CMMS 가치 극대화 7가지 검증된 방법

발렌타인 데이가 다가오고, 소중한 사람에게 하트와 키스를 퍼붓는 이 사랑스러운 날에, 우리 Hippo CMMS는 충실한 CMMS 소프트웨어에도 사랑을 보여주는 것이 중요하다고 생각합니다. 한동안 작업 지시를 만들거나 장비 기록을 업데이트하지 않았다면 유지보수 관리 소프트웨어가 소외감을 느낄 수 있습니다. 지금 재정비하고 제자리로 돌아올 더 좋은 시간이 있을까요?

분위기를 띄우기 위해 우리의 사랑스러운 데이터 통합·교육 팀에 기존 CMMS 시스템을 더 잘 간소화하는 방법을 물었습니다. 소프트웨어와 충분한 시간을 보내지 않을 때 고객들이 겪는 일반적인 문제와 이를 해결하는 간단한 방법들을 제시했습니다.

1. 사랑은 인내롭다 – 계정 설정에는 시간이 걸린다

유지보수 부서에 CMMS 소프트웨어를 새로 구매했다면, 그것과 많은 시간을 보낼 준비를 하십시오. 적절한 CMMS 구현은 모든 사용자, 자산, 장비, 재고, 해당 문서, ID 태그, 이미지가 추가되도록 체계적인 프로세스를 요구합니다. 가장 시간이 많이 걸리는 것은 이 모든 데이터를 수집하여 데이터베이스에 입력하는 것입니다. 이 과정에 인내심을 갖고 타임라인이 네 가지 주요 요소, 즉 기존 유지보수 소프트웨어 여부, 구현 예산, 요구 일정, 전담 내부 리소스 유무에 달려 있음을 이해하십시오. 설정 시 인내심을 보장하는 것 외에도, 모든 사용자가 시스템에서 제대로 교육받는 데 걸릴 긴 시간을 고려해야 합니다. 유지보수 팀이 크다면 각 직무 역할에 맞는 세션을 스케줄링하는 데 시간이 걸리고, 직원이 중요한 소프트웨어 기능뿐만 아니라 모든 모듈을 마스터하려면 상당한 인시(man-hours) 투자가 필요합니다. 우리 팀 교육 최적화 게시물에서 CMMS로 직원을 최소 시간에 가동시키는 훌륭한 제안을 제공합니다. 요점은 새 시스템이 설정되고 나머지 팀에 지식을 확산하는 데 시간이 걸릴 수 있음을 이해하는 것입니다. 구매 후 한 달 내에 완전히 기능하는 CMMS를 갖게 될 거라고 믿는 것은 비현실적일 수 있습니다. 설정과 교육 모두에 합리적인 타임라인을 적용하고 진행에 인내심을 가지십시오.

2. 사랑은 복잡하지 않아야 한다 – 데이터베이스 정리

CMMS에 2년 전에 퇴사한 사용자, 몇 달 전에 완료한 예방 정비 작업 목록, 구식 장비로 가득 차 있습니까? 그게 당신의 데이터베이스 같다면 겨울 대청소할 때입니다. 부서 변화를 따라잡으려면 CMMS를 현재 관행을 반영하도록 업데이트하십시오. 어차피 소프트웨어는 유지보수 운영의 디지털 반영이어야 합니다. 제대로 된 CMMS 구현을 위해 한 달에 한 번 시간을 내어 시스템에서 오래된 장비를 제거하고, 사용자 연락처 정보를 업데이트하고, PM 생성 빈도를 변경하십시오. CMMS 함정 게시물에서 데이터베이스 정리와 시스템 정상화 모범 사례를 설명합니다.

3. 사랑은 일관되고 빈번하다 – 일관된 데이터 포맷을 자주 추가하라

잘 작동하는 사용자 친화적인 CMMS는 자주 관심을 받습니다. 시스템은 일상 유지보수 활동에 통합되어야 하며, 마지막 순간의 사후 생각이 아니어야 합니다. 이는 이중 입력이나 작업 지시 수정, 목록 작업 체크, 근로 시간 추적에서 따라잡기 플레이를 피하는 데 도움이 됩니다. 모바일 CMMS 앱으로 데이터를 입력하는 것은 시스템의 일관되고 시기적절한 업데이트를 보장하는 간단한 방법입니다. 앱을 통해 업데이트된 정보는 전체 시스템에 즉각 확산되기 때문입니다.

시스템을 자주 사용하는 것 외에도, 데이터를 입력할 때 일관성을 유지하기 위해 최선을 다해야 합니다. 이는 모든 장비가 동일한 명명 규칙을 사용하도록 하는 것처럼 세분화될 수 있습니다(예: Air Handler Unit 대신 AIR HANDLER unit). 또는 각 PM에 적절한 작업 체크리스트가 있거나 작업 지시 우선순위 레벨이 항상 사용되도록 하는 것처럼 더 큰 규모일 수 있습니다. 처음 시스템에 데이터를 추가할 때 적절한 입력을 결정하고 그 포맷을 고수하십시오. 저장 전 정보를 교정하거나 전담 직원이 정보를 일관되게 입력하게 하십시오. 이렇게 하면 정보 찾기가 훨씬 쉬워지고 지저분한 목록을 정보성 있는 목록으로 바꿀 수 있습니다.

