조달 관리자가 알아야 할 필수 지출 분석 지표 5가지

최근 조직에 합류했거나 조달과 직접 관련된 새 역할로 이동했다면, 어디서부터 시작해야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 이미 역할을 맡은 지 오래됐더라도, 일상 업무의 소용돌이 속에서 자사의 공급 기반과의 관계에 대한 강력한 전체적 시각을 유지하기란 쉽지 않습니다.

자사의 공급망을 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 수백 가지 가치 있는 지표가 있습니다. 하지만 여느 전문가처럼 여러분의 시간은 한정되어 있고, 보고 요청은 팀을 핵심 활동에서 멀어지게 할 수 있습니다. 조달 업무를 맡아 담당 카테고리나 상품을 더 잘 이해하려 한다면, 숫자를 이해하는 것이 특히 훌륭한 시작을 위해 중요합니다.

다음은 상위 5가지 지출 분석 지표와 그 정의, 찾는 곳, 회사에 미치는 영향입니다:

총 공급업체 지출(Total Vendor Spend)

처음부터 직원 급여 등 제외된 총 공급업체 지출을 추적할 신뢰할 수 있는 소스와, 보고 일관성을 위한 기준일이 필요합니다. 단순히 승인된 구매 주문(PO)만으로 보고서를 돌리고 싶지만, 이는 구매 카드나 거래의 일부로 지급되는 공급업체 등 다양한 결제 수단을 포함하지 않을 수 있습니다. 더구나 아직 지급되지 않은 인보이스도 있을 수 있습니다.

재무 파트너와 협력해 무엇이 공급업체 비용으로 간주되는지 회사 표준을 정하고, 귀사의 수치를 총계정원장 날짜 및 카테고리와 정렬하세요. 다중 시스템과 회사 구조를 고려하고, 최근 합병이나 인수도 주시하세요. 특히 임원들 앞에서 이 수치를 언급할 예정이라면 반드시 확실해야 합니다. 이는 다음 모든 지출 분석 지표에도 기초 규칙으로 적용되어야 합니다.

총 공급업체 지출로 자문해보세요: 파이 크기는 얼마인가? 몇 개 회사를 커버하는가? 몇 개의 기록 시스템이 있는가? 구하기 얼마나 어려웠나?

이 답변들은 조달이 목표 달성을 위해 탐색해야 할 복잡성과 조직에 정책을 적용하기가 얼마나 어려울지 이해하는 데 도움이 됩니다.

정말 인상 깊게 보이고 싶다면, 이 수치가 자사 매출의 몇 %인지, 그게 업계 표준과 어떻게 비교되는지도 알아두세요.

직접 지출 vs 간접 지출(Direct vs. Indirect Spend)

가장 단순하게, 직접 지출은 자사 제품에 직접 들어가는 구매를, 간접 지출은 그렇지 않은 구매를 말합니다. 제조업과 유통업에선 널리 이해되지만, 특히 서비스업에선 정의가 더 까다로울 수 있습니다. 자사가 하도급으로 고객 의무를 이행하거나, 공급업체 제품이 고객에게 직접 재판매된다면 이를 직접 비용으로 봐야 합니다. 직접 지출은 제품 설계자와 긴밀히 협력해 더 신중하게 소싱해야 하지만, 공급망 고려 시 큰 기회가 될 수 있습니다(린/식스 시그마 접근이 종종 훌륭한 결과를 냅니다). 조달·소싱 팀이 자사의 결정이 고객에게 제공하는 제품 품질에 미치는 영향을 이해하는 건 매우 중요합니다.

간접 지출은 자사 운영을 지원하기 위해 구매하는 것들로, 상당한 절감 과제를 안고 있는 영역입니다. 이는 종종 업계 특성이 덜하고, 마켓플레이스를 활용하면 절감 여지가 큽니다. 전략적 지출만 보지 말고, 보고서 맨 아래 꼬리 지출(tail spend, 보통 지출의 20%가 공급업체 80%에 분산된 부분)까지 모두 살펴보세요.

결론적으로, 지출의 몇 %가 직접/간접인지 이해하고, 이후 모든 지표를 둘 다로 세분화할 수 있어야 합니다.

영향력 행사 가능 지출 vs 관리 지출(Influenceable and Managed Spend)

영향력 행사 가능 지출은 조달이 협상, 다른 공급업체 선택, 수요 변경을 통해 바꿀 수 있는 지출입니다. 이는 주로 조직적 결정으로, 기업과 리더십 간 편차가 큽니다. 대출금, 임대료, 직원 변상, 기부금, 우편비, 세금 등이 리더십이 조달에 '금지 구역'으로 표시한 영역에 속할 수 있습니다. 때론 가정이 비용이 되는 놀라운 대화가 되기도 합니다.

관리 지출은 조달이 실제로 손대고 있는 지출액입니다. 보통 계약 하 지출로 정의되지만, 실질적으로는 조달이 소싱이나 협상에 관여한 모든 거래를 의미합니다.

전략적 공급업체(Strategic Suppliers)

전략적 공급업체는 최고 지출 공급업체들과, 자사가 고객에게 제품이나 서비스를 제공하는 데 의존하는 공급업체들의 조합입니다. 총 지출, 제공 품목, 구매 부서 수, 무엇보다 그 공급업체들이 자사 운영에 초래하는 리스크를 숙지해야 합니다. 이들은 운영, 보안, 평판에 있어 성과가 정말 중요한 공급업체들입니다.

최소한 구매의 80%를 차지하는 공급업체들을 검토하세요. 얼마나 적은지 놀랄 수 있습니다. 거기서 리스크나 비즈니스 연속성 파트너들과 협력해 그들이 공급업체 리스크를 어떻게 생각하는지, 각 조직이나 사업부에 누가 가장 중요한 공급업체인지 이해하세요.

꼬리 지출(Tail Spend)

전략적 공급업체 데이터의 반대편엔 꼬리가 있습니다. 이 구매들은 지출의 20%만 차지하지만, 종종 공급업체 수의 80% 이상을 차지합니다. 꼬리는 생산성 킬러이자 동시에 돈을 아낄 좋은 곳입니다. 꼬리 지출 관리를 더 잘 자동화하고 공급업체를 통합할 방법이 있나요? 꼬리 지출은 자동화 기회를 찾기 좋은 곳입니다.

자문해보세요: 현재 회사가 이걸 어떻게 관리하나? 카탈로그를 쓰나? 쓴다면 실제로 비용을 낮추나? 이 소액 거래들을 관리하려 '서류 밀어내기'에 얼마나 많은 시간을 쓰나?

좋은 데이터는 기업이 꼬리 지출에서 최대 12%를 절약하도록 도울 수 있습니다. 하지만 지출 영역 불문하고, 상위 지출 분석과 지표를 이해하면 더 현명한 구매 결정을 내리고 리스크를 완화할 수 있습니다.

에린 맥팔레인(Erin McFarlane)은 Fairmarkit의 전략 및 실행 책임자입니다.