데이터 기반 운송업체 조달: RFP 정확성과 민첩성 높이기

대부분의 공급망 전문가들은 전통적인 연간 전사적 운송업체 조달 프로세스에 비효율이 있다는 데 동의할 것입니다. 더 나은 데이터 접근성이 조직 운영 방식을 바꾸고 있으며, 운송 전략도 그에 맞춰 변화해야 할 때입니다. 그러나 많은 운송 부서는 여전히 같은 관행을 반복하고 있습니다.

전통적 조달 프로세스의 한계

역사적으로 운송업체 조달 프로세스는 시간 집약적이었습니다. 화주는 가격, 서비스, 신뢰성, 네트워크 호환성을 기반으로 적합한 운송업체를 식별하기 위해 제안 요청서(RFP) 준비와 검토에 상당한 시간을 쏟습니다. 운송업체도 RFP에 응답하는 데 시간을 씁니다. 일반적으로 길고 힘든 과정을 거친 후 합의가 이루어지고 계약이 체결됩니다.

시간이 지나면 양측 운송 네트워크의 예상치 못한 도전과 변화로 인해 합의가 깨질 수 있습니다. 이로 인해 화주는 현물 시장이나 중개를 통해 새로운 운송업체 파트너를 급히 찾아야 하거나, 운송업체는 추가 화물을 채우기 위해 용량을 찾아야 하는 상황이 발생합니다.

올바른 데이터가 조달 전략을 주도하면, 더 나은 RFP 관행으로 더 안정적이고 생산적인 네트워크와 더 강력한 화주-운송업체 관계를 구축할 수 있습니다.

더 강력한 운송 네트워크 구축

무엇이 화주를 제약하는가?

자사 네트워크와 화물 발자국(Freight Footprint) 너머에 대한 가시성 부족입니다. 화주가 이용할 수 있는 정보는 자사 네트워크 발자국뿐이며, 이는 훨씬 더 큰 그림의 아주 작은 조각에 불과합니다. 화주가 불완전한 데이터세트에 제한되면 운송업체 네트워크가 더 광범위한 화물 생태계와 어떻게 상호작용하는지 이해할 수 없습니다.

올바른 운송 파트너와 함께라면, 화주는 더 정확하고 견고한 데이터를 활용해 자사 밖의 운송업체 네트워크에 대한 더 넓은 시각을 확보하고, 이를 화물 조달 전략의 입력으로 삼을 수 있습니다. 미국 전역의 유사 화주 화물 발자국을 평가하고, 레인(Lane) 단위 성과로 좁혀 요율 결과에 영향을 미치는 모든 요소를 고려할 수 있습니다.

전통적인 공급망 컨설턴트는 RFP 전에 데이터 덤프(Data Dump)를 제공할 수 있습니다. 그 정보는 전년도 특정 시점의 스냅샷을 제공합니다. 문제는 이런 데이터가 너무 단편적이며 제한된 범위로 인해 왜곡될 수 있다는 점입니다. 거시적 트렌드를 파악하는 데는 도움이 될 수 있지만, 더 포괄적인 운송 데이터와 세분화된 정보는 화주 네트워크에 특화된 전략적 잠재력을 열어줍니다.

작년 데이터는 자연재해 이후 불확실성 탐색, 예기치 않은 경제 변화 후 가이던스 제공, 운송업체가 최신 화물 계약을 준수하는지 보여주는 데 한계가 있습니다.

대신 화주는 끊임없이 진화하는 운송 네트워크 뒤의 '살아있는 데이터(Living Data)'를 분석하여 정보와 통찰력을 실시간에 가깝게 가져와야 합니다. 이는 공급망 전략에 민첩성을 더하고, 운송 리더가 연중 지속적으로 계산된 조정을 할 수 있게 합니다.

적합한 운송업체 믹스 식별

레거시 방식의 운송업체 RFP는 단순히 화주 네트워크를 입찰에 부치는 것입니다. 불행히도 운송업체 RFP에는 일화적 증거(Anecdotal Evidence)가 종종 사용됩니다. 공급망 전문가들은 업계 동료와 선배들에게서 어떤 운송업체를 신뢰할 수 있는지 이야기를 듣지만, 그런 일화적 정보는 신뢰할 수 없습니다. 이 편향은 어느 운송업체가 숏리스트에 오를지 영향을 미칩니다.

운송업체의 평판을 고려하는 것은 현명한 일입니다. 하지만 이야기를 뒷받침하는 확실한 숫자(하드 데이터)가 어떤 운송업체를 RFP 이벤트에 포함시킬지 결정하는 훨씬 더 강력한 방법입니다. 평판과 별개로, 화주는 여전히 해당 운송업체가 자사 네트워크에 적합한지 검토해야 합니다. 신뢰할 수 있는 데이터를 평가하는 것이 그 판단의 방식이어야 합니다.

화주는 장기적 관계를 맺어온 핵심 운송업체 그룹을 보유하는 경향이 있습니다. 여러 면에서 이는 이상적입니다. 강력한 관계는 공급망을 지탱하는 데 필요합니다. 그러나 시장은 항상 변하므로, 화주는 데이터를 검토하고 정기적으로 운송업체 파트너를 재평가하여 여전히 자사 운송 네트워크에 적합한지 확인해야 합니다.

전통적으로 많은 화주는 최저 입찰 운송업체가 일을 따낸다는 사고방식으로 RFP를 운영합니다. 하지만 서비스 품질이 낮고 용량이 불안정한 저비용 운송업체가 너무 많으면 운송 네트워크에 추가 리스크가 생깁니다.

