미지급금 자동화:한 번에 하나의 결제만 사기 방지

미지급금을 자동화하면 회계사는 사기 위험에 대해 안심할 수 있으며 구매 결정에서 전체 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 경험에 포함된 전자 결제로 승인을 청구하기 위해

'회계'라는 단어를 사용하면 순식간에 방을 비우거나 귀에 거슬리는 청중이 줄어들 수 있습니다. 거의 모든 회사에 지불 및 송장이 존재함에도 불구하고 회계 프로세스는 종종 관심과 혁신이 거의 없이 충족될 수 있습니다. 자동화와 기술 변화로 재무 소프트웨어와 온라인 도구가 향상되었지만 미지급금과 같은 표준 회계 절차는 여전히 지루하고 수동적이었습니다. 사기성 지불이 증가함에 따라 2018년 기업의 63%가 그 어느 때보다 더 많은 사기와 손실을 경험하고 있습니다. 외상매입금 자동화는 현대 범죄자의 교묘함을 처리하는 유일한 방법이 빠르게 되고 있습니다. 이를 통해 기업은 지불 프로세스를 자동화할 때 완전히 새로운 수준의 감독을 달성할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

사용자 자격 증명 및 액세스 제어

누가 지불을 요청하고 지불할 수 있는지 통제하고 더 중요하게 아는 것은 사기를 방지하는 첫 번째 단계입니다. 미지급금 자동화는 각 인보이스 및 결제 요청이 승인을 위해 사전 설정된 채널을 통해 즉시 전달되기 때문에 이에 대한 손쉬운 솔루션을 제공합니다. 직원 사용자 액세스도 대부분의 AP 자동화 솔루션에서 엄격하게 제어되므로 관리자가 직무 또는 기타 요소에 따라 사용자 자격 증명을 사용자 지정할 수 있습니다.

AFP 보고서에 따르면 지불 사기의 1/3 이상이 실제로 고용된 직원과 관련된 내부적이었습니다. 수동 미지급금 시스템에서는 모든 직원이 지불을 승인할 수 있으며 감지되지 않습니다. 따라서 미지급금을 자동화하면 특정 직원만 전자적으로 저장된 데이터에 액세스할 수 있으며 이러한 솔루션은 내부 견제와 균형 시스템을 구축할 수도 있습니다.

주문형 보고서 및 알림

ACFE(공인 사기 심사관 협회)에서는 사기 수법이 적발되기까지 평균 16개월이 소요될 것으로 추정합니다. 미지급금 자동화를 수용하면 디지털 시스템에 기록되는 모든 지불에 대한 책임을 제공하여 즉시 감사 추적을 생성하므로 이러한 검색을 제거할 수 있습니다. 이를 통해 기업이 사기 행위를 의심하는 경우 거래 세부 정보를 효율적으로 찾을 수 있을 뿐만 아니라 이를 완전히 억제하는 데 도움이 될 수 있습니다. 포지티브 페이(positive pay)와 같은 자동화된 사기 탐지 도구는 수표 사기 및 피싱 사기에 대응하기 위해 외상매입금 자동화와 함께 설정할 수도 있습니다.

미지급금 자동화 솔루션은 종종 가격 변경을 추적하고, 증가된 인보이스 볼륨을 추적하고, 누락된 인보이스를 식별하고, 즉각적인 알림을 통해 수정 또는 확인되지 않은 활동에 플래그를 지정할 수 있습니다. 일부 솔루션은 주문형 보고서와 송장 및 지불 감사 추적을 제공하여 관리자가 언제든지 송장에 대해 수행된 조치를 정확히 알 수 있는 권한을 제공합니다. 추가 알림 조치도 보안을 강화할 수 있습니다. 예를 들어 공급업체 정보가 변경되면 즉시 이메일 알림이 결제 관리자에게 전송될 수 있습니다.

워크플로 및 프로세스 설정

미지급금 프로세스는 수많은 서류 작업과 승인을 생성할 수 있습니다. 시스템을 자동화하면 이 양을 줄일 수 있을 뿐만 아니라 표준화된 워크플로와 모범 사례를 설정할 수도 있습니다. 여기에는 모든 활동을 중앙 집중화하고 승인 및 지불의 각 단계를 통과하기 위한 단계별 조치를 준수하는 것이 포함됩니다.

수동으로 결제하면 쉽게 실패할 수 있지만 클라우드에서 자동화하면 전체 승인 및 워크플로 프로세스를 어디서나 완료할 수 있습니다. 이 설정 워크플로에는 청구 금액이 정확한지 확인하고 모든 관련 당사자에게 통지하거나 적절한 간격으로 비용을 승인하는 것이 포함될 수 있습니다.

미지급금은 재무 전문가의 회계에서 답답하고 시간 소모적인 부분이 될 수 있습니다. 미지급금을 자동화하면 회계사는 사기 위험에 대해 안심할 수 있으며 구매 결정에서 경험에 포함된 전자 결제로 송장 승인에 이르기까지 전체 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이는 디지털 혁신이 조직의 시간과 리소스를 절약하고 이 경우 사기로 인한 손실을 방지하는 방법을 보여주는 또 다른 예입니다.

Catherine Dahl은  최고의 미지급금 자동화 솔루션인 Beanworks의 CEO입니다. 25년 이상의 운영 회계 및 관리 경험을 보유한 공인 전문 회계사(CPA) 및 공인 관리 회계사(CMA)인 Catherine은 전체적으로 회계 업계에 대한 독특한 관점을 유지하고 있습니다. 그녀는 이 전문적인 통찰력을 사용하여 지난 5년 동안 Beanworks를 이끌고 빠르게 성장하고 매우 의욕적인 직원과 함께 번창하는 회사를 건설했습니다.