무료 유지 관리 발권 시스템 설정 방법 [템플릿 포함]

크든 작든 모든 비즈니스는 일정 수준의 운영 문제를 해결해야 합니다. 대부분의 경우 이러한 운영 문제는 오작동 또는 파손된 물리적 자산 및 인프라의 직접적인 결과입니다.

HVAC 누출, 불도저 고장 또는 생산 라인을 중단시킨 컨베이어 벨트 문제가 있더라도 자산 관리 문제를 해결하는 가장 빠른 방법은 효율적인 유지 관리 티켓팅 시스템을 사용하는 것입니다.

이제 발권 시스템이 "효율적"으로 간주되려면 디지털이어야 합니다. 이상적인 시나리오에서 기업은 CMMS 또는 차량 관리 소프트웨어에 투자할 것입니다. 두 솔루션 모두 핵심 기능 중 하나로 티켓팅 시스템을 가지고 있기 때문입니다.

유감스럽게도 현재로서는 유료 솔루션이 모든 사람을 위한 옵션이 아닙니다. 이러한 조직을 위해 Google 스프레드시트를 기반으로 하는 무료 유지 관리 티켓팅 시스템을 만들었습니다 .

이 기사를 계속하면서 자신만의 템플릿을 만들고자 하는 사람들을 위해 템플릿을 개발한 방법을 간략하게 설명합니다.

그 외의 모든 분들은 아래에서 티켓팅 가이드를 다운로드하세요. 여기에는 필요한 템플릿과 사용 방법에 대한 자세한 지침이 포함되어 있습니다.

유지 관리 티켓의 수명 주기

표준 유지 관리 티켓의 수명 주기는 다음과 같습니다.

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장비를 잘못 사용하면 장비가 오작동할 수 있습니다.

누군가가 유지 관리 티켓/요청을 제출하여 문제를 보고합니다.

유지보수 관리자/계획자/감독자가 티켓을 검토하고 유지보수 기술자에게 할당합니다.

유지보수 기술자가 와서 문제를 진단하고 수정합니다.

자산/항목이 수정되면 티켓이 종료되고 유지 관리 요청자에게 문제가 수정되었음을 알립니다(필요한 경우).

아래 이미지에 설명된 동일한 프로세스를 볼 수 있습니다.

이러한 간단한 프로세스를 위해 Microsoft Excel 또는 Google Sheets에서 티켓팅 시스템을 만드는 것이 생각보다 쉬워 보입니다. 일이 항상 계획대로 되지 않기 때문입니다. 일부 티켓은 거부되고 일부 작업은 지연되어야 하며 다른 고유한 상황이 발생할 수 있습니다. 발권 시스템은 사용이 간편해야 하지만 여전히 표준 프로세스에서 이러한 편차를 관리할 수 있는 방법을 제공해야 합니다. 무엇보다도 티켓팅 시스템은 추가 부담이 아니라 관련된 모든 사람에게 유용한 도구여야 합니다. .

템플릿에 Google 스프레드시트를 사용한 이유는 무엇인가요?

다음과 같은 이유로 Google 스프레드시트를 사용하게 되었습니다.

<울>

무료입니다. 문서를 수정하는 데 필요한 유일한 것은 무료 Gmail 계정입니다.

사용하기 쉽습니다. 필드를 선택하고 텍스트를 작성하는 방법을 배우는 데 많은 훈련이 필요하지 않습니다.

클라우드 기반입니다. 링크가 있는 사람은 누구나 템플릿에 액세스하고 실시간으로 변경 사항을 볼 수 있습니다. 이것은 팀 협업의 핵심입니다.

편집 가능합니다. 조직마다 워크플로가 다릅니다. 유지 관리 관리자와 감독자는 필요에 따라 특정 필드와 열을 추가/제거할 수 있습니다.

유용한 공식이 있습니다. 사용 가능한 공식을 사용하여 특정 작업을 자동화하고 간단한 보고서를 작성할 수도 있습니다.

다양한 수준의 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. 일부 작업자는 문서를 볼 수만 있어야 하고 다른 작업자는 보고 편집할 수 있어야 합니다. Google 스프레드시트를 사용하면 다양한 사용자에게 다양한 수준의 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.

