유지보수 작업 요청의 내용

자산 가동 중지 시간이 길어지면 운영 생산성을 심각하게 저해하고 수익에 큰 타격을 줄 수 있는 모든 종류의 안전 및 생산성 문제가 발생할 수 있습니다. 선제적 유지보수를 통해 문제를 예방하는 것 외에 표준화된 작업요청 시스템을 마련하는 것만으로도 자산의 결함을 효율적으로 처리할 수 있습니다.

전반적인 유지 관리 프로세스에서 작업 요청의 역할이 무엇인지 알면 그러한 시스템을 설정하는 것이 실제로 매우 간단합니다. 아래에서 적절한 티켓팅 시스템과 워크플로를 구축하는 데 필요한 모든 세부정보와 도구를 제공합니다.

작업 요청의 목적은 무엇입니까?

작업 요청은 주의가 필요한 문제에 대해 유지 관리 팀에 알리는 데 사용되는 문서입니다. 특정 자산이나 자산의 작동을 방해하는 문제 또는 결함을 강조 표시합니다.

다양한 산업 분야에서 공통적으로 사용되는 문서이기 때문에 유지 보수 티켓, 유지 보수 서비스 요청, 유지 보수 작업 지시, 수리 지시, 문제 보고서 등과 같은 동의어가 많이 있습니다.

작업 요청은 다음을 통해 수동으로(서류 기반) 또는 디지털 방식으로(작업 요청 솔루션을 통해) 제출할 수 있습니다.

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고객: 아파트를 임대하는 세입자; 다른 부서의 직원; 생산 현장의 장비 운영자

파트너 시설: 유지 보수 작업을 아웃소싱하고 유지 보수 공급업체에 작업 요청을 보내는 학교, 산업체 또는 사무실과 같은 조직입니다.

유지보수 작업자 및 기계 작업자 정기 검사 및 정상 운영 중 이상 징후를 식별하는 사람.

유지 관리 프로세스에서의 역할

작업 요청은 유지 관리 부서에서 계획하고, 우선 순위를 지정하고, 긴급 유지 관리 작업을 기술자에게 할당하는 기반을 형성합니다.

효율적인 티켓팅 시스템과 프로세스를 갖추는 것은 우선 순위 작업을 신속하게 예약하고 처리하여 유지 관리 요청 워크플로를 간소화하는 데 매우 중요합니다. 이는 유지보수 팀의 응답 시간을 단축하고 평균 수리 시간을 단축하고 과도한 유휴 시간과 생산성 손실을 초래할 수 있는 문제를 신속하게 해결하는 유일한 방법입니다.

유지 보수 업계 외부의 사람들은 종종 작업 티켓을 작업 주문과 혼동합니다. 이것은 중요한 구분이므로 일을 바로잡겠습니다. 작업 요청은 자산을 유지 관리하기 위한 공식적인 이의 제기를 나타냅니다. 작업 요청을 검토하고 승인하면 작업 주문 .

작업 요청은 유지 관리/시설 관리자, 유지 관리 감독자, 유지 관리 계획자 또는 유지 관리 조정자, 즉 작업 및 기술자를 조정하는 임무를 맡은 모든 사람이 검토합니다. 유지 관리 티켓의 승인/거부 기준:

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유지비의 가용성

현재 내부 리소스 가용성(수리 도구, 예비 부품 및 인력)

보고된 문제의 우선순위(안전 위험 및 해결되지 않은 경우 잠재적 손실을 기반으로 함)

일반적으로 말해서 높은 안전 위험을 수반하거나 생산 및 조직 목표에 심각한 영향을 미치는 문제가 먼저 승인되고 일정이 잡혀 있는 문제입니다.

작업 요청 양식에서 찾아야 하는 요소

작업 요청은 보고된 문제의 특성에 대한 충분한 통찰력을 제공하기 위해 유지 관리 문제를 간단한 용어로 설명해야 합니다. 어떤 상황에서는 원하는 시정 조치에 대한 제안도 제공할 수 있습니다.

다음은 기본 작업 요청 템플릿의 예입니다.

다음은 고급 작업 주문 요청 양식의 예입니다.

