자동화된 매입채무(AP): 사기 방지 강화와 결제 프로세스 간소화

매입채무 자동화는 회계사에게 사기 위험에 대한 안심을 주고, 구매 결정부터 송장 승인, 전자 결제까지 전체 프로세스를 간소화합니다.

'회계(accounting)'라는 단어만 꺼내도 방이 금세 비거나 청중의 귀가 무뎌집니다. 거의 모든 회사에 결제와 송장이 존재함에도 회계 프로세스는 종종 관심과 혁신에서 소외됩니다. 자동화와 기술 변화가 금융 소프트웨어와 온라인 도구를 개선했지만, 매입채무 같은 표준 회계 절차는 여전히 고통스러울 정도로 지루하고 수동적입니다. 사기성 결제 증가(2018년 63%의 기업이 이전보다 더 많은 사기와 손실 경험)에 직면해 매입채무 자동화는 현대 범죄의 정교함에 대처하는 유일한 길이 되고 있습니다. 이는 기업이 결제 프로세스를 자동화할 때 완전히 새로운 차원의 감독을 달성하게 해줍니다. 방법은 다음과 같습니다:

사용자 자격 증명 및 접근 통제

누가 결제를 요청하고 실행할 수 있는지 통제하고, 더 중요하게는 이를 아는 것이 사기 대응의 첫걸음입니다. 매입채무 자동화는 각 송장과 결제 요청이 사전 구축된 승인 채널로 즉시 라우팅되므로 이에 대한 쉬운 해결책을 제공합니다. 직원 사용자 접근도 대부분의 AP 자동화 솔루션에서 직무 역할이나 기타 요인에 기반해 관리자가 사용자 자격 증명을 커스터마이즈할 수 있도록 엄격하게 통제됩니다.

AFP 보고서에 따르면 결제 사기의 3분의 1 이상이 실제로 내부 직원에 의해 저질러졌습니다. 수동 매입채무 시스템에서는 어떤 직원이든 결제를 승인할 수 있고 들키지 않습니다. 따라서 매입채무 자동화는 특정 직원만 전자 저장 데이터에 접근할 수 있게 하고, 이러한 솔루션은 내부 견제와 균형 시스템조차 구축할 수 있습니다.

온디맨드 리포트와 알림

공인 부정 심사자 협회(ACFE)는 사기 계획이 탐지되기까지 중간값으로 16개월이 걸린다고 추정합니다. 매입채무 자동화를 도입하면 모든 결제가 디지털 시스템에 기록돼 즉각적인 감사 추적(audit trail)을 생성하므로 이 수색이 사라집니다. 이는 기업이 사기 행위를 의심할 때 거래 세부사항을 효율적으로 찾을 수 있게 할 뿐만 아니라, 사기를 완전히 억제하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 포지티브 페이(positive pay) 같은 자동화된 사기 탐지 도구도 매입채무 자동화와 연계해 수표 사기와 피싱 사기를 방지할 수 있습니다.

매입채무 자동화 솔루션은 가격 변동 추적, 송장 볼륨 증가 추적, 누락 송장 식별, 즉각적 알림을 통한 수정 사항이나 미확인 활동 플래깅이 가능합니다. 일부 솔루션은 온디맨드 리포트와 송장 및 결제 감사 추적을 제공해 관리자가 언제든 어떤 송장에 어떤 조치가 취해졌는지 정확히 알 수 있게 합니다. 추가 알림 조치로 보안 강화도 가능합니다. 예를 들어 벤더 정보가 변경되면 결제 관리자에게 즉각 이메일 알림이 갈 수 있습니다.

워크플로와 프로세스 설정

매입채무 프로세스는 산더미 같은 서류와 승인을 낳습니다. 시스템을 자동화하면 이 물량을 줄일 뿐만 아니라 표준화된 워크플로와 모범 사례를 정립할 수 있습니다. 여기에는 모든 활동의 중앙화와 결제 승인 및 실행의 각 단계를 통과하기 위한 단계별 조치 준수가 포함됩니다.

수동으로는 결제가 쉽게 틈새로 빠질 수 있지만, 클라우드에서 자동화하면 전체 승인 및 워크플로 프로세스를 어디서든 완료할 수 있습니다. 이 설정된 워크플로에는 청구 금액 정확성 확인, 모든 관련 당사자 알림, 적절한 간격의 경비 승인 등이 포함될 수 있습니다.

매입채무는 재무 전문가에게 좌절스럽고 시간 소모적인 회계 파트일 수 있습니다. 매입채무 자동화는 회계사에게 사기 위험에 대한 안심을 주고, 구매 결정부터 송장 승인, 전자 결제까지 전체 프로세스를 간소화합니다. 이는 디지털 트랜스포메이션이 조직의 시간과 자원을 절약하고, 이 경우 사기로 인한 손실 방지에도 도움이 된다는 또 다른 사례입니다.

캐서린 달(Catherine Dahl)은 선도적인 매입채무 자동화 솔루션인 빈웍스(Beanworks)의 CEO입니다. 공인 전문 회계사(CPA) 및 공인 관리 회계사(CMA)로서 25년 이상의 운영 회계 및 관리 경험을 보유하고 있으며, 캐서린은 회계 산업 전반에 대한 독특한 관점을 유지하고 있습니다. 그녀는 이 전문적 통찰을 지난 5년간 빈웍스 운영에 활용해 빠르게 성장하는 높은 동기부여의 직원들과 함께 번창하는 회사를 만들었습니다.