지금 당장 CMMS를 업그레이드해야 하는 6가지 명확한 신호

유지보수 관리자는 도구만큼만 훌륭할 수 있습니다. 물리적 도구만큼이나 중요한 것이 가상 도구, 즉 작업 주문, 작업, 자산 문서를 보관하는 시스템입니다. 마지막으로 CMMS 소프트웨어를 철저히 평가한 게 언제인가요?

CMMS가 '전산화 유지보수 관리 소프트웨어'의 약자라는 사실조차 모른다면, 종이 워크플로나 스프레드시트 시스템을 사용 중일 확률이 높습니다. 그 자체만으로도 업그레이드 이유입니다. 하지만 이미 중앙화된 시스템을 갖췄더라도, 시설 장비를 정기적으로 점검하듯 시스템의 건전성과 성능을 정기적으로 평가해야 합니다.

SaaS와 모바일 혁명이 IT 업계를 휩쓸면서 CMMS를 포함한 많은 엔터프라이즈 시스템이 진화했습니다. 시장은 여전히 확장 중입니다. MarketsandMarkets에 따르면 유지보수 및 시설 관리 소프트웨어 시장은 2019년까지 430억 달러를 넘어설 전망입니다. 최근 CMMS 공급업체 환경을 살펴보며 새로운 CMMS 애플리케이션 기능과 유연한 가격 옵션을 비교해보지 않았다면, 지금이 적기일 수 있습니다.

현재 CMMS 애플리케이션이 귀하의 니즈를 얼마나 잘 충족하고 있나요? CMMS 애플리케이션 업데이트가 필요할 수 있는 6가지 신호를 소개합니다.

가시성 부족

자산과 시설의 성과 및 유지보수 현황을 실시간으로 얼마나 파악하고 계십니까? 기본 상태 보고서를 뽑는 데만 하루 종일 걸린다면, 업무의 운명이나 서비스 연속성, 근로자 안전이 걸린 순간에 신속한 의사결정을 내릴 수 있을까요?

현대적이고 사용자 친화적인 CMMS 애플리케이션은 CMMS 고장 코드부터 가동 중단 시간, 작업 주문 완료율, 사용 시간, 부품 재고까지 수많은 시설 및 장비 지표를 추적하고 보고해 실시간 가시성을 제공합니다. 모든 사용자가 모든 절차에서 이 지표를 필요로 하지는 않지만, 모든 데이터를 한 시스템에 모으면 시설 관리자와 의사결정권자가 편리하게 접근할 수 있습니다. 권한 기반 접근으로 사용자는 필요한 기능만 사용하고 불필요한 기능은 차단할 수 있습니다. 권한은 각 사용자 니즈에 맞춰 쉽게 수정 가능해 인터페이스를 깔끔하게 유지하고 당면 업무를 단순화합니다.

규정 준수 이슈

모든 산업에는 안전, 유지보수, 기능적 서비스 수준을 규율하는 규정과 규제가 있습니다. 종이 기반 환경에서 이러한 규정을 준수하려면 엄청난 수작업이 필요하며, 아마도 강철 같은 기억력을 가진 시설 관리자가 필요할 것입니다.

적절한 전산화 유지보수 관리 소프트웨어는 이 과정의 많은 부분을 자동화해 규정 준수율을 높이고 중복 노동을 최소화합니다. CMMS 애플리케이션으로 장비, 차량, 시설 상태를 추적하고, 보증 만료와 정기 검사 알림을 설정할 수 있습니다. 수리 이력 기록, O&M 매뉴얼, 사양서, ID 태그, 장비 모델 이미지 등 모든 자산 및 장비 문서를 보관하고, 향후 검사나 요청에 대비한 깔끔한 감사 추적도 유지할 수 있습니다.

유지보수에 영향을 미치는 업무 환경 변화

몇 대의 장비나 소규모 시설만 관리한다면 전용 소프트웨어 시스템의 필요성을 느끼지 못할 수 있습니다. 스프레드시트와 서류함으로도 당장은 잘 돌아가고 있을지도 모릅니다. 하지만 상황이 변하면(신규 차량/장비, 시설 업그레이드, 새로운 규제 과제 등) 현재 워크플로가 갑자기 부족해질 수 있습니다.

