CMMS 구현이 실패하는 이유:전사적 조정의 중요한 역할

The Standish Group의 조사에 따르면 IT 소프트웨어 구현 프로젝트의 31% 이상이 완료되기 전에 취소되는 것으로 나타났습니다. 연구자들이 일부 프로젝트는 출시에 실패하고 다른 프로젝트는 성공하는 이유를 연구하면서 몇 가지 공통점이 나타났습니다.

성공적인 구현에서는 담당 팀이 킥오프 훨씬 전부터 계획을 시작할 뿐만 아니라 팀원도 전략적 방향, 프로젝트에 대한 정당성 및 동기 부여 추진력을 확고히 확립할 때까지 진행하지 않습니다. 이를 통해 그들은 프로젝트 기간 동안 필요한 자원을 확보하는 데 필요한 임원급 후원을 받을 수 있습니다.

2020년 10월 웹 세미나인 "AIM 우선:성공적인 CMMS 구현을 위한 조직 조정"에서 Scott Rojas는 이러한 사전 계획을 "임무 이전의 임무" 또는 줄여서 AIM(정렬, 통합, 모니터링/측정)이라고 부릅니다.

Fluke Reliability의 수석 컨설턴트이자 CMMS(컴퓨터화된 유지 관리 시스템) 배포 전문가인 Rojas는 운영 우수성, 비즈니스 프로세스 분석 및 품질 관리를 전문으로 합니다. CMMS 소프트웨어 구현에 대한 그의 프로젝트 포트폴리오 관리(PPM) 접근 방식은 "AIM 우선" 방법론의 필요성을 명확히 하는 데 도움이 되었습니다.

Rojas는 성공적인 구현을 위해서는 경영진의 사명, PPM 프로세스, CMMS 구현 계획 및 실행이라는 세 가지 비전을 조정해야 한다고 말합니다.

“전략 중심의 조직에 맞는 것은 CMMS 프로젝트에도 적용됩니다!” 그는 강조한다.

AIM 우선:전략과 사명에 집중

AIM의 관점은 전략과 임무에 대한 명확성이 무엇보다 먼저 이루어져야 한다는 것입니다. 먼저 정렬한 다음 통합하고 모니터링합니다.

정렬 프로세스를 시작하기에 좋은 곳은 팀의 근거 또는 새로운 CMMS 소프트웨어의 목적을 확인하는 것입니다. Rojas가 웹 세미나 청중을 대상으로 설문 조사를 실시했을 때 대부분의 응답자는 CMMS가 전략적 프로그램 또는 다중 프로그램의 일부(42%) 및/또는 유지 관리 및 신뢰성 데이터베이스(40%)의 일부로 가장 잘 사용되어야 한다고 응답했습니다.

Rojas는 이러한 기대에 동의하지만 CMMS를 독립형 전략 프로그램으로 구현하는 것에 대해서는 주의를 기울였습니다. 그는 공장의 비전과 임무가 전략을 정의해야 하며 CMMS 소프트웨어는 비전과 임무를 지원해야 한다고 말합니다.

그는 CMMS 이니셔티브 전략은 다음과 같아야 한다고 말합니다.

• 전략적 집중
• 목표 중심
• 자원에 민감한
• 기술적으로 가능함
• 경제적으로 실행 가능
• 운전자가 정당한 경우

이러한 6가지 사항을 검증하면 AIM 우선 요구 사항이 충족되고 핵심 팀이 준비를 시작할 수 있게 됩니다. 그림 1의 AIM 위치는 맨 처음에 있습니다. AIM 프로세스는 구현 계획 이전에 시작되어 전체 계획을 진행합니다.

그림 1에서 볼 수 있듯이 건전한 CMMS 구현 계획에는 준비, 청사진 및 구현 계획 작성, 신중한 데이터 전송 관리, 시스템 확인, 실제 운영 및 유지 활동을 위한 교육이 필요합니다.

그림 1. CMMS 구현 성공을 위한 10가지 핵심

Rojas는 구현 프로세스를 시작하기 전에 사명과 비전을 조정하는 데 추가 시간을 투자함으로써 팀이 동의를 얻을 뿐만 아니라 구현 프로세스 전반에 걸쳐 동의를 유지할 가능성이 훨씬 더 높다고 말합니다.

