유지보수 팀의 감사를 더 쉽고 저렴하게 만드는 팁, 요령 및 도구

가장 일반적인 유형의 감사와 유지보수 팀이 감사를 더 쉽고 저렴하며 더 성공적으로 만들기 위해 할 수 있는 일을 분류합니다.

목차

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서론:감사 실패의 무서운 결과

감사 유형 및 감사를 쉽게 하는 방법

• 환경 감사
• 식품 안전 감사
• 사업 감사
• 보건 및 안전 감사

감사가 수익에 미치는 영향

Fiix의 CMMS로 감사를 더 쉽고 저렴하게 만드는 방법

Irving Pulp and Paper, Wood Group, Fiera Foods 및 Cericola Farms에는 모두 하나의 불쾌한 공통점이 있습니다. 그들은 모두 최근 감사에 실패한 후 막대한 벌금에 직면했습니다. 환경법규부터 식품안전법 위반까지 사례는 제각각이었지만, 기업마다 비용이 만만치 않았다. 벌금은 1,100만 달러 이상입니다.

이러한 생산 시설은 지난 반년 동안 감사를 통과하지 못한 후 벌금을 납부한 수백 개의 회사 중 4개에 불과합니다. 어떤 경우에는 위반이 돈보다 더 많은 비용이 듭니다. 2016년에는 안전한 작업 환경을 유지하지 못해 피에라 푸드 생산 시설에서 작업자가 사망했습니다. 불행히도 이것은 비준수가 어떻게 최악의 시나리오로 이어질 수 있는지 보여주는 한 가지 예일 뿐입니다.

그러나 여기에 문제가 있습니다. 대부분의 실패한 감사는 예방할 수 있지만 책임자, 특히 유지 관리 팀의 최우선 순위인 경우에만 가능합니다. 규정을 준수하는 유지 관리 관행에 집중하면 재앙적인 도미노 효과를 예방하고 벌금, 생산 손실, 높은 이직률, 작업장 부상 및 나쁜 평판의 가능성을 줄일 수 있습니다.

감사 유형(및 감사를 쉽게 하는 방법)

감사는 안전, 환경 규정 준수 및 잠재적인 비즈니스 거래에 앞서 회사의 건전성을 평가하기 위해 다양한 이유로 거의 모든 산업에서 발생합니다.

그러나 감사가 일반적이지만 감사가 항상 쉬운 것은 아닙니다. 시간과 비용이 많이 소요되는 경우가 많습니다. 정보가 틈 사이로 빠져나갈 수 있고, 정확한 데이터를 얻기가 어려우며, 접근성이 부족하면 보유하고 있는 데이터가 무용지물이 됩니다. 중앙 집중식 지식 소스가 없으면 감사를 더 쉽게 하기 어렵고 합격 점수가 결코 확실하지 않습니다. 높은 실패 비용과 함께 엄청난 골칫거리와 수천 또는 수백만 달러의 잠재적 손실이 발생합니다.

규정을 준수하는 유지 관리 관행에 집중하면 재앙적인 도미노 효과를 예방하고 벌금, 생산 손실, 높은 이직률, 작업장 부상 및 나쁜 평판의 가능성을 줄일 수 있습니다.

올바른 도구와 프로세스를 갖는 것은 성공적인 감사를 위해 매우 중요합니다. 중요한 데이터를 수집하고 디지털 방식으로 정리하면 합격 가능성이 상당히 높아집니다. 디지털화는 또한 감사를 더 쉽고 저렴하게 만드는 다양한 도구에 대한 문을 열어줍니다. 유지 관리 팀은 기록에 액세스하고 보고서를 작성하며 예방 유지 관리 전략을 보다 효과적으로 구현할 수 있습니다.

다음은 제조업체가 직면하는 가장 일반적인 감사 유형과 디지털 지식 허브가 시설 감사를 더 쉽게 만드는 데 도움이 되는 방법입니다.

환경 감사

환경 감사는 설정된 기준에 따라 제조업체가 환경에 미치는 영향을 측정합니다. 이러한 기준은 일반적으로 산업에 따라 다르며 폐수 관리, 탄소 배출 및 에너지 사용을 포함할 수 있습니다. 환경 감사는 또한 제조업체가 환경에 미치는 영향을 줄일 수 있는 방법을 식별합니다. 이러한 감사는 일반적으로 환경 법규(예:EPA에서 정한 법규), 인증(예:ISO 또는 LEED) 또는 압도적인 고객 요청으로 인해 발생합니다.

