CMMS 성공적 구현: 전문가 팁 및 모범 사례

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모든 계획자가 알아야 할 필수 유지보수 지표
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CMMS 구현은 다단계 프로세스입니다

조직이 CMMS 소프트웨어(유지보수 관리 소프트웨어)를 구매할 때 일반적인 기능 비교, 사용 편의성 및 기타 기준 외에도 소프트웨어 선택, 평가, 초기 설정 중에 무시하면 나중에 큰 골칫거리가 될 수 있는 다른 항목들을 고려해야 합니다. 이 항목들이 소프트웨어 선택, 평가 및 초기 설정 중에 무시되면 나중에 큰 골칫거리가 될 수 있습니다.

여기에 다루는 조언과 팁은 고객이 FastMaint CMMS를 성공적으로 구현하도록 돕는 다년간의 경험을 기반으로 합니다. 이 항목들은 특정 CMMS 프로그램에 국한되지 않습니다. 수년 동안 소프트웨어를 성공적으로 사용하는 데 도움이 될 구현 가이드로 사용하세요.

CMMS 구현 – 선택 및 평가

CMMS 소프트웨어를 평가 대상으로 선택하기 전에 잠재적으로 발목을 잡을 수 있는 몇 가지 항목을 고려하고 싶을 것입니다. 이들은 종종 요청한 기능 목록에 없지만 소프트웨어 배포 및 사용 방식에 영향을 미칩니다.

1. 유지보수 데이터베이스

다른 CMMS 소프트웨어 제품은 유지보수 데이터를 저장하기 위해 다른 데이터베이스 시스템을 사용합니다. 이상적으로는 잘 알려지고 잘 지원되는 플랫폼 유형의 데이터베이스를 원합니다. 예: Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL 등(DB-Engines 현재 데이터베이스 순위 참조). 데이터베이스 문제가 있거나 다른 애플리케이션을 데이터베이스와 통합해야 할 경우 매우 중요해집니다.

인기 있고 잘 지원되는 데이터베이스 시스템에는 문제 해결, 최적화, 설정, 통합을 도울 수 있는 풍부한 서드파티 컨설턴트가 있습니다. 정보를 추출하고 맞춤 보고서를 생성하는 등 다양한 서드파티 도구도 사용할 수 있습니다. 정기적인 데이터베이스 백업 프로세스를 마련하세요. 데이터베이스는 무적이지 않으며 때때로 손상되거나 손상될 수 있습니다.

2. 서비스형 소프트웨어(SaaS)/ 클라우드 기반 CMMS

SaaS 애플리케이션(예: 공급업체 웹사이트에 호스팅된 CMMS 소프트웨어)을 보는 경우 데이터가 그들의 서버에 있음을 기억하세요. 이 데이터를 정기적으로 백업하고 파일을 다운로드해야 합니다. 이는 SaaS 공급업체가 문제에 부딪혀 사업을 접는 경우 어느 정도 보호 제공. 예를 들어 FastMaint Cloud CMMS는 고객이 로그인하여 지원팀에 연락하지 않고도 원할 때마다 데이터베이스를 쉽게 다운로드할 수 있게 합니다.

SaaS 애플리케이션 선택 이유 중 하나가 원격 액세스나 멀티 디바이스 지원이라면, 낮은 대역폭 네트워크(예: 셀폰 네트워크) 및 사용할 계획인 디바이스에서 성능 확인. 스마트폰에서 지원 및 도움말 페이지 사용 가능한지 확인하세요.

3. 업그레이드 경로

자주 CMMS 소프트웨어의 더 제한된 에디션으로 시작할 수 있습니다. 그러나 사용하다 보면 더 많은 기능이 있는 에디션으로 업그레이드해야 할 수 있습니다. 공급업체가 좋은 업그레이드 경로를 가지고 있는지 확인하세요. 다른 소프트웨어 에디션으로 업그레이드해야 할 때 기존 데이터를 잃고 싶지 않습니다. 예를 들어 FastMaint CMMS에서는 단일 사용자로 시작하여 다중 사용자로 업그레이드하고 심지어 클라우드 솔루션으로 마이그레이션하면서 데이터 유지 가능.

