유지보수 관리 세계는 시장 수요, 경제적 도전, 기술 발전으로 다양한 산업 분야의 기업들이 도전에 직면하면서 진화해 왔습니다. 이에 대응해 전산화 유지보수 관리 소프트웨어(CMMS)는 대규모든 소규모든 기업을 위한 유지보수 관리 솔루션을 제공하는 급성장 산업이 되었습니다. 그러나 시장에 나와 있는 유지보수 관리 시스템의 수와 다양성을 고려할 때, 기업의 고유한 니즈와 구조가 제각각이므로 귀사에 적합한 CMMS 솔루션을 찾는 것 또한 또 다른 과제가 될 수 있습니다.
CMMS 소프트웨어는 많은 것을 약속하지만, 잠재적 혜택을 누리려면 기업의 니즈, 소프트웨어 역량, 업계 특수 요소 간의 균형을 잘 맞추는 데 달려 있습니다. 적합한 솔루션을 찾으면 유지보수 부서뿐만 아니라 비즈니스 전체를 혁신할 수 있습니다. CMMS 소프트웨어를 사용하는 558개 기업 설문조사에서 도입 후 평균 생산성 28% 증가를 보고했습니다. 일반적으로 적합한 유지보수 관리 솔루션을 탐색하는 최선의 방법은 CMMS 공급업체에게 물어봐야 할 올바른 질문을 아는 것입니다.
CMMS 솔루션 검색을 시작하기 전, 회사 운영의 다수 이해관계자와 상의해야 합니다. 유지보수 부서 근무자나 외부 계약자 및 공급업체와 일하는 사람들을 찾으세요. 그들의 통찰과 피드백은 운영 개선에 무엇이 필요한지, 장비 고장 시 결과를 어떻게 감당할지 알기에 중요합니다.
유지보수 관리 운영의 100%를 소프트웨어 시스템으로 이관하는 데 필요한 기능을 결정하세요. 현재 CMMS를 교체하려는 경우, 현재 시스템이 부족한 작업과 불필요한 기능을 메모하세요. 필수 기능 리스트와 있으면 좋지만 필수는 아닌 보조 기능 리스트를 만드세요. CMMS 선정 팀의 통찰을 구하세요. 어디서부터 시작할지 막막하다면 자주 요청되는 기능들을 참고하세요:
비즈니스에 필요한 기능 세트의 윤곽이 잡혔다면, 조직에 잠재적으로 적합한 솔루션을 식별해야 합니다(비교를 위해 3~4개 공급업체 추천). 공급업체와 상담 시 다음을 염두에 두세요:
가격표와 상관없이 테스트 없이 시스템에 뛰어들지 마세요. 공급업체가 귀사 니즈에 맞춘 데모를 조율할 수 있다면 올바른 방향입니다. CMMS 소프트웨어 데모 시 필수 기능 리스트를 참고해 CMMS가 니즈를 충족하는지 확인하세요. 사용하지 않을 과도한 기능에 주의하세요. 사용하지 않아도 비용을 지불하게 될 가능성이 큽니다.
일부 CMMS 솔루션은 특정 유형의 비즈니스나 조직을 위해 설계되었습니다. 예를 들어, 비영리 단체와 소기업은 대기업과 병원과는 다른 도구가 필요합니다. 의료 환경에서는 유지보수 작업자가 병원 층 사이를 끊임없이 이동하는 수백만 달러 상당의 장비를 추적할 수 있습니다. 이 장비들은 생명과 직결되므로 고장 나면 안 됩니다. 이 경우 유지보수 작업은 특정 간격으로 시간이 정해지거나, 언제든 발생할 수 있는 트리거 이벤트와 연동되어야 합니다. 다른 비즈니스는 장비와 건물 유지보수뿐만 아니라 자동차 차량 관리 서비스 요구사항도 모니터링하는 솔루션을 필요로 할 수 있습니다. 일부 CMMS 스위트에 차량 관리 기능이 있지만, 모든 CMMS가 이 기능을 갖춘 것은 아닙니다. 반면 소규모 사무실은 업무 필수 기기 작동 유지와 전구, 진공청소기 필터 정기 교체 정도로 니즈가 제한적일 수 있습니다.