예를 들어, 운송업체가 화주의 출하 건과 자연스럽게 연계되지 않아 파트너십이 깨지는 경우가 있습니다. 저비용 입찰이 결국 화주에게 추가 비용으로 돌아가는데, 현물 시장에서 급히 새로운 운송업체를 찾아 배송을 이행해야 하기 때문입니다. 이는 화주가 처음 예상했던 것보다 더 높은 운임을 지불하게 될 가능성이 높음을 의미합니다.

이는 화주가 올바른 데이터를 사용해 RFP 초기에 안정적인 파트너를 식별하고, 지속적으로 성과와 적합성을 모니터링하면 방지할 수 있습니다. 일반적인 기대를 넘어 네트워크에 가장 적합한 운송업체 파트너를 식별하면 화주와 운송업체 모두에게 상당한 혜택을 제공합니다.

대형 화주들이 흔히 놓치는 기회 중 하나는 중소형 운송업체 고려입니다. '톱 운송업체'가 시장 점유율의 대부분을 차지하지만, 소규모 선단을 운영하거나 화물 전문성을 제공하거나 특정 지역을 서비스하는 운송업체와 파트너십을 맺으면 독특한 이점이 있습니다.

소규모 운송업체는 대규모 영업팀이나 광범위한 마케팅 예산이 없을 수 있지만, 여전히 화주 운송 네트워크에 이상적인 파트너가 될 수 있습니다. 지역 서비스에 집중하는 운송업체는 주요 레인 주변에 활성 네트워크를 가지고 있어 좋은 파트너가 될 수 있습니다. 전국 단위 운송업체가 해당 지역에 트럭을 보낼 수 있지만, 더 밀집된 네트워크 볼륨에서 기사를 빼내야 하는 추가 비용이 발생할 수 있습니다. 소규모 운송업체는 단순히 거래적 관계만 제공하는 것이 아니라 화주의 니즈를 우선시하려는 동기가 강하기 때문에 강력한 파트너가 될 수도 있습니다.

건전한 운송업체 포트폴리오를 구축하는 것은 도전적입니다. 화주는 신뢰할 수 있는 파트너 기반이 필요하지만, 그 파트너십을 평가하고 잘 알려지지 않은 '숨은 보석' 같은 운송업체와 협업할 준비도 되어 있어야 합니다. 이러한 소규모 성장형 운송업체는 화주 네트워크의 핵심 운송업체를 보완할 수 있습니다. 그 균형을 맞추는 최선의 방법은 신뢰할 수 있는 운송 데이터를 사용하는 것입니다.

'절감액' 숫자 너머를 보라

대부분의 운송 임원들에게 컨설턴트 및 파트너와의 협업에서 가장 중요한 것은 절감액과 비용 회피입니다: "얼마나 절약해 줄 수 있나? ROI는 얼마인가?" 절감액은 작년 데이터, 판매 예측, 제조 시설의 예상 생산 수준을 기반으로 한, 작년 운송 네트워크 모습에 기초합니다. 모든 관련자는 이것들이 추정치일 뿐이며, 향후 몇 달간 상황이 확실히 변할 것임을 압니다. 이 맥락에서 절감액은 RFP 프로세스 시작 시 정의된 주관적인 절감액 숫자를 기반으로 하므로 결코 보장되지 않습니다.

운송 전략에 더 많은 통찰력과 가치를 제공할 수 있는 더 강력한 지표들이 있습니다. 화주가 고객의 정시 픽업 및 배송 요건을 충족하고 있는가? 화주가 운송 네트워크에 설정된 예산 내에서 운영하고 있는가? 이러한 목표는 RFP 프로세스 초기에 정의된 주관적인 절감액 숫자 기반의 운송 비용 절감만큼 중요해야 합니다.

정확한 운송 데이터의 필요성

이커머스와 D2C(직접 소비자 배송) 배송이 많은 공급망에 점점 더 필수적인 요소가 되는 시기에, 운송은 효과적인 전략 실행의 필수적인 부분입니다.

화주가 가능한 최상의 네트워크를 구축하고 운영하도록 보장하면 운송 팀이 예산 내에서 운영하면서 경쟁사와의 차별화를 이룰 수 있습니다. 가능한 한 많은 데이터에 접근하고, 이를 해석하고, 핵심 트렌드를 식별하고, 이를 활용해 최적의 파트너를 찾는 것은 민첩한 공급망에 필수적입니다.

이 데이터의 중요성은 RFP 프로세스를 넘어섭니다. 예를 들어, 데이터 가시성은 특정 지역의 트럭 유입·유출량을 기반으로 새로운 유통 시설의 가장 유리한 위치를 식별할 수 있습니다. 이러한 지식은 화주가 화물을 막 배송하고 새로운 화물을 픽업해야 하는 차량에 쉽게 접근할 수 있도록 포지셔닝합니다.

더 효율적이고 효과적인 운송 네트워크를 향한 첫걸음은 폭넓은 가치 있는 데이터에 접근할 수 있는 공급망 파트너와 전문 컨설턴트를 찾는 것입니다. 이러한 파트너는 화주가 해당 정보를 효과적인 운송 전략에 적용하고, 성과를 모니터링하며, 지속적 개선 이니셔티브에 대한 가이던스를 제공하도록 도울 수 있습니다.

관계는 중요합니다. 서비스와 신뢰성에 대한 이야기와 경험은 의사결정에 도움이 됩니다. 하지만 데이터도 스스로 이야기를 합니다.

작성자: 헤더 뮐러(Heather Mueller), Breakthrough Supply Chain 최고운영책임자(COO).