자산 추적 소프트웨어: 정확한 실시간 자산 위치 및 관리

자산 추적 소프트웨어를 사용하기로 결정하셨습니다. 현명한 결정입니다. 많은 이점이 있기 때문입니다.

자산 추적 소프트웨어란?

자산 추적 소프트웨어는 물리적으로 태그된 자산의 위치를 디지털로 추적하는 방법을 사용자에게 제공합니다. 또한 자산 정보와 재고 데이터를 저장하고 예비 부품 재고가 낮을 때 관리자에게 알릴 수 있습니다.

소프트웨어를 사용하여 이러한 자산을 추적하면 다음에 도움이 됩니다.

• 예정된 유지보수가 제때 완료되도록 보장
• 새 작업 지시가 생성될 때 적절한 담당자가 자동으로 작업에 할당되도록 알림 및 통보 설정
• 자산 수명 주기 추적. 장비 상태, 연식 등에 대한 정보가 시스템에 입력되고 저장됨
• 보고서 실행 및 기계 감가상각 계산

사람들이 자산 추적 소프트웨어를 사용하는 이유:

예방 유지보수 프로그램을 설정할 때 가장 시간이 많이 소요되는 측면은 시설을 돌아다니며 모든 관련 자산의 재고를 만드는 것입니다. 자산 추적 소프트웨어는 다음에 도움이 됩니다.

• 재고 관리: 사용자가 물리적 도구, 소프트웨어 라이선스 및 계약 추적을 위해 데이터를 입력합니다. 결과 데이터베이스는 감사를 단순화합니다. 자산 온보딩 날짜 및 체크인/아웃 기능은 손실 방지와 정기 업데이트 촉진에 도움이 됩니다.
• 자산 수명 주기 관리: 필수 또는 유용한 소프트웨어 업데이트를 사용자에게 알립니다. 자산 폐기 관리. 계약 갱신 또는 재계약 시기가 되면 이해관계자에게 알림.
• 중앙 집중식 헬프 데스크: 조달, 요청, 업데이트, 라이선스 관리, 준수, 최적화 필요 등을 추적하기 위한 디지털 문서 흔적 생성.

또한 고정 및 이동 자산 추적은 다음에 도움이 됩니다.

필요할 때 즉시 자산 위치 파악

자산 추적 소프트웨어는 무언가가 어디 있는지 또는 기본 체크인/체크아웃 시스템으로 누가 가지고 있는지 또는 마지막으로 가졌는지 알려줍니다. 이는 지역 도서관에서 사용하는 것과 동일한 이진 시스템입니다. 모든 책은 "대여 중" 또는 "보유 중"으로 기록되며, 대여 중이면 시스템은 누가 가지고 있는지도 알고 있습니다. 시설 관리에서 체크인/체크아웃 시스템은 공유 자산에 대해 설정할 수 있습니다. 예를 들어, CMMS 소프트웨어에 접근하기 위해 근무 중에 기술자가 휴대하는 태블릿. "책임 감사" 기능은 특정 유형의 자산 수명을 연장합니다. 모든 사람이 자신의 이름이 무언가를 마지막으로 사용한 시간에 붙어 있다는 것을 알면 조금 더 조심하게 됩니다.

미래에 구매할 자산에 대한 의사결정

프론트 오피스가 IT 부서의 프로젝터를 끊임없이 빌려가나요? 유지보수 부서가 지난 6개월 동안 체크아웃되지 않은 용접 장비에 돈을 썼나요? 자산 추적은 물건이 어디에 있는지보다 더 많은 것을 알려줍니다. 어디에 있었는지 알려주며, 기업은 앞으로 투자할 자산에 대해 더 나은 결정을 내리는 데 그 정보를 사용할 수 있습니다.