4. 데이터 전송

CMMS 소프트웨어 패키지 구매 시 기존에 가지고 있을 수 있는 데이터를 얼마나 쉽게 가져올 수 있는지도 고려해야 합니다. 시스템에서 데이터를 내보낼 수 있는 방법도 고려해야 합니다. 이 데이터가 별도 시스템(예: 구매, 원가 계산 등)에서 필요하거나 최악의 경우 미래에 새로운 유지보수 소프트웨어 패키지로 이동하기로 결정한 경우 유용할 것입니다!

예를 들어 FastMaint CMMS는 쉼표 구분 파일에서 데이터를 가져오고 내보낼 수 있게 허용. 대부분의 일반 소프트웨어 프로그램(예: Microsoft Excel)이 쉼표 구분 파일을 쉽게 읽고 쓸 수 있으므로 단순화.

5. 사용자 추가

사용자 추가가 얼마나 쉬운가요? 일부 패키지는 한 사용자에서 다중 사용자로 업그레이드하려면 완전히 다른 제품으로 이동해야 할 수 있습니다. 곧 그렇게 할 계획이라면 가격과 사용자 추가 용이성이 합리적인지 확인하세요.

6. 하드웨어 및 소프트웨어 요구 사항

필요한 특수 하드웨어나 소프트웨어를 관리할 기술적 기술이 있는지 확인하세요. 설치 디스크, 소프트웨어 다운로드, 비밀번호 추적. 관리자 비밀번호가 분실되고 조직 내 아무도 모르는 경우가 빈번합니다! 설치 디스크와 다운로드 분실은 구매 증명이 있으면 대부분의 소프트웨어 공급업체가 이전 버전 다운로드 링크도 제공할 수 있으므로 덜 문제.

CMMS 구현 – 시스템 설정

CMMS 시스템(유지보수 관리 프로그램)을 처음 설정하는 것은 어려울 수 있습니다. 기존 유지보수 관리 프로그램이 없는 경우 특히 그렇습니다. 그러나 기존 CMMS 프로그램에서 마이그레이션하는 것도 나름의 도전이 있습니다!

새 고객이 FastMaint CMMS 소프트웨어를 시작하도록 돕는 경험을 바탕으로 아래는 원활하게 새 시스템으로 전환할 수 있도록 유지보수 팀을 위한 단계별 구현 계획입니다. 이 계획은 FastMaint에 국한되지 않으므로 다른 유지보수 프로그램을 사용해도 따를 수 있습니다.

다음 단계를 시작하기 전에 유지보수 프로그램이 어떻게 사용될지에 대한 몇 가지 결정을 내려야 합니다. 주요 유지보수 이해관계자와 그들의 역할 및 책임에 대한 아이디어가 있어야 합니다. 더 자세한 내용은 "CMMS 소프트웨어를 유지보수 프로그램에서 사용 시작하는 방법" 참조.

1. 장비 및 시설 목록 작성

모든 시설과 장비를 살펴보고 유지보수하려는 모든 장비 및 시설 목록 확보. 이것이 모든 것을 망라한 목록일 필요는 없지만, 상당히 포괄적이어야 하며 유지보수가 필요한 주요 항목 포함. 나중에 이 목록에 추가할 수 있음.

2. 유지보수 필요에 따라 장비 및 시설 분류

장비 및 시설을 다른 유형으로 그룹화. 예: HVAC(난방, 환기, 공조), 펌프, 차량 등. 그런 다음 필요한 유지보수가 비슷한 것끼리 하위 그룹화. 예: HVAC 압축기, 하수 펌프, 지게차 등.

