백로그가 효과적인 유지 관리에 중요한 이유

작업 주문 백로그를 관리하는 것은 유지 관리 작업 중 가장 흥미로운 작업은 아니지만 완전하고 최신 날짜 백로그, 중요한 작업은 잊혀질 것입니다. 실제로, 효과적인 백로그 관리는 효과적인 계획 및 일정 수립을 위한 전제 조건입니다.

백로그 정의

"백로그"는 사람들마다 다른 것을 의미합니다. 두 가지 일반적인 정의가 있습니다. 첫 번째이자 가장 일반적인 것은 "백로그"가 승인되어 결국 완료될 모든 작업의 ​​목록이라는 것입니다. 이것은 올바른 정의입니다. 때때로 거래 시간 단위로 측정되지만 이 작업에 적용할 수 있는 리소스로 백로그의 모든 현재 작업을 완료하는 데 걸리는 시간으로 계산되는 몇 주 단위로 측정하는 것이 더 좋습니다. 여기에는 PM 작업이 포함될 수도 있고 포함되지 않을 수도 있습니다.

두 번째 정의는 "백로그"가 "필요한 기한" 날짜가 지난 작업 주문이라는 것입니다. 이 정의는 논리적이지 않으므로 사용해서는 안 됩니다. 대부분의 유지 관리 부서에는 무작위로 생성된 작업 주문에서 작업을 수행하는 합리적으로 고정된 수의 기술자가 있습니다.

작업 주문이 시작될 때 작업이 완료될 날짜는 이미 알려진 백로그에 있는 작업과 알려지지 않은 미래에 생성될 작업 주문과 관련된 중요도에 따라 다릅니다. 그 결과 작업 주문이 시작될 때 지정된 "필요한 기한" 날짜는 그냥 추측일 뿐이며 일반적으로 틀립니다. "필요한 기한" 날짜 지정은 실제 기한이 있는 몇 가지 작업 주문으로 제한되어야 합니다. 그렇지 않으면 이 날짜는 항상 가장 가치 있는 작업을 수행한다는 목표와 상충됩니다.

이 문서에서는 첫 번째 백로그 정의가 사용됩니다. 승인되었지만 아직 시작되지 않은 이 작업 주문 백로그 내에는 하위 그룹이 있습니다. 여기에는 구매와 같은 모든 약속이 이루어진 모든 작업 지시로 정의될 수 있는 "계획 백로그"와 모든 자재가 완료된 작업 지시로 구성된 "스케줄 준비 백로그"가 포함됩니다. 작업을 언제든지 시작할 수 있도록 기타 리소스를 사용할 수 있습니다.

백로그 필터링

승인된 모든 작업 주문을 단일 백로그로 결합하는 것은 압도적일 수 있습니다. 대신 논리적 구성 요소로 필터링해야 합니다. 다음 필터를 권장합니다.

셧다운 작업 및 비 셧다운 작업

셧다운 작업은 1년 이상이 될 수 있는 적절한 셧다운이 예정될 때까지 분명히 백로그에 남아 있어야 합니다. 이 비활성 작업을 백로그에 남겨두면 진행 중인 비종료 작업의 관리가 복잡해지기 때문에 자체적으로 관리될 때 종료를 준비할 때까지 숨겨야 합니다. 물론 셧다운을 위한 준비 작업은 매우 중요하며 셧다운이 아닌 다른 모든 작업과 함께 우선 순위를 지정해야 합니다. 효율적인 셧다운 계획을 위해서는 셧다운 작업과 비 셧다운 작업을 분리하는 것도 필요합니다.

기계 및 전기 작업

여기에는 지역 유지 관리 직원과 같은 다른 범주의 유지 관리 자원에 대한 작업도 포함됩니다. 유지 보수 요원의 백로그는 해당 요원의 작업으로 제한되어야 하며 다른 요원에게 필요한 지원에 대한 참조를 포함해야 함을 기억하십시오.

예방 유지 보수 및 수정 유지 보수 작업

예방 유지 보수 작업은 미리 계획하고 일정을 잡아야 합니다. 검사 및 기타 루틴에 대한 지침은 파일에 있어야 하고 예방 유지보수(PM) 작업 지시에 포함되어야 합니다. 작업은 유지 관리 컴퓨터 시스템에 의해 자동으로 예약되어야 합니다. 물론 PM 작업과 수정 유지 보수는 동일한 제한된 거래 자원을 필요로 하고 함께 일정을 잡아야 하지만 백로그 관리를 위해 분리할 수 있습니다. PM 작업이 예정된 시간이 될 때까지 숨겨져 있으면 백로그를 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다.

PM 작업은 유지 관리 컴퓨터 시스템에 설정되어 각 작업일에 일정이 일정 작업 부하가 있도록 해야 합니다. 이를 통해 PM에 할당된 인력이 일정하고 수정 유지 관리를 위해 "불가촉"한 것으로 간주됩니다. 이렇게 하면 예방 및 수정 유지 관리 일정이 간소화됩니다.

