자동화로 인해 Admin Assistant 역할이 종료됩니까?

관리자 비서 역할은 수십 년 동안 기업의 필수 요소였습니다. 가장 작은 기업이라도 일상 업무를 처리하기 위해 일종의 관리 보조원이나 접수원을 고용하는 것이 적합하다고 생각합니다. 이메일에 응답하고, 회의를 예약하고, 전화에 응답하는 등의 작업입니다.

이런 사람을 고용할 때의 이점은 그들이 뒤에서 많은 일을 처리하여 더 중요한 작업에 집중할 시간을 확보할 수 있다는 것입니다.

이 직업은 일반적으로 초급 경력을 나타내기 때문에 직원들에게도 유익했습니다. 본질적으로 관리자 보조자가 되려면 자격이 필요하지 않지만 대기업의 사다리에 발을 디딜 수 있습니다.

그러나 최근 새로운 플레이어가 관리자 게임에 진입했습니다. 자동화의 개념은 전 세계의 사무실과 기업에 확산되어 기존 접근 방식에 대한 대안을 제시하고 있습니다. 많은 작업을 수행하는 관리 비서 대신 소프트웨어 하나로 모든 작업을 수행합니다.

이것은 우리를 이 부분의 주요 논의 지점으로 데려갑니다. 자동화가 관리자 보조 역할의 종말을 가져올까요? 이 질문에 답하려면 관리 자동화가 무엇인지, 그 가능성과 장단점을 논의해야 합니다.

관리 자동화란 무엇입니까?

간단히 말해서 관리 작업을 자동화하는 데 사용되는 모든 유형의 기술을 말합니다. 물론 자동화는 사용자의 입력이 거의 또는 전혀 없이 자동으로 작업을 수행하는 행위입니다.

일반적으로 소프트웨어를 설치하고 매개변수를 설정하기만 하면 나머지는 소프트웨어가 알아서 합니다. 아이디어는 물건이 들어오는 대로 계속 확인하고 작업을 완료할 필요가 없다는 것입니다. 이 모든 작업은 다양한 자동화 소프트웨어에 의해 수행됩니다.

또한 자동화는 일반적으로 인공 지능 및 기계 학습과 같은 다른 기술을 요구합니다. 이 모든 것이 합쳐져 최고의 기능을 제공합니다. 다음 섹션에서 볼 수 있듯이 AI와 머신 러닝은 비즈니스 세계에서 다양한 작업을 자동화하는 데 사용됩니다.

관리 자동화의 가능성은 무엇입니까?

이것은 관리 영역에서 자동화가 가능한 것을 알아야 하기 때문에 핵심 사항입니다. 다른 소프트웨어를 사용하여 이미 완료할 수 있는 작업은 무엇입니까? 이것은 관리자 비서를 일부 소프트웨어로 현실적으로 대체할 수 있는지 여부를 알려주는 데 큰 도움이 됩니다!

이메일 자동화

관리 자동화의 가장 일반적인 형태 중 하나는 이메일과 관련이 있습니다. 본질적으로 이메일에 응답하는 소프트웨어나 플러그인을 다운로드할 수 있습니다. 누군가가 당신에게 메시지를 보내면 메시지에 대해 감사하는 즉시 답장을 받고 적절한 시기에 적절하게 응답할 것이라고 말합니다.

어떤 경우에는 이 기술이 특히 누군가가 질문을 하는 경우 진정한 답변을 입력할 만큼 똑똑합니다. 소프트웨어는 특정 질문을 인식하고 올바른 응답을 전달하도록 프로그래밍할 수 있습니다. 지금은 정제되지 않았지만 미래에 대한 가능성은 많습니다.

마찬가지로 누군가가 당신에게서 무언가를 구매했거나 메일링 리스트에 가입했을 때 자동으로 이메일을 보낼 수 있습니다. 다시 말하지만, 이것들은 아무 것도 입력할 필요 없이 생성됩니다. 과거에는 관리 비서가 판매 알림을 받고 수동으로 이메일을 보낼 수 있었습니다.

인보이스 생성

인보이스를 만드는 것은 결코 즐거운 일이 아니지만 돈을 받으려면 해야 합니다. 다시 말하지만, 자동화는 삶을 더 쉽게 만들어 줍니다.

다른 사람에게 보낼 송장을 즉시 생성하는 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 샘플 인보이스를 선택한 다음 가장 마음에 드는 인보이스를 생성할 수 있습니다. 모든 단일 거래에 대해 인보이스를 수동으로 작성하고 작성하지 않아도 됩니다.

마찬가지로 버튼 클릭으로 인보이스를 생성하고 보내는 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 비즈니스에서 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나를 처리하여 가장 중요한 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

자동 결제

직원이 있는 경우 매월 급여를 지급해야 합니다. 다시 말하지만, 관리 비서를 사용하여 결제 소프트웨어를 처리하고 모든 것을 보낼 수 있습니다. 그러나 자동화를 사용하면 모든 사람이 매월 특정 날짜에 급여를 받는 시스템을 설정할 수 있습니다.

지불을 변경해야 하는 경우를 제외하고는 아무 것도 할 필요가 없습니다. 이 모든 것이 보이지 않는 곳에서 이루어지므로 모든 재정적 어려움을 겪을 필요가 없습니다.

또한 모든 청구서를 지불하기 위해 유사한 시스템을 설정할 수 있습니다. 제때에 돈을 지불하는 것에 대해 걱정하는 대신 특정 날짜에 자동으로 돈을 가져가는 시스템이 있습니다. 삶이 10배 더 쉬워집니다!

