유지보수 보고서란 무엇이며 정확성을 확인하는 방법

지난 달에 필터를 몇 개나 사용했습니까? 우리의 MTTR 및 MTBF 마지막 절차 업데이트 후 개선되었습니까? 계획된 유지 보수 비율은 얼마입니까? 그 컨베이어 벨트를 수리하는 데 얼마나 많은 돈을 썼습니까? 이러한 모든 답변은 유지 관리 보고서에서 쉽게 찾을 수 있습니다.

우리가 "are" 대신 "should be"를 사용한 이유는 많은 조직이 유지 관리 보고서를 생성할 데이터가 없거나 보고서가 너무 부정확하여 잘못된 결론을 내리기 때문입니다.

이제 그 추세를 뒤집을 때입니다. 올바른 도구와 사례가 있으면 누구나 유용한 정보에 액세스하고 이를 사용하여 유지 관리 작업을 개선할 수 있습니다. 방법을 알아보겠습니다.

유지보수 보고서란 무엇입니까?

유지 관리 보고서는 과거 유지 관리 작업과 비용, 자산 및 비즈니스 성과에 미치는 영향에 대한 특정 정보가 포함된 문서입니다. 일반적으로 유지 관리 보고서는 부서에서 준수할 가치가 있는 것으로 식별한 KPI 및 성과 지표를 추적하는 데 사용됩니다.

보고서가 유용하려면 다음 요건을 충족해야 합니다.

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간결함 :보고서는 간단하지만 포괄적이어야 합니다. 복잡한 데이터를 쉽게 소화할 수 있는 방식으로 제공됩니다.

사실 기반 :정확한; 최신 정보; 의견과 추측이 아닌 하드 데이터를 기반으로 객관적입니다.

적절한 맥락에서 검토 :공급업체가 중요한 예비 부품의 배송을 지연시키거나 우리가 제때 주문하지 않았기 때문에 가동 중지 시간이 연장되었습니다. 상황은 의사 결정에 매우 중요합니다.

CMMS를 사용하면 조직에서 추적하기로 결정한 내용에 따라 부품, 자산, 층, 위치, 직원, 교대 등의 수준에서 보고서를 생성할 수 있습니다. 또한 최신 CMMS를 사용하면 상위 라인 번호만 보는 것이 아니라 각 유지 관리 보고서를 더 자세히 살펴볼 수 있습니다. 유지 관리 데이터를 드릴다운하는 이 기능은 문제 영역을 찾는 데 매우 유용하며 의사 결정에 중요한 컨텍스트를 제공합니다. .

정확한 보고서 생성을 위한 전제 조건

지속적으로 정확한 보고서를 생성하려면 유지 관리 기록에 액세스하는 것 이상이 필요합니다. 우리는 세 가지 핵심 전제 조건을 확인했습니다. 모두 올바르게 이해하면 올바른 방향으로 가고 있을 것입니다.

CMMS 또는 이와 유사한 디지털 시스템에 대한 액세스

CMMS는 유지 관리 데이터의 중앙 집중식 리포지토리로 설계되었습니다. 많은 양의 데이터 입력을 자동화하기 때문에 인적 오류의 여지가 적습니다. CMMS 데이터베이스에 저장된 기록을 분실하거나 잘못 배치하는 것은 거의 불가능합니다.

수동 추적과 달리 거의 모든 유지 관리 작업은 소프트웨어를 통해 추적할 수 있습니다. 작업 주문의 예를 들어 보겠습니다. WO는 유지 관리 요청 양식을 기반으로 생성됩니다. 감독자가 기술자에게 할당합니다. 기술자는 작업을 수행하고 메모를 남기고 WO를 닫습니다. CMMS가 해당 상호작용에 대해 기록하는 내용은 다음과 같습니다.

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총 (미결) 작업 요청 수 1 증가

총 (미결) 작업 주문 수가 1 증가

작업 요청을 제출한 사람과 시기

에 대한 세부정보

WO를 만든 사람과 시기에 대한 세부정보 누구에게 할당되었는지

누가 작업을 수행했는지, 수리가 얼마나 오래 지속되었는지, 작업이 제시간에 수행되었는지

사용된 예비 부품(부품 재고 데이터베이스 자동 업데이트)

기술자가 남긴 의견은 해당 장비 유지 관리 로그에 추가됩니다.

