CMMS 구현 실패 원인: 전사적 정렬(AIM)의 결정적 역할

스탠디시 그룹(The Standish Group) 연구에 따르면 IT 소프트웨어 구현 프로젝트의 31% 이상이 완료 전에 취소됩니다. 연구자들이 왜 어떤 프로젝트는 출범에 실패하고 어떤 프로젝트는 성공하는지 연구하면서 몇 가지 공통점이 드러났습니다.

성공적인 구현에서는 책임 팀이 킥오프 훨씬 전부터 계획을 시작할 뿐만 아니라, 전략적 방향, 프로젝트 정당성, 동기 부여를 확고히 확립할 때까지 앞으로 나아가지 않습니다. 이는 프로젝트 기간 동안 필요한 자원을 확보하는 데 필수적인 임원급 후원을 얻는 데 유리한 위치를 만듭니다.

2020년 10월 웨비나 "AIM 먼저: 성공적인 CMMS 구현을 위한 조직 정렬"에서 스콧 로하스(Scott Rojas)는 이 사전 계획을 '미션 이전의 미션' 또는 줄여서 AIM(Align, Integrate, Monitor/Measure)이라고 부릅니다.

로하스는 플루크 리라이어빌리티의 선임 컨설턴트이자 컴퓨터화 유지보수 관리 시스템(CMMS) 배포 전문가로, 운영 우수성, 비즈니스 프로세스 분석, 품질 관리를 전문으로 합니다. 그의 프로젝트 포트폴리오 관리(PPM) 접근법은 CMMS 소프트웨어 구현에 'AIM 우선' 방법론의 필요성을 명확히 했습니다.

성공적인 구현을 위해 로하스는 세 가지 비전이 정렬되어야 한다고 말합니다: 임원 미션, PPM 프로세스, CMMS 구현 계획과 실행.

"전략 중심 조직에 해당하는 것이 CMMS 프로젝트에도 그대로 적용되어야 합니다!" 그는 강조합니다.

AIM 우선: 전략과 미션에 집중

AIM 관점은 전략과 미션에 대한 명확성이 무엇보다 먼저 와야 한다고 봅니다. 먼저 정렬하고, 그 다음 통합하고, 그 다음 모니터링합니다.

정렬 프로세스를 시작하기 좋은 곳은 팀의 논리적 근거나 새 CMMS 소프트웨어의 목적을 확인하는 것입니다. 로하스가 웨비나 청중을 대상으로 설문조사한 결과, 대부분 CMMS가 전략적 프로그램 또는 다중 프로그램의 일부로 가장 잘 쓰인다(42%)고 응답했고, 유지보수 및 신뢰성 데이터베이스로 쓰인다(40%)는 응답도 있었습니다.

로하스는 그 기대에 동의하지만 CMMS를 독립적 전략 프로그램으로 구현하는 것을 경계했습니다. 그는 플랜트 비전과 미션이 전략을 정의해야 하고, CMMS 소프트웨어는 비전과 미션을 지원해야 한다고 말합니다.

CMMS 이니셔티브 전략은 다음을 충족해야 합니다:

• 전략적 초점
• 목표 지향
• 자원 의식
• 기술적 실행 가능성
• 경제적 타당성
• 동인 정당화

이 여섯 가지를 검증하면 AIM 우선 요건을 충족하고 핵심 팀이 준비를 시작할 수 있는 위치에 놓입니다. 그림 1에서 AIM 위치를 보세요: 맨 처음에 있습니다. AIM 프로세스는 구현 계획 전에 시작하여 이니셔티브 전체를 관통합니다.

그림 1이 보여주듯 건전한 CMMS 구현 계획은 준비, 청사진 및 구현 계획 수립, 데이터 이관 신중한 관리, 시스템 확인, 교육을 거쳐 고라이브와 이후 지속 활동까지 이어집니다.

그림 1. CMMS 구현 성공의 10가지 열쇠

구현 프로세스 시작 전 미션과 비전 정렬에 추가 시간을 들이면 팀이 동의(buy-in)를 얻을 뿐만 아니라 구현 과정 내내 그 동의를 유지할 가능성이 훨씬 높아진다고 로하스는 말합니다.

