재고 관리 시스템: 정의, 이점 및 모든 산업을 위한 모범 사례

대부분의 사람들이 재고 관리를 생각하면 소매 애플리케이션을 떠올립니다. 소매 운영이 재고 관리에 크게 의존하는 것은 사실이지만, 재고 관리 시스템은 제조, 유틸리티, 의료, 교육, 정부 등 다양한 산업에서 널리 사용됩니다. 재고 관리 시스템은 적절한 품질의 적절한 양의 재고가 적절한 시기에 이용 가능하도록 재고의 흐름과 유지보수를 제어하는 프로세스를 간소화하고 중앙화합니다.
재고 관리 시스템의 정의
재고 관리 시스템은 기술(하드웨어 및 소프트웨어)과 프로세스 및 절차의 조합으로, 회사 자산, 원자재 및 공급품, 공급업체나 최종 소비자에게 보낼 준비가 된 완제품인지 여부에 관계없이 비축된 제품의 모니터링과 유지보수를 감독합니다. 완전한 재고 관리 시스템은 다음으로 구성됩니다:

• 바코드 라벨이나 자산 태그 등 모든 재고 항목과 관련 정보(예: 품목 정보)를 식별하는 시스템.
• 핸드헬드 바코드 스캐너나 바코드 스캔 앱이 있는 스마트폰 등 바코드 라벨을 읽기 위한 하드웨어 도구.
• 모든 재고에 대한 중앙 데이터베이스와 참조 지점을 제공하고, 데이터 분석, 보고서 생성, 미래 수요 예측 등의 기능을 갖춘 재고 관리 소프트웨어.
• 라벨링, 문서화, 보고를 위한 프로세스와 정책. 여기에는 적시(JIT), ABC 분석, 선입선출(FIFO), 재고 검토 또는 기타 입증된 방법론과 같은 재고 관리 기법이 포함되어야 합니다.
• 이러한 정책과 프로세스를 따르도록 교육받은 인력.

SearchERP는 재고 관리를 "비자산화 자산(재고) 및 재고 품목의 감독"으로 정의합니다. 재고 관리는 제품, 상품 등이 제조업체에서 창고로, 그리고 판매 시점으로 이동하는 흐름을 감독하는 공급망 관리의 구성 요소입니다. SearchERP는 "재고 관리의 핵심 기능은 새 제품이나 반품 제품이 창고나 판매 시점에 들어오거나 나갈 때마다 각각에 대한 자세한 기록을 유지하는 것"이라고 설명하며, 이는 프로세스와 문서화가 가능한 한 간소화되고 효율적이도록, 그리고 오류를 최소화하기 위해 명확하고 확립된 재고 관리 시스템을 갖는 것의 중요성을 지적합니다.
재고 관리 시스템의 이점
재고 관리 시스템이 없으면 조직을 통해 흐르는 상품과 제품은 필연적으로 혼란에 빠질 것입니다. 재고 관리 시스템은 조직의 통제 하에 있는 모든 자산과 항목에 대한 중앙 집중식 기록을 유지할 수 있게 하여, 모든 항목의 위치, 공급업체 및 납품업체 정보, 사양, 현재 재고 중 특정 항목의 총 수량에 대한 단일 진실 출처(single source of truth)를 제공합니다.
재고는 종종 이동성 자산으로 구성되므로, 재고 관리 시스템은 현재 재고 수준을 파악하고 어떤 품목이 빠르게 움직이고 어떤 품목이 느리게 움직이는지 이해하는 데 필수적입니다. 이는 조직이 더 정확하게 언제 재주문해야 하는지 결정할 수 있게 합니다. 전반적으로 포괄적인 재고 관리 시스템은 기업에 다음과 같은 수많은 이점을 제공합니다:

• 현금 흐름 개선
• 더 나은 보고 및 예측 기능
• 보관 비용(간접비) 절감
• 인건비 절감
• 데드 재고 감소
• 더 나은 조직화
• 투명성 향상
• 공급업체, 납품업체, 파트너 관계 개선

재고 관리 시스템의 과제
재고 관리 시스템은 제대로 구현되면 생산성과 효율성에 극적인 영향을 미칠 수 있습니다. 재고 관리 시스템과 관련된 대부분의 과제는 모범 사례를 따르지 않거나 수동 문서화 및 일관성 없는 보관 레이아웃과 프로세스와 같은 구식 방법에 의존하는 것에서 발생합니다. 이러한 경우 회사 전체에 명확성과 일관성을 더하기 위해 완전한 재고 관리 개편이 필요할 수 있습니다.

좋은 재고 관리 시스템은 바코드 라벨, 바코드 스캐너, 재고 관리 소프트웨어를 사용하여 수동 문서화를 제거함으로써 인적 오류를 줄이고 다음과 같은 비용이 많이 드는 실수를 줄입니다:

• 귀중한 보관 공간을 차지하고 회사의 수익을 갉아먹는 너무 많은 느리게 움직이는 재고 보유.
• 필수 재고 품목이 예기치 않게 품절되어 백오더로 인해 공급망이 지연됨.
• 수동 문서화 오류로 인한 부정확한 기록(잘못된 부품 번호, 부정확한 재고 수량).
• 잘못된 위치에 보관된 품목을 찾는 데 낭비되는 인력 시간. 효율성에 최적화되지 않은 재고 보관(열악한 창고 또는 창고 레이아웃으로 인해)은 재고 피킹 시간을 증가시켜 인건비도 증가시킵니다.

재고 관리 시스템을 위한 모범 사례
Cleary Inventory는 몇 가지 기본 필수 요소를 갖춰 설정하면 좋은 재고 관리 시스템이 생산성 향상에 도움이 될 수 있다고 설명합니다:

• 위치 이름
• 읽기 쉬운 위치 라벨
• 고유 항목 식별 번호
• 단위(단위 측정)
• 시작 수량
• 활동을 효과적으로 모니터링하고 추적하는 소프트웨어 솔루션
• 명확한 회사 전체 정책 및 프로세스
• 이러한 정책과 프로세스를 지원하는 방법을 아는 인력

포괄적인 재고 관리 시스템을 구현하는 것은 복잡할 수 있습니다. 단순히 좋은 소프트웨어 프로그램을 구매하는 문제가 아닙니다. 재고 관리 시스템은 사람, 프로세스, 기술을 엔드투엔드로 다뤄야 합니다. 포괄적인 회사 전체 재고 관리 시스템을 설정하기 위한 모범 사례를 따르는 것은 더 큰 효율성과 수익 증대를 통해 반복적으로 투자 회수되는 투자입니다.