3. 필요한 유지보수 작업 정의

이제 유지보수 필요 유형별로 식별된 다양한 하위 그룹 목록이 있음. 각 하위 그룹이 필요로 하는 다양한 유지보수 작업 유형 정의 시작. 이는 계획된/예방적 유지보수와 비계획/고장 수리 유지보수 모두 포함.

4. 누가 유지보수를 할 것인가?

여기서 유지보수 인력 검토. 기술과 작업할 캘린더(예: 주간 근무, 야간 근무 등) 목록화. 이 정보를 CMMS 소프트웨어에 입력.

5. 수행할 유지보수 작업 정의

각 유지보수 작업을 확장하여 빈도(예: 주간/월간, 미터 기반, 비계획 등), 수행 방법(모범 사례), 필요 예비 부품 및 소모품, 필요 인력, 필요 시간 식별. 이를 통해 비용 계산 및 의존성 식별 가능.

6. 가장 중요한 장비 및 시설 식별

고장/불가용 시 주요 문제 야기할 자산. 마찬가지로 가장 중요한 작업 식별. 수행되지 않으면 주요 유지보수 고장 초래할 작업. 가장 중요한 장비, 시설, 유지보수 작업부터 CMMS/유지보수 소프트웨어에 데이터 입력 시작. 많은 유지보수 패키지가 스프레드시트나 텍스트 파일에서 많은 데이터 가져오기 가능.

7. CMMS/유지보수 소프트웨어 시스템 사용 시작

CMMS 시스템 사용 시작. 시작하기 전에 모든 것을 입력할 필요 없습니다! 가장 중요한 장비, 시설, 유지보수 작업부터 시작. 작업 주문 생성하고 시스템에서 업데이트. 진행하면서 더 많은 자산과 정보(유지보수 작업, 부품 등) 계속 입력.

8. 시스템 통계 정기 검토하여 진행 상황 확인

작업 주문 백로그 개선 보이기 시작해야 함. 비계획 유지보수 감소하고 계획된(예방적) 유지보수 작업 증가해야 함. 얻은 유지보수 지표로 개선. 예를 들어 작업 예상 시간이 실제 소요 시간과 맞지 않으면 추정치 수정. 패턴 찾기, 예: 일부 작업 항상 완료 지연. 같은 유지보수 기술자가 수행하거나 구하기 어려운 부품 필요할 수 있음.

CMMS 구현 – 실패 방지

CMMS 소프트웨어 프로그램 구현 시 흔히 저지르는 실수는 나중에 더 많은 문제 야기.

1. CMMS 소프트웨어 오용

유지보수 소프트웨어를 제대로 사용하면 매우 유용한 도구. 자원 관리, 예산, 자재 관리, 유지보수 비용 보고 쉬워짐. 그러나 직원이 절차와 정책 따르지 않으면 많은 것 잘못될 수 있음.

무엇보다 장비 운영자 및 유지보수 기술자는 무엇이 기대되는지 알아야 함. 그래서 CMMS 시스템 사용 이해해야 함. 필요한 데이터 입력하고 검색하는 방법 알아야 함. 종종 직원은 CMMS 시스템이 단지 도구임을 인식하지 못함. 따라서 모든 것 처리 못 함. 잘못된 작업 절차는 시간과 돈 낭비. 정보 업데이트, 데이터 입력, 데이터 검색을 적절하고 제때 해야 함.

하지만 그건 이야기의 일부일 뿐…

CMMS 시스템은 팀을 위해 실제 유지보수 수행할 수 없음. 유지보수 모범 사례와 벤치마크 정의해야 함. CMMS 소프트웨어가 유지보수 관리를 쉽게 할 수 있게 하지만 나쁜 작업 습관 막을 수는 없음. 예: 기술자가 데이터 조작할 수 있음. 소프트웨어는 이를 막을 수 없음!

