데이터 및 스토리텔링을 통해 유지 관리 프로젝트 자금을 확보하는 입증된 기술

경쟁이 치열한 환경에서 유지 관리 계획을 위한 예산을 확보하는 것은 매우 위험한 게임처럼 느껴질 수 있습니다. 경영진부터 라인 감독자까지 모든 사람이 동일하게 새로운 자금 지원을 받습니다. 귀하의 유지 관리 팀도 예외는 아닙니다.

제한된 자원을 사용하여 귀하가 요구하는 돈이 실질적인 수익을 제공할 것임을 입증해야 합니다. 이는 귀하의 프로젝트가 단순한 유지 관리 요청이 아니라 전략적 투자임을 비즈니스 리더에게 알리고 설득하는 것을 의미합니다.

어려운 것 같나요? 이 가이드는 두 가지 강력한 힘, 즉 확실한 데이터와 설득력 있는 설명을 결합하여 승인을 얻고 필요한 예산을 확보하는 입증된 공식을 제공합니다.

아래의 6단계 프레임워크를 따르세요. 각 단계에서 우리는 데이터와 스토리텔링을 잡음을 뛰어넘는 피치로 엮는 방법을 보여줄 것입니다.

미리 만들어진 피치덱 템플릿을 다운로드하고 아래 팁을 사용하여 작성하세요.

1단계:문제 제시

이것이 작동하는 이유

귀하의 제안은 근본적으로 변화입니다. 변화는 불편하다. 동의를 얻으려면 아무런 조치를 취하지 않은 경우의 비용이 변경 비용보다 높다는 것을 보여주세요. 귀하의 프로젝트에서 해결할 수 있는 명확한 문제를 식별하고 해당 문제점을 해결하세요.

이야기를 전달하는 방법

세 가지 간단한 동작으로 문제 이야기를 전달하세요.

1. 문제를 설명하세요.
2. 일상적인 운영에서 문제가 어떤 모습인지 설명하세요.
3. 시간, 돈, 안전, 품질, 인력 등 영향을 설명합니다.

사용할 데이터

가능한 한 문제를 정량화하십시오. 예:

• 창고에서 부품을 회수하는 데 걸리는 평균 시간
• 월간 긴급 부품 요청 건수
• 정리되지 않은 재고 시스템과 관련된 가동 중지 시간

어수선한 창고를 처리하기 위한 템플릿이 필요하십니까? 확인해 보세요 .

문제를 정량화하는 다른 예는 다음과 같습니다:

• 비용: 문제로 인해 팀에 비용이 얼마나 발생합니까?
• 시간: 작업에 필요한 것보다 더 많은 시간을 보내고 있습니까? 대신에 당신을 방해하는 것은 무엇입니까?
• 건강 및 안전: 감사 규정 준수 업무가 부족합니까, 아니면 실수로 인한 사고가 증가하고 있습니까?
• 직원 유지: 좋은 인재를 유지하기가 어렵나요? (그렇다면 회전율 감소에 관한 기사를 읽어보세요 .)
• 품질: 유지보수 결함이 최종 제품에 어떤 영향을 미치나요? (확실하지 않으신가요? 유지관리가 생산에 어떤 영향을 미치는지 알아보세요 .)

2단계:솔루션 개요

이것이 작동하는 이유

문제인 악당을 정의한 후에는 영웅, 즉 프로젝트를 소개할 수 있습니다. 이해관계자가 자신이 걱정하는 문제에 대한 명확한 답을 보면 잠재적인 결함을 지적할 가능성이 줄어듭니다.

이야기를 전달하는 방법

귀하의 솔루션을 세 부분으로 나누어 설명하십시오:

• 프로젝트란 무엇인가요?
• 문제 해결 방법
• 어떤 이점과 결과를 제공할 것인가.