CMMS 구현의 일반적인 실패 지점

로하스는 CMMS 구현 중 마주치는 4단계 함정과 50가지 빈번한 실패 원인을 식별했습니다. 전체 목록은 웨비나 프레젠테이션 참조. 함정 예시:

1단계

• 조직이 CMMS 구현에 전념하지 않거나 변화 문화 부족
• 동인과 전략적 혜택의 불완전한 발굴

2단계

• 최고 경영진 이해와 지원 부족
• 예산 또는 자원 부족

3단계

• 열악한 프로젝트 계획
• 프로젝트 성과 측정 지표 없음

4단계

• 결함 있는 CMMS 선정 프로세스
• 구현 프로세스 또는 프로젝트 라이프사이클 방법론 부재

일을 계획할 때 최선 평가 후 기간을 두 배로 잡으라는 조언을 들어보셨나요?

로하스는 CMMS 프로젝트 차터 후원부터 고라이브 데이터까지 예상 기간에 대해 동의하는 편입니다: 두 배가 필요할 수 있습니다. 웨비나 청중 47%가 구현에 6~12개월 원했지만(설문 질문 기준), 로하스는 처음부터 모든 조각이 갖춰지지 않았다면 그조차 충분하지 않을 수 있다고 경고합니다.

그림 2의 다섯 '녹색' 요소 모두 처음부터 있어야 CMMS 구현이 기대 가치를 전달합니다. 하나라도 빠지면 프로젝트가 원하는 것보다 오래 걸리거나 실패할 것으로 예상하세요. 오른쪽으로 따라가며 플랜트 문화가 빠진 요소에 어떻게 반응하는지 보세요.

그림 2. 성공적 프로젝트 구현을 위한 이니셔티브 레벨의 5가지 필요 조건 차트

부지런한 AIM 우선 방법론 없으면 그림 2의 간극이 발생할 가능성이 높고, "조직적 좌절과 이탈을 지배하는 감각" 외에도 다른 해로운 영향을 초래한다고 로하스는 말합니다.

CMMS 프로젝트 위기 신호:

• 변경 관리 없는 상당한 '범위 확장(scope-creep)'
• 가치와 혜택 악화 동반한 비용 상승
• 수정 불가능한 일정 지연
• 마감일 미준수
• 사기 저하, 핵심 프로젝트 인력 변경 동반

'좋은 AIM'의 모습

이 모든 걸 피하려면 프로젝트의 전략적 가치와 비즈니스 케이스를 재정렬해야 합니다.

AIM 원칙 적용과 올바른 시작 예시:

• 기업 유지보수 디렉터가 전사적 CMMS 배포 준비.
• 비즈니스 케이스 개발(BCD) 팀 구성해 시작.
• 팀이 적절한 실사 수행하고 비용-편익 분석 포함한 탄탄한 비즈니스 케이스 준비. 베스트/평균/워스트/무대응 시나리오 모두 포트폴리오 선정 기준 충족.
• 팀 비즈니스 분석가가 임원 위원회 승인 위해 비즈니스 케이스 제출.
• 승인 후 프로젝트 개시, 프로젝트 매니저 배정, 고위 범위 및 구현 대상 업무 영역 철저 조사 및 검토로 시작.
• 핵심 SME 도움으로 PM이 프로젝트 차터에 매진. PM이 비즈니스 케이스에 업데이트 및 추가 필요 범위 항목 제공, 기타 자원 요건 보강.
• PM이 프로젝트 차터와 전략적 정렬 업데이트 제출, BCD 팀의 훌륭한 사전 작업 덕분에 ROI 여전히 유망.
• 핵심 프로젝트 팀이 계획 단계 진입, 프로젝트 차터 요청대로 비즈니스 분석가와 협력해 비즈니스 요구사항 전체 범위 개발.

로하스는 프로젝트 초반부터 비즈니스 분석가 참여시키고 그들의 의견에 크게 의존할 것을 제안합니다.

다른 자원 명시 시에도 철저할 것: 내부 팀이 모두 할 수 있는가, 외부 도움 필요한가?

그리고 항상 철저한 비용-편익 분석 실시, 실사 수행, 예비 단계에서 '반석 같은' 비즈니스 케이스 개발.

관련 자료:

• 웨비나: CMMS 성공의 10가지 열쇠