원격 근무: IT 조달의 영구적 변혁

코로나19 팬데믹은 사회적 거리두기 요건 준수를 위해 원격 근무 명령을 가져왔습니다. 팬데믹이 가져온 변화는 여기에 머물며 포스트 팬데믹 세계에서 새로운 표준으로 나타날 것입니다.

조달 기능은 이 위기 동안 주목을 받았습니다. 기업들은 공급망에 회복탄력성을 구축하고 직원 및 기타 이해관계자와의 협업을 강화하기 위해 조달 팀을 바라보고 있습니다.

IT 산업은 팬데믹 기간 동안 상당한 영향을 받았습니다. 글로벌 인력이 하룻밤 사이에 원격 근무로 전환하면서 2020년 IT 산업의 지출 비용은 약 4.323%의 연평균 복합 성장률로 증가했습니다.

IT 산업의 조달 기능은 주로 간접적이며 일상 운영에 필요한 물품 조달을 담당합니다.

팬데믹이 가져온 원격 근무 명령으로 IT 산업의 조달 기능 역할이 더욱 강화되었습니다. 이전에 모든 사무실이 일상 운영을 수행할 수 있도록 잘 갖추어지도록 보장하는 책임이 있었던 조달 팀은 이제 조직의 내부 고객을 지원하고 그들이 집에서 일할 수 있도록 지원하는 책임이 있습니다.

장기적 변화

IT 기업들이 원격 근무 모델로 완전히 전환한 지 1년이 넘었습니다. 그동안 이 기업들의 조달 팀은 원격 근무가 조달에 미친 부정적 영향의 대부분을 극복했습니다. 단기적 영향으로는 조달 프로세스 연장과 각 구매 주문 및 구매 요청 처리의 시간 지연이 포함됩니다.

그러나 IT 기업들이 원격 근무로 인한 복잡성을 다루기 위해 받아들인 장기적 변화는 여기에 머물 것입니다. 그 중 일부는 다음과 같습니다:

카테고리 전환

원격 근무 명령은 조달 팀의 사무용품 구매에서 직원 원격 요청 수령으로의 상당한 카테고리 전환을 야기했습니다.

전통적인 조달 관행은 직원들에게 필요한 물품을 원격으로 제공하는 이 복잡한 도전에 대처할 준비가 되어 있지 않습니다. 예를 들어, 팬데믹 이전 세계에서 직원이 IT 부서에 노트북 고장을 보고하면, IT 부서는 노트북 수리에 필요한 물품에 대한 수요 주문을 조달 부서에 전달하고, 조달 팀은 재고 가용성을 확인한 후 공급업체 연락처에 구매 주문을 발행합니다. 컴퓨터는 이틀 이내에 수리됩니다. 원격 근무 명령 이후, 동일한 노트북 문제는 복잡한 문제가 됩니다.

예를 들어, 재택 근무 명령 이후 마이크로소프트(Microsoft)의 조달 팀은 168,000명의 직원 요청량이 크게 증가함에 따라 이전에 수동으로 수행되던 간접 조달 기능을 재구상해야 했습니다.

이 문제를 해결하기 위해 마이크로소프트는 자동화된 조달 기능을 사용하여 20개국에서 직원들의 홈 오피스를 설정하고, 전체 직원 요청의 70%를 처리합니다.

지출 재우선순위화

전 세계적으로 기업들은 팬데믹 정점 이후에도 투자 우선순위 때문에 억눌린 수요로 고통받고 있습니다. 그 의미는 최적의 솔루션이 효과적인 현금 흐름 관리 관행을 통해 필요할 수 있는 기업들의 유동성 감소입니다.

조달 팀은 문서 기능과 디지털 서명 같은 기술에 투자하여 지출 재우선순위화를 가능하도록 조달 기능을 재구상해야 합니다. 그들은 구체적으로 현금 유입 보존, 공급망 기능 변화 대응, 예측 불가능한 수요 예측 등의 증가하는 도전에 직면해 있습니다.

팬데믹이 완화된 후에도 수요는 억눌린 채로 남을 가능성이 높으며, 기업들은 유동성 부족에 직면할 수 있습니다. 따라서 팬데믹 같은 상황에서 원활함을 가능하게 하는 송장 처리 같은 조달 기능의 디지털화에 책임감 있게 투자의 우선순위를 재조정해야 합니다.

앞으로 몇 달 동안 IT 기업 조달 팀의 주요 목표는 증강된 자동화와 기술로 직원 생산성을 높이는 것입니다. 조달 팀은 영업 자본과 유동성을 최적화하면서 제로 베이스 예산을 채택해야 합니다.

자동화

팬데믹의 원격 근무 명령은 조달 리더들이 이미 고려 중이던 자동화된 조달 솔루션의 채택을 가속화했습니다. 디지털화는 재택 근무가 새로운 표준이 됨에 따라 조직의 서로 다른 기능 간 소통과 협업의 필수적인 인에이블러입니다.

원격 근무 명령 하에서 수백 개의 직원 물품 요청을 수동으로 처리하는 것은 사실상 불가능합니다. 자동화된 조달 솔루션은 데이터 가시성을 개선하고 조직과 확장된 공급망 전반에 더 큰 민첩성을 가능하게 합니다.

높은 성과를 내는 조달 부서는 조달 자동화의 초기 채택자일 가능성이 가장 높습니다. 딜로이트(Deloitte)에 따르면, 최고 성과를 내는 CPO(최고조달책임자)는 클라우드 조달 솔루션을 사용할 가능성이 18배, 로봇 프로세스 자동화(RPA) 솔루션을 수용할 가능성이 10배 더 높습니다.

조달 팀은 클라우드 조달 솔루션을 사용하여 직원 요청을 접수하고, 사용 가능한 품목 재고와 매칭하고, 자동으로 구매 주문을 생성하고 승인하는 엔드투엔드 솔루션을 구축할 수 있습니다.

조달 자동화는 또한 원격으로 일하는 직원과 공급업체를 지원하여 직원 만족도를 개선하는 지원 시스템을 개발하는 데 사용될 수 있으며, 이는 원격 근무 명령 동안 생산성 증가에 중요한 역할을 할 것입니다. 또한 자동화 클라우드는 관리자가 공급업체를 편리하게 관리하고 사기를 제거하는 데 도움이 됩니다.

프로세스 변화

원격 근무 명령이 새로운 표준이 됨에 따라 IT 기업의 사이버 보안 위험이 크게 증가했습니다.

기업은 현장에 남아야 할 핵심 기능을 결정해야 합니다. 조달 정책과 프로세스는 IT 기업의 새로운 운영 구조를 지원하도록 재구상되어야 합니다. 조달 팀은 자동화 도구를 활용하여 현장 작업을 촉진하고 다른 직원들이 집에서 일할 수 있도록 필요한 프로세스 변화를 만들어야 합니다.

조달 정책은 더 인간 중심적이어야 합니다. 더 큰 집단적 웰빙에 전념하는 것이 회사의 공급망에 회복탄력성을 구축하는 데 도움이 되고, 이로써 원격으로 일하는 직원들을 돕고, 전반적으로 비즈니스 연속성을 보장할 수 있습니다.

직원 홈 오피스를 꾸리는 데 이전에 사용되던 자동화된 조달 기능은 이제 직원들을 위한 지원 구조를 동원하고 공급업체에게 동일한 지원 구조에 대한 접근을 제공함으로써 생태계 회복탄력성을 보장하는 데에도 사용될 수 있습니다.

모하메드 카필은 키스플로우 조달 클라우드(Kissflow Procurement Cloud)의 조달 컨설턴트입니다.