위의 템플릿에서 추론할 수 있듯이 적절한 작업 요청 양식에는 다음과 같은 핵심 요소가 포함되어야 합니다.

1) 요청자에 대한 정보

유지 보수 요청을 제출하는 사람은 세입자, 부서장, 생산 직원, 기술자가 될 수 있으며 유지 보수 수리에 대한 작업 요청을 제출할 권한이 있는 모든 사람이 될 수 있습니다. 요청자의 연락처 정보가 있다는 것은 유지 관리 팀이 추가 정보가 필요한 경우 누구에게 연락해야 하는지 알고 있음을 의미합니다. 이는 유지 관리 작업을 아웃소싱할 때 특히 중요합니다.

2) 문제 설명

장비 또는 시설의 작동을 방해하는 결함, 문제 또는 사고에 대한 간단한 설명입니다. 해당되는 경우 요청자는 문제를 식별하고 문제를 수정하기 위해 수행할 수 있는 작업에 대한 의견을 제공할 수 있습니다. 디지털 솔루션을 사용하면 요청자는 휴대전화로 찍은 사진을 문제 설명과 함께 포함할 수도 있습니다.

각 문제는 간단하면서도 완전한 방식으로 설명되어야 유지 관리 팀이 신속하게 조치를 취하고 문제 해결에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 잘못된 문제 설명이 문제로 판명되면 유지 관리 팀은 유지 관리 티켓을 제출할 때 포함할 중요한 세부 정보에 대한 지침을 수립해야 합니다.

3) 자산/문제의 위치

유지 보수 기술자는 시설 내 정확한 위치 또는 문제가 있는 대형 장비의 특정 부분을 알아야 합니다. 일부 조직에는 동일한 건물 층에 여러 위치에 걸쳐 동일한 유형의 자산이 분산되어 있습니다. 요청자는 문제가 있는 자산을 명확하게 지정해야 합니다.

좋은 소식은 기술이 이미 이에 대한 솔루션을 가지고 있다는 것입니다. 차량 및 건설 장비와 같은 이동 자산의 경우 조직은 GPS 및 기타 자산 추적 방법을 사용할 수 있습니다. 고정 자산의 경우 모바일 장치로 스캔할 수 있는 바코드를 사용하여 자산을 고유하게 식별할 수 있습니다.

4) 우선 순위 및 예산 추정(선택 사항)

사용 가능한 예산 및 우선 순위 수준도 작업 요청 양식에 포함될 수 있습니다. 즉, 이것은 유지 보수 작업을 아웃소싱하는 회사에서 주로 사용합니다. 포함된 정확한 세부 정보는 유지 관리 계약에 설명된 내용에 따라 다릅니다.

원활한 작업 요청 시스템 구축

수리를 신속하게 처리하기 위한 작업 요청이 있습니다. 그러나 복잡한 작업 요청 시스템에 의존하면 유지 관리 활동이 지연되어 백로그가 지연될 수 있습니다. 회사는 다음 단계를 수행하여 작업 요청 시스템을 향상할 수 있습니다.

명확한 작업 우선순위 가이드라인 설정

유지 관리 부서는 종종 다른 위치에서 동시에 여러 요청을 수신할 수 있습니다. 제한된 인력과 시간으로 부서는 들어오는 요청의 순위를 지정하고 자산 중요도를 기반으로 작업의 우선 순위를 지정하는 방법을 고안해야 합니다.

이것은 우선순위가 기존의 계획된 작업과 상관관계가 있어야 한다는 점을 고려할 때 매우 어려울 수 있습니다. 이 작업은 방금 들어온 비정기적인 유지보수 티켓보다 우선순위가 더 높을 수도 있고 아닐 수도 있습니다(예:정전 및 에어컨 실패 대 조경 작업).

작업 우선 순위 전략을 세울 때 계획자와 관리자는 위험 매트릭스를 살펴보고 아래 그림과 같은 간단한 작업 우선 순위 결정 매트릭스를 만들 수 있습니다.

작업 요청 제출 표준화

작업 요청은 수동 또는 디지털 수단을 통해 제출됩니다. 일부 조직에서는 두 채널을 모두 사용하여 제출을 허용하므로 중복 가능성이 높아집니다. 일부 요청자는 입소문, 문자 메시지 또는 이메일을 사용하여 문제를 더욱 악화시킬 수도 있습니다.

