프로세스 마이닝:자동화 여정에서 지속적인 가치 실현의 열쇠

진화하는 고객 기대치, 경쟁 심화, 시장 역학 변화, 규제 적용 범위 및 엄격성 확대로 인해 기업은 린(lean)하고 탄력적이며 민첩한 비즈니스 모델을 구축해야 했습니다. COVID-19는 레거시 비즈니스 모델에 존재하는 생존 문제와 비즈니스 연속성 위험을 더욱 노출시켰습니다. 결과적으로 산업 전반에 걸쳐 기업은 디지털, 자동화 및 지능형 비즈니스 프로세스로의 전환을 가속화하려고 합니다.

많은 기업이 복잡성이 낮은 사용 사례에 대한 이니셔티브를 성공적으로 시험해 왔지만 이러한 프로젝트를 전사적 프로그램으로 확장하는 데 계속 어려움을 겪고 있습니다. 결과적으로 이러한 이니셔티브에서 실현된 가치는 전체 잠재력보다 훨씬 낮습니다.

기업은 자동화 및 디지털 혁신 여정에서 몇 가지 문제에 직면해 있지만 프로세스 최적화 및 자동화 기회의 건강한 파이프라인을 식별하고 유지하는 것은 규모와 가치 실현에 대한 주요 장벽으로 남아 있습니다. 건전한 파이프라인이 없으면 조직은 큰 목표와 변화의 시급함만 있을 뿐 성공을 위한 명확한 로드맵은 없습니다.

건전한 자동화 파이프라인을 만들기 위한 과제

건전한 자동화 파이프라인은 많은 사용 사례와 기회를 갖는 것 이상이며 4가지 주요 요구 사항으로 구성됩니다.

1. 거시적(즉, 광범위한 조직 워크플로) 및 미시적(즉, 작업 또는 최종 사용자 활동) 수준에서 규모에 따라 있는 그대로의 프로세스를 발견하기 위한 사실 기반 접근 방식

2. 통합된 방식으로 프로세스 최적화 및 자동화 가능성을 식별하는 능력

3. 프로세스 최적화 및 자동화 기회의 우선 순위를 지정하면서 ROI(즉, 비용 절감 이상)에 대한 총체적 관점

4. 구현된 이니셔티브 및 자동화의 실제 영향과 ROI를 지속적으로 모니터링할 수 있는 능력. 민첩한 방식으로 변환 파이프라인과 로드맵을 검증하고 개선하는 데 도움이 되는 지속적인 피드백 메커니즘을 활성화합니다.

우리는 조직이 수동 인터뷰 기반 기술에 대한 의존도가 높기 때문에 건전한 변환 파이프라인을 만들 수 없다는 것을 발견했습니다. 일반적으로 사용되는 이 접근 방식은 극도로 시간과 리소스 집약적, 주관적, 인식 기반, 잠재적으로 편향되고, 모든 프로세스 변형을 포착할 수 없고, 필요한 세부 정보를 제공하는 데 있어 이해 관계자의 저항과 같은 다양한 제한과 과제로 어려움을 겪고 있습니다.

프로세스 마이닝의 필요성

프로세스 마이닝은 다음과 같은 이유로 건전한 파이프라인을 구축하는 데 있어 수동 기술의 한계와 문제를 극복하는 데 도움이 됩니다.

• 사실에 기반한 접근 방식을 따릅니다.

• 보다 깊이 있고 폭넓은 정보 제공

• 수동 기술보다 확장하기 쉽고 비용 효율적입니다.

• 프로세스 성능 및 ROI에 대한 지속적인 모니터링 가능

프로세스 마이닝 기술은 클래식 프로세스 마이닝, 데스크톱 프로세스 마이닝(작업 마이닝이라고도 함) 및 하이브리드 프로세스 마이닝의 세 가지 범주로 분류할 수 있습니다.

이러한 도구의 분류는 수집된 프로세스 데이터의 유형, 수집된 데이터에서 파생된 통찰력 및 통찰력이 지원하는 관련 사용 사례에 따라 결정됩니다.