사용성은 핵심입니다. 새로운 CMMS를 이해하느라 시간, 자원, 돈을 낭비하면 투자수익을 볼 수 없습니다. CMMS는 조직의 기술에 정통한 구성원만을 위한 것이 아닙니다. 모든 사람을 위해 설계되었습니다. 이는 1층 유지보수 기술자부터 C레벨 관리자까지 모든 직원이 매일 CMMS를 효과적으로 사용할 수 있어야 함을 의미합니다.
CMMS는 데이터와 노력을 더 많이 투입할수록 시스템에서 더 좋은 수익을 얻습니다. 기술적 기술이 필요한 소프트웨어를 선택하면 시스템 잠재력을 실현하기 어렵습니다. 직원이 시스템 학습에 어려움을 겪거나, 너무 답답해 학습을 거부하면 오류가 발생할 수 있습니다. 7월 무더위에 HVAC 장비가 고장 나거나 병원의 생명 유지 장비가 제구실을 못 할 수도 있습니다. CMMS는 유지보수 부서의 조력자여야 하며, 유지보수 프로세스 모든 단계에서 사용되는 소프트웨어여야 합니다. CMMS가 아무리 정교해도 직원들이 기꺼이, 그리고 능숙하게 사용하지 않으면 가치가 없습니다. 사용자 친화적 CMMS 소프트웨어(종종 시설 관리 소프트웨어로 불림)를 선택하면 모든 사용자의 시스템 도입률이 크게 높아집니다.
CMMS 공급업체와 상담 시 시스템 구현에 보통 얼마나 걸리는지, 신규 고객이 처음 몇 달 동안 일반적으로 몇 번의 지원 콜을 하는지 물어보세요. 이 질문들로 해당 소프트웨어가 실제로 얼마나 사용자 친화적인지 가늠할 수 있습니다.
웹 기반 CMMS 솔루션(SaaS 또는 클라우드 컴퓨팅이라고도 함)은 일반적으로 공급업체가 자사 하드웨어에서 호스팅하고 자체 데이터센터에서 관리합니다. 사용자는 인터넷을 통해 웹사이트, 특정 앱 또는 소프트웨어 솔루션으로 접근합니다. 반면 설치형 CMMS는 완전히 온프레미스에 호스팅되어 모든 하드웨어를 CMMS를 사용하는 회사가 설치, 관리, 통제해야 합니다.
일반적으로 웹 기반 CMMS 솔루션이 훨씬 저렴하며, 지원 기능이 제품에 통합되어 더 높은 수준의 지원을 제공합니다. 하지만 온사이트 호스팅이 아니므로 사용자는 자신의 CMMS에 대한 통제력이 덜하다고 느낄 수 있습니다. 설치 하드웨어를 통제하지 못하기 때문입니다. 일부 사용자는 웹 기반 플랫폼에서 데이터가 온사이트 호스팅만큼 안전하지 않다고 느낍니다. 데이터 보안은 오늘날 정교한 SaaS 모델의 최우선 과제입니다. 웹 기반 CMMS 보안에 대한 자세한 설명은 여기를 읽어보세요. 많은 웹 기반 CMMS 공급업체처럼 Hippo도 클라이언트 데이터 보호를 위해 256비트 암호화를 사용합니다. 또한 하드웨어에 대한 정기 연례 보안 테스트를 수행해 가능한 구멍을 즉시 패치합니다. 관리형 보안 서비스 비용을 고려하면, 실제로는 설치형 CMMS가 웹 기반 솔루션보다 더 안전하다고 보기 어렵습니다.
