ERP 소프트웨어 시리즈:사용자 요구 사항 개발

회사가 새로운 또는 업그레이드된 소프트웨어의 선택 및 구현을 진행하기 위한 중요한 가치 제안을 결정했으면 이제 지원할 새 시스템에 대한 세부 요구 사항을 구성해야 합니다. 이러한 요구 사항은 새 솔루션의 최상의 적합성과 궁극적인 가치를 결정하는 데 필수적입니다.

요구 사항의 두 가지 범주

요구 사항은 "현재 상태"와 "미래 상태"로 분류되어야 합니다. 현재 상태 요구 사항은 잠재적 공급업체에게 회사가 오늘날 어떻게 비즈니스를 수행하는지 설명하기 위해 제공됩니다. 현재 상태 비즈니스 프로세스는 현재 비즈니스 조건뿐만 아니라 거래가 처리되고 회사가 고객 및 공급업체와 상호 작용하는 방식에 대한 현재 소프트웨어의 제한에 의해 영향을 받습니다.

미래 상태 요구 사항은 회사가 미래에 어떻게 운영하고 기능을 지원하기 위해 소프트웨어를 사용할 계획인지를 나타냅니다. 미래는 5년에서 7년으로 정의되어야 합니다. 지금으로부터 7년 후의 운영 방식을 정확히 예측할 수 있는 회사는 없지만 회사는 사업 계획과 장기 전략을 달성하는 데 필요한 소프트웨어 및 하드웨어 기술 유형을 상상할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 맵

기업은 또한 현재 및 미래 운영에 대한 정보를 수집하는 방법을 고려해야 합니다. 분명히 정보 수집은 현재 사용자와 수집된 정보를 공급업체에 제공할 책임이 있는 조직 내 사용자 간의 상호 작용을 기반으로 합니다.

일부 회사는 현재 상태 및 미래 상태 비즈니스 프로세스의 각 측면에 대한 전체 구조를 나타내는 비즈니스 프로세스 맵을 준비할 수 있습니다. 이러한 지도는 특정 비즈니스 활동에서 트랜잭션을 처리하는 비즈니스의 입력을 활용합니다. 현재 상태 및 미래 상태 비즈니스 프로세스의 잠재적 맵 목록에는 다음 워크플로가 포함될 수 있습니다.

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CRM

견적 및 판매 주문 입력

고객 서비스

엔지니어링 – 견적 지원 및 제조 지원

공급망/구매

창고 관리/재고 관리/입고

계획 및 일정

작업 주문 및 작업 현장 보고

배송

품질

회계 – 미지급금 및 현금 지출

회계 – 청구/수취 계정/현금 신청

회계 – 총계정원장

비즈니스 프로세스 맵에는 현재 및 미래 상태 비즈니스 프로세스와 관련된 모든 입력 및 출력이 포함되어야 합니다. 이러한 활동은 현재 작업을 지원하는 데 사용되는 소프트웨어에 대한 지표와 함께 "중첩"되어야 합니다. 예를 들어 현재 ERP 시스템을 사용하는 활동, MS Excel 또는 Access Database를 사용하는 활동, 수동으로 수행되는 활동이 있습니다.

활동을 색상으로 구분하여 지도의 독자는 현재 및 계획된 비즈니스 프로세스를 지원하는 데 사용되는 각 기술의 양을 시각화할 수 있습니다. 미래 상태 지도의 가시적인 이점 중 하나는 선택을 위해 계획된 새 소프트웨어의 균일한 색상과 다른 색상, 특히 Excel 스프레드시트 및 Access 데이터베이스의 색상을 제거하는 것입니다.

체크리스트

체크리스트는 수십 년 동안 소프트웨어를 선택하는 데 사용되었습니다. 체크리스트는 일반적으로 위의 목록과 유사하게 분류된 수백 또는 수천 개의 기능 요구 사항을 나열하는 타사의 지식을 기반으로 합니다. 이러한 체크리스트 중 상당수는 여러 소프트웨어 공급업체의 예/아니오 기능 데이터베이스와 관련되어 있습니다. 체크리스트를 완료함으로써 사용자는 사용자의 요구를 가장 잘 충족시킬 수 있는 ERP 공급업체 목록을 소유하게 됩니다.