이 템플릿은 CMMS 시스템 . 그러나 우리는 모든 조직이 CMMS 소프트웨어를 채택할 준비가 되어 있지는 않지만 그럼에도 불구하고 유지 관리 활동을 더 잘 조직할 필요가 있다는 것을 알고 있습니다.

이러한 유형의 베어본 유지 관리 티켓팅 시스템은 다음에 대한 임시 솔루션이 될 수 있습니다.

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소규모 유지보수 팀(최대 10명 정도)

발권 시스템이 없는 유지 관리 팀

여전히 스티커 메모, 칠판 또는 스마트보드에 의존하는 유지 관리 팀

좀 더 체계적으로 운영하고 싶지만 최신 CMMS를 구현할 능력이 아직 없는 유지 관리 팀

디지털 유지 관리 발권 시스템 구현을 위한 요구 사항

이 유지 관리 티켓팅 시스템의 단순함에도 불구하고 직원에게 "오늘부터 이 시스템을 사용해야 합니다."라고 말할 수는 없습니다. . 그것이 재앙의 비법입니다.

칠판과 스티커 메모에서 디지털 시스템으로 전환하려면 적절한 워크플로 변경이 뒤따라야 합니다. 그리고 우리는 유지보수 부서가 변화에 얼마나 저항할 수 있는지 알고 있습니다.

이 전환을 최대한 원활하게 하기 위해 디지털 유지 관리 티켓팅 시스템을 구현하기 전에 준비해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

필요한 바이인 얻기

다음 세 당사자로부터 승인 및 약속을 검색해야 합니다.

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최고 경영진

유지보수 팀

유지보수 요청자

최고 경영진의 축복 없이 어떤 부서에서든 더 큰 변화를 만드는 것은 현명하지 않습니다. 일반적으로 당면한 프로젝트에 대한 적절한 자금 조달을 원하기 때문입니다. 여기에서 무료 유지 관리 티켓팅 시스템에 대해 이야기하는 동안 모바일 장치나 Wi-Fi 네트워크를 최대한 활용하려면 투자해야 할 수도 있습니다. 또한 워크플로 변경으로 인해 조정 기간이 발생하여 단기적으로 생산성이 약간 저하될 수 있습니다. 따라서 유지 관리 예산을 담당하는 사람들에게 계획을 명확하게 알리는 것이 좋습니다.

모든 종류의 유지 관리 소프트웨어를 구현하는 데 있어 한 가지 우려 사항은 유지 관리 기술자가 이를 완전히 채택하지 않는다는 것입니다. 솔루션을 사용하지 않거나 오용하는 기술자가 있는 경우 스티커 메모로 돌아갈 수도 있습니다. 모두가 참여할 수 있도록 몇 주 전에 구현에 대해 논의하십시오. 제거하려는 문제와 이것이 해결 방법인 이유를 보여주십시오. 마지막으로 기술자와 협력하여 새로운 워크플로를 설정하여 실제로 의미가 있고 병목 현상을 일으키지 않도록 합니다.

마지막으로 동의를 얻어야 하는 당사자는 유지 관리 문제를 보고하고 유지 관리 티켓을 생성하는 사람들입니다. 이제 전화를 받거나 이메일을 보내는 대신 유지 관리 문제를 보고하고 작업 요청의 진행 상황을 추적하는 데 사용할 수 있는 Google 시트에 액세스할 수 있습니다. 이것이 작동하려면 실제로 준비된 템플릿을 사용해야 합니다.

Google 스프레드시트에 대한 기본 이해(템플릿을 처음부터 만드는 경우 고급)

이 문서와 함께 제공되는 템플릿을 사용하려면 Google 스프레드시트/Microsoft Excel에 대한 아주 기본적인 이해만 있으면 됩니다. 설명을 작성할 필드를 선택하는 것은 기술자 또는 유지보수 요청자가 알아야 하는 유일한 작업입니다. 이것은 평생 스프레드시트를 본 적이 없는 사람에게도 설명하기 쉬울 것입니다.