백로그 청결도

가까운 장래에 완료될 작업으로 백로그의 작업을 제한하려면 상당한 규율이 ​​필요합니다. 백로그에는 완료된 작업, 복제된 작업 주문 또는 아무도 하지 않으려는 우선 순위가 낮은 작업이 포함되어서는 안 됩니다.

깨끗한 백로그를 유지하기 위한 규율의 중요한 부분은 작업이 완료되는 즉시 작업 주문을 종료(또는 상태를 "물리적 완료"로 변경)하는 것입니다. 주요 셧다운 작업을 위한 일.

깨끗한 백로그를 유지하는 기능은 지정된 유지 보수 위치에 대한 작업 설명에 포함되어야 합니다. 계획자에게 할당하기에 적절한 하나의 비계획 기능입니다. 시간이 많이 걸리지 않고, 플래너가 해당 지역의 모든 작업지시 현황을 알 수 있는 위치에 있습니다.

백로그 크기

종료되지 않은 작업 주문 백로그에 대한 최적의 크기가 있습니다. 잔고가 너무 적으면 상인을 우선 순위 작업에 유지하기 어려울 것입니다. 침입 및 계획되지 않은 작업이 증가하고 생산성이 떨어집니다.

백로그가 너무 크면 많은 자재가 묶일 수 있고 백로그를 제어하기 어려울 수 있습니다. 작업이 완료되고 "감정적 비상 사태"가 권장될 것이라는 자신감이 상실될 것입니다. 대규모 백로그에서 기존 작업 주문을 찾는 것보다 새 작업 주문을 제출하는 것이 더 쉬울 수도 있습니다. 큰 백로그는 작업 일정에 거의 도움이 되지 않습니다.

이상적으로 백로그는 지역 유지 관리 감독자, 운영 조정자 및 계획자를 포함한 주요 유지 관리 및 운영 직원이 중복 작업을 즉시 인식할 수 있도록 백로그에 있는 내용에 대해 충분히 좋은 "느낌"을 가질 수 있는 크기여야 합니다. 요청합니다.

일반적인 24/7 연속 프로세스 작업의 경우 좋은 시작 목표는 약 4주의 "총 백로그", 약 2-4주의 "계획 백로그" 및 "스케줄 준비" 백로그를 갖는 것입니다. 1~2주 정도.

1~2주의 "일정 준비" 백로그는 이 작업을 위한 모든 자료가 현장 어딘가에 준비되어 사용할 준비가 되어 있어야 함을 의미합니다. 이러한 종류의 자재 관리는 큰 이점이 있지만 일정의 작업 중 많은 부분이 해당 일정에 따라 실행되는 경우에만 성공할 수 있습니다.

백로그에 작업 추가

백로그에 추가된 모든 작업은 지역 의사 결정자로부터 약간의 조사를 받아야 합니다. 좋은 프로세스는 지역 유지 관리 감독자와 운영 조정자가 매일 아침 모든 새로운 작업 요청을 검토하는 것입니다. 이 단계에서 한 가지 중요한 기능은 요청이 즉시 완료될 수 있고 계획되거나 예정된 것을 정당화하지 않는 "작은 작업"에 대한 것인지 여부를 결정하는 것입니다. 누구나 검토 없이 백로그에 작업을 추가할 수 있도록 허용하면 백로그가 정리되지 않고 가치가 거의 없게 됩니다.

백로그 관리 소프트웨어

이상적으로는 유지 관리 시스템을 백로그 제어에 사용해야 하지만 불행히도 많은 시스템이 이 영역에서 매우 약한 기능을 가지고 있습니다. 백로그 관리는 작업 목록을 정렬하고 필터링하는 것입니다. 이 목록에는 장비 및 작업 식별, 일정 메모, 우선 순위, 자원, 상태 등에 대한 열이 포함됩니다. 내 관찰에 따르면 좋은 스프레드시트보다 작업 목록을 더 잘 관리하는 유지 관리 컴퓨터 시스템은 거의 없습니다. 실제로 많은 조직에서 작업 목록을 유지 관리 컴퓨터 시스템에서 Excel로 먼저 다운로드하지 않고는 효과적으로 작업 목록을 조작할 수 없습니다.

대부분의 유지보수 컴퓨터 시스템은 작업 지시에 대한 유지보수 비용을 기록하는 데 탁월하며 항상 이를 위해 사용해야 합니다. 그러나 작업 목록을 관리하는 데 사용하는 것이 번거로운 경우 유지 관리 컴퓨터 데이터베이스와 통합되어 잘 설계되고 잘 관리되는 스프레드시트 프로세스를 사용해야 합니다.

백로그는 사이트 서버를 활용하여 보안 템플릿 및 엄격한 관리를 통해 작업 목록을 관리 및 공유함으로써 쉽게 유지 관리하고 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

결론적으로, 관리자는 백로그가 "깨끗한" 상태인지, 예상 시간이 현실적이며 최적의 크기에 가깝게 유지되도록 백로그에 세심하고 자주 주의를 기울여야 합니다.