향후 6개월 내 이러한 변화가 예정되어 있다면, 지금부터 솔루션을 리서치하고 시스템을 갖춰두는 것이 좋습니다. 합리적인 가격의 CMMS 애플리케이션을 제공하는 SaaS 공급업체가 늘어나면서, 소규모 운영도 작업 주문 관리 효율화와 외부 계약자 데이터베이스 구축의 혜택을 누릴 수 있습니다. CMMS 애플리케이션은 확장 가능해 비즈니스 성장에 맞춰 운영 니즈를 반영하며 쉽게 성장할 수 있습니다. 지금 옵션을 리서치하거나 심플한 CMMS 애플리케이션 기능으로 시작하면, 대규모 구현 결정을 내릴 때 앞서 나갈 수 있습니다.

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기술자들이 여전히 클립보드를 들고 다닙니다

클립보드 사용 자체에 '문제'가 있는 것은 아닙니다. 기술자와 유지보수 직원은 현대 비즈니스 소프트웨어 등장 전 수십 년간 종이로 작업해왔습니다. 하지만 CMMS 애플리케이션을 보유하고 있음에도 작업자들이 여전히 종이 기반 프로세스와 데이터 재입력으로 이중 업무를 하고 있다면 업그레이드를 고려해야 할 때입니다.

클라우드 기반 또는 하이브리드 클라우드 시스템은 실시간 데이터와 보고서에 어디서든 접근할 수 있게 해 구식 중복 워크플로의 필요성을 없애야 합니다. 많은 공급업체가 네이티브 모바일 앱을 제공해 기술자가 스마트폰과 태블릿으로 작업 주문을 읽고, 제출하고, 수정하고, 완료할 수 있게 합니다.

통합 부재

현재 CMMS가 재고 관리, 자산 관리, 회계 등 기타 관련 비즈니스 시스템과 데이터를 교환하나요? 10년 된 서버 기반 제품을 쓰는데 공급업체가 업데이트를 중단했다면 답은 아마 '아니오'일 것입니다. 이러한 수평적 통합은 유지보수 부서가 비즈니스 전체를 지원하도록 하는 데 중요합니다.

따라서 사용하는 시스템과의 네이티브 통합(플러그 앤 플레이)을 지원하거나, 맞춤 통합을 위한 유연한 API(애플리케이션 프로그래밍 인터페이스)를 제공하는 CMMS 애플리케이션을 찾으세요. 최악의 경우라도, 유지보수 데이터를 페널티 없이 데이터베이스에서 쉽게 추출할 수 있어야 합니다.

작업 주문 프로세스 실패

작업 주문은 거의 모든 유지보수 운영의 생명선이므로, 이를 효율적으로 관리하는 것이 비즈니스 단위로서 성공과 실패를 가릅니다. 초도 수리율(FTF)이 낮고 작업 주문이 자주 지연된다면, 대개 잘못된 워크플로나 열악한 데이터 관리가 원인입니다.

예를 들어, 현재 CMMS 애플리케이션에 작업 주문과 연동된 내장 재고 기능이 없어 기술자가 작업 중반에야 필요한 부품이나 자재가 없음을 깨닫는 경우가 있습니다. 시스템을 리서치할 때는 현재 워크플로를 지원하면서 필요한 부분을 개선할 수 있는 시스템을 찾으세요. 작업 주문 기능이 회사 직원과 고객 등 시설과 장비 이해관계자 누구에게나 사용자 접근을 확장하는지도 중요합니다.

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아마 진짜 자문해야 할 질문은 '언제 업그레이드해야 하나?'가 아니라 '무엇이 나를 막고 있나?'일 것입니다. CMMS 애플리케이션이 점점 더 합리적이고 접근 가능해지면서, 모든 산업의 유지보수 부서가 새로운 시스템을 도입해 업무 방식을 개선하고 간접비를 절감하고 있습니다. 다음 CMMS 애플리케이션을 찾는 일을 너무 늦기 전에 시작하세요. 이 목록의 증상 중 하나라도 해당된다면, 지금부터 제품 리서치와 비교를 시작해야 할 때입니다.