CMMS 도입 실패 4가지 주요 원인과 예방법

많은 정비 부서가 지속적인 정비 업무에 어려움을 겪습니다. 할 일은 산더미인데 절대 끝나지 않는 일들 투성이! 컴퓨터화 유지보수 관리 소프트웨어 시스템, 즉 CMMS는 종종 만능 해결책으로 여겨집니다.

하지만 CMMS 소프트웨어가 있어도 정비가 계획보다 오래 걸리고 예산을 초과하는 경우가 있습니다.

이런 경험 있으신가요?

왜 이런 일이 벌어질까요?

CMMS 소프트웨어 프로그램 구현 시 흔히 저지르는 실수들이 나중에 더 많은 문제를 야기하곤 합니다.

1. CMMS 소프트웨어 오용

유지보수 소프트웨어를 제대로 쓰면 매우 유용한 도구입니다. 자원 관리, 예산 편성, 자재 관리, 정비 비용 보고가 쉬워집니다. 하지만 직원들이 절차와 정책을 따르지 않으면 많은 게 잘못될 수 있습니다.

무엇보다 설비 운전원과 정비 기술자가 자신에게 기대되는 바를 알아야 합니다. 그래서 CMMS 시스템 사용법을 이해해야 합니다. 필요한 데이터를 입력하고 조회하는 노하우가 필요합니다. 직원들이 CMMS 시스템이 단지 도구일 뿐임을 모르는 경우가 많습니다. 따라서 모든 걸 처리할 수 없습니다. 잘못된 작업 절차는 시간과 돈을 낭비합니다. 정보를 업데이트하고, 데이터를 입력하고, 조회하는 일을 제대로 제때 해야 합니다.

하지만 이건 이야기의 일부일 뿐…

CMMS 시스템이 팀을 대신해 실제 정비를 수행해주진 않습니다. 여러분은 정비 모범 사례와 벤치마크를 직접 정의해야 합니다. CMMS 소프트웨어가 정비 관리를 쉽게 해줄 수는 있어도, 나쁜 작업 습관을 막아주진 못합니다. 예를 들어 기술자가 데이터를 조작할 수 있습니다. 소프트웨어가 이를 막을 순 없습니다!

2. 프로젝트 관리 실패

개선 프로세스와 마찬가지로, 상위 관리자 누군가가 프로젝트를 소유해 CMMS 시스템의 식별, 구매, 설정, 사용을 처음부터 끝까지 이끌어야 합니다. 무엇보다 이게 성공을 보장하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 흔한 실수는 모든 이해관계자에게 프로그램의 가치를 납득시키지 못하는 것입니다. 그들은 프로그램이 제공할 혜택을 원해야 합니다. 프로젝트 관리자가 각자의 역할을 명확히 하지 않거나, 각자의 프로젝트 기여도가 어떻게 평가될지 설명하지 못하는 경우도 있습니다.

간단히 말해, 모든 참여자가 충분한 지지를 보이지 않으면 처음부터 실패는 예고됩니다. 따라서 프로젝트 관리자는 팀과 업무 영향 받는 모든 사람과 소통해야 합니다. 프로젝트와 그 중요성에 대한 정보를 제공하고, 무엇보다 이슈와 우려를 제대로 해소해야 합니다. 이게 모두를 열정적으로 만들어 프로젝트를 성공으로 이끕니다.

좋은 소통이 성공의 열쇠입니다. 즉, 메시지는 일관성 있고, 정기적이며, 강화되어야 합니다. 정기적 소통은 프로젝트 관리자가 구현 노력을 적절한 사람들에게 충분한 시간적 여유를 두고 전달하게 합니다. 표현, 룩앤필이 동일하게 유지될 때 메시지는 일관성을 유지합니다.

3. CMMS 구현 및 교육에 인색함

또 다른 실수는 정비 지식이 없는 사람에게 시스템 설정을 맡기는 것입니다. 예를 들어 설비 계층 구조를 정의하고 적절한 정비 작업을 생성하는 건 숙련된 사람이 해야 할 일입니다.

일부 기업은 최소한의 교육과 초기 준비에 의존합니다. CMMS 프로그램 구현에 필요한 작업량을 과소평가합니다. 이건 거의 확실히 실패로 이어집니다. 교육과 기술 부족으로 정비 직원 각자가 소프트웨어 사용에 대한 독자적 접근법을 개발하게 됩니다. 이는 더 복잡하고 지저분한 데이터베이스로 이어집니다. 돈 주고 산 시간 절약 기능들은 결국 안 쓰이게 됩니다. 그런 기능이 있는지 모르거나, 쓰는 법을 모르기 때문입니다.

CMMS는 보통 탐색하기 쉽고 사용자 친화적입니다. 하지만 여전히 기본 교육은 필요합니다. 그래야 직원들이 기능과 기능에 익숙해질 수 있습니다.

모든 정비 직원은 소프트웨어 교육 시간을 부여받아야 합니다. 배운 내용을 서로 검토하고 이해했는지 확인해야 합니다. 모두 제 궤도에 오를 수 있도록 이 프로세스에 시간을 배정하세요. 교육 시간과 비용을 줄여 예산을 아끼려 들면 초기 비용은 줄겠지만, 그런 비용 절감의 장기적 효과는 더 비싸게 돌아올 수 있습니다!

4. 불충분한 CMMS 구현 시간 및 리소스

충분한 리소스가 할당되지 않으면 CMMS 구현은 '더 급한 일 없을 때 하는 일'이 됩니다. 예를 들어 수동적 환경에서는 항상 다른 일이 있습니다. 그래서 직원들이 구현 완료를 위해 더 긴 시간을 쏟아야 합니다. 결과는 낮은 품질, 저조한 사기, 편법입니다. 설비 가용성 증대와 정비 운영 개선 같은 목표는 달성되지 않습니다.

외부 컨설턴트를 데려와 시스템 설정을 돕게 하거나, 일부 정비 인력을 정규 업무에서 해방시키는 게 합리적일 수 있습니다. 이렇게 하면 방해받지 않고 시스템을 올바르게 설정할 수 있습니다.

CMMS 소프트웨어 선정 가이드 받기

조직에서 현재 유지보수 관리 소프트웨어를 조사하거나 선정 중이신가요? CMMS 소프트웨어 선정 가이드가 유용할 겁니다. 올바른 제품을 선정하기 위해 사용해야 할 기준을 식별하는 데 도움이 되는 15가지 팁이 있습니다. 제품이 너무 많아 오히려 혼란스러울 수 있습니다!