CMMS 구현의 일반적인 실패 지점

Rojas는 CMMS 구현 중에 직면하게 되는 4가지 수준의 함정과 CMMS 구현 실패의 빈번한 원인 50가지를 식별합니다. 전체 목록을 보려면 웹 세미나 프레젠테이션을 참조하세요. 다음은 함정의 몇 가지 예입니다:

레벨 1

• 조직이 CMMS 구현에 전념하지 않거나 변화할 문화가 부족함
• 동인 및 전략적 이점에 대한 불완전한 발견

레벨 2

• 최고 경영진의 이해와 지원 부족
• 예산이나 자원 부족

레벨 3

• 부실한 프로젝트 계획
• 프로젝트 성과 측정 없음

레벨 4

• 결함이 있는 CMMS 선택 프로세스
• 구현 프로세스나 프로젝트 수명주기 방법론 없음

취업 기간을 계획할 때 최선을 다해 평가한 다음 두 배로 늘려야 한다는 조언을 들어보신 적이 있나요?

Rojas는 CMMS 프로젝트 헌장 후원과 실제 데이터 공개 사이의 예상 기간에 대해 동의하는 경향이 있습니다. 두 배로 늘려야 할 수도 있습니다. 웨비나 청중 중 47%가 구현에 6~12개월을 원했지만(설문 조사 질문에 따르면) Rojas는 모든 부분이 처음에 준비되지 않으면 시간이 충분하지 않을 수도 있다고 경고합니다.

CMMS 구현이 예상 가치를 제공하려면 그림 2의 다섯 가지 "친환경" 요소가 모두 있어야 합니다. 처음에 빠진 것이 있으면 프로젝트가 원하는 것보다 오래 걸리거나 실패할 것으로 예상하십시오. 식물 배양이 누락된 요소에 어떻게 반응하는지 보려면 오른쪽을 추적하세요.

그림 2. 성공적인 프로젝트 구현을 위해 이니셔티브 수준에서 요구되는 5가지 조건을 차트로 작성

부지런한 AIM 우선 방법론이 없으면 그림 2의 이러한 격차가 발생하여 "조직적 좌절감과 소모적 느낌"을 초래하고 다른 피해를 입힐 가능성이 크다고 Rojas는 말합니다.

CMMS 프로젝트에 문제가 있다는 징후는 다음과 같습니다.

• 변경 제어 없이 상당한 "범위 확장"
• 가치 및 이점 저하를 동반한 비용 증가
• 수정할 수 없는 일정 지연
• 기한을 놓쳤습니다
• 주요 프로젝트 인력의 변화로 인한 낮은 사기

'좋은 AIM'의 모습

이 모든 것을 방지하려면 프로젝트의 전략적 가치와 비즈니스 사례를 다시 조정해야 합니다.

다음은 AIM 원칙을 적용하고 올바르게 시작하는 몇 가지 예입니다.

• 기업 유지 관리 이사가 전사적 CMMS를 배포할 준비가 되었습니다.
• 그는 사업을 진행하기 위해 비즈니스 사례 개발(BCD) 팀을 구성했습니다.
• 팀은 적절한 실사를 수행하고 최선의 경우, 평균적인 경우, 최악의 경우, 아무것도 하지 않는 시나리오 등 모든 포트폴리오 선택 기준이 목표에 부합하는 비용 편익 분석을 포함하여 탄탄한 비즈니스 사례를 준비하기 위해 노력합니다.
• 팀의 비즈니스 분석가가 경영위원회 승인을 위해 비즈니스 사례를 제출합니다.
• 승인되면 프로젝트가 시작되고 프로젝트 관리자가 작업을 시작합니다. 먼저 구현 대상인 상위 범위와 작업 영역에 대한 철저한 조사와 검토부터 시작합니다.
• PM은 중요한 SME의 도움을 받아 프로젝트 헌장을 부지런히 작성합니다. PM은 비즈니스 사례에 대한 업데이트와 일부 추가 필수 범위 항목을 제공하고 다른 리소스 요구 사항을 보완합니다.
• PM은 프로젝트 헌장과 전략적 조정 업데이트를 제출하며 BCD 팀의 탁월한 초기 작업 덕분에 ROI는 여전히 유망해 보입니다.
• 핵심 프로젝트 팀은 계획 단계에 들어가 비즈니스 요구 사항의 전체 범위를 개발하기 위해 프로젝트 헌장에서 요청한 대로 비즈니스 분석가와 협력하기 시작합니다.

Rojas는 처음부터 프로젝트에 비즈니스 분석가를 참여시키고 이들의 의견에 크게 의존할 것을 제안합니다.

그는 또한 다른 리소스를 지정할 때 철저하게 조언합니다. 내부 팀이 모든 작업을 수행할 수 있습니까, 아니면 외부 도움이 필요합니까?

그리고 그는 항상 철저한 비용-편익 분석을 수행하고 실사를 수행하며 예비 단계에서 "견고한" 비즈니스 사례를 개발해야 한다고 말합니다.

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