RPA 도입 난관 극복을 위한 안심 전략

리더십 팀과 협력해 그들이 기대할 수 있는 실제 혜택과 기간을 설명하는 것이 핵심입니다.

많은 조직이 로보틱 프로세스 자동화(RPA)의 혜택을 이미 알고 있지만, 자사 프로젝트에 어떻게 착수해야 할지 알기 어렵습니다. 누가 참여해야 할까? 비즈니스 주도로 해야 할까, IT 주도로 해야 할까? 도움을 찾기 전에 무엇을 자동화할지 알아야 할까, 백지 상태에서 시작해야 할까?

자동화는 조직마다 다른 의미를 가지며, 시작할 정해진 장소나 시간이 없습니다.

성공적인 RPA 구현 여정에서 고려해야 할 가장 중요한 측면은 인간적 요소이며, 기술 도입이 조직 내 사람들에게 어떤 영향을 미칠지 이해하는 것입니다.

저항 인식하기

우리는 종종 기존 레거시 환경에 최신 디지털 기술을 구현하게 되며, 이는 확립된 팀들에게 새로운 기술을 가르치는 것을 의미합니다.

일부 팀은 다른 팀보다 변화에 더 저항할 것입니다. 특히 조직이 사일로(silo) 형태로 일하는 데 익숙하다면 더욱 그렇습니다. 하지만 우리가 RPA 프로젝트의 성공과 실패를 가르는 것은 킥오프 전에 그 확립된 팀 내에 얼마나 많은 바이인(buy-in, 동의와 참여)이 있는가라는 것을 발견했습니다.

여기서 필요한 것은 RPA의 비즈니스 혜택(오류 감소와 24/7 서비스가 대표적)을 강조하는 데 도움을 줄 교차 부서 이해관계자입니다. 물론 보안도 로봇 배포에서 핵심 이슈로 인식되는 경향이 있습니다. 봇이 어떤 식으로든 통제를 벗어날 것이라는 생각 때문입니다. 그러나 표준 IT 거버넌스는 거의 항상 완전한 준수를 보장하기에 충분합니다.

RPA 행복을 추구하는 데 가장 중요한 것은, 기업이 RPA의 역할이 일이 아닌 작업을 자동화하는 것임을 깨닫고 전달해야 한다는 것입니다.

1, 2, 3만큼 쉽습니다

이러한 많은 난관을 극복하고 RPA 과제에 대한 중요한 질문에 답하기 위해, 우리는 3단계 프로그램을 권장합니다.

1단계: 교육(Educate)

우리는 가치 증명(Proof of Value) 또는 개념 증명(Proof of Concept)으로 시작해 조직이 RPA 제공의 힘을 이해하도록 돕습니다. 그들은 기술이 작동하는지 확인하고, 이 단계에서 비즈니스 케이스를 구축하고, 잠재적 혜택과 절감 효과를 포함한 제공 계획을 수립하기를 원합니다.

리더십 팀과 협력해 그들이 기대할 수 있는 실제 혜택과 기간을 설명하는 것이 핵심입니다. 그런 다음 RPA가 무엇이며 모두에게 어떻게 혜택을 줄 수 있는지에 대한 메시지를 조직 전체에 전달해야 합니다. 최전선 직원들을 포함해 그들이 로보틱스와 협력해 업무의 단조로운 요소를 자동화하고 고객에게 집중할 수 있도록 설명해야 합니다.

HR과 IT 보안 같은 지원 부서도 참여시켜 조직 전체에 걸쳐 협력이 이루어지도록 하는 것도 정말 중요합니다. 이는 RPA의 장기적 성공을 위한 기반을 마련합니다.

2단계: 평가(Evaluate)

이것은 특정 수의 프로세스를 자동화하여 구체적인 비즈니스 케이스를 실현하는 흥미로운 단계입니다. 기술에 초점을 맞추지만, 이 단계가 조직에 가시화됨에 따라, 강력한 커뮤니케이션과 변화 관리 프로그램을 함께 실행해 관련자들이 계속 참여하고 업데이트되도록 해야 합니다.

3~4명의 작은 팀과 협력해 40일 이내에 하나의 프로세스를 설계, 구축, 테스트, 구현하는 것이 합리적입니다. 가치 증명을 위한 적절한 프로세스를 매핑하는 것이 중요합니다. 40일 이내에 투자 수익을 입증할 수 있을 만큼 충분히 크고 복잡하지만, RPA 솔루션 확장에 따른 과제를 해결할 필요는 없을 만큼 충분히 작은 것이어야 합니다.

2단계의 최종 결과는 작동하는 자동화된 프로세스뿐만 아니라 RPA를 어떻게 발전시킬지에 대한 명확한 계획, 그리고 가장 중요하게는 RPA가 어떻게 작동하고 무엇이 수반되는지 배운 교육받은 인력이어야 합니다. 여기서는 제공 혜택을 입증하고, 테스트하며, 자가 충분성이 목표라면 로봇을 비즈니스에 다시 넘겨줄 수 있어야 합니다.

3단계: 촉진(Facilitate)

RPA 난관 극복의 세 번째 단계는 어떤 프로세스와 리소스가 관여할 가능성이 있는지 자동화 파이프라인을 만드는 운영 비즈니스 계획을 구축하는 것입니다. 결국 모든 조직의 이상적인 목표는 자동화 우수 센터(Centre of Excellence)가 되는 것이어야 합니다. 우수 센터는 인하우스로 제공되거나 제3자에 의해 제공될 수 있는 조직 구조이며, 모든 자동화 활동에 대한 비즈니스 프로세스 지원, 소프트웨어 기술 지원 및/또는 인프라 지원을 포함해야 합니다. 이를 RPA-as-a-service로 생각하세요.

여기에 추가할 점은 자동화 여정의 시작부터 이 구조가 프로젝트 후에 어떻게 보일지 생각해야 한다는 것입니다. 우수 센터를 인하우스로 운영하는 것이 최선인지, 제3자와 협력해 운영하는 것이 최선인지? 이는 가치 증명 단계를 거치며 변할 수 있는 큰 리소스 고려사항이지만, 처음부터 염두에 두어야 합니다.

이 세 단계를 따라 RPA 난관을 극복한다면 크게 잘못되지 않을 것입니다. 하지만 인간 요소의 중요성을 고려할 때, 이 세 가지 RPA 원칙이 최고로 군림해야 합니다.

• 사람을 자동화의 중심에 두십시오;
• 단조로운 것을 제거해 창의적인 것을 위한 길을 만드십시오;
• 새로운 기술을 활용하기 위해 새로운 기술을 가르치십시오.

작성자: 시아라 맥쿠이(Ciara MacCooey), COO, human+