닫힌 작업 요청 및 작업 주문의 총 수가 1 증가

자세히 보면 간단한 작업 주문을 열고 닫는 것만으로도 최소 14개의 데이터 포인트가 생성되며 대부분이 자동으로 기록됩니다. 시스템이 소모된 부품과 노동력을 기반으로 이 작업의 정확한 비용을 자동으로 계산하는 방법도 포함하지 않았습니다.

전산화된 유지 관리 시스템을 사용하지 않고 이 수준의 데이터에 접근할 수 있는 다른 방법은 없습니다.

적절한 데이터 관리 및 표준화

많은 양의 유지 관리 데이터를 적극적으로 추적하는 사람들은 유지 관리 소프트웨어나 맞춤형 스프레드시트를 사용하여 추적합니다. 두 시나리오 모두 좋은 데이터 관리 방법을 갖는 것이 중요합니다.

다음 단계를 따르면 높은 수준의 데이터 표준화를 달성할 수 있습니다.

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추적하고 싶지 않은 일을 결정하십시오. 사용하지 않는 추적 데이터는 내부 리소스를 낭비하고 특히 수동 입력이 필요한 경우 오류의 여지를 더 많이 남깁니다.

저울과 치수를 정의합니다. 1-5 또는 1-10 척도로 등급이 매겨져 있습니까? 측정 단위는 킬로그램입니까 아니면 파운드입니까? 사과와 오렌지를 비교하고 싶지는 않습니다.

수동 데이터 입력을 표준화합니다. 데이터는 어떻게 입력, 변경, 삭제되나요? 약어는 언제 사용하는 것이 적절한가요? 필수 필드와 선택 필드는 무엇입니까? 목록에 새 자산을 추가할 때 어떤 명명 규칙을 따라야 합니까? 간단한 데이터 입력 지침을 설정하면 일관된 기록을 보장하는 데 큰 도움이 됩니다.

모든 사람이 같은 방식으로 데이터를 사용하면 올바른 기록을 찾거나 보고서를 생성하기가 훨씬 쉽습니다.

데이터를 취급하는 모든 직원의 약속

CMMS를 사용하더라도 일정량의 수동 데이터 입력은 불가피합니다. 이것은 항상 인적 오류의 가능성을 남깁니다. 시스템에 데이터를 입력하는 동안 안일함과 주의력 부족은 일반적인 문제입니다. 유지보수 관리자는 정확한 데이터 보유의 중요성을 인식하고 이를 반영하는 문화를 만들어야 합니다.

다음 상황을 상상해보십시오. 신입 사원이 작업 주문을 마감하고 있습니다. 그는 사용한 부품과 수리를 수행하는 데 얼마나 많은 시간을 보냈는지 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 그는 경험이 많은 동료에게 도움을 요청합니다. 회사 문화에 따라 대답은 "물론입니다. 모든 것을 다시 확인하겠습니다. " 또는 "그냥 야구장 피규어를 작성하세요. 어쨌든 아무도 이것들을 확인하지 않습니다. "

유지보수 담당자가 이와 관련하여 실사를 수행하지 않으면 신뢰할 수 있는 유지보수 기록을 확보할 수 없습니다.

유지보수 보고서에는 무엇이 포함되어야 합니까?

이것은 보고 대상에 전적으로 달려 있습니다. 통일된 템플릿을 제공하는 것은 불가능합니다. 일반적으로 공식 유지 관리 보고서에는 다음이 포함될 수 있습니다.

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조직에 대한 정보(이름, 로고, 주소, 연락처 정보…)

보고서의 이름/유형

보고서가 생성된 기간

보고서 세부정보(모든 데이터를 요약한 보고서의 주요 부분)

유용할 수 있는 추가 정보(사례별로 고려)

이제 실제로 유지보수 서비스 보고서를 검색하는 경우 특정 유지 관리 작업을 수행하는 데 사용되는 다양한 유지 관리 보고서 양식 템플릿은 여기에서 찾을 수 있습니다. 이러한 개별 양식은 다음에 논의할 요약 보고서를 작성할 때 입력으로 사용할 수 있습니다.

가장 일반적인 유형의 유지 관리 보고서

올바른 데이터를 사용하여 유지보수 및 시설 관리자는 수십 개의 유용한 유지보수 보고서를 생성할 수 있습니다. 다음은 가장 일반적인 목록입니다.

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분석 총 유지 관리 비용 :부품 비용, 인건비, 공급업체 비용 등이 포함될 수 있습니다.