템플릿을 관리할 유지 관리 관리자 또는 시설 관리자는 고급 공식 및 계산을 만드는 데 더 많은 경험을 갖는 것이 좋습니다. 특히 제공된 템플릿을 많이 편집하거나 처음부터 직접 템플릿을 만들려는 경우에 유용합니다.

휴대기기

디지털 유지보수 티켓의 장점은 인터넷에 연결된 기기만 있으면 언제 어디서나 액세스할 수 있다는 것입니다. 새로운 시스템을 최대한 활용하려면 작업자에게 모바일 장치를 장비하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 작업 지시를 닫고 완료 메모를 남기고 다음 유지 관리 활동을 계획할 수 있습니다. 계속해서 생산 현장에서 사용할 수 있는 컴퓨터 터미널로 돌아갈 필요가 없습니다.

CMMS로 전환하면 모바일 유지 관리 소프트웨어의 이점이 훨씬 더 과장될 것입니다.

필요한 기본 기능(무료 유지 관리 티켓팅 시스템에서도)

유지 관리 티켓팅 시스템이 제대로 작동하려면 티켓을 받고 관리하는 간단하고 효율적인 방법이 필요합니다. 이상적으로는 몇 가지 기본 보고서도 생성할 수 있어야 합니다.

우리가 만든 템플릿은 이러한 개념에 따라 결정되었습니다. 이 문서의 시작 부분에서 찾을 수 있는 무료 템플릿을 선택하면 두 개의 Google 스프레드시트를 받게 됩니다. 하나는 티켓을 받기 위한 것이고 다른 하나는 작업 주문을 관리하고 보고서를 생성하는 데 사용됩니다.

작동 방식을 살짝 엿볼 수 있습니다.

유지보수 티켓 템플릿 받기

들어오는 모든 유지 관리 요청을 한 곳에서 보관할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 분실할 가능성이 적고 중복된 유지 관리 요청을 더 쉽게 알아차릴 수 있습니다.

유지 관리 티켓을 제출해야 하는 모든 사람과 이 문서에 대한 링크를 공유할 수 있도록 유지 관리 요청 제출을 위한 별도의 시트를 만들기로 결정했습니다.

사용 중인 "티켓 제출" 템플릿의 모습은 다음과 같습니다.

날짜, 문제 설명 및 연락처 정보와 같은 모든 표준 정보가 있습니다. 또한 유지 관리 요청자에게 티켓 상태를 알려주는 열을 추가했습니다. 우리는 그것이 깔끔한 추가라고 생각하지만 해당 열을 삭제할 수 있습니다. 유지 관리 계획자/감독자/관리자가 최신 상태로 유지할 수 없다면 전혀 의미가 없습니다.

유지 관리 티켓 템플릿 관리

유지 관리 티켓 관리는 몇 가지 다른 방법으로 수행할 수 있습니다. 템플릿을 설계하여 들어오는 유지 관리 서비스 요청을 처리하는 것뿐만 아니라 모든 유지 관리 작업을 예약하는 데 사용할 수 있습니다. 그런 의미에서 이것은 단순한 유지 관리 티켓팅 시스템보다 더 많은 작업 주문 관리 시스템을 목표로 합니다.

템플릿에는 다음 필드가 포함되었습니다.

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티켓 ID: 각 티켓의 고유 식별자(ID) 역할을 합니다. "작업 이름"을 입력하면 자동으로 채워집니다. .

작업 이름: 할당된 작업을 쉽게 확인할 수 있도록 각 티켓에 이름을 지정하세요.

작업 설명: 수행해야 하는 작업에 대한 설명을 작성하는 곳입니다.

기술자: 작업을 할당할 기술자를 선택하는 데 사용할 수 있는 드롭다운 목록입니다.

마감일: 할당된 티켓/작업 주문이 완료되어야 하는 기한을 설정합니다.

우선순위: 티켓의 우선 순위 수준을 선택합니다. 기술자가 먼저 수행해야 할 작업을 결정하는 데 도움이 됩니다.

티켓 상태: 티켓의 현재 상태를 선택할 수 있는 드롭다운 목록입니다.

완료 메모: 여기에서 기술자 및/또는 감독자는 방금 완료된 작업과 관련된 중요한 메모를 남길 수 있습니다.