사용할 데이터

숫자로 귀하의 주장을 뒷받침하세요. 예를 들어, 기술자가 더 이상 부품을 검색하는 데 시간을 소비하지 않으면 절약되는 노동 시간을 계산할 수 있습니다. 시간당 절약되는 작은 금액이라도 몇 주, 몇 달, 몇 년에 걸쳐 곱하면 누적될 수 있습니다.

다음 사항을 고려하십시오. 기술자당 매월 1시간씩 검색 시간을 줄이면 5시간의 추가 생산 시간을 확보할 수 있어 조직에 큰 이익이 됩니다.

이 데이터를 수집하는 방법:

• 작업 주문 데이터: 각 프로세스에 소요된 시간이나 비용을 기록하고 추세를 분석합니다. 작업 주문에서 추출할 수 있는 다른 항목 알아보기 .
• 동료 입력: 한 시간의 가치가 확실하지 않은 경우 제작팀이나 OEM 가이드라인에 문의하세요.
• 통제 실험: 위험도가 낮은 자산에 대한 솔루션을 테스트하고, 전후를 측정하고, 그 결과를 프레젠테이션에 활용하세요(자세한 내용은 4단계 참조).

3단계:비즈니스 목표에 맞게 솔루션 조정

이것이 작동하는 이유

CEO부터 일선 기술자까지 모든 사람은 성과 목표를 가지고 있습니다. 귀하의 프로젝트가 이해관계자가 해당 목표를 달성하는 데 도움이 되면 그들은 이를 옹호할 가능성이 더 높습니다. 유지 관리 요청을 비즈니스 필수 사항으로 전환하여 정서적, 재정적 투자를 창출합니다.

이야기를 전달하는 방법

정렬 이야기를 세 부분으로 구성하십시오:

1. 비즈니스 목표 파악: 비용 절감, 확장, 위험 완화 또는 다른 것에 중점을 두고 있나요?
2. 목표를 유지 관리에 연결: 높은 수준의 목표에 영향을 미치는 유지 관리 활동을 강조하세요.
3. 프로젝트를 목표에 연결하세요: 귀하의 계획이 어떻게 격차를 해소하거나 기존 유지 관리 프로그램을 개선하는지 설명하세요.

이 템플릿 을 사용하세요. 유지 관리 작업을 회사 목표에 매핑합니다.

사용할 데이터

구체적인 수치로 영향의 규모를 보여주세요:

• 비용 효율성: 전문가를 고용하면 계약업체 지출을 연간 100,000달러 절감하고 생산 시간을 8% 늘릴 수 있습니다.
• 확장: 새로운 유지 관리 소프트웨어는 프로세스를 표준화하여 새로운 팀을 60일이 아닌 30일 만에 출범시킬 수 있습니다. 소프트웨어 투자에 대한 추가 팁 .
• 위험 감소: 전담 재고 관리자는 부품 사용량을 예측하여 긴급 구매를 40% 줄이고 공급망을 보호할 수 있습니다.

4단계:프로젝트가 효과가 있는지 입증

이것이 작동하는 이유

위험은 예산 논의에서 어려운 문제입니다. 회사 내에서나 업계 전반에서 유사한 이니셔티브가 성공했음을 입증함으로써 알려지지 않은 부분을 제거하고 자신감을 구축할 수 있습니다.

이야기를 전달하는 방법

다음 각도 중 하나를 선택하세요:

1. 강력한 결과를 달성한 다른 회사의 사례 연구를 소개합니다.
2. 내부 파일럿 또는 병렬 프로젝트를 활용하고 긍정적인 결과를 제시합니다.
3. 소규모 실험을 실행하고 결과를 직접 보고합니다.

사용할 데이터

외부 결과를 귀하의 상황에 맞게 번역하세요. 다른 회사에서 전체 센서를 배포한 후 고장이 30% 감소한 경우 몇 가지 중요한 자산에 대한 목표 파일럿을 통해 비슷한 이점을 얻을 수 있는지 생각해 보세요.

예:한 달 동안의 파일럿 프로그램을 통해 관리 시간 20시간을 절약하면 연간 240시간(총 근무 시간의 12%)을 절약할 수 있습니다.