빠르고 정확한 수량 파악으로 자산 통제

자산 관리에서 성공하려면 유지보수 부서가 보유한 부품의 최신 기록을 유지해야 합니다. 수동 자산 추적은 느리고 오류가 발생하기 쉬운 과정입니다. 왜 그런지 알기 쉽습니다. 자신의 주방을 생각해 보세요. 이제 잡동사니 서랍을 상상해 보세요. 작고 거의 쓸모없으며 대부분 가치가 없는 물건으로 가득 찬 서랍입니다. 실수 없이 재고를 작성하는 데 얼마나 걸릴까요? 모든 느슨한 타이와 빵 봉지를 닫아두는 플라스틱 탭을 수동으로 검사하고 적어내리는 것을 상상해 보세요. 하지만 자산 추적 소프트웨어를 사용하면 각 항목을 스캔하기만 하면 끝입니다.

하지만 당신은 이미 이 모든 것을 알고 있습니다. 자산 관리 소프트웨어를 사용하기로 결정했기 때문입니다.

또한 빨리 시작할수록 더 좋다는 것도 알고 계실 겁니다. 시작하는 자산 수가 적을수록 더 빨리 모두 시스템에 입력할 수 있기 때문입니다. 그리고 회사가 성장하고 있는데, 이는 더 많은 자산을 의미하고, 더 오래 기다릴수록 프로세스가 더 오래 걸린다는 뜻입니다.

자산 유지보수 관리가 조직의 비용을 절약한다는 것을 알고 계셨나요? 자세한 내용은 '자산 유지보수 관리가 조직의 비용을 절약하는 4가지 방법' 블로그를 확인하세요.

하지만 먼저 한 가지 더 중요한 결정을 내려야 합니다. 어떤 유형의 태그를 사용할지 결정해야 합니다. 선택할 수 있는 몇 가지가 있지만, 오직 하나만이 귀사의 특정 요구를 가장 잘 충족할 것입니다.

바코드를 이용한 자산 추적

길고 인상적인 역사를 가진 바코드와 바코드 리더기는 사람들이 "자산 추적"을 생각할 때 종종 떠올리는 것입니다.

스캐너와 태그가 점점 저렴해지고 있어 쉽게 시작할 수 있습니다. 사실 직접 태그를 인쇄할 수 있으며, 최신 스마트폰과 태블릿은 내장 카메라를 사용하여 리더기로 작동합니다. 종이 스티커보다 더 견고한 것이 필요하다면 내구성 있는 플라스틱과 금속으로 만든 가혹한 환경을 위한 태그를 구입할 수도 있습니다.

하지만 바코드 시스템이 완벽하지는 않습니다. 슈퍼마켓의 셀프 계산대에서 겪는 경험에서 이미 아실 겁니다. 바코드가 손상된 경우 리더기를 작동시키기 어려울 수 있습니다. 때로는 약간의 왜곡만으로도 바코드를 읽을 수 없게 만듭니다. 결국 약간의 요령을 익히는 문제인 경우가 많습니다. 계산원들이 기술에 많은 연습을 했기 때문에 결코 문제가 없는 것처럼 보이는 것을 주목하세요.

작은 불만에도 불구하고 바코드가 그렇게 흔한 데에는 좋은 이유가 있습니다. 기술은 신뢰할 수 있고 저렴합니다. 사람들이 사용하는 이유는 작동하고 익숙하기 때문입니다.

RFID를 이용한 자산 추적

무선 주파수 식별(RFID) 태그는 기존 바코드보다 여러 가지 이점이 있지만 트레이드오프가 있습니다.

바코드는 적은 양의 정보만 포함할 수 있으며, 이는 클라우드 기반 EAM 소프트웨어를 사용할 때 일반적으로 문제가 되지 않습니다. 모든 자산에 대한 정보가 온라인에 저장되기 때문입니다. 하지만 인터넷 접속이 비용 면에서 감당하기 어려운 환경에서는 이 제한이 더 큰 문제가 됩니다. 그러나 RFID 태그는 바코드보다 훨씬 더 많은 정보를 저장할 수 있어 원격 위치에서 더 나은 선택입니다. 예를 들어 중요한 서비스 정보를 태그 자체에 저장하여 오프라인 컴퓨터 기반 유지보수 관리를 가능하게 할 수 있습니다. 태그는 읽기뿐만 아니라 쓰기도 가능하도록 설정할 수 있어 많은 가능성을 엽니다. 예를 들어 태그가 마지막으로 스캔된 시간을 알려줄 수 있습니다.

