ERP 소프트웨어 시리즈: 포괄적 사용자 요구사항 수립하기

기업이 신규 또는 업그레이드 소프트웨어 선정·구현의 핵심 가치 제안을 확정한 후에는, 새 시스템이 지원해야 할 상세 요구사항을 정의해야 합니다. 이 요구사항은 최적의 솔루션 적합성과 궁극적 가치를 판단하는 기준이 됩니다.

요구사항의 두 가지 범주

요구사항은 '현재 상태(Current State)'와 '미래 상태(Future State)'로 분류해야 합니다.

• 현재 상태 요구사항: 잠재 공급업체에게 현재 업무 수행 방식을 설명합니다. 현재 비즈니스 여건뿐 아니라 기존 소프트웨어의 한계(거래 처리 방식, 고객·공급업체 상호작용 제약)도 반영됩니다.
• 미래 상태 요구사항: 향후 5~7년 뒤 기업이 어떻게 운영되고 소프트웨어로 이를 지원할지 제시합니다. 7년 후를 정확히 예측할 순 없지만, 장기 전략 달성을 위해 필요한 소프트웨어·하드웨어 기술과 업무 방식을 구상할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 맵(Business Process Maps)

현재·미래 운영 정보를 어떻게 수집할지도 중요합니다. 수집은 현업 사용자와 정보를 공급업체에 전달할 조직 내 담당자 간 상호작용을 기반으로 합니다.

일부 기업은 현재·미래 상태 비즈니스 프로세스의 전체 구조를 보여주는 비즈니스 프로세스 맵을 작성할 수 있습니다. 이 맵은 특정 업무 활동을 수행하는 실무자들의 입력을 반영합니다. 현재·미래 상태 모두에 대한 잠재적 맵 목록에는 다음 워크플로가 포함될 수 있습니다.

• CRM
• 견적 및 판매 주문 입력
• 고객 서비스
• 엔지니어링(견적 지원, 제조 지원)
• 공급망/구매
• 창고/재고/입고 관리
• 계획 및 스케줄링
• 작업 지시 및 현장 보고
• 출하
• 품질
• 회계 - 매입채무 및 현금 지급
• 회계 - 청구/매출채권/현금 수금
• 회계 - 총계정원장

비즈니스 프로세스 맵에는 현재·미래 상태 프로세스와 관련된 모든 입력과 출력이 포함되어야 합니다. 각 활동에 현재 어떤 소프트웨어가 사용되는지 표시(overlay)합니다. 예: 현재 ERP 시스템 사용 활동, MS Excel/Access DB 사용 활동, 수작업 활동 등.

활동을 색상으로 구분하면 각 기술이 현재·계획 프로세스에서 얼마나 사용되는지 시각화할 수 있습니다. 미래 상태 맵의 가시적 이점은 신규 소프트웨어의 단일 색상으로 통일되고, 특히 Excel 스프레드시트와 Access DB 색상이 사라지는 것입니다.

체크리스트(Checklists)

체크리스트는 수십 년간 소프트웨어 선정에 활용되어 왔습니다. 제3자가 수백~수천 개의 기능 요구사항을 위 목록과 유사하게 그룹화하여 작성하며, 다수 공급업체의 예/아니오 기능 데이터베이스와 연계되는 경우가 많습니다. 체크리스트를 완성하면 사용자의 요구를 가장 잘 충족할 ERP 공급업체 목록을 얻습니다.

문제는 기저 데이터베이스가 어떻게 구축되었는가입니다. 공급업체가 특정 기능 제공 여부를 항상 투명하게 밝히지 않으며, 기능이 실제로 어떻게 구현되는지도 중요합니다.

매출 $5M~$25M 기업과 $250M~$500M 기업에 필요한 솔루션 범위는 다릅니다. 극단적으로 SAP와 Oracle도 위 업무 영역을 지원하지만, JobBOSS와 E2(잡숍 인기 솔루션)도 마찬가지입니다. 솔루션 범위, 요구사항, 예산(가치 제안), 산업 및 제조 유형(이산 vs 공정) 간 적합성이 필수적입니다.

체크리스트(서비스) 활용 시, 각 영역 담당 직원이 1차 작성하고 전사 팀이 검토해 개별 답변을 전사 운영·니즈와 연계해야 합니다.

내러티브(Narratives)

저자는 내러티브 문서를 선호합니다. 현재 상태 프로세스를 설명하고 미래 상태 니즈를 논의하는 형식입니다. 비즈니스 프로세스 담당자 인터뷰를 통해 오늘날 비즈니스가 어떻게 돌아가는지, 미래에 어떻게 운영하려는지 '이야기'를 만듭니다. 공급업체가 비즈니스를 온전히 이해할 수 있는 충분한 디테일을 담을 수 있습니다. 내러티브에는 현재 수행 업무, 신규 소프트웨어 도입 사유(가치 제안), 현행 기술 현황도 보완할 수 있습니다.

공급업체가 검토하고 싶어 하는 것

저자가 받은 피드백에 따르면, 대다수 공급업체는 비즈니스 프로세스 맵을 완전히 파악하기 어려워하고, 2,000개 기능의 체크리스트는 지루해합니다. 내러티브가 검토하기 가장 수월합니다. 그래도 공급업체는 세 문서 모두에 이미 공개된 내용을 질문하곤 하므로, 상세 검토에 대비해야 합니다.

사용자 요구사항 작성에 상당한 노력을 기울여야 합니다. 문서화된 내용이 대체 솔루션의 적합성·기능·가치 평가의 기초가 되기 때문입니다. 잘 작성된 요구사항은 공급업체가 자사 역량이 귀사의 미래 운영 비전을 어떻게 지원할지 가장 완전하게 제시할 수 있게 합니다.

공급업체가 귀사의 기본 니즈를 충족하지 못하는 솔루션을 회의실에 들고 오게 만드는 것은 귀사의 책임입니다.

해리 랜즈버그, DVIRC 비즈니스 프로세스 기술 컨설팅 이사는 300개 이상 기업의 비즈니스 프로세스가 업그레이드·신규 소프트웨어로 최적으로 지원되도록 문서화해 왔습니다. 고객 운영 방식을 기술 시장에 연계하는 접근으로 더 나은 선정·구현 결과를 이끌어냅니다. 자세한 정보는 자세히 보기 또는 문의하기를 참조하세요.