4. 사랑은 친절하다 – 유지보수 팀에게 사랑을 보여주라

CMMS에 친절을 베푸는 것을 넘어 직원에게 시간을 내어 감사를 표하십시오. 팀은 일일 업무 완료와 전반적 시설 원활 운영을 위해 열심히 일합니다. 가끔 사랑을 보여주세요. 유지보수 부서 동기부여 31가지 방법 게시물에 재미있는 팀 외출이나 직원에게 소유권과 목적 의식을 심어주는 좋은 아이디어가 있습니다. 팀 노력을 인정하는 것은 작업 지시 코멘트란에 유지보수 기술자에게 짧은 메모를 쓰거나 특별한 성취를 축하하며 점심을 사주는 것처럼 단순할 수 있습니다. 행복한 인력은 생산성과 더 높은 작업 품질을 보장하는 열쇠입니다.

5. 사랑은 디테일에 있다 – 문서, 이미지, ID 태그 등을 데이터베이스에 추가하라

O&M 매뉴얼이나 종이 기반 데이터 시트를 서류 캐비닛에서 자주 찾습니까? 에어 핸들러 유닛 간에 혼동됩니까? 정보를 찾는 데 조금이라도 노력을 들인다면 프로세스를 심각하게 재평가해야 합니다. CMMS 소프트웨어의 가장 좋은 부분 중 하나는 문서, ID 태그, 이미지를 해당 자산이나 장비에 연결할 수 있다는 것입니다. 장비에 첨부된 정보는 시스템을 통해 빠르고 쉽게 접근할 수 있습니다. 송장, 계약 등을 각 작업 지시에 첨부하면 이 문서들이 폴더나 캐비닛 시리즈에서 잃어버리지 않습니다. 자주 사용하는 자산에 중요한 자료를 추가하는 데 시간을 쓰십시오. 좋은 경험칙: 한 번 이상 필요했던 문서/이미지라면 시스템에 추가하십시오. 이 과정을 더 관리하기 쉽게 하려면 하루에 자주 사용하는 새 문서/이미지 5개 추가 같은 입력 목표를 세우십시오. 초기에 더 많은 시간을 쓰면 미래에 귀중한 시간을 아낄 수 있습니다.

보너스 팁: 사무실을 뒤져 O&M 매뉴얼 같은 중요 문서를 찾아 스캔하거나, 시설 곳곳을 돌며 장비/ID 태그 사진을 찍는 데 몇 시간 쓰기보다 온라인에서 검색하십시오. 대부분의 지침과 O&M 매뉴얼은 공급업체 웹사이트에서 다운로드 가능하고, 장비 이미지는 간단한 구글 이미지 검색으로 가능합니다. 엄청난 시간 절약이고 기술자들이 손끝에서 더 많은 정보를 얻도록 도울 수 있습니다.

6. 사랑에는 한계가 있다 – 시스템의 한계를 알라

모든 좋은 것들처럼 CMMS 시스템에도 한계가 있습니다. 소프트웨어는 당신이 넣은 데이터만큼만 좋습니다. 텔레파시로 작업 지시를 표시하지 않습니다. 누군가가 데이터를 필드에 수동으로 입력하고 저장을 눌러야 합니다. 음성 인식 소프트웨어와 자동 글쓰기 도구가 발전했지만, 인간만큼 좋은 건 없습니다. 요점은 구매 전 시스템의 기능과 기능을 이해하라는 것입니다. 어떤 데이터가 자동 업데이트되고 어떤 데이터가 수동 입력 필요한지 알면 소프트웨어 역량에 대한 명확한 기대를 가질 수 있습니다.

소프트웨어가 비즈니스에 필요한 모든 기능을 제공하지 않는다면, 소프트웨어 선택을 재평가하거나 데이터 통합에 조금 더 많은 돈을 써야 할 수 있습니다. 대부분의 CMMS 벤더는 벤더가 데이터 수집(O&M 매뉴얼 업로드, 예비 부품 재고 파악, 모든 장비 추가 등)과 계정 설정을 책임지는 완전 데이터 통합 서비스를 제공합니다. 이 작업을 아웃소싱하면 조직의 많은 시간을 아끼고 데이터베이스가 처음부터 제대로 설정되고 최적화되도록 보장할 수 있습니다. 맞춤 개발도 현재 시스템 한계를 극복할 수 있습니다. 많은 벤더가 조직을 위해 맞춤 모듈을 만들 의향이 있으며 비용을 분담할 수도 있습니다. 옵션을 탐색하고 한계를 다루는 최선의 방법을 이해하십시오.

7. 사랑은 모험적이다 – 새 모듈을 시험해 보라

기술은 끊임없이 진화하여 모든 기술 숙련도 수준에 더 간소화되고 사용자 친화적으로 되고 있습니다. 처음 시스템을 구매한 이후 벤더가 개발한 새 기능들을 알고 있는지 확인하십시오. 바코드 시스템이나 대화형 평면도에서 추가 비용 없이 예외적 가치를 활용할 수 있을지 모릅니다. 고급 기능을 시도할 모험심이 없으면, 시간이 없어 파고들지 못했던 더 기본적인 기능을 활용해 보십시오. 강력한 보고 도구는 유지보수 운영의 모든 측면에 통찰을 제공하며, 만들기도 매우 쉽습니다. 원하는 빈도로 보고서 이메일을 트리거하여 '설정하고 잊기'도 가능합니다. 야생 쪽으로 산책하며 새 기능에 뛰어드십시오. 단순한 작업 지시 관리를 넘어 기능을 활용하면 회사도 반드시 이득을 볼 것입니다.

시스템에 사랑을 보여주면 더 많은 것을 얻을 수 있습니다. 새 기능 활용이든 데이터베이스 유지보수 강화이든. 초기에 자산 정보를 제대로 추가하고 지저분한 인터페이스를 정리하는 데 더 많은 시간을 쓰면, 나중에 당신과 팀이 훨씬 더 효율적으로 일할 수 있습니다. 모두가 인정받길 좋아하고, 당신의 CMMS 소프트웨어도 예외는 아닙니다.

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