예방 유지보수 보고서: 예방 유지 관리 활동 및 유지 관리 일정에 대한 개요를 포함합니다(열린 PM 작업 수, 예약된 작업, 마감된 작업 및 지연된 계획된 유지 관리 백분율..). 위치, 장비 유형, 공급업체 등으로 분류할 수 있습니다.

작업 주문 보고서: 작업 주문 관리 활동 개요 – 유지 관리 티켓을 받고 WO를 생성, 개설, 폐쇄 및 연기했습니다.

자산 내역 보고서: 여기에는 특정 자산 또는 자산 그룹에 사용된 구매 주문서, PM, WO, 예비 부품 및 기타 리소스 목록이 포함될 수 있습니다.

구매 주문 보고서: 생성, 전송, 예약, 수신 및 마감된 구매 주문 목록 공급업체, 시설, 우선순위, 주문 유형, 주문 상태 등으로 분류할 수 있습니다.

공급업체 기록 보고서: 유지 관리 공급업체가 수행한 작업 및 관련 비용에 대한 개요입니다.

작업 요약 보고서: 여기에는 총 소요 시간, 초과 근무 시간, 사후 대응 및 사전 작업에 소요된 시간, 개별 성과 등이 포함될 수 있습니다.

실적 보고서: MTTR, MTBF, 계획된 작업과 계획되지 않은 작업의 수, 고장 수, 가동 중지 시간 등과 같은 지표를 추적하기 위해 수많은 보고서를 생성할 수 있습니다.

모든 유지 관리 보고서는 특정 시간 간격으로 생성됩니다. CMMS를 사용하는 경우 템플릿을 만들고 몇 번의 클릭으로 향후 보고서를 생성하는 데 사용할 수 있습니다. 이것은 일별, 주별 및 월별 보고서를 생성하는 데 매우 유용할 수 있습니다. 일부 조직에서는 연간 보고를 간소화하는 데 사용할 수도 있습니다.

보고서를 보내야 할 때마다 문서와 스프레드시트 열을 쌓는 대신 한 번만 설정하면 나머지는 시스템에서 알아서 처리합니다.

Limble CMMS로 유지 관리 보고서 생성 및 자동화

Limble CMMS를 사용하면 기본적으로 필요한 모든 것을 추적하기 위한 사용자 정의 필드를 생성할 수 있습니다. Limble 사용자는 맞춤 보고서 작성 도구를 열 수 있습니다. 그리고 이러한 사용자 정의 필드 중 하나를 표준 사전 정의 필드와 결합하여 모든 상황에 대한 수많은 고유 보고서를 생성할 수 있습니다.

클릭 한 번이면 다른 Limble 사용자와 보고서를 공유하거나 다른 사람에게 보낼 수 있는 PDF를 생성할 수 있습니다.

고객이 매우 좋아하는 밀접하게 관련된 기능 중 하나는 맞춤 대시보드 구축 옵션입니다. 다양한 보고서에서 제외됩니다(아래 이미지 참조).

즉, 실시간으로 업데이트되는 모든 종류의 보고서로 대시보드를 채울 수 있습니다. 그런 다음 대시보드를 TV에서 공유할 수 있습니다. 작업이 완료됨에 따라 숫자가 변경되는 것을 보는 것은 고무적입니다.

한 화면에 담을 수 있는 정보가 너무 많습니다. 문제 없습니다. 여러 대시보드를 만들고 X초마다 대시보드를 순환하도록 Limble에 지시할 수 있습니다. 작은 기능이지만 과거에 좋은 피드백을 받았습니다.

마지막으로 해야 할 일은 이 모든 것이 실제로 어떻게 작동하는지 보여주는 것입니다. Limble의 사용자 지정 대시보드 및 유지 관리 보고 기능에 대해 자세히 알아보려면 시간을 내어 아래 비디오를 살펴보십시오. 동영상 자체는 더 긴 편이지만 우리의 보고 시스템이 실제로 얼마나 강력하고 유연한지 보여줍니다.

매주 몇 시간을 절약할 수 있을 것 같으면 가격 페이지를 확인하세요. 30일 평가판을 시작합니다. 또는 Google에 연락하여 맞춤형 안내를 받을 수 있습니다. 모든 주요 기능에 대한 개요를 확인하세요.

그리고 훌륭한 결정을 내리려면 좋은 보고서가 필요하다는 것을 기억하십시오!