표준화의 일환으로 조직은 다음에 대한 세부 정보를 제공해야 합니다.

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작업 요청을 제출할 수 있는 사람

검토/승인을 담당하는 사람

작업 요청 양식에 포함해야 하는(및 포함하지 말아야 하는) 정보

작업 요청 제출 방법

티켓 진행 상황을 확인하는 방법/위치

표준화해야 할 사항이 더 있을 수 있지만 모두가 알아야 할 기본 사항입니다.

수신 작업 요청을 중앙 집중화

업무 요청 관리는 조직적으로 처리되지 않으면 지루할 수 있습니다. CMMS 또는 다른 디지털 도구를 사용하는 조직은 이미 이 문제를 해결해야 합니다.

여전히 종이 양식에 의존하고 있는 기업은 프로세스를 중앙 집중화할 수 있는 다른 수단을 찾아야 합니다. 들어오는 작업 요청을 처리할 특정 사람/사무실(예:헬프 데스크)을 지정하거나 모든 사람이 티켓을 제출하는 데 사용할 수 있는 (공장) 바닥에 상자를 설치하는 방법이 될 수 있습니다. 그러나 온라인 작업 요청은 헬프 데스크의 업무 시간과 같은 제한 요소에 의존하지 않는다는 점을 명심하십시오.

중앙 집중화는 전체 액세스 가능성, 유효한 요청 상태 추적, 중복 요청 제거, 티켓이 잘못 배치될 가능성 최소화, 그리고 마지막으로 전체 유지 관리 작업 부하 관리에 중요합니다.

작업 요청 시스템 자동화

디지털 솔루션을 사용하면 작업 요청을 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다. 작업 요청자는 모바일 장치에서 앱을 열고 버튼을 탭하여 언제 어디서나 문제를 보고할 수 있습니다. 필요한 경우 사진을 찍어 문제 설명의 일부로 포함할 수도 있습니다.

Limble CMMS를 사용하여 작업 요청 제출

모든 요청에는 고유한 추적 번호가 할당되므로 하나를 놓치는 것이 거의 불가능합니다. 게다가 디지털 작업 요청 시스템에는 들어오는 레코드를 필터링하여 잘못된 요청과 중복 제출을 차단하는 알고리즘이 있는 경우가 많습니다. 이렇게 하면 티켓 검토를 담당하는 사람의 시간을 엄청나게 절약할 수 있습니다.

Limble CMMS로 작업 요청 관리

많은 CMMS 솔루션은 들어오는 작업 티켓을 관리하는 몇 가지 방법을 제공합니다. 여기 Limble에서 작업 요청 포털을 통해 해결했습니다.

기본적으로 전체 조직과 공유할 수 있는 링크를 얻습니다. 유지 관리 티켓을 제출해야 하는 사람은 링크를 클릭하고 온라인 작업 요청에 필요한 세부 정보를 입력하기만 하면 됩니다. 다른 모든 것은 이전 섹션에서 설명한 대로 소프트웨어에 의해 자동화됩니다.

더 자세히 알고 싶다면 다음 동영상에서 Limble이 작업 요청 관리를 어떻게 지원하는지 자세히 설명합니다.

작업 티켓 및 작업 주문을 유지 관리 서비스 제공업체와 공유하는 데 사용할 수 있는 솔루션이 필요한 경우에도 Limble이 그 문제를 해결해 드립니다. 여기에서 공급업체 관리 기능에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

디지털 시대입니다

디지털 시스템을 통해 작업 요청을 처리하는 이점이 너무 많아서 달리 주장하기 어렵습니다. CMMS가 제공하는 모든 것이 필요하지 않은 경우 작업 요청 티켓 관리에만 사용할 수 있는 도구가 많이 있습니다.

일을 하는 오래된 방식에 얽매이지 마십시오. 몇 개의 계정에 대해 한 달에 수백 달러를 지불하는 것은 특히 산업 환경에서 시간을 절약하고 장비 가동 중지 시간을 줄임으로써 얻을 수 있는 비용 절감에 비하면 아무것도 아닙니다. 당신의 미래 당신 대단히 감사할 것입니다.