RFID 기술은 무선 주파수를 사용하므로 스캐너가 직접 시야를 가질 필요가 없습니다. 사실 스캐너와 태그가 서로 가까이 있을 필요조차 없습니다. 거리는 태그의 크기와 특정 유형에 따라 다르지만, 스캐너는 300피트 떨어진 곳에서도 작고 저렴한 태그와 통신할 수 있습니다. 이는 기술자에게 태그 스캔을 훨씬 쉽게 만들며, 스캐너가 시야를 필요로 하지 않으므로 보호용 플라스틱 커버 아래에 태그를 안전하게 보관할 수도 있습니다.

RFID 태그는 기존 바코드보다 빠릅니다. 여러 태그를 동시에 모두 스캔할 수 있기 때문입니다. 인벤토리를 시도하던 주방의 잡동사니 서랍을 기억하세요? 바코드를 사용하면 모든 항목을 집어 들고 읽어야 합니다. RFID 태그를 사용하면 방 건너편에서 모든 태그를 한 번에 스캔할 수 있습니다.

더 일반적인 직장 예는 사무실 건물의 가구입니다. 바코드를 사용하면 모든 자산을 돌아다니며 읽어야 하며, 이는 책상 밑을 기어가고 의자를 뒤집어 바코드 스티커를 찾는 것을 의미할 수 있습니다. RFID 태그를 사용하면 각 사무실 문앞에 서서 모든 태그를 동시에 스캔할 수 있습니다.

RFID 태그로 결정했다면 수동 및 능동 버전을 살펴봐야 합니다. 간단히 말해, 수동 RFID 태그는 스캐너에서 전력을 얻으며 자체 전원이 없습니다. 이는 비용을 낮추고, 더 작게 만들며, 수명을 연장합니다. 하지만 외부 전원에 의존하면 스캔할 수 있는 거리가 단축되는 경향이 있습니다. 능동 태그는 자체 전원을 포함하여 더 긴 거리에서 방송할 수 있습니다. 다만 트레이드오프가 있습니다. 내부 전원이 있는 거의 모든 것과 마찬가지로 수명이 더 제한됩니다. 결국 능동 RFID 태그가 더 크고 비용이 더 많이 들기 때문에 일반적으로 더 큰 자산에 더 적합합니다.

RFID 태그는 훌륭하지만 완벽하지는 않습니다. 태그와 스캐너는 바코드 장비보다 훨씬 더 비쌉니다. 또한 많은 스캐너나 태그가 동시에 가까이에서 방송하거나 수신하면 무선 신호가 충돌할 수 있습니다. 이 문제를 해결하는 방법이 있지만 염두에 두어야 할 사항입니다. 또한 기술 도입 이후 지속적인 보안 우려가 있습니다. 태그는 바코드보다 더 많은 데이터를 보유할 수 있지만 여전히 암호화를 허용할 만큼 충분하지 않습니다. 이는 특정 상황에서 적절한 장비를 가진 누구나 태그를 스캔할 수 있음을 의미합니다.

나에게 적합한 자산 추적 태그는?

모든 기술과 마찬가지로 바코드와 RFID 태그에는 장단점이 있습니다. 귀사의 자산, 시설, 워크플로 및 예산을 고려하면 귀사에게 가장 적합한 것을 선택하는 데 도움이 될 것입니다.

의사결정 과정의 일부는 CMMS 공급업체와 상담하는 것이어야 합니다. 그들은 주제 영역 전문가일 뿐만 아니라 다양한 유형의 태그로 소프트웨어를 가장 잘 사용하는 방법을 알려줄 수 있습니다.

새로운 자산 추적 소프트웨어를 찾는 것이 압도적일 수 있음을 이해합니다. Software Advice 및 Capterra와 같은 온라인 디렉토리는 수천 명의 시설 관리자가 비즈니스에 적합한 자산 추적 소프트웨어를 선택하도록 돕습니다. Software Advice의 구매자 가이드를 읽고 자산 추적 소프트웨어의 일반적인 기능과 구매 시 구매자가 고려해야 할 요소를 이해하세요.