작업 주문 추적 소프트웨어 장단점

작업 주문 관리 및 추적을 위한 스프레드시트 설정에 대한 YouTube 동영상을 본 적이 있습니까? 유지 관리 관리자가 열 너비에 대해 걱정해야 하는 것은 항상 시간 낭비가 아니었지만 지금은 확실히 그렇습니다.

어떤 산업이든 초기에는 지루하지만 필요한 작업이 많이 있습니다. Hippo는 cmms 소프트웨어 회사이므로 컴퓨터 과학의 예를 들어 보겠습니다. 상상해보십시오. 수년간의 부지런한 연구와 칠판에서 복잡한 알고리즘을 해결하는 데 많은 시간이 뒤따랐습니다. 어느 날 영감은 측면에 "유레카"가 새겨진 번개처럼 칩니다. 다음에 무슨 일이? 수천 장의 종이 카드에 작은 구멍을 뚫는 정신 마비될 정도로 힘든 작업입니다.

그 당시에는 그것이 소프트웨어를 작성하는 방법이었습니다. 더 빠르고 쉽고 신뢰할 수 있는 기술이 개발되자 모두가 가능한 한 빨리 펀치 카드를 포기했습니다. 그들이 절약한 시간과 노력은 더 중요한 작업에 투자될 수 있습니다. 작업 주문을 추적하기 위해 스프레드시트를 사용할 때도 마찬가지입니다.

스프레드시트의 장점, 일부

스프레드시트는 펜과 종이로 모든 것을 추적하려고 했던 것에서 한 단계 발전했습니다. 하드 드라이브는 파일 캐비닛보다 훨씬 적은 공간을 차지합니다. 일부 공식을 입력하면 소프트웨어가 모든 계산을 수행합니다. 그리고 스프레드시트는 디지털이기 때문에 사본을 만들고 배포하기 쉽습니다. 한 번의 클릭으로 백업하고 공유할 수 있습니다. 모든 이점 외에도 유지 관리 관리자는 대부분의 회사에 이미 스프레드시트가 있기 때문에 스프레드시트를 사용했습니다. 스프레드시트는 기업 차트의 위아래로 사람들이 사용하는 비즈니스의 모든 곳에 있습니다. 쉽게 구할 수 있어 쉽게 선택할 수 있었습니다.

스프레드시트의 단점, 많음

실질적인 혜택이 있었습니다. 하지만 문제도 많다. 우선 레이아웃을 만든 다음 모든 것을 직접 구축해야 하므로 시간이 많이 소요되는 프로세스입니다. YouTube에서 튜토리얼을 볼 때 사람들은 자신이 무엇을 하고 있는지 알고 진행하면서 실수를 하지 않으며, 반쯤 유용한 것에 가까워지기까지는 여전히 오랜 시간이 걸립니다. 일반 유지 관리 관리자에게 스프레드시트 디자인을 함께 만드는 것은 느리고 어려운 일입니다. 모든 올바른 필드를 올바르게 그룹화하여 이해하기 쉬운 훌륭하고 설계를 수행하더라도 여전히 빠르게 문제에 봉착하게 됩니다.

고장난 펌프에 대한 작업 주문을 해야 한다고 상상해 보십시오. 가장 먼저 하는 일은 컴퓨터 앞에 앉아(사무실과 가까우지 않은 경우 실제로 가장 먼저 하는 일은 그곳까지 걸어가는 것입니다) 스프레드시트 작업 주문 템플릿을 열고 입력을 시작합니다. 확인. 실수를 잡았습니까? 먼저 템플릿의 복사본을 만든 다음 입력을 시작해야 합니다. 템플릿을 엉망으로 만들고 싶지 않습니다. 따라서 작업 주문을 모두 멋지게 입력했으며 이제 기술자에게 할당해야 합니다. 인쇄하거나 이메일에 첨부하여 보낼 수 있습니다.

