조달 관리자를 위한 상위 5가지 지출 분석 측정값

최근에 조직에 합류했거나 조달과 직접 관련된 새로운 역할로 이동했다면 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있습니다. 잠시 동안 그 역할을 맡았더라도 일상적인 활동의 소용돌이로 인해 조직과 공급 기반의 관계에 대한 강력한 전체론적 관점을 갖는 데 주의가 산만해질 수 있습니다.

회사의 공급망을 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 수백 가지의 가치 있는 지표가 있습니다. 그러나 모든 전문가와 마찬가지로 시간이 제한되어 있으며 보고 요청으로 인해 팀이 중요한 활동에서 주의를 분산시킬 수 있습니다. 조달 중이고 할당된 상품이나 카테고리를 더 잘 이해하려는 경우 숫자를 이해하는 것이 좋은 출발을 하는 데 특히 중요합니다.

다음은 상위 5개 지출 분석 측정값과 이를 정의하는 방법, 찾을 수 있는 위치 및 회사에 미치는 영향입니다.

총 공급업체 지출

처음부터 총 공급업체 지출(직원 지불과 같은 비용은 포함되지 않음)과 보고와 일관성을 유지할 수 있는 날짜를 추적할 수 있는 신뢰할 수 있는 출처가 필요합니다. 단순히 승인된 구매 주문에 대한 보고서를 실행하고 싶을 수 있지만 여기에는 결제되지 않았을 수 있는 인보이스는 말할 것도 없고 구매 카드 및 거래의 일부로 결제되는 공급업체와 같은 다양한 결제 방법이 포함되지 않을 수 있습니다.

재무 파트너와 협력하여 벤더 비용을 고려하고 숫자를 회사의 총계정원장 날짜 및 범주에 맞추기 위한 회사 표준을 결정하십시오. 최근 합병 또는 인수를 주시하면서 여러 시스템과 회사 구조를 고려해야 합니다. 이것은 특히 경영진 회사에서 언급하려는 경우 확고히 해야 하는 숫자입니다. 이는 다음 모든 지출 분석 측정항목에 기본 규칙으로 적용되어야 합니다.

총 공급업체 지출과 관련하여 다음과 같이 자문해야 합니다. 파이의 크기는 얼마입니까? 얼마나 많은 회사와 몇 개의 기록 시스템을 다루고 있습니까? 얼마나 힘들게 구했습니까?

이러한 답변은 조달이 목표를 달성하기 위해 탐색해야 하는 복잡성과 조직에 대해 정책을 적용하는 것이 얼마나 어려운지를 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

깊은 인상을 남기고 싶다면 이 수치가 조직 수익의 백분율로 어떻게 누적되는지, 그리고 업계 표준과 어떻게 비교되는지 알아야 합니다.

직접 지출과 간접 지출

가장 간단한 용어로 직접 지출은 회사 제품에 직접 통합된 구매를 말하며 간접 지출은 그렇지 않은 구매를 말합니다. 이는 제조 및 소매업에서 널리 이해되고 있지만 다른 산업, 특히 서비스에서는 정의하기가 더 어려울 수 있습니다. 회사가 하도급을 통해 고객 의무를 이행하거나 공급업체 제품이 고객에게 직접 재판매되는 경우 이를 직접 비용으로 간주해야 합니다. 직접 지출은 제품 설계자와 긴밀한 협력을 통해 보다 신중하게 조달해야 하지만 공급망을 고려할 때 큰 기회가 될 수 있습니다. (린/식스 시그마 접근 방식은 종종 훌륭한 결과를 낳습니다). 조달 및 소싱 팀이 결정이 고객에게 제공하는 제품의 품질에 미치는 영향을 이해하는 것이 매우 중요합니다.

간접 지출은 회사가 운영을 지원하기 위해 구매하는 상당한 비용 절감 문제를 해결할 수 있는 곳입니다. 이는 종종 산업에 덜 특정적이며 시장을 활용하면 비용을 절감할 수 있습니다. 전략적 지출에만 집중하지 말고 보고서에서 꼬리 지출(일반적으로 공급업체의 80%에 분산되어 있는 지출의 20%)까지 자세히 살펴보십시오.

결론적으로 지출에서 직접 및 간접 지출의 비율을 이해하고 두 가지 모두에 대해 다음 측정항목을 모두 분석할 수 있어야 합니다.

영향력 있고 관리되는 지출

영향력 있는 지출은 조달이 협상, 다른 공급업체 선택 또는 수요 변화를 통해 변경할 수 있는 지출입니다. 이것은 주로 회사와 경영진 간에 크게 달라지는 조직적 결정입니다. 대출 지불, 임대료 또는 임대 지불, 직원 상환, 자선 기부, 우편 요금, 세금 등은 경영진이 조달에 대해 "범위를 벗어난" 영역으로 표시한 영역에 속할 수 있습니다. 때때로 이것은 가정에 비용이 많이 드는 놀라운 대화입니다.

관리 지출은 조달에서 실제로 사용하는 지출 금액입니다. 이는 일반적으로 계약에 따른 지출로 정의되지만 실제로는 조달이 소싱 또는 협상과 관련된 모든 거래를 나타냅니다.

전략적 공급업체

전략적 공급업체는 가장 많이 지출하는 공급업체와 회사가 고객에게 제품이나 서비스를 제공하기 위해 의존하는 공급업체의 조합입니다. 총 지출, 제공된 상품, 공급업체로부터 구매하는 부서 수, 그리고 가장 중요한 것은 해당 공급업체가 회사 운영에 미치는 위험에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 이들은 조직의 운영, 보안 및 평판에 중요한 성과를 내는 공급업체입니다.

최소한 구매의 80%를 제공하는 공급업체를 검토하십시오. 얼마나 적은지 놀라실 수도 있습니다. 거기에서 위험 또는 비즈니스 연속성 파트너와 협력하여 공급업체 위험에 대해 어떻게 생각하고 각 조직 또는 사업부에서 가장 중요한 공급업체로 간주하는지 이해하십시오.

꼬리 지출

전략적 공급업체 데이터의 반대편에는 꼬리가 있습니다. 이러한 구매는 지출의 20%에 불과하지만 공급업체 수의 80% 이상을 차지하는 경우가 많습니다. 꼬리는 생산성을 죽이는 동시에 돈을 절약하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 꼬리 지출 관리를 더 잘 자동화하고 공급업체를 통합할 수 있는 방법이 있습니까? 꼬리 지출은 자동화 기회를 찾기에 좋은 곳입니다.

스스로에게 물어볼 질문:귀하의 회사는 현재 이를 관리하기 위해 어떻게 노력하고 있습니까? 카탈로그를 사용하고 있습니까? 그렇다면 실제로 비용을 절감하고 있습니까? 이러한 소액 거래를 관리하기 위해 얼마나 많은 시간을 "서류 제출"에 소비하고 있습니까?

좋은 데이터는 기업이 꼬리 지출에서 최대 12%를 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 지출 영역에 관계없이 최고 지출 분석 및 측정항목을 이해하면 보다 현명한 구매 결정을 내리고 위험을 완화할 수 있습니다.

Erin McFarlane은 Fairmarkit의 전략 및 실행 책임자입니다.