비즈니스에 적합한 CMMS를 찾는 것은 방정식의 일부일 뿐입니다. 다른 일부는 CMMS 소프트웨어 비용입니다. CMMS 소프트웨어 실제 사용 비용은 원하는 기능, 사용자 수, 관리 데이터 양에 따라 공급업체마다 다릅니다. 단일 사용자 라이선스는 월 $25부터 시작해 월 $200까지 다양하며, 기타 연간 구독료나 서비스 비용은 별도입니다. 신뢰할 수 있고 정확한 비용 정보를 얻으려면 CMMS 공급업체 웹사이트 정보만 보지 말고, 공급업체와 직접 소통해 제품과 비용에 대해 문의하세요. 다음 질문들을 던져보세요:
일부 CMMS 솔루션은 고정 라이선스 비용을 기반으로 하지만, 시스템에 접근하는 사용자 수에 따라 증가하는 금액을 청구하는 경우도 있습니다. 이 문제는 시스템이 예산에 맞는지 판단하기 위해 반드시 짚고 넘어가야 합니다. 추가 사용자 요금 부과 시스템은 급성장하는 기업에는 부담이 될 수 있습니다. 무제한 사용자를 허용하는 패키지가 더 나은 대안일 수 있으며, 사용자 증가에 따른 비용 상승 우려를 없앨 수 있습니다. 공급업체가 사용자를 어떻게 정의하는지도 물어보세요. 단순히 시스템에 접근하는 사람을 의미하는지, 작업 주문 요청을 할 수 있는 사람을 의미하는지 공급업체와 정의가 일치해야 정확한 견적을 예상할 수 있습니다.
CMMS 공급업체와 자사 니즈를 자세히 설명하며 수수료 구조에 대해 직접 문의해 숨은 수수료를 파악하세요. 모든 CMMS 시스템이 비용을 사용자 수에 연동하는 것은 아닙니다. 월간 제출 작업 주문 수에 따라 청구하거나, 비즈니스가 보유하거나 인수하는 사이트, 건물, 부서 수에 따라 요율이 변하는 경우도 있습니다. 웹 기반 소프트웨어 옵션이라면 이를 고려하세요. 웹 기반 소프트웨어 가격은 일반적으로 더 유연하고 관리가 용이하며 증분적(연간 또는 월간) 결제가 가능합니다. 반면 전용 회사 서버에 설치해야 하는 온프레미스 소프트웨어는 일반적으로 높은 초기 비용이 들며, 그 비용에도 불구하고 라이선스 비용과 지원 구독료를 월간 또는 연간으로 지불해야 할 수 있습니다.
많은 CMMS 기업이 비영리 고객, 장기 약정, 기타 고객 유형에 할인을 제공합니다. 리서치 단계에서 각 공급업체가 어떤 유형의 할인을 제공하는지 반드시 물어보세요. 할인 폭은 공급업체마다 다를 수 있으니, 적용 가능한 할인을 고려해 최종 결정에 반영하세요.
적합한 CMMS를 찾는 것은 힘든 일이고, 불만족 시 구제 수단이 있는 것이 중요합니다. 공급업체가 어떤 형태의 만족 보장을 제공하는지 물어보세요. 보장 기간과 조건을 확인하세요. CMMS 소프트웨어 설치와 구현이 수주 또는 수개월이 걸리는 긴 과정일 수 있으므로, 연장된 환불 기간이 합리적입니다.
소프트웨어 구현 비용은 비쌀 수 있고 궁극적인 딜 브레이커가 될 수 있습니다. 일반적인 설치 비용과 고객이 첫 해에 일반적으로 지불하는 금액을 문의하세요. 모든 비즈니스는 구현 과제가 다르니 추정치에 여유분을 두세요. 시스템 설정은 일반적으로 두 가지 방식 중 하나로 이루어집니다: 고객이 직접 모두 설정하거나, 고객이 CMMS 소프트웨어 회사에 비용을 지불해 프로세스를 지원받는 방식입니다. 자체 설정 결정은 비용뿐만 아니라 프로세스 수행에 필요한 기술 역량 가용성에도 기반해야 합니다. 일부 비즈니스는 자체 설정 과정에서 드는 시간, 자원, 스트레스 때문에 공급업체 지원을 선호하기도 합니다. 이 경우 공급업체가 데이터베이스 구축과 직원 교육을 더 기꺼이 도울 수 있습니다. 직접 설정으로 비용을 아끼고 싶지만 시스템이 너무 복잡해 공급업체 도움이 필요하다면, 그 소프트웨어가 귀사에 맞지 않을 수 있습니다. 일반적으로 웹 기반 시스템이 전용 하드웨어가 필요한 온사이트 시스템보다 구현이 쉽습니다. 공급업체 지원 시 비용 차이를 미리 잘 평가하는 것이 중요합니다.
