매입채무 자동화의 3가지 핵심 이점으로 효율성 높이기

공급망 관리자들은 매입채무(AP)와 조달-지급(P2P) 프로세스와 관련하여 오랫동안 과제에 직면해 왔습니다. 모든 산업에서 디지털 전환이 이루어지고 있음에도 불구하고, 많은 조직이 여전히 송장 승인과 지급을 위해 수동적이고 종이 기반의 AP 프로세스에 의존하고 있습니다. 이는 공급업체에 대한 지급 시점 통제 부족, 소중한 직원 시간을 소모하는 송장 예외, 재무 팀과 공급업체 양측 모두에 대한 가시성 부족 등 수많은 문제를 야기합니다.

좋은 소식은 조직의 매입채무 프로세스에서 디지털로 전환함으로써, 많은 공급업체 문제의 근본 원인인 느리고 오류 발생하기 쉬운 프로세스를 제거할 수 있다는 것입니다. 그렇게 함으로써 비용을 절감하고, 현금 흐름을 최적화하고, 미지급금에 대한 실시간 가시성을 확보하며, 잠재적 공급망 혼란이 발생하기 전에 차단할 수 있습니다.

송장 예외 제거

이상적인 세계에서 송장 예외는 드물 것입니다. 하지만 여전히 구식 AP 프로세스에 의존하는 많은 조직에게 이는 단순히 현실이 아닙니다. 실제로 아덴트 파트너스(Ardent Partners)의 최근 연구에 따르면 AP 전문가의 62%가 송장 예외가 일상 업무에서 가장 큰 골칫거리라고 동의했습니다.

송장 예외는 해결에 많은 시간이 걸릴 뿐만 아니라, 일관성 없는 지급 주기를 초래합니다.

공급망 관리자로서 AP가 송장 예외를 없애고 싶어하는 이유를 이해할 수 있습니다. 하지만 왜 귀하가 관심을 가져야 할지 의아할 수 있습니다.

공급업체 송장이 상품 미수령으로 인해 보류 중이고 AP가 3방향 매칭을 수행할 수 없는 시나리오를 상상해 보세요. 이 시나리오에서 많은 공급업체는 고객을 신용 보류 상태로 둘 것입니다. 일부는 추가 상품 출하를 완전히 중단할 수도 있습니다.

상황이 그 정도로 극단적이지 않더라도, 귀사의 공급업체는 적시에 대금을 받지 못합니다. 최상의 시나리오에서도 이는 열악한 공급업체 관계와 현금 흐름이 어려운 공급업체의 불안정을 초래합니다.

조기 지급 할인 기회 확대

코로나19 팬데믹이 전 세계 공급망을 혼란에 빠뜨렸지만, 모든 조직이 같은 수준의 고통을 느낀 것은 아닙니다. 서비스형 소프트웨어(SaaS) 플랫폼을 사용한 자동화된 프로세스를 가진 조직들은 원격 인력으로의 급속한 전환을 큰 어려움 없이 수행할 수 있었습니다. AP 영역에서 이는 직원들이 어디서든 송장을 처리할 수 있고, 대규모로 처리할 수 있음을 의미했습니다.

재무 관리자가 조기 지급 할인을 활용하기 위해 수백 또는 수천 개의 공급업체에 조기 지급을 원한다면 문제가 되지 않았습니다. 반면 현금 흐름 최적화가 목표라면, 조건 내 가능한 마지막 날까지 지급을 보류하는 것도 쉽게 예약할 수 있었습니다.

AP 및 P2P 프로세스에 대한 가시성 제공

공급망에 대한 가시성이 클수록 현금 흐름 예측, 잠재적 혼란 사전 식별, 데이터 기반 의사결정이 더 쉬워집니다. 불행히도 종이 기반 송장 워크플로에 의존할 때는 주어진 시점에 상황이 어떤지 확인하는 것이 사실상 불가능합니다.

AP/P2P 프로세스를 자동화하면 전체 송장 프로세스에 대한 24/7 가시성을 확보할 수 있습니다. 이는 놀라움을 없애고 비즈니스 인텔리전스를 개선하여 실시간 통찰력을 활용하여 운영을 지속적으로 최적화할 수 있게 합니다.

귀사의 조직이 여전히 종이 기반 AP 워크플로를 사용하고 있다면, 공급망이 최대한 효율적일 수 없습니다. AP 프로세스를 자동화하는 도구에 투자함으로써 귀사는 공급업체와의 디지털 연결을 만들 수 있으며, 이는 귀사가 다음을 가능하게 합니다.

• 신용 보류나 전면 중단 상황을 피함으로써 공급망 혼란 방지
• 관련 데이터(예: W-9, 은행 계좌 정보)를 한곳에 모아 공급업체 데이터 관리 간소화
• 지급 상태 가시성 제공 및 적시 지급 보장으로 공급업체 관계 개선
• AP, 내부 구매자, 부서 관리자가 가치를 더하는 활동에만 시간을 쓰도록 보장

이 모든 것을 종합하면, AP 자동화는 공급망이 효율적으로 계속 돌아가게 하면서 생산성과 수익성을 높이는 쉬운 방법입니다.

샨 하크(Shan Haq)는 트랜셉타(Transcepta)의 기업 전략 및 개발 부사장입니다. 트랜셉타는 클라우드 기반 조달-지급 플랫폼입니다.