력 오류, 잘못 할당된 셀, 잘못된 데이터 범위, 공식 실수가 오류의 일부 원인입니다. 결과적으로 오류는 결과를 왜곡하고 회사 운영에 악영향을 미칠 수 있습니다. CMMS 데이터 입력 형식과 정확성 검사는 그러한 오류 발생 가능성을 줄입니다.

2. 실수가 너무 늦을 때까지 발견되지 않음

스프레드시트는 사용자가 데이터를 분석하기 위해 적절한 공식을 선택하는 데 의존합니다. 입력된 데이터가 정확하더라도 잘못된 공식이 선택되면 결과는 결함이 있습니다. 이러한 유형의 오류가 즉시 발견되지 않으면 비즈니스 운영에 치명적일 수 있습니다. CMMS는 사전 프로그래밍된 분석 공식으로 이러한 위험을 제거합니다.

3. 시간 절약 이점

스프레드시트 데이터 입력은 너무 시간이 많이 걸려 많은 회사가 저숙련 직원을 고용하여 스프레드시트에 데이터를 입력하게 합니다. 이미 언급한 오류 성향을 고려할 때, 훈련되지 않은 직원에게 이 중요한 작업을 맡기는 것은 위험할 수 있습니다. 유지보수 관리 소프트웨어 플랫폼은 데이터 입력을 더 쉽게 만드는 동시에 사용자 권한을 통해 접근을 제한합니다. 이 기능은 사용자가 프로그램 내에서 변경할 수 있는 것에 제한을 두어 오류로부터 보호합니다.

4. 스프레드시트는 데이터 관계의 제한된 뷰만 제공

상당한 기술 전문 지식과 시간이 있으면 스프레드시트는 매우 좁은 범위 내에서 데이터를 분석하도록 프로그래밍할 수 있습니다. 그러나 자산 추적, 재고, 예방 정비 일정과 같은 유지보수 및 워크플로 작업 분석은 제공할 수 없습니다. CMMS는 이러한 역량을 갖추고 있으며 내장 보고서로 자산 이력, 부품, 인건비에 대한 즉각적인 통찰을 전문 기술 교육 없이 쉽게 얻을 수 있게 합니다.

5. 시설 유지보수 보고서 자동화 및 단순화

스프레드시트에서 보고서를 생성하는 것은 가능하지만 CMMS에 비해 가장 사용자 친화적이지 않습니다. 원형 차트, 산점도, 막대 그래프 등 어떤 것이든 스프레드시트 보고서는 광학적으로 매력적이거나 즉시 이용 가능하지 않습니다. 사용자가 실시간으로 손끝에서 정보를 원하므로 유지보수 관리 소프트웨어(시설 관리 소프트웨어라고도 함)는 스프레드시트 프로그램에서 공식 입력이 필요 없이 마우스 클릭이나 태블릿 탭으로 이를 수행할 수 있습니다.

6. 중요한 시설 관리 지표에 대한 자세한 정보 제공

CMMS는 특별히 시설 관리를 위해 설계되었습니다. 스프레드시트는 그렇지 않습니다 – 적어도 정교한 프로그래밍 없이는. 유지보수 소프트웨어는 전문 프로그래밍 기술 없이 회사의 기능과 구체적으로 관련된 다양한 지표를 실시간으로 제공할 수 있습니다. 예를 들어 CMMS는 다음 지표를 실시간으로 생성할 수 있습니다: MTBR(평균 수리 간격), MTBF(평균 고장 간격), MTTR(평균 수리 시간).

7. 다른 소프트웨어 및 시설 애플리케이션과의 통합

시설 유지보수 소프트웨어의 큰 매력은 이메일, 회계 소프트웨어, ERP 시스템, 액티브 디렉터리 등 다른 소프트웨어와 인터페이스할 수 있다는 것입니다. 스프레드시트에는 이러한 기능이 없습니다. 이러한 최근 CMMS 혁신은 효과를 확장하고 시설 관리자에게 추가 시간 절약 이점을 제공합니다.

8. 예방 정비 일정 수립

예방 정비 소프트웨어(PM)는 전체 시설을 운영하는 데 도움을 주므로 회사의 효율성에 핵심입니다. 그러나 다양한 장비에 PM을 수행하는 것은 특히 대규모 운영에서는 쉬운 일이 아닙니다. 종종 단일 장비의 PM에는 여러 작업이나 단계가 포함됩니다. 스프레드시트는 예약된 유지보수 프로토콜을 생성하거나 이를 수행하기 위한 알림이나 리마인더를 보낼 수 없기 때문에 이 영역에서 특히 제한적입니다. PM을 예약할 수 있는 것이 CMMS가 시설 관리자에게 매력적인 이유입니다. 각 장비에 포함된 모든 작업의 체크리스트를 제공하고, 정기 일정을 생성하고, 알림과 리마인더를 보내며, 보고서를 생성할 수 있기 때문입니다. 예약된 PM 수행은 예기치 않은 장비 고장 감소와 가동 중지 시간 단축을 의미합니다.

9. 전반적인 시설 기능 개선

표준 스프레드시트 프로그램의 능력을 넘어서는 회사의 많은 측면이 있습니다. 여기에는 인력 활용 모니터링, 작업 지시서 생성, 공급 및 부품 주문 제출이 포함됩니다. 종합하면 유지보수 소프트웨어는 시설 관리자가 기술자 배정, 정기 유지보수 예약 최적 시기, 장비 교체에 대한 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

오늘날 다양한 산업 부문의 기업들은 가장 효율적이고 효과적인 방식으로 성장하고 수익을 내기 위해 도전받고 있습니다. 한때 스프레드시트는 시설 관리자에게 훌륭한 저비용 솔루션이었습니다. 그러나 대규모 조직의 경우 수백 또는 수천 개의 데이터 포인트가 있는 스프레드시트 프로그램을 유지하는 것은 비현실적입니다. 조직의 자산과 서비스가 빠르고 도전적인 환경에서 성장하고 진화함에 따라, 정보를 스프레드시트에서 최신 상태로 유지하고 특히 정보에 입각한 의사결정에 필요한 포괄적인 보고서를 생성하는 것이 물류적으로 어려워집니다. CMMS 소프트웨어가 이 문제의 해답이며, 스프레드시트를 넘어선 점점 더 많은 조직을 끌어들이는 이유입니다.