가장 사용자 친화적인 소프트웨어라도 성장통은 있을 수 있습니다. 중요한 것은 적절한 교육과 탄탄한 지원 팀이 어려움을 최소화할 준비가 되어 있는지 확인하는 것입니다. CMMS를 성공적으로 구현하려면 공급업체가 귀사를 뒷받침할 팀을 갖췄는지 확인해야 합니다. 초기 상담 시 공급업체에 물어볼 두 가지 질문:
CMMS 공급업체가 데이터베이스 설정, 데이터 입력, 예방 유지보수 스케줄링, 작업 주문 큐잉 등 귀사 팀이 CMMS에서 필요로 하는 기타 서비스를 교육해주는지 확인하세요. 마찬가지로 교육이 월 비용(또는 설치 비용)에 포함되는지, 포함되지 않는다면 추가 비용은 얼마인지 확인하세요. 최선의 접근은 관리자나 필수 사용자 같은 핵심 인력을 최대한 빨리 소프트웨어에 숙련시키고, 그들이 시간이 지나며 다른 유지보수 팀원들에게 지식을 전파하게 하는 것입니다. 이러한 정보 공유 방식은 CMMS 공급업체가 교육과 지원에 비용을 청구하는 경우 비용을 절약할 수 있습니다.
지원 연락 가능 시간대와, 마찬가지로 중요한 예상 응답 시간을 확인하세요. 어떤 소통 수단을 이용할 수 있나요? 상황과 시간대에 따라 이메일이 최선일 수도 있고, 전화나 채팅이 나을 수도 있습니다. 지원 팀이 자격을 갖췄나요? 즉, 기술 지원 직원이 아웃소싱된 800번 콜센터인지, 버그를 수정하고 고객 경험을 개선할 역량을 갖춘 전담 기술자들과 소통하는지 확인하세요. 대부분의 CMMS 투자 고객에게 예방 유지보수 프로그램이 비즈니스 핵심입니다. 시스템 버그가 예방 유지보수나 핵심 기능의 작동을 방해한다면 신속한 해결이 필수적입니다. 전화 돌리기, 45분 대기, 작업 주문 티켓이 다른 곳으로 넘어가는 상황은 답답하고 비용이 듭니다. 이러한 이슈를 어떻게, 누가 처리할지 문의하세요. 지원 서비스는 문제가 생기기 전에는 거의 신경 쓰지 않는 영역입니다. CMMS 구매 전 지원 서비스를 문의하세요.
CMMS 소프트웨어 구매 시 현재에 초점을 맞추고 설치 비용과 직원 교육 같은 당면 이슈에 집중하기 쉽습니다. 하지만 비즈니스가 성장하고 진화함에 따라 시스템이 미래에 미칠 영향과 관련된 이슈는 간과되기 십상입니다. 향후 비즈니스에 영향을 미칠 수 있는 다음 세 가지 요소를 고려하세요:
비즈니스는 역동적이므로 시간이 지나며 변화하고 진화합니다. CMMS 공급업체와 상담해 소프트웨어가 빌딩 증축, 직원 증가, 유지보수 직원 직무 및 작업 변경 등 회사 성장에 적응할 수 있는지 확인하세요. 예를 들어 병원은 매일 유지보수가 필요한 신규 장비 도입이나 24/7 운행해야 하는 구급차 차량 추가 같은 지속적 변화를 경험합니다. 이 경우 CMMS가 이러한 과제를 처리할 수 있어야 합니다. 회사가 진화할 것임을 예상하고, 소프트웨어도 함께 진화할 수 있어야 합니다. 소프트웨어 확장 역량의 모든 세부 사항을 미리 명확히 하세요. 회사가 진화할 가능성을 예상하고, 소프트웨어가 함께 진화할 수 있어야 합니다. 주요 변화나 확장 한복판에서 회사가 당혹스러워하지 않도록 모든 세부 사항을 미리 정해두세요.