5단계:위험 식별

이것이 작동하는 이유

모든 프로젝트에는 위험이 따릅니다. 잠재적인 위험을 사전에 해결하면 구현에 대해 신중하게 고려했음을 보여주고 해당 이니셔티브가 잘 관리되고 있다는 점을 의사 결정권자에게 확신시킬 수 있습니다.

이야기를 전달하는 방법

각 위험을 완화 계획과 연결하십시오. 예:

1. 위험: 기술자는 새로운 소프트웨어에 저항할 수 있습니다.
   계획: 지지를 구축하기 위한 선택 과정에 이들을 참여시키세요.
2. 위험: 신입사원이 입사하는 데 예상보다 오랜 시간이 걸립니다.
   계획: 간결하고 역할별 튜토리얼을 제공하여 학습 기간을 단축하세요.
3. 위험: 구현 중에 작업 백로그가 늘어납니다.
   계획: 간단한 분류 시스템을 사용하여 백로그된 항목의 우선순위를 지정하고 완료합니다(템플릿 참조).
4. 위험: 프로젝트 과잉 지출.
   계획: 명확한 로드맵을 정의하고 전용 예산 템플릿을 기준으로 비용을 모니터링하세요(여기서 다운로드).

사용할 데이터

문제가 발생하기 전에 KPI를 사용하여 위험 신호를 찾아보세요. 예를 들어 소프트웨어 채택률을 모니터링합니다. 활용도가 낮으면 추가 교육이 필요할 수 있습니다.

기타 위험 신호에는 다음이 포함됩니다:

6단계:계획 및 요구 사항 개요

이것이 작동하는 이유

일정, 작업, 이해 관계자, 리소스 및 성공 지표에 대한 명확성은 요청된 리소스를 빠르고 효과적으로 배포할 수 있음을 보여줍니다.

이야기를 전달하는 방법

전체 목록 대신 프로젝트를 마일스톤으로 나누고 각 단계에서 필요한 사항을 자세히 설명하세요. 아래 프레임워크를 사용하세요:

1. 타임라인: 각 마일스톤에 소요되는 시간. 한 단계가 2개월 이상 지속되는 경우 더 작은 터치포인트로 분할하세요.
2. 작업: 주요 목표에 대한 구체적인 결과물.
3. 이해관계자: 책임을 지고, 책임을 지고, 상담하고, 정보를 제공받는 사람을 식별합니다(RACI 모델 참조).
4. 리소스 및 비용: 각 작업에 대한 인건비, 부품, 소프트웨어 및 기타 비용
5. KPI: 모든 단계의 진행 상황과 영향을 보여주는 측정항목입니다.

사용할 데이터

비용이 가장 중요한 경우에는 프로젝트 비용을 솔루션 없이 회사가 현재 지출하거나 손실하고 있는 비용과 비교하세요.

예:연간 $125,000로 창고 관리자를 고용하는 데 비해 현재 가동 중지 시간 및 긴급 부품으로 인해 $250,000의 손실이 발생합니다.

성공 측정항목의 경우 이동 평균을 설정하세요.

1. 측정항목을 정의합니다(예:부품 회수 시간).
2. 기준을 설정합니다(평균 20분).
3. 90일 진행 상황을 추적합니다(예:6.5분으로 33% 단축).

완벽한 제안:데이터 + 스토리텔링

의사결정자는 문제, 솔루션, 결과에 투자합니다. 스토리텔링은 이러한 요소를 포착하고 데이터는 이해관계를 정량화합니다. 두 가지를 결합하면 관심과 자금을 얻을 수 있습니다.

유지 관리 시스템을 개편하거나 계약업체의 예산을 요청하는 경우 이 프레임워크가 작동합니다. 다음에 지출을 정당화해야 할 때, 확실한 데이터를 뒷받침하는 설득력 있는 설명이 최고의 동맹이라는 점을 기억하세요.