2. 프로젝트 관리 실패

개선 프로세스와 마찬가지로 상위 관리에서 누군가가 프로젝트 소유하여 CMMS 시스템 식별, 구매, 설정, 사용을 처음부터 끝까지 담당해야 함. 가장 중요하게, 이는 성공 보장 도움.

예: 흔한 실수는 모든 이해관계자에게 프로그램 가치 확신시키지 못함. 그들은 그것이 제공할 수 있는 혜택을 원해야 함. 프로젝트 관리자는 각 사람이 수행해야 할 역할 명확히 하지 못할 수 있음. 또는 각 사람의 프로젝트 기여가 어떻게 평가될지 설명하지 못할 수 있음.

간단히 말해 모든 참가자가 충분한 지지를 보이지 않으면 처음부터 실패 임박. 따라서 프로젝트 관리자는 팀과 직무 영향받을 모든 사람과 소통해야 함. 프로젝트와 중요성에 대한 정보 제공. 가장 중요하게 문제와 우려 적절히 해결. 이는 모든 사람이 프로젝트 성공 위해 열정적이고 의욕적으로 만들 도움.

좋은 소통이 성공의 열쇠. 즉 메시지 일관성, 정기적, 강화. 정기적 소통은 프로젝트 관리자가 구현 노력을 올바른 사람들에게 충분한 시간 두고 행동하거나 반응하게 전달 도움. 단어, 모양, 느낌이 동일하게 유지될 때 메시지 일관성 유지.

3. CMMS 구현 및 교육에 인색

또 다른 실수는 유지보수 지식 없는 사람에게 시스템 설정 맡기는 것. 예: 장비 계층 정의하고 올바른 유지보수 작업 생성하려면 숙련된 사람 필요.

일부 회사는 최소한의 교육과 초기 준비에 의존. CMMS 프로그램 구현에 필요한 작업 과소평가. 이는 대부분 실패할 것. 교육과 기술 부족으로 유지보수 직원 각자 소프트웨어 사용 위한 자신만의 접근법 개발. 더 복잡하고 지저분한 데이터베이스 초래. 비용 지불한 시간 절약 기능 결국 사용 안 됨. 사람들이 그런 기능 존재 모른다. 또는 사용법 모름.

CMMS는 보통 탐색 쉽고 사용자 친화적. 그러나 여전히 기본 교육 필요. 이렇게 직원들이 기능과 기능에 익숙해질 수 있음.

모든 유지보수 직원이 소프트웨어로 교육 시간 갖도록 하세요. 배우고 이해한 것 서로 검토. 이 프로세스 위해 시간 배정하여 모두 속도 올리기. 교육 및 익숙해지기에 시간과 비용 제한하여 예산 줄이는 회사는 초기 비용 줄일 수 있음. 하지만 그런 비용 절감의 장기 효과는 더 비쌀 수 있음!

4. 부적절한 CMMS 구현 시간 및 리소스

충분한 리소스 할당되지 않으면 CMMS 구현은 더 긴급한 것 없을 때 하는 일이 됨. 예를 들어 반응형 환경에서는 항상 다른 일 있을 것. 그래서 직원이 구현 완료 위해 더 긴 시간 헌신 필요. 결과는 낮은 품질, 낮은 사기, 인색. 장비 가용성 증가 및 유지보수 운영 개선 같은 목표 달성 안 됨.

외부 컨설턴트 데려와 시스템 설정 도움받는 것 의미 있을 수 있음. 또는 일부 유지보수 인력 정기 작업 일정에서 해방. 이렇게 중단 없이 작업하고 시스템 올바르게 설정할 수 있음.

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추가 리소스

1. 컴퓨터화 유지보수 관리 시스템 구현 방법 (EquipmentWorld.com)
2. CMMS 구현 템플릿 개발 (PlantMaintenance.com)
3. 성공적인 CMMS 구현 10가지 열쇠 (ReliablePlant.com)

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