클래식 프로세스 마이닝

이러한 솔루션은 ERP(전사적 자원 관리), CRM(고객 관계 관리) 및 SCM(공급망 관리)과 같은 엔터프라이즈 시스템에서 생성된 이벤트 로그에서 프로세스 관련 정보를 캡처합니다. 캡처된 세부 정보는 있는 그대로 프로세스를 재구성하고 매크로 수준에서 프로세스 흐름, 단계 반복 및 변형을 시각화하는 데 사용됩니다. 이러한 솔루션은 프로세스 성능 메트릭 및 핵심 성과 지표(KPI)를 지속적으로 모니터링하고 프로세스 개선 기회를 식별하는 데 도움이 됩니다.

데스크톱 프로세스 마이닝/작업 마이닝

이러한 솔루션은 작업장 애플리케이션과의 최종 사용자 상호 작용에서 프로세스 관련 정보를 캡처합니다. 여기에는 키 입력, 마우스 클릭, 응용 프로그램 개체 ID, 화면 정보 및 기타 잠재적인 시스템 수준 활동이 포함됩니다. 이 세분화된 데이터는 미시적 수준에서 프로세스를 실행하는 것과 관련된 작업 및 활동에 대한 통찰력을 제공합니다. 데스크톱 프로세스 마이닝의 통찰력은 작업 수준의 자동화 기회를 식별하고, 프로세스 문서를 생성하고, 프로세스 및 직원 생산성을 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

하이브리드 프로세스 마이닝

있는 그대로의 프로세스에 대한 통합되고 총체적인 관점에 대한 요구로 인해 이벤트 및 사용자 인터페이스(UI) 로그를 모두 활용하여 두 세계의 장점을 모두 제공하는 하이브리드 프로세스 마이닝 솔루션에 대한 필요성이 높아지고 있습니다. 이러한 솔루션은 아직 성숙 단계에 있지만 빠르게 발전할 것으로 예상됩니다.

프로세스 마이닝의 응용

프로세스 마이닝은 가치 실현 시간, ROI 및 확장을 가속화하기 위해 기업의 디지털 혁신 라이프사이클의 모든 단계에서 중요한 역할을 합니다. 프로세스 마이닝은 다음과 같은 이점을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 발견: 관련 편차, 예외, 편차 및 필수 단계 정보(예:시간, 비용, 볼륨 및 빈도)와 함께 기존 프로세스 흐름을 발견하거나 검증합니다. 또한 프로세스 문서를 생성하거나 업데이트하는 데 사용할 수 있으며, 이는 신규 직원 교육 및 아웃소싱 시나리오에서 프로세스 인계와 같은 사용 사례에 활용할 수 있습니다.

• 최적화: 경로, 시간 및 비용 측면에서 적합성 검사 및 편차 분석을 위해 정의된 표준 운영 절차(SOP)와 프로세스를 있는 그대로 비교합니다. 예외, 사각 지대 및 프로세스 취약성을 식별하고 식별된 변종 수를 합리화하여 프로세스를 간소화하고 재설계하는 데 도움이 됩니다. 프로세스 마이닝은 또한 직원 협업에 대한 통찰력을 이끌어내는 데 도움이 되며, 이는 더 나은 리소스 할당 및 작업 위임에 사용할 수 있습니다.

• 자동화: 프로세스 경로 및 단계의 볼륨, 비용, 시간 및 빈도와 같은 광범위한 프로세스 정보를 캡처합니다. 이 정보는 자동화 기회를 식별하고 직감과 의견에 대한 의존을 제거하기 위해 적절한 프레임워크를 사용하는 프로세스 마이닝 도구에 의해 분석됩니다.

• 평가: 다양한 프로세스 최적화 및 자동화 시나리오를 시뮬레이션하여 ROI를 예측하고 비즈니스 사례를 생성하거나 검증합니다. 일반적인 시뮬레이션 분석 접근 방식에는 특정 속성을 정의하고, 프로세스 필터를 사용하여 단계를 비교하고, 처리 시간 및 재작업과 같은 관련 KPI에 미치는 영향을 조사하여 가정 시나리오를 구성하는 것이 포함됩니다. 이러한 시뮬레이션은 개선 프로젝트가 실시간 운영에 어떤 영향을 미칠지 모르는 상태에서 개선 프로젝트를 구현하는 위험을 최소화합니다.