그것을 인쇄했다면 처음부터 스프레드시트 사용의 모든 이점을 지운 것입니다. 오류가 발생하기 쉬운 펜 및 종이 시스템으로 돌아가셨습니다. 첨부 파일로 이메일로 보내면 어떻습니까? 글쎄요, 그것은 당신이 실제로 그것을 첨부 파일로 이메일로 보낼 수 없기 때문에 속임수 질문입니다. 항상. 사본만 보낼 수 있습니다. 그리고 여기에서 문제가 시작됩니다. 해당 이메일을 보내면 작업 주문 사본이 2개 있습니다. 그러나 당신은 그들 중 하나만 볼 수 있습니다. 그것은 당신의 컴퓨터에 갇힌 것입니다. 기술자의 사본이 어딘가에 있습니다.

스프레드시트 작업 주문:출생 시 분리된 쌍둥이

유튜브 영상이라고 하면 쌍둥이가 태어나서 헤어졌다가 따로 자라는 영상을 본 적이 있나요? 성인으로서 그들은 비슷하게 생겼고 몇 가지 특성을 공유하지만 대부분의 면에서 다릅니다. 글쎄요, 당신의 작업 지시에도 똑같은 일이 일어날 것입니다. 그들은 똑같이 시작하지만 시간이 지남에 따라 매우 다르게 보이기 시작할 것입니다. 버전을 업데이트할 때마다 기술자의 사본과 동기화되지 않습니다. 그리고 그들이 자신에게 무언가를 할 때마다, 예를 들어 그것을 닫는 것은 훨씬 더 동기화되지 않습니다. 그 작업 주문은 일란성 쌍둥이로 시작했지만 멀리 떨어진 사촌으로 끝났습니다.

스프레드시트, 일반적으로 좋지 않은 경향이 있음

이것은 스프레드시트 사용의 문제 중 하나일 뿐입니다. 무리가 더 있습니다. 예를 들어 스프레드시트는 부정확하기로 악명이 높습니다. 자주 인용되는 한 연구에 따르면 Excel 시트의 88%에 오류가 포함되어 있습니다. 문제의 큰 부분은 수식을 설정할 때 잘못된 정보를 입력하거나 셀을 포함하는 것을 잊는 것이 얼마나 쉬운지에 있습니다. 사실, 하버드의 유명한 연구원 두 명이 획기적인 연구 중 하나를 통해 바로 그 일을 해냈습니다. 스프레드시트로 인해 Harvard 교수가 걸려 넘어질 수 있다면 유지 관리 부서에도 큰 피해를 줄 수 있습니다.

오늘의 CMMS 및 작업 주문

왜 사람들은 작업 지시를 추적하고 유지 관리 부서를 관리하기 위해 스프레드시트를 사용했을까요? 그들은 해야 했다. 프로그래머가 컴퓨터 펀치 카드를 사용하던 시절과 마찬가지로 CFO가 주판을 사용하던 시절에는 대안이 없었습니다. 하지만 더 이상 그렇지 않습니다. 가깝지도 않습니다.

모든 기능을 갖춘 최신 클라우드 기반 CMMS를 사용하면 작업 주문을 빠르고 쉽게 생성, 우선 순위 지정, 위임, 활용 및 추적할 수 있습니다. 작업 주문 소프트웨어는 유지 관리 관리를 위해 특별히 설계되었기 때문에 좋은 소프트웨어에는 필요한 모든 것이 이미 내장되어 있습니다. 해결 방법에 대해 걱정하거나 직접 추가할 공식을 알아내려고 할 필요가 없습니다. 또한 클라우드 기반 솔루션이기 때문에 인터넷에 연결된 모든 장치에서 언제 어디서나 모든 것을 사용할 수 있습니다. 모든 사람이 동일한 데이터베이스에 액세스하고 있으므로 데이터의 최신 버전은 하나만 있습니다. 당신이 보는 작업 주문은 기술자가 보고 있는 것과 동일합니다. 태어날 때 더 이상 쌍둥이가 분리되지 않습니다.