회사가 선택한 소프트웨어의 한계를 넘어 성장한다면, 새 시스템으로 처음부터 시작해야 하는 상황에 처하지 않아야 합니다. 고려해야 할 중요한 이슈는, 공급업체가 자사 시스템에 저장된 데이터를 새 유지보수 관리 소프트웨어 시스템에서 재활용할 수 있도록 허용하는지입니다. 데이터 추출이 필요해질 경우 절차를 문의하세요.
평판 좋은 소프트웨어 회사에는 소프트웨어 개선에 끊임없이 노력하는 개발자 팀이 있습니다. 업데이트는 흔하며, CMMS 공급업체가 만족스러운 고객과의 평생 관계를 유지하려 투자하고 있음을 보여줍니다. 일반적으로 웹 기반 소프트웨어가 자체 서버에 설치된 소프트웨어보다 더 자주 업데이트됩니다. 하지만 이러한 업데이트가 일반적으로 서비스 중단을 초래하지는 않습니다. 업데이트 빈도와 연관된 다운타임은 공급업체마다, 포맷마다 다르므로, 소프트웨어 업데이트가 얼마나 자주 릴리스되는지, 언제 릴리스되는지, 업데이트 설치 시 예상 다운타임이 있는지 문의하는 것이 가장 좋습니다.
귀사 비즈니스에 적합한 CMMS를 찾으려면, 질문을 던지고 답을 찾아야 합니다
여전히 스프레드시트로 유지보수 니즈를 추적하려 한다면, 더 효율적이고 생산적이며 수익성 있는 대안인 CMMS를 고려할 때입니다. 미국 에너지부에 따르면, 평균적으로 기업들은 유지보수 관리 시스템 소프트웨어 도입 후 장비 가동 중단 시간이 20% 감소했다고 보고합니다. 그러나 큰 비용 절감 잠재력에도 불구하고, 귀사에 적합한 CMMS를 찾는 것이 벅찰 수 있음을 이미 알고 계실 겁니다.
산업기술
1. 귀사가 유사 프로젝트를 성공적으로 수행한 경험이 있습니까? 유사 프로젝트 경험이 있고, 귀사 프로젝트 니즈에 특화된 컨설턴트를 찾으세요. 2. 직원들의 공학 학위 종류와 경력 연수는 어떻게 됩니까? 많은 기업에서 경험과 전문성이 프로젝트 성공 가능성의 핵심 지표입니다. 3. 이전 고객사는 어디입니까? 구매 결정 시 소비자는 점점 더 지인 추천과 타인 리뷰에 의존합니다. 4. 커뮤니케이션 프로세스는 어떻습니까? 얼마나 자주 연락주시며, 질문이 있을 때 일반적인 응답 시간은 얼마입니까? 컨설턴트를 고용하면 프로젝트 진행
컴퓨터화 유지보수 관리 시스템(CMMS)은 모든 유형의 유지보수 활동을 관리하기 위해 많은 산업에서 인기 있는 선택입니다. 2017년 데이터에 따르면 CMMS 시스템을 도입한 기업의 78%가 장비 수명에서 긍정적인 개선을 보았습니다. 이러한 결과는 가시적이며, 이러한 활동을 관리하기 위해 체계적이고 완전한 시스템을 활용하는 데 분명한 이점이 있습니다. 반면, Maintenance World의 추가 데이터에 따르면 CMMS 구현의 40%~80%가 실패합니다. 프로젝트 실패를 예방하는 가장 좋은 방법 중 하나는 CMMS 시스템의 평가
