효율적인 공급업체 온보딩 프로세스를 만들기 위한 5가지 팁

예상 공급업체에 대한 데이터를 수집하고 규정 준수 및 위험 평가를 완료하고 이를 플랫폼 또는 공급망에 통합하는 프로세스를 총칭하여 공급업체 온보딩이라고 합니다. 간단히 말해서, 강력한 구매자-공급업체 관계를 개발하기 위한 원활하고 관리하기 쉬운 프로세스를 만드는 것입니다. 이러한 관계는 관련된 모든 당사자의 결과를 개선하는 것입니다.

새로운 공급업체 관계를 구축하는 것은 까다로울 수 있습니다. 공급업체를 온보딩하기 위한 명확하고 확립된 방법론이 없으면 처음부터 관계가 손상될 위험이 있습니다. 새로운 온보딩을 시도하기 전에 이러한 프로세스가 효율적이고 능률적인지 확인하면 관계를 최상의 시작으로 시작하는 데 도움이 됩니다.

좋은 비즈니스는 좋은 관계에서 나옵니다. 고객을 육성하는 것과 마찬가지로 도매 공급업체나 다른 유형의 공급업체에게도 똑같이 해야 합니다.

기능적 온보딩 프로세스는 강력한 공급업체 관리 시스템의 기초를 형성하고 이러한 중요한 파트너십을 개선합니다. 다음도 도움이 됩니다.

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워크플로 데이터 추적 개선,

기본 작업 자동화,

연결된 인력

위험 감소,

규정 준수 보장,

투자 수익 증대,

인력 최적화 실행 및

사람의 실수를 줄입니다.

강력한 공급업체 온보딩 없이는 기껏해야 생산성 저하에 직면하게 됩니다. 설상가상으로 잘못된 관리, 교육 또는 양육으로 인해 관계를 해칠 위험이 있습니다.

다음은 잘 계획된 공급업체 온보딩 프로세스를 만드는 5가지 방법입니다.

평가 및 승인 방법을 개발합니다. 온보딩 프로세스를 설정할 때 먼저 정확한 공급업체 평가 및 승인 프로그램을 개발해야 합니다. 새로운 공급업체를 신중하게 평가하는 것은 위험을 완화하고 사기를 방지하는 데 중요합니다. 워크플로를 도입하고 표준화하여 이를 수행하십시오. 당신의 가치와 표준이 당신이 온보딩하는 사람들과 일치하는지 확인하십시오.

환경 결과, 법적 요구 사항, 보험 요구 사항, 협력 대상 및 협력 방법과 같은 범주로 분할하여 우려 사항에 답하는 일련의 질문을 개발해야 합니다. 답변에 익숙해지면 이후의 전체 프로세스가 훨씬 쉬워집니다.

모든 위치에서 일관성을 보장합니다. 많은 회사, 특히 국제적으로 운영되는 회사는 공급업체 데이터가 일치하지 않는 서로 다른 사일로 시스템을 사용합니다. 온보딩 프로세스가 위에서 아래로 모든 위치에서 균일하도록 해야 합니다.

공급업체의 데이터와 공급업체가 제공하는 서비스에 대한 완전한 개요를 제공하는 기술을 활용하십시오. 이 데이터는 모든 지점과 부서로 번역될 수 있습니다. 원활한 출시를 위해 이것이 일관된 방법론으로 유지되도록 하십시오.

가장 성공적인 온보딩 캠페인은 커뮤니케이션 문화를 기반으로 하지만 좋은 커뮤니케이션은 진공 상태에서 이루어지지 않습니다. 프로세스는 다양한 부서, 이해 관계자 및 위치가 공급업체 데이터에 쉽게 액세스할 수 있도록 하여 모든 사람이 올바른 정보에 따라 행동할 수 있도록 해야 합니다. 이 단계는 효율성을 높이는 동시에 지연 위험을 완화하고 전반적으로 새로운 공급업체와의 긍정적인 관계를 촉진할 것입니다.