CMMS와 같은 디지털 유지보수 소프트웨어는 시설이 환경 감사를 준비하는 데 도움이 될 수 있습니다. 자산 및 절차의 데이터베이스를 유지하고 오염 물질 배출에 대한 문서를 추적하며 작업 기록을 작성할 수 있습니다. 이를 통해 시설에서 오류를 신속하게 분석하고 수정할 수 있으므로 효율성이 향상되고 배출이 감소합니다. 소프트웨어를 사용하면 데이터를 간단하게 컴파일하고 보고서를 작성하고 시설이 표준에 따라 어떻게 운영되는지 감사자에게 보여줄 수 있습니다.

식품 안전 감사

식품 안전 감사는 제조업체가 모든 식품 취급 및 가공 표준을 충족하는지 확인합니다. 식품 안전 감사는 규정 준수(예:FDA), 인증(예:ISO 22000 또는 GFSI)을 증명하거나 널리 알려진 리콜 후 대중의 신뢰를 회복하는 데 사용할 수 있습니다.

최근 FDA 조사에서는 미국 식품 가공 산업에서 5번째로 흔한 문제로 "예방적 유지 관리 없음"을 확인했습니다. 시설은 이 문제를 해결하고 CMMS 또는 기타 디지털 유지 관리 솔루션을 사용하여 감사를 통과하여 지식 허브를 만들 수 있습니다. 유지보수 소프트웨어는 모든 자산에 대한 감사 로그와 작업 이력을 제공하여 개선을 더 쉽고 예방적 유지보수 루틴으로 만듭니다. 또한 기술자는 부품 데이터베이스를 사용하여 장비를 더 잘 관리할 수 있으며 교체 부품이 표준에 따라 오염되지 않은 깨끗한지 확인할 수 있습니다. 안전 매뉴얼 및 유지보수 체크리스트와 같은 문서를 자산 프로필에 첨부할 수 있습니다. 이는 PM을 더 빠르게 만들 뿐만 아니라 유지 관리 작업과 관련된 오염 위험을 줄입니다. 마지막으로 기술자 또는 관리자는 몇 번의 클릭만으로 데이터를 검색하거나 보고서를 작성하여 규정 준수를 증명할 수 있습니다.

사업 감사

제조 시설은 회사가 인수, 합병 또는 새로운 파트너십에 합류할 때 종종 감사를 받습니다. 이러한 감사는 시설에 하청업체, 수율, 잔고, 재고, 환경 성과, 안전 기록 및 자산 신뢰성에 대한 정보를 요청합니다. 감사는 자산이 잘 관리될 가능성이 있음을 증명하므로 시설이 보험료를 절약하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

일부 조직에서는 시설에서 작업하기 전에 예방 유지 관리 프로그램을 갖추도록 요구합니다. 디지털 유지 관리 플랫폼을 사용하여 정보를 수집, 저장 및 액세스하면 견고한 PM 전략을 수립하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 디지털 도구는 유지 관리 일정을 잡고, 작업 주문을 처리하고, 문서 라이브러리를 생성하는 작업을 간단하게 만들어 가동 중지 시간을 줄일 수 있습니다. 또한 건강 및 안전, 재고 및 환경 기록을 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다. 이러한 단계는 생산성을 향상시키고 시설을 더욱 바람직하게 만듭니다.

건강 및 안전 감사

건강 및 안전 감사는 일반적으로 OHSA와 같은 법률 준수를 보장하기 위해 정부 기관에서 수행합니다. 또한 타사 감사자가 수행할 수 있으며 개선 영역을 식별하는 동안 회사의 건강 및 안전 전략을 평가하는 데 사용할 수 있습니다.

디지털 유지보수 소프트웨어를 통해 유지보수 팀은 정확하고 심층적인 정보 라이브러리를 생성할 수 있습니다. 주머니에 있는 모바일 장치에서 이 정보를 사용할 수 있으면 감사가 더 쉬워질 수 있습니다. 모바일 유지보수 소프트웨어는 작업 이력을 추적하고 OSHA 지침을 장비에 연결하고 유지보수 체크리스트를 생성할 수 있습니다. 이러한 리소스를 한 곳에 모아두면 잠재적으로 위험한 수정 작업의 수를 줄일 수 있습니다. 또한 소프트웨어는 직원 교육 및 인증, 안전 검사 및 시간이 지남에 따라 시설이 어떻게 개선되었는지 보여주는 보고서를 추적할 수 있습니다.