• 실행: 생성된 통찰력을 기반으로 작업을 자동으로 트리거하여 실행 간격을 줄입니다. 생성된 통찰력에 대한 조치를 지원하는 것은 프로세스 마이닝의 핵심 부분이 되었으며, 이는 또한 로봇 프로세스 자동화(RPA), 워크플로 자동화 및 사례 관리와 같은 다양한 보완 솔루션과의 통합을 주도하고 있습니다. 결과적으로 다음을 포함하여 사용 사례에 따라 광범위한 작업이 트리거될 수 있습니다.

  • 이메일 및 대시보드 디스플레이를 통한 주의가 필요한 이벤트(예:KPI 위반, 서비스 수준 계약 위반 등)에 대한 경고 및 알림

  • 관련 사용자에게 작업 할당 또는 티켓 생성

  • 특정 작업을 수행하기 위해 RPA 봇 및 자동화 트리거(예:사용자가 지정된 기간 내에 조치를 취하지 않는 경우 심각도가 높은 작업)

• 모니터: 조직이 지속적으로 프로세스 성능을 모니터링하고 지속적인 프로세스 최적화 및 자동화를 위한 로드맵을 생성할 수 있습니다. 거의 실시간으로 프로세스를 모니터링하면 기업이 병목 현상을 감지하고 중요한 SLA(서비스 수준 계약) 또는 잠재적인 KPI 위반을 충족하는 데 있어 문제를 예측하고 해결 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

프로세스 마이닝 여정 이해

프로세스 마이닝의 채택은 몇 가지 프로세스를 분석해야 하는 임시 필요 또는 운영을 혁신하기 위한 조직 전체 전략의 일부로 추진될 수 있습니다. 두 경우 모두 기업은 프로세스 마이닝 여정을 더 큰 성공과 가치 실현을 위한 5가지 단계로 나눌 수 있습니다.

• 현재 상태 이해 :기업은 프로세스 마이닝 기능 및 결과의 현재 상태와 달성 가능한 결과를 이해해야 합니다.

• 원하는 결과를 위한 비즈니스 사례 만들기 :다음 단계로 기업은 프로세스 마이닝 구현에 적합한 프로세스를 식별하고 원하는 결과에 대한 비즈니스 사례를 만들고 비즈니스 사례가 성립하지 않는 경우 목표 결과 상태를 수정해야 합니다.

• 능력 목표 상태 결정 :달성 가능한 결과를 결정한 후 기업은 이를 달성하기 위해 해당 기능 요구 사항을 매핑해야 합니다. Everest Group은 기업의 프로세스 마이닝 여정의 25개 이상의 핵심 요소와 4가지 성숙도에 걸쳐 프로세스 마이닝 기능을 평가합니다. 조직은 한 상태에서 다른 상태로 이동하기 위해 다양한 기간의 여러 스프린트를 거칠 수 있습니다. 능력 요소 전반에 걸쳐 다양한 성숙도 수준을 가질 수 있습니다.

• 모든 결정인자를 식별하고 경로 매핑 :동일한 현재 및 대상 상태가 주어지면 다른 기업에 대한 프로세스 마이닝 여정은 조직 구조, 사람/프로세스 중심성, 초기 이해 관계자, 위험 선호도, 변화에 대한 민감도 및 기술 지식과 같은 환경 요인에 따라 다른 경로를 취할 수 있습니다.

• 매핑된 경로에 대해 실행 :최적의 실행 경로를 매핑한 기업은 성공적인 실행을 위해 다양한 모범 사례 프레임워크와 도구를 활용할 수 있습니다.

프로세스 마이닝 시장은 프로세스 마이닝 솔루션에 대한 인식과 성숙도가 높아짐에 따라 계속 빠르게 성장하고 있습니다. 지역과 산업 분야의 기업들은 자동화 및 디지털 혁신 여정을 가속화하고 비즈니스 민첩성과 탄력성을 보장하는 데 중요한 지속적인 프로세스 모니터링을 촉진하는 역할을 깨닫기 시작했습니다. 또한 자동화 솔루션과의 통합으로 사실 기반 및 결과 기반 조치를 주도하는 역할이 확대되었습니다.

Everest Group의 프로세스 마이닝 플레이북은 프로세스 마이닝에서 동급 최고의 결과를 달성할 수 있도록 통찰력, 방법론 및 실용적인 조언을 통해 프로세스 자동화 및 변환 여정의 다양한 단계에 있는 기업에 힘을 실어줍니다.

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