체크리스트의 과제는 기본 데이터베이스가 개발된 방식입니다. 공급업체는 특정 기능을 제공하는지 여부가 아니라 소프트웨어가 실제로 정보를 제공하는 방법에 대해 항상 완전히 솔직하지 않습니다.

특정 솔루션이 매출이 500만~2500만 달러인 회사를 위한 것인지 아니면 매출이 2억 5,000만 달러에서 5억 달러인 회사를 위한 것인지에 대한 설명이 필요합니다. 극단적인 예는 SAP와 Oracle이 위의 비즈니스 프로세스 영역을 지원하는 기능을 제공하고 JobBOSS와 E2(인기 있는 잡샵 솔루션)도 마찬가지입니다. 개별 제조와 공정 제조 간의 산업 및 기본 제조 구조뿐만 아니라 솔루션, 요구 사항 및 예산(가치 제안)의 범위가 일치해야 합니다.

조직에서 체크리스트(서비스)를 사용하려는 경우 먼저 체크리스트가 완료되었는지 확인하고 각 영역을 담당하는 직원을 구입한 다음 개별 답변을 전사적 운영 및 요구와 연관시킬 수 있는 전사적 팀의 검토를 받습니다.

내러티브

저자의 선호는 현재 상태 프로세스를 설명하고 미래 상태 요구 사항을 논의하는 서술 문서입니다. 비즈니스 프로세스에 있는 사람들을 인터뷰함으로써 현재 비즈니스가 어떻게 운영되고 있고 미래에 어떻게 운영되기를 원하는지에 대한 스토리를 만들 수 있습니다. 공급업체가 비즈니스를 완전히 이해할 수 있도록 확실한 수준의 세부 정보가 제공될 수 있습니다. 내러티브는 또한 비즈니스가 하는 일, 비즈니스가 새로운 소프트웨어를 찾는 이유(가치 제안), 현재 사용 중인 기술로 보완될 수 있습니다.

공급업체가 검토하고자 하는 것

저자가 과거에 받은 피드백에서 대부분의 공급업체는 비즈니스 프로세스 맵을 완전히 따르기 위해 고군분투하고 2,000개 기능이 포함된 체크리스트에 지루합니다. 내러티브는 검토하기가 더 쉽습니다. 공급업체는 세 문서 모두에 이미 공개된 질문을 하는 데 여전히 많은 시간을 할애하므로 기업은 사용자 및 소프트웨어 요구 사항을 개발하는 데 상당한 노력을 기울인 경우에도 모든 프로세스를 어느 정도 세부적으로 검토할 준비를 해야 합니다.

문서화된 내용은 대체 소프트웨어 솔루션이 적합성, 기능 및 가치에 대해 평가되는 방법의 기초이기 때문에 사용자 요구 사항을 개발하는 데 상당한 노력과 주의를 기울여야 합니다. 잘 개발된 사용자 요구 사항을 통해 공급업체는 자신의 기능이 미래의 운영 성공에 대한 귀하의 비전을 지원하는 방법에 대해 가장 완전한 프레젠테이션을 할 수 있습니다.

공급업체가 귀사의 장점을 최대한 발휘할 수 있도록 자신의 능력을 입증할 수 있는 위치에 있지 않다면 그것은 정말 귀하의 잘못입니다. 기본 요구 사항을 충족하지 못하는 것으로 쉽게 관찰할 수 있는 공급업체의 솔루션은 프레젠테이션을 위해 회의실에 나타나지 않아야 합니다.

해리 랜즈버그 DVIRC의 비즈니스 프로세스 기술 컨설팅 이사인 은 300개 이상의 회사와 협력하여 비즈니스 프로세스가 업그레이드되거나 새로운 소프트웨어로 가장 잘 지원될 수 있는 방법을 문서화했습니다. 고객이 작동하는 방식을 기술 시장과 연관시키는 그의 접근 방식은 더 나은 선택 및 구현 결과를 가져옵니다. 자세한 내용은 자세히 알아보기 또는 연락처 우리.