손쉬운 작업 주문 생성

누군가 티켓을 제출하면 활성 작업 주문으로 만들기 전에 검토할 수 있습니다. 또는 현재 요구 사항에 따라 작업 주문을 직접 만들 수도 있습니다. 중요한 것은 어디에서나 할 수 있다는 것입니다. 스프레드시트에 모든 것을 입력하기 위해 사무실로 돌아가는 대신 모바일 장치에서 작업 주문을 만들고 관리할 수 있습니다.

우수한 CMMS 소프트웨어를 사용하면 다음을 포함하여 기술자가 효율적으로 마감하는 데 필요한 모든 것을 신속하게 포함할 수 있습니다.

• 대화형 층 지도
• 자산 사진
• 자산 O&M 매뉴얼 및 회로도
• 자산 수리 및 유지 관리 이력
• 단계별 지침 및 체크리스트
• 관련 부품 및 재료

그들은 자산을 신속하게 찾아 식별하고, 서비스하는 방법을 알고, 부서의 표준 및 모범 사례를 따르고, 처음부터 모든 올바른 부품과 재료를 보유할 수 있습니다. 더 이상 시간을 낭비하는 사무실로 돌아갈 필요가 없습니다.

작업 주문을 작성하면 CMMS를 통해 쉽게 할당할 수 있습니다. 기술자는 복사본이 아닌 동일한 작업 주문을 봅니다. 이는 다음 단계인 작업 주문 추적에 매우 중요합니다.

어디서나 작업 주문 추적

귀하와 기술자가 동일한 작업 주문을 보고 있기 때문에 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 작업을 위해 설정한 사용자 지정 가능한 단계를 확인하고 올바른 부품과 재료를 사용했는지 알 수 있습니다. 결국 효과적인 작업 주문 추적은 모든 것을 더 투명하게 만들고 모든 사람이 더 책임감 있게 만듭니다. 한 눈에 무엇이 완료되었고 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다. 누가 무엇을 했는지, 얼마나 오래 걸렸는지 알 수 있습니다.

작업 주문 보고서를 손쉽게 생성

모든 기능을 갖춘 CMMS는 작업 주문을 구성하고 추적하는 것 이상을 수행합니다. 또한 해당 데이터를 사용하여 보고서를 작성하여 부서 성과에 대한 큰 그림을 볼 수 있습니다. 작업 주문 KPI를 추적하면 다음에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

• 인건비
• 부품 및 재료비
• 작업 주문 마감 비율
• 자산 감가상각

귀하의 시설에 대한 다음 질문에 답할 수 있습니까?

• 지난 6개월 동안 계속 운영하는 데 가장 많은 비용이 든 자산은 무엇입니까?
• 어떤 자산의 내용 수명이 가장 가깝습니까?
• 지난 주에 가장 많은 작업 주문을 마감한 기술자는 누구입니까?

작업 주문을 추적한 다음 CMMS를 사용하여 보고서를 생성하면 모든 답변에 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 부품과 인건비가 작업 주문에 포함되기 때문에 지난 6개월 동안 어떤 자산에 가장 많은 비용이 들었는지 알 수 있습니다. 올바른 정보로 무장하면 비용을 줄이고 가동 시간을 늘리기 위한 구체적인 조치를 취할 수 있습니다.

다음 단계

다른 부서에 자리가 있지만 유지 관리 관리자는 스프레드시트를 역사적 유물로 취급해야 합니다. 이전에는 올바른 솔루션이었지만 이제는 시대가 도래했습니다.

아직 CMMS가 없다면 지금 구입해야 합니다. 최신 클라우드 기반 솔루션 제공업체는 소프트웨어를 패치 및 업데이트하고 데이터베이스를 보호 및 백업합니다. 꼬임은 기술로 해결되었습니다. 데이터는 안전하고 쉽게 액세스할 수 있습니다.