완료 날짜: 할당된 작업 주문의 완료 날짜를 표시합니다. 티켓 상태가 "완료"로 변경된 후 자동 완성됩니다.

작업 유형: 수행할 작업 유형(대응 또는 예방)을 선택합니다. 보고 섹션에서 사용됩니다.

제시간에 완료되었습니까?: 이 필드는 티켓이 정시에 완료되었는지 여부를 확인한 후 자동으로 채워집니다. 티켓이 완료된 것으로 표시된 후 "예" 또는 "아니오"로 표시됩니다. 보고 섹션에서 업무 준수 비율을 계산할 수 있도록 이 필드를 구현해야 했습니다.

우리는 가능한 한 프로세스를 자동화하고 싶었습니다. 이것이 우리가 몇 가지 다른 드롭다운 목록을 통합하고 특정 필드를 자동으로 채우는 수식을 만든 이유입니다. 자신의 템플릿을 개발할 계획이라면 동일한 작업을 수행해야 합니다. 결국 최종 목표는 유지 관리 부서를 최대한 효율적으로 만드는 것입니다.

템플릿이 실제로 어떻게 보이는지 보여줍니다(이것은 모두 한 행에 있지만 읽을 수 있도록 2개의 스크린샷으로 분할해야 했습니다).

유지보수 보고서 생성

이러한 종류의 템플릿을 사용하면 보고가 제한됩니다. 표에 사용된 데이터를 기반으로 세 가지 맞춤 보고서를 만들 수 있었습니다.

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작업 우선순위 분석: 평균적으로 할당한 유지 관리 작업이 얼마나 긴급한지를 보여주는 간단한 보고서입니다. 특별하지는 않지만 일부는 유용하다고 생각할 수 있습니다.

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작업 유형 분류: 계획된 작업 수(정기 또는 예방 유지 관리의 일부)와 계획되지 않은 작업 수(대응)를 보여주는 보고서입니다. 또한 지금까지 수행한 총 작업 수를 보여줍니다.

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총 업무 준수 비율: 전반적인 업무 규정 준수는 정시에 완료된 작업의 비율을 보여줍니다.

보다 유용한 유지 관리 보고서를 생성하는 방법이 있을 수 있습니다. 그러나 이는 일반적으로 추가 필드로 티켓 관리 템플릿을 확장하는 것을 의미합니다. 일반 사용자는 그럴 필요가 없을 것이라고 생각합니다. 그러나 이러한 템플릿의 장점은 필요에 따라 조정할 수 있다는 것입니다.

CMMS는 최고의 유지 관리 티켓팅 소프트웨어입니다.

우리는 여러분 중 일부가 이 무료 유지 관리 티켓 시스템을 잘 사용할 수 있기를 진심으로 바랍니다. 즉, 스프레드시트는 지금까지만 얻을 수 있습니다. 그것들은 큰 진전이지만 장기적인 해결책이 될 수는 없습니다. 결국 운영 효율성을 극대화하고 유지 관리 비용을 절감하며 유지 관리 KPI를 달성하려면 모바일 CMMS로 전환해야 합니다.

조만간 전환할 준비가 되었다고 생각하는 분들을 위해 Limble CMMS를 사용해 보고 그 기능을 탐색해 보시기 바랍니다(약정 없이). 이를 위한 옵션은 다음과 같습니다.

<울>

데모 예약 : 저희에게 연락하시면 저희 팀의 누군가가 연습을 제공하고 모든 주요 기능에 익숙해질 것입니다.

자체 데모 사용해 보기 : 이 버튼을 클릭하면 브라우저 탭이 새로 고쳐지고 Limble이 자신의 속도로 어떻게 작동하는지 확인할 수 있는 시뮬레이션된 테스트 환경이 로드됩니다.

무료 평가판 시작 : 30일 무료 평가판에 등록하여 Limble CMMS가 귀하의 조직에 적합한지 평가할 수 있습니다.

Limble 또는 이 기사에서 제공한 템플릿에 대해 질문이 있습니까? 개선할 수 있는 방법에 대한 제안 사항이 있습니까? 주저하지 말고 아래 댓글 섹션에서 토론을 시작하세요!