약속 예약

이것은 상황이 매우 흥미로워지는 곳입니다. 이전에는 일정을 만드는 데 도움이 되는 관리 도우미가 필요했습니다. 회의를 예약해야 하는 경우 비서에게 일기에 연필로 기록하라고 지시합니다. 그들은 당신이 물건을 가지고 있을 때 당신에게 전화를 걸거나 당신에게 말을 걸 것입니다. 이제 이 모든 작업을 스마트폰의 가상 비서로 처리할 수 있습니다.

Siri와 같은 AI는 사용자의 요구 사항을 듣고 자동으로 일정을 조정할 수 있습니다. 예를 들어 전화로 전화하여 금요일 오후 12시에 회의를 예약하도록 말할 수 있습니다. 곧 이 회의가 캘린더에 추가됩니다.

이것은 AI와 자동화가 함께 작동하는 완벽한 예입니다. 인공 지능이 사용자의 말을 처리하고 자동으로 명령을 따릅니다.

솔직히 말해서 관리 세계에서 자동화를 사용하는 다른 방법이 많이 있습니다. 불행히도, 우리는 그것들을 모두 살펴볼 수 없습니다. 그렇지 않으면 당신은 하루 종일 여기에 있을 것입니다! 대신 다음 예를 사용하여 식욕을 돋우십시오.

관리 자동화의 이점은 무엇입니까?

관리 자동화의 분명한 이점은 시간과 비용을 절약할 수 있다는 것입니다. 일이 자동으로 완료되면 어시스턴트가 작업을 수행하는 데 시간이 오래 걸리는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 어떤 일이 일어나야 하는 경우 명령할 때마다 발생합니다. 재정적 관점에서 자동화는 훨씬 더 저렴합니다.

직원을 고용하고 급여를 지불하는 데 많은 비용이 듭니다. 그들이 받는 혜택은 말할 것도 없습니다. 관리 자동화를 사용하면 기본적으로 필요한 소프트웨어에 대해 비용을 지불하면 됩니다. 물론 월별 결제일 수도 있지만 연간 $20,000를 지출할 가능성은 거의 없습니다!

자동화가 인적 오류를 제거한다는 주장도 있습니다. 결국 모든 사람은 때때로 실수를 합니다.

이것은 이메일의 철자 오류, 송장을 보낼 때 계산 오류 등이 될 수 있습니다. 사소한 문제처럼 보이지만 큰 결과를 초래할 수 있습니다. 무언가가 자동화되면 정해진 경로를 벗어나지 않습니다.

동일한 작업을 반복해서 수행하도록 프로그래밍했으므로 오류 없이 수행됩니다. 전반적으로 자동화는 소규모 기업이 더 큰 규모로 운영하는 데 도움이 될 수 있습니다. 많은 비용을 지출하지 않고 관리 비서가 있는 회사와 동일한 기능을 가지고 있습니다.

관리 자동화의 단점은 무엇입니까?

많은 단점을 찾을 수는 없지만 때때로 발생하는 단점이 있습니다. 소프트웨어가 충돌하면 어떻게 됩니까? 어떤 사람들은 사용 중인 모든 소프트웨어의 감독자로서 관리 비서를 유지 관리하는 것이 필요하다고 생각합니다.

자동화가 처리할 수 없는 몇 가지 문제도 해결하면서 모든 것이 제대로 실행되고 있는지 확인합니다.

예를 들어 전화 통화를 자동화할 수 있습니까? 가능하지만 사람들은 로봇 목소리에 잘 반응하지 않습니다. 또는 누군가가 귀하를 개인적으로 만나기 위해 귀하의 건물을 방문한다면 어떻게 하시겠습니까? 관리 보조자가 없다면 누가 들어가게 하고 어디로 가야 하는지 알려줄까요?

다시 말하지만, 가상 사무실로 이 문제를 쉽게 해결할 수 있는 방법이 있다고 주장할 수 있습니다. 가상 사무실은 사업장 주소를 제공하지만 주로 집에서 일합니다.

그런 다음 회의가 있는 경우 사무실을 사용하여 건물에서 일하는 직원에게 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 자동화의 한 형태는 아니지만 관리 보조자가 없는 개인적인 문제를 해결하는 방법입니다. 솔직히 말해서 지금 당장 행정 자동화와 관련된 두 가지 주요 문제입니다. 여전히 할 수 없는 일이 있고, 항상 일이 충돌하고 문제가 발생할 염려가 있습니다.

관리자 자동화로 인해 관리자 비서 역할이 소멸되나요?

결론을 내리기 위해 원래 질문을 살펴보겠습니다. 관리자 보조 역할이 앞으로 몇 년 안에 쓸모없게 될 것이라고 생각하십니까?

확실히 그럴 수도 있을 것 같은 느낌이 듭니다. 솔직히 말해서 관리 자동화가 제공할 수 있는 기능에 따라 다릅니다. 지금 바로 어시스턴트가 할 수 있는 많은 일을 하는 소프트웨어를 찾을 수 있습니다.

그러나 아직 몇 가지가 부족합니다. 기술이 이러한 격차를 메울 수 있다면 앞으로 관리 보조자가 필요하지 않을 것입니다.

게다가 현재 많은 소상공인들은 조수 없이 일을 처리할 수 있습니다. 어떻게? 글쎄, 그들은 가능한 한 많은 작업을 자동화한 다음 다른 사람들을 대신합니다.

비즈니스 세계에서도 이러한 현상을 점점 더 많이 볼 수 있습니다. 비즈니스 소유자만이 관리 작업을 수행하는 것이 아니라 비즈니스의 다른 사람들도 마찬가지입니다. 자동화와 결합하면 직장에서 관리 비서가 필요하지 않습니다.

Pexels의 Christina Morillo 사진