공급업체 포털을 만듭니다. 아직 존재하지 않는 경우 잠재 공급업체가 귀하와 협력하는 데 관심을 등록할 수 있도록 하나 만드십시오. 제안 이메일은 일반적으로 혼잡한 받은 편지함에서 분실됩니다.

온보딩 프로세스에 필요한 모든 관련 정보를 수집하는 데 몇 주에서 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 관리 응용 프로그램과 결합된 이 포털을 만들면 양 당사자의 프로세스 속도가 빨라집니다.

포털에는 작성해야 할 모든 관련 양식과 연락처 정보 및 참조 자료가 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 데이터의 정확성이 향상되고 백로그가 줄어들며 프로세스 가시성이 높아집니다.

전략적 중요성을 할당합니다. 공급업체는 비즈니스 운영에 대한 중요성 수준에 따라 온보딩 프로세스 중에 평가되어야 합니다. 이 요소는 긴급성, 비용 및 온보딩 난이도에 따라 가중치를 부여해야 합니다.

공급업체가 즉각적인 이익을 제공하는 경우 목록에서 추가로 푸시합니다. 다른 사람이 당신이 원하지만 지금 당장은 필요하지 않은 것을 제안한다면, 당신의 목록에서 그들의 위치를 ​​낮추십시오.

더 나은 거버넌스, 관리 및 관계 개발을 위해 온보딩 프로세스 중 우선 순위에 따라 공급업체를 분류하는 것이 가장 좋습니다. 그렇게 하면 일상적인 작업에 계속 집중하면서 타임라인과 리소스를 더 잘 할당할 수 있습니다. 이 모든 것이 앞서 언급한 공급업체 포털에 통합될 수 있으므로 관련된 모든 사람이 자신의 위치를 ​​알 수 있습니다.

적절한 기술에 투자하세요. 아무리 잘 생각해도 프로세스가 종이에 사람에 의해 수행되고 있다면 완전히 최적화될 수 없습니다. 자동화 및 인공 지능은 프로세스를 강화하고 오류를 제거하며 인력을 확보하여 새로운 공급업체 모집 또는 기존 관계 개선과 같은 고가치 작업에 집중할 수 있도록 합니다. 전염병으로 인해 미래에 모든 사람이 다르게 생각해야 하는 상황에서 사무실 기술을 재고하기에 가장 좋은 시기는 없습니다.

올바른 조달 솔루션은 신규 공급업체 온보딩에서 발생하는 많은 문제를 예방할 수 있습니다. 모든 데이터를 클라우드에 보관하면 해당 데이터에 액세스하고 사용하는 사람을 제어하여 관련 당사자와의 일관된 커뮤니케이션을 보장할 수 있습니다.

모든 팀과 사무실에서 VoIP 서비스와 같은 올바른 커뮤니케이션 도구를 사용하여 원격 커뮤니케이션을 개선하십시오. 그렇게 하면 모든 사람이 순조롭게 진행되고 온보딩 프로세스가 얼마나 진행되고 있는지 알 수 있습니다.

소매 온보딩 상황에서 프리랜서를 고용하거나, 새로운 공급업체를 추가하거나, 잠재적인 파트너의 신청 프로세스를 수행하거나, 단순히 당신과 함께 일하고 싶은 사람들에 대해 더 알고 싶어하는 경우에 온보딩 프로세스를 간소화하고 표준화해야 합니다.

프로세스를 관리할 적절한 사람을 지정하는 것을 잊지 마십시오. 가능한 곳에서 자동화하십시오. 각 온보딩 프로세스의 90%를 완료하는 데 도움이 되는 계획을 조정하고 만드는 것을 두려워하지 마십시오. (공급업체마다 조금씩 다를 수 있습니다.) 명확한 기대치를 설정하고 도움이 될 적절한 기술에 투자하세요.

이 5가지 팁을 올바르게 이해하면 새로운 공급업체를 온보딩하는 것이 구현하기 쉽고 따르기 더 쉬운 방법론이 될 것입니다.

John Allen은 글로벌 UCaaS, VoIP 및 RingCentral의 글로벌 SEO 이사입니다. 컨택 센터 소프트웨어 제공업체