MRO 시스템 통합을 위한 검증된 3대 전략

기술은 유지보수, 수리, 운영(MRO) 공급망에 매우 중요합니다. 상태 모니터링부터 자산 계층, 재고 추적, 지출 관리에 이르기까지 기술의 역할은 절대적입니다.

효율적으로 소통할 수 있는 능력이 없으면 공급망의 완전한 통합은 더욱 어려워집니다. 기업들은 표면상으로는 통합된 것처럼 보이는 프로세스를 짜맞출 수 있지만, 실제로는 통합되지 않은 경우가 많습니다. 이는 정보가 두 개의 서로 다른 시스템에 입력되게 하여 인적 오류 가능성을 높이고, 해결에 시간과 자원이 소요되는 송장 불일치 보고서(IDR)를 유발할 수 있습니다.

반면 MRO 시스템 통합을 구현하면 기존 비즈니스 프로세스를 검토하게 되고, 가능한 곳에서 최적화 기회를 발견하게 됩니다. 목표는 오류를 제거하고, 시스템 통합을 통해 기술이 의도한 대로 작동하도록 하는 것입니다. 이점으로는 데이터 및 재고 가시성, 더 정확하고 빠른 주문 처리, 낮은 거래 비용, 더 높은 노동 효율성이 있습니다.

궁극적 목표는 관련된 각 시스템의 장점을 끌어내어 MRO를 주문 측면에서 가능한 한 오류가 없도록 만드는 것입니다. 이를 달성하는 데 도움이 되는 세 가지 모범 사례는 다음과 같습니다.

필요성 인식 및 이해

비즈니스 프로세스를 검토하고 시스템 간에 흐르는 데 필요한 데이터를 결정할 때, 재고에 대한 기록 시스템(system of record)을 식별해야 합니다. 이는 트랜잭션이 다른 시스템에서 발생한 다음 해당 데이터를 기록 시스템과 인터페이스하려 시도하는 것이 아니라, 기록 시스템 내에서 수행되도록 보장하는 데 매우 중요합니다.

예를 들어, 한 시스템에서 입고 처리를 수행한다면 출고 처리도 같은 시스템에서 이루어져야 합니다. 그렇지 않으면 재고 잔액 불일치가 발생할 수 있습니다.

또한 예상 트랜잭션 볼륨(창고 내 SKU 수, 처리될 발주 라인 수, 데이터 전송 빈도 등)을 미리 정의하여 인터페이스에 필요한 최적의 IT 인프라를 결정해야 합니다. 시스템이 볼륨을 처리할 수 없다면 지정된 목적을 달성하지 못할 것입니다.

핵심 이해관계자 식별 및 참여

MRO 시스템 통합 구현에서 가장 중요한 요소는 주요 이해관계자, 특히 IT 팀이 프로젝트 전반에 걸쳐 참여하는 것입니다. IT 팀은 계획 논의가 시작될 때 초기부터 참여해야 합니다. 비즈니스 팀도 인터페이스가 비즈니스 기대에 부합하도록 동등하게 참여해야 합니다. 구매, 공급망, 재무, 운영, 유지보수 모두 논의와 계획에 참여해야 합니다.

송장 발행은 MRO 프로세스 흐름의 말단에 위치하며, 인터페이스가 제대로 설계되지 않았을 때 가장 큰 고통을 유발합니다. 재무 팀의 매입채무 담당자를 컨설팅하여 송장 전송 및 조정 요건을 정의하고 문서화하여 AP 프로세스 흐름이 원활하도록 해야 합니다.

최종 사용자 교육도 중요합니다. 세상에서 가장 효율적인 인터페이스를 구축해도 사용자가 잘 교육되지 않으면 헛수고입니다.

최종 사용자는 자신이 트랜잭션을 수행하는 시스템뿐만 아니라 시스템 간 데이터 전송 방식에 대해서도 교육받아야 합니다. 또한 교육의 핵심 사항을 다루는 한 페이지짜리 퀵 레퍼런스 가이드를 최종 사용자에게 제공하는 것이 권장됩니다. 데이터 프로세스 흐름이 어떻게 작동하는지 이해하면 최종 사용자가 전체 시스템 역량을 활용하는 데 도움이 됩니다.

사용자 승인 테스트(UAT)는 프로젝트 계획의 한 단계로, 비즈니스 사용자에게 인터페이스를 시험 운행하고 조정이 필요한 부분을 식별할 기회를 제공합니다. 이 단계는 인터페이스가 설계된 대로 작동하는지 확인하기 위한 것입니다. 이 작업에 충분한 시간을 할당하고, 비즈니스가 이 기회를 충분히 활용하여 성공적인 결과를 보장해야 합니다.

인터페이스 모니터링 및 개선을 위한 리소스 포함

마지막으로, 시스템 인터페이스가 가동되면 단순히 떠나서는 안 됩니다. 최종 사용자가 인터페이스에 완전히 익숙해지도록 하기 위한 고 라이브(go-live) 후 하이퍼 케어(hyper care) 기간을 위한 시간을 할당해야 합니다. 일반적으로 최소 2주가 권장됩니다. 또한 오류 처리 메커니즘과 자동화된 보고서를 개발하여 문제를 사전에 관리하고 사용자 부담을 최소화해야 합니다. 새로운 인터페이스의 전체 목적은 비즈니스를 돕는 것이지, 추가 부담을 주는 것이 아닙니다.

재고 잔액에 영향을 미치는 인터페이스의 경우, 두 시스템이 잔액 측면에서 벗어나지 않도록 주간 재고 조정 프로세스를 구현해야 합니다. 예를 들어, 기록 시스템의 재고 스냅샷을 외부 시스템에 전자적으로 전송하여 비교하고 불일치를 식별합니다. 그런 다음 비즈니스 사용자가 후속 조치를 취해 조정하고 필요한 수정을 가합니다. 같은 맥락에서 두 시스템 간의 미결 발주 라인에 대해서도 유사한 조정을 마련해야 합니다.

제대로 수행될 때 MRO 시스템 통합은 자동화와 시간 절약 절차의 중요한 요소를 추가하여 공급망 비용을 더욱 절감합니다.

스탠리 펄리(Stanley Perli)는 시노보스(Synovos)의 엔터프라이즈 비즈니스 애플리케이션 수석 디렉터입니다.