감사가 수익에 미치는 영향

벌금, 사업 손실, 생산 손실, 낭비, 추가 부품 및 초과 근무를 합치면 비효율적이고 실패한 감사에 많은 비용이 듭니다. 지식 허브는 이러한 불필요한 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

디지털 플랫폼에 대한 정보가 있으면 기술자가 해당 정보에 더 쉽게 액세스할 수 있으므로 예방 유지 관리를 빠르고 정확하게 수행할 수 있습니다. 클릭 몇 번으로 모든 데이터를 한 곳에서 입력하고 분석하면 보고 프로세스가 빨라집니다. 작업 기록 및 시설 개선 사항을 감사자에게 제공하는 데 며칠이 아닌 몇 분이 걸립니다. 이 모든 시간을 절약하면 생산성이 향상되고 인건비가 절감됩니다. 개선된 감사 프로세스는 인증과 더 강력한 평판으로 이어질 수 있어 귀사의 경쟁력을 높일 수 있습니다.

유지보수 소프트웨어가 어떻게 한 제조업체의 감사를 더 쉽게 만들었는지 보려면 여기를 클릭하십시오.

Fiix의 CMMS로 감사를 더 쉽고 저렴하게 만드는 방법

1단계 – 직원 건강 및 안전 기록 추적

사용자 프로필은 Fiix의 CMMS에 설정하고 중요한 건강 및 안전 정보로 채울 수 있습니다. 여기에는 인증 및 교육이 포함됩니다. 그런 다음 기술자는 사용자 그룹 도구를 사용하여 여러 범주로 구성할 수 있습니다. 유지 관리 관리자는 각 사람이 소프트웨어에서 보고 수행할 수 있는 것을 사용자 지정할 수 있습니다. 이는 모든 직원이 작업을 수행할 수 있는 적절한 자격 증명을 가지고 있는지 확인하고 감사자에게 이를 증명할 때 유용합니다.

2단계 – 장비 프로필에 중요한 자료 첨부

Fiix의 CMMS를 통해 사용자는 건강 및 안전 자료와 미디어를 자산 프로필에 첨부할 수 있습니다. 자산 프로필에는 MSDS 양식, SOP, OHSA 지침, 유지 관리 체크리스트 등이 포함될 수 있습니다. 기술자는 프로필에 사진을 추가하여 문제가 식별되고 수정되었음을 보여줄 수도 있습니다. 이러한 행동은 건강과 안전에 대한 약속을 보여줍니다. 이렇게 하면 감사가 더 쉽고 빨라지며 합격 점수가 더 확실해집니다.

3단계 – 보고 기능 마스터

Fiix의 보고 기능을 통해 사용자는 데이터를 수집하고 관련 지표를 선택하고 몇 분 안에 보고서를 작성할 수 있습니다. CMMS를 통해 시설은 무엇보다도 배출량, 자산 효율성 및 검사 횟수와 같은 통계를 추적할 수 있습니다. 이 정보는 감사자에게 규정 준수 증거를 보여주고 감사를 더 쉽게 하기 위해 보고서를 빠르게 생성하는 데 사용됩니다. 개선이 이루어지고 시설이 가능한 한 효율적으로 운영되고 있는지 확인하기 위해 내부적으로 사용될 수도 있습니다.

4단계 – 감사 및 작업 주문 기록 생성

Fiix의 유지 관리 소프트웨어로 작업 주문, 감사 및 기타 유지 관리 작업을 추적하고 보관하십시오. 예를 들어, 근본 원인 분석(RCA) 기능은 자산의 실패 원인을 식별하고 이를 수정하기 위해 취한 단계를 추적할 수 있습니다. 이 정보가 한 곳에 있기 때문에 자산 또는 자산 그룹의 내역을 쉽게 검색할 수 있습니다. 이를 통해 규정 준수 패턴을 쉽게 증명하고 필요한 모든 활동이 표준에 따라 제시간에 완료되었음을 보여줄 수 있습니다.

5단계 – 예약 기능 사용

Fiix의 일정 기능을 사용하면 규정 준수 일정에 따라 건강 및 안전 작업을 쉽게 계획할 수 있습니다. 이 기능은 유지 관리가 필요할 때 경고를 트리거하므로 작업을 다시는 놓치지 않도록 할 수 있습니다. 필요한 유지 관리가 일정에 포함되면 규정 준수에 대한 2차 기록으로도 사용됩니다. 일정은 또한 생산성을 최적화하는 시간에 건강 및 안전 점검이 이루어지도록 합니다.