효율적인 공급업체 온보딩: 원활한 프로세스를 위한 5가지 검증된 팁

예비 벤더 데이터 수집, 컴플라이언스·위험 평가 완료, 플랫폼이나 공급망에 통합하는 과정을 통칭해 공급업체 온보딩(Supplier Onboarding)이라고 합니다. 간단히 말해, 강력한 구매자-벤더 관계(모든 당사자에게 개선된 결과를 가져다주는)를 개발하기 위한 원활하고 관리 가능한 프로세스를 만드는 것입니다.

새로운 공급업체 관계 수립은 까다로울 수 있습니다. 공급업체 온보딩을 위한 명확하고 확립된 방법론이 없다면 처음부터 손상된 관계를 감수해야 합니다. 새로운 온보딩을 시도하기 전에 이러한 프로세스가 효율적이고 간소화되도록 보장하면 관계를 최상의 시작으로 이끌 수 있습니다.

좋은 비즈니스는 좋은 관계에서 나옵니다. 고객을 육성하듯 도매 공급업체나 기타 유형의 벤더도 똑같이 육성해야 합니다.

기능적인 온보딩 프로세스는 견고한 공급업체 관리 시스템의 토대를 형성하고 이러한 중요한 파트너십을 개선합니다. 다음도 도움이 됩니다:

• 워크플로 데이터 더 나은 추적
• 기본 작업 자동화
• 연결된 인력
• 위험 감소
• 규제 준수 보장
• 투자 수익 증가
• 인력 최적화 실천
• 인적 오류 감소

견고한 공급업체 온보딩 없이는, 잘해야 생산성 하락입니다. 최악이면 열악한 관리, 교육, 육성으로 관계 손상 위험이 있습니다.

잘 계획된 공급업체 온보딩 프로세스를 만드는 5가지 방법은 다음과 같습니다.

평가 및 승인 방법론 개발

온보딩 프로세스 수립 시 먼저 정밀한 공급업체 평가 및 승인 프로그램을 개발해야 합니다. 새 공급업체를 신중히 평가하는 것은 위험 완화와 사기 방지에 필수적입니다. 워크플로 도입과 표준화로 이를 수행하세요. 귀사의 가치와 기준이 온보딩 대상과 일치하는지 확인하세요.

귀사의 우려에 답하는 질문 세트를 개발하세요. 환경 산출물, 법적 요건, 보험 필요성, 누구와 어떻게 일하는지 같은 카테고리로 나누세요. 답변에 만족하면 그 이후 전체 프로세스가 훨씬 쉬워집니다.

모든 위치에서 일관성 유지

많은 기업, 특히 국제 운영 기업은 서로 다른 사일로 시스템을 사용하며, 종종 일관성 없는 공급업체 데이터를 가집니다. 온보딩 프로세스 전체가 탑다운으로 모든 위치에서 균일해야 합니다.

공급업체 데이터와 그들이 제공하는 서비스에 대한 완전한 개요를 제공하는 기술을 활용하세요. 이 데이터는 모든 지점과 부서로 변환될 수 있습니다. 이것이 균일한 방법론으로 유지되어 원활한 롤아웃을 보장하도록 하세요.

가장 성공적인 온보딩 캠페인은 커뮤니케이션 문화 위에 구축됩니다. 하지만 좋은 커뮤니케이션은 진공 상태에서 일어나지 않습니다. 프로세스는 다른 부서, 이해관계자, 위치가 벤더 데이터에 쉽게 접근해 모두가 올바른 정보로 행동하게 해야 합니다. 이 단계는 효율성을 높이고 지연 위험을 완화하며 새로운 공급업체와의 긍정적 관계를 전반적으로 촉진합니다.

벤더 포털 생성

이미 존재하지 않는다면, 귀사와 협력하길 원하는 예비 공급업체가 등록할 수 있는 포털을 만드세요. 제안 이메일은 붐비는 받은편지함에서 잃어버리기 쉽습니다.

온보딩 프로세스에 필요한 모든 관련 정보를 수집하는 데 몇 주에서 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 이 포털과 관리 애플리케이션을 결합하면 양측 모두 프로세스가 빨라집니다.

포털엔 작성해야 할 모든 관련 양식, 연락처 정보, 레퍼런스가 있어야 합니다. 이는 데이터 정확성을 높이고, 백로그를 줄이며, 프로세스 가시성을 높입니다.

전략적 중요도 부여

공급업체는 온보딩 과정에서 귀사 비즈니스 운영에 대한 중요도 수준에 따라 평가되어야 합니다. 이 요소는 온보딩의 시급성, 비용, 난이도에 기반해 가중치를 둬야 합니다.

즉각적 이득을 주는 공급업체는 리스트 상위로 올리세요. 원하지만 지금 당장은 반드시 필요하지 않은 것을 제공하는 공급업체는 순위를 낮추세요.

온보딩 과정에서 우선순위에 따라 공급업체를 세분화하는 것이 거버넌스, 관리, 관계 개발에 최적입니다. 그렇게 하면 일상 운영에 집중하면서도 타임라인과 리소스를 더 잘 할당할 수 있습니다. 이 모든 것은 앞서 언급한 공급업체 포털 내에 통합되어 관련 모두 자신이 어디에 있는지 알 수 있습니다.

올바른 기술 투자

아무리 잘 고안된 프로세스라도 여전히 인간이 종이로 한다면 결코 완전히 최적화될 수 없습니다. 자동화와 인공지능이 프로세스를 강화하고, 오류를 제거하며, 인력을 고부가가치 작업(새 공급업체 모집, 기존 관계 개선)에 집중하게 합니다. 팬데믹이 모두에게 미래를 다르게 생각하게 강제하면서 지금만큼 사무실 기술을 재고하기 좋은 때는 없었습니다.

올바른 조달 솔루션은 새로운 공급업체 온보딩에서 발생하는 많은 초기 문제를 예방할 수 있습니다. 모든 데이터를 클라우드에 두면 접근 가능하게 하고 누가 사용하는지 통제할 수 있어 관련 당사자와 일관된 커뮤니케이션을 보장합니다.

모든 팀과 사무실에서 VoIP 서비스 같은 올바른 커뮤니케이션 도구를 사용해 원격 커뮤니케이션을 개선하세요. 그러면 모두가 궤도에 올라 온보딩 프로세스가 어디까지 진행되었는지 압니다.

소매 온보딩 상황에서 프리랜서 고용이든, 새 벤더 추가든, 잠재 파트너 신청 과정이든, 단순히 함께 일하고 싶은 사람에 대해 더 알고 싶든, 온보딩 프로세스를 간소화하고 표준화해야 합니다.

프로세스를 관리할 올바른 사람을 지정하세요. 가능한 곳 자동화하세요. 각 온보딩 프로세스의 90%를 도울 계획을 조정하고 만드는 것을 두려워하지 마세요. (각 공급업체는 조금씩 다를 것입니다.) 명확한 기대 설정하고 올바른 기술에 투자해 과정을 돕게 하세요.

이 5가지 팁을 올바르게 적용하면 새 공급업체 온보딩은 구현하기 쉽고, 따르기조차 더 쉬운 방법론이 될 것입니다.

존 앨런(John Allen)은 링센트럴(RingCentral)의 글로벌 SEO 디렉터입니다. 글로벌 UCaaS, VoIP, 컨